Análisis del Punto de Equilibrio en Excel: Guía Completa
He aquí una guía completa para descubrir la fórmula, el método y los ejemplos del análisis de equilibrio en Excel.
Tabla de contenido
1. ¿Qué es el análisis del punto de equilibrio?
2. Componentes del análisis del punto de equilibrio
3. ¿Qué es la fórmula del análisis del punto de equilibrio?
4. ¿Cómo calcular el análisis del punto de equilibrio en Excel?
5. ¿Cuándo utilizará el Análisis del Punto de Equilibrio?
6. Cómo reducir su punto de equilibrio
7. Ventajas y limitaciones del Análisis del Punto de Equilibrio
8. Conclusión
Por supuesto, el objetivo de toda empresa es obtener beneficios. Pero el primer paso para generar ingresos es ganar tanto como ha gastado. Tiene que llegar al punto en que haya cubierto sus costes y no vaya a fracasar en este negocio. Tiene que alcanzar el punto de equilibrio. Entonces, y sólo entonces, podrá obtener beneficios. Para darse cuenta y averiguar si puede o ha llegado al punto de equilibrio, necesita realizar un análisis del punto de equilibrio.
Entremos en qué es exactamente el análisis del punto de equilibrio, de qué componentes consta y cuál es la fórmula básica del análisis.
1. ¿Qué es el análisis del punto de equilibrio?
Este tipo de análisis se convirtió básicamente en una herramienta financiera para determinar si un servicio o una empresa pueden ser rentables para la empresa. Los resultados de este análisis muestran el número de ventas que tiene su empresa para, primero, alcanzar el umbral de rentabilidad y, después, obtener beneficios.
Tenga en cuenta que «alcanzar el punto de equilibrio» y «obtener beneficios» no son lo mismo. Si se encuentra en una situación en la que ha alcanzado el punto de equilibrio, no ha ganado dinero. Además, no perdió dinero durante este esfuerzo. Sus ventas sólo igualaron sus costes totales. Intentaremos demostrarlo con un análisis de equilibrio en Excel.
Y «obtener beneficios» es lo que su empresa obtiene por encima de su punto de equilibrio. No puede empezar a obtener beneficios de sus servicios o productos antes de haber alcanzado el punto de equilibrio. Hay que hacer cálculos, procesos contables y tomar decisiones financieras para ambas situaciones. Además, hay que tener en cuenta cada pequeño coste, así como cada dólar que gane.
2. Componentes del análisis del punto de equilibrio
Si hablamos de rentabilidad, debemos tener en cuenta muchos elementos y construir nuestro análisis sobre una estructura multicomponente.
Pero, ¿cuáles son los principales componentes del análisis del punto de equilibrio?
- Costes fijos
- Costes variables (costes variables semi, directos e indirectos)
- Ingresos
Revisémoslos uno a uno:
Costes fijos
Los costes fijos son cada uno de los gastos individuales que permanecen en gran medida invariables. Independientemente del nivel de producción que tenga y de la cantidad de su producción, sus costes fijos no se verán afectados en su mayor parte.
Los costes fijos se encuentran entre las entradas manuales para su análisis del punto de equilibrio en Excel.
¿Cuáles son los ejemplos de costes fijos?
- Impuestos
- Intereses (por inversiones, préstamos, etc.)
- Salarios de los empleados
- Alquiler
- Facturas (energía, agua, suministros alimentarios, etc.)
- Marketing y publicidad
- Investigación y desarrollo
- Administración y gestión
Con el tiempo, los costes fijos pueden aumentar o disminuir en función de la economía y del PIB del país en el que se encuentre la organización.
Por otro lado, estos costes también pueden cambiar en situaciones relacionadas con las inversiones. Por ejemplo, construir unas instalaciones adicionales, alquilar un almacén o contratar a más empleados puede considerarse una ampliación de los costes fijos.
Costes variables
Los costes variables están directamente relacionados con el nivel de producción. Estos costes se ven afectados en función del nivel de producción de los productos. Estas variables también se separan en sí mismas como «costes variables directos» y «costes variables indirectos». Antes de explicar la diferencia entre ambos; primero, demos algunos ejemplos para los costes variables generales.
¿Cuáles son los ejemplos de costes variables?
- Materias primas
- Costes de fabricación
- Costes de transformación
- Costes de envasado
- Combustible (para el transporte o para la maquinaria en las fábricas)
- Comisiones o pagos a intermediarios
a) Costes variables directos:
Este tipo de costes variables son los gastos en relación directa con el volumen de producción. Si el nivel de producción aumenta, entonces los costes variables directos aumentan también. Y si el nivel de producción disminuye, entonces los costes variables directos disminuirán.
Por lo tanto, puede hacer un seguimiento de esto fácilmente con su análisis del punto de equilibrio en Excel.
Por ejemplo, un aumento del número de materias primas y de la energía con la que funcionan las máquinas afectará directamente al aumento de los costes.
b) Costes variables indirectos:
Este tipo de costes no están directamente causados por el nivel de producción; sin embargo, pueden alterarse debido al cambio en el volumen de producción. Estos costes pueden incluir el mantenimiento de la maquinaria, el cuidado y la limpieza de las instalaciones y los costes de mano de obra.
c) Costes semivariables:
Son los intermedios. Son de naturaleza algo fija y se pagan pase lo que pase pero, al mismo tiempo, pueden aumentar si el negocio crece lo suficiente.
Pongamos algunos ejemplos: Si usted es una tienda de ropa local o tiene un número reducido de tiendas en una zona pequeña, es posible que no necesite gastar dinero en transporte. Sin embargo, si su negocio va bien y quiere expandirse a otras zonas. A medida que su negocio crece, necesita invertir en departamentos adicionales, en el número extra de empleados, en almacenes para tener más espacio y también en transporte (que no necesitaba cuando su negocio era más pequeño).
3. ¿Cuál es la fórmula del análisis del punto de equilibrio?
Antes de sumergirnos en el análisis del punto de equilibrio en Excel, veamos la fórmula básica del cálculo y sus componentes.
Esta fórmula de abajo calcula el número de unidades o productos que necesita vender si planea alcanzar el punto de equilibrio:
Punto de equilibrio:
El punto de equilibrio (o PEB, abreviado) es el resultado que calcula el análisis del punto de equilibrio. Es una visión general de su empresa. Muestra cómo su empresa puede alcanzar el punto de equilibrio y también puede obtener beneficios, teniendo en cuenta los costes fijos y el margen de contribución.
Margen de contribución:
Este componente de la fórmula es en realidad otra fórmula en sí misma:
Como puede ver en la fórmula, en realidad representa un exceso de dinero. Si deduce el coste variable por unidad del precio de venta, puede calcular y lo que gana con cada una de las unidades (productos). Es lo que sobra de cada unidad una vez vendidas (o potencialmente vendidas). El margen de contribución también puede denominarse «margen unitario».
Ejemplo de cálculo del punto de equilibrio:
Un restaurante que sirve comida, no importa lo grande o pequeño que sea, va a tener diferentes tipos y cantidades de costes de una empresa tecnológica especializada en aplicaciones móviles.
Por lo tanto, veamos un pequeño ejemplo para que sea lo suficientemente básico. Empecemos con un pequeño restaurante que sólo vende tacos:
Calcular los costes variables:
En primer lugar, necesita calcular sus costes variables. Para ello, necesita diseccionar y enumerar los precios de cada artículo por comida. El restaurante tiene unos tacos de pollo deliciosos, así que veamos los ingredientes que los componen:
- Tortilla: 0,30 $.
- Pollo: 0,70 dólares
- Aceite de canola (para freír): 0,50 dólares
- Tomate: $0,50
- Queso: $2.00
Si suma todos los elementos, el coste variable de un solo taco asciende a 4,00 $.
El propietario del restaurante tiene que vender cada taco a un precio superior a 4,00 $ para obtener beneficios con ellos.
Cálculo de los costes fijos:
Examinemos ahora los costes fijos del restaurante:
- Salarios de los empleados: 1.000 $.
- Alquiler: 2.000 $.
- Servicios públicos: 500 $.
- Publicidad (como folletos, anuncios en la televisión local o en el periódico): $500
Los costes fijos totales del restaurante ascienden a 4.000 $.
Cálculo del margen de contribución:
Ahora, necesita calcular el margen de contribución (que es el precio de venta de un taco menos los costes variables de un taco). El propietario del restaurante fijó el precio de los tacos en 6 $. Por lo tanto, el margen de contribución (unitario) asciende a 2 $.
Cálculo del punto de equilibrio:
Ahora tiene que calcular el punto de equilibrio, es decir, cuántos tacos tiene que vender el restaurante para cubrir todos sus costes:
$4,000 / $2 = 2,000
Sólo para cubrir sus costes fijos mensuales, el restaurante tiene que vender 2.000 tacos. Y así, el punto de equilibrio del restaurante se calcula en 2.000.
Lectura recomendada: Cómo hacer un plan financiero en Excel antes de abrir un nuevo restaurante
Por supuesto, como se mencionó en el capítulo anterior de esta entrada del blog, a medida que el negocio crece, también hay que invertir más en él. Por lo tanto, siempre tiene que saber y llevar un registro de cuánto está gastando y para qué está gastando esa cantidad.
4. ¿Cómo calcular el análisis del punto de equilibrio en Excel?
En primer lugar, la fórmula escrita puede resultar bastante confusa, incluso si dispone de los datos numéricos necesarios. Un ejemplo también podría ayudarle a elaborar su plan y su estrategia. Sin embargo, tenga en cuenta que cada industria es diferente.
Así pues, hay cuatro formas de calcular el análisis del umbral de rentabilidad en Excel:
- Función de búsqueda de objetivos
- Utilizando fórmulas
- Cálculo del punto de equilibrio con gráficos
- Plantilla de análisis del punto de equilibrio de Someka
Veámoslas una a una:
4.1. Análisis del punto de equilibrio en Excel con la función de búsqueda de objetivos
En primer lugar, la función Goal Seek se encuentra entre las herramientas de análisis de datos incorporadas de Excel, y ahora utilizaremos esta herramienta para calcular nuestro punto de equilibrio:
Paso 1: Preparación de los datos
Necesitará el precio de venta por unidad, el número de unidades vendidas, el coste por unidad y la información sobre los costes fijos para llevar a cabo este proceso.
Reúna todos los datos, cree una tabla básica y póngalos en una lista. Ponga también las celdas de ingresos, costes variables y beneficios; pero déjelas vacías porque también las va a calcular.
Paso 2: Cálculos
Para calcularlos aplique estas fórmulas:
- Para calcular los Ingresos = Precio de venta por unidad * El número de unidades vendidas
- Para calcular los Costes Variables = Coste por Unidad * El Número de Unidades Vendidas
- Para calcular el Beneficio = Ingresos – Costes Variables – Costes Fijos
Paso 3: Iniciar el análisis de búsqueda de objetivos
Cuando haya rellenado la tabla que ha elaborado con la información calculada, haga clic en Datos en la barra de herramientas. Seleccione Análisis Y si… y haga clic en Búsqueda de objetivos.
Paso 4: Opciones de Búsqueda de objetivos
La opción Búsqueda de objetivos abrirá una ventana y usted introducirá los números de las celdas.
- Introduzca el número de celda de su Beneficio en la celda Establecer
- Introduzca 0 en el valor Hasta como
- Introduzca el número de celda para su Precio de venta por unidad en la celda Por cambiar
Pulse OK ahora.
Paso 5: Aprobar la solución de búsqueda de objetivos
Aparecerá otra ventana que le mostrará la información que ha introducido en el cuadro Estado de la búsqueda de objetivos.
Compruebe los datos y vuelva a pulsar OK.
4.2. Análisis de equilibrio en Excel con fórmula
En segundo lugar, puede utilizar las fórmulas siguientes para calcular el precio de venta por unidad, los ingresos y los costes variables:
- Para calcular el Precio de Venta por Unidad = Costes Fijos / El Número de Unidades Vendidas (y) + El Coste por Unidad
- Para calcular los Ingresos = Precio de venta por unidad * El número de unidades vendidas
- Para calcular los Costes Variables = El Número de Unidades Vendidas * El Coste Por Unidad
4.3. Análisis de equilibrio en Excel con un gráfico
También puede crear un gráfico de análisis del punto de equilibrio para encontrar el punto de inflexión exacto de su rentabilidad. Esta estrategia de cálculo del punto de equilibrio consta en realidad de muchos pasos que debe seguir de cerca y con cuidado en Excel. Incluye la sección de Entradas de Leyenda (Series) y la edición de Etiquetas de Eje Horizontal (Categoría).
Por lo tanto, puede utilizar esta técnica si desea empezar desde cero. Y desde cero significa poniendo manualmente cada dato y seleccionándolos uno a uno para crear un gráfico lineal.
Puede optar por utilizar esta complicada forma de realizar un simple análisis del punto de equilibrio y dedicar tanto tiempo.
4.4. Plantilla de análisis de equilibrio de Someka
Definitivamente, los supuestos de ingresos y costes de su negocio construyen la columna vertebral de sus estudios de viabilidad. Por eso le proporcionamos una herramienta lista para usar:
– Esta es la sección Cuadro de mandos de la plantilla Excel de análisis de rentabilidad Someka –
La plantilla en sí incluye dos secciones:
- Estados Financieros
- Cuadro de mandos
La sección Estados Financieros es la hoja de cálculo en la que se colocan los datos numéricos relativos a su empresa. Sus ingresos, coste total, beneficio neto (general) y beneficio neto por unidad se calculan automáticamente.
– Esta es el área de entrada principal de la Plantilla Excel de Análisis Break Even de Someka –
La sección Cuadro de mandos reúne toda la información que ha proporcionado y la convierte en representaciones visuales del análisis del punto de equilibrio de su empresa. Muestra un gráfico de líneas para los detalles financieros generales de su organización.
También visualiza un Gráfico de Distribución de Costes que contiene la información de los Costes de Puesta en Marcha, los Costes Fijos y los Costes Variables. Y además, un Gráfico de Barras para mostrar sus beneficios y futuras hipótesis financieras.
Así pues, características clave de la Plantilla Excel de Análisis de Rentabilidad Someka:
- Listo para usar
- Diseñada profesionalmente
- Imprimible y editable
- Análisis visual
- Descarga instantánea
5. ¿Cuándo utilizará el Análisis del Punto de Equilibrio?
Si es usted propietario de un negocio o gerente de una empresa, habrá innumerables ocasiones en las que este proceso le resulte útil. Está recopilando información sobre qué cantidad de su producto necesita vender y también qué precio necesita vender ese producto para alcanzar el punto de equilibrio.
El resultado de este análisis le proporcionará una visión global de las finanzas de su negocio y de su margen de beneficios. Por lo tanto, a continuación le indicamos algunos momentos en los que sería mejor que considerara aplicar el proceso de un análisis del punto de equilibrio para su negocio:
-
Cuando esté haciendo planes financieros
Sus planes y estrategias financieras consisten en prever sus costes, beneficios, gastos y cada pérdida y ganancia en general. Por lo tanto, realizar el análisis del punto de equilibrio es uno de los mejores primeros pasos que puede dar cuando esté estableciendo los planes financieros para su empresa. Los resultados de estos análisis no sólo le ayudarán a crear un presupuesto para sus operaciones, sino también a hacer un seguimiento de sus ganancias y pérdidas.
-
Cuando esté planeando una expansión de su negocio
Crear un nuevo servicio o un producto y añadir otras tiendas o instalaciones a su negocio es una inversión. Y estas expansiones tienen que ver -en un principio- con alcanzar el punto de equilibrio y cubrir todos los costes a través de las ventas. Por lo tanto, el análisis del punto de equilibrio también resulta útil en estas situaciones.
-
Cuando necesita ajustar sus precios
La fijación de precios de los productos es una de las áreas más importantes en las que necesita un análisis del punto de equilibrio.
Sus servicios o productos pueden ser demasiado caros o no lo suficientemente caros, y ambas situaciones pueden perjudicar tanto a los gastos como a los ingresos de su empresa. Puede que tenga que bajar sus precios para destacar entre sus competidores. Estos cambios en el precio tienen que hacerse disponiendo de los resultados de (al menos) un análisis del punto de equilibrio.
-
Cuando esté decidiendo sobre el futuro de su negocio
Si es usted el propietario o el gerente de un negocio, empresa u organización, se le encomendará la tarea de responder a preguntas críticas y decidir sobre asuntos cruciales. Estas decisiones abrumadoras pueden tomarse más fácilmente si dispone de los resultados de un análisis del punto de equilibrio relativo a la organización.
6. ¿Cómo reducir su punto de equilibrio tras el análisis del punto de equilibrio en Excel?
En primer lugar, vamos a explicar por qué es importante rebajar su punto de equilibrio, antes de entrar en el cómo.
Es importante bajar este punto porque cuanto más bajo sea, más fácil le resultará alcanzar el punto de equilibrio y, por tanto, obtener beneficios.
Ahora, examinemos las estrategias sobre cómo bajar su punto de equilibrio:
a) Reducir los costes fijos
Puede alcanzar el punto de equilibrio y obtener beneficios más fácil y rápidamente si gasta menos mensualmente. Trasladarse a un lugar en el que pueda gastar menos en alquiler, deshacerse de los gastos innecesarios en servicios públicos y eliminar a los empleados inadecuados pueden disminuir sus costes fijos y permitir que un menor número de ventas alcance su punto de equilibrio.
b) Aumentar el margen de contribución por unidad
Si puede aumentar el dinero excedente que obtiene de cada unidad, también puede reducir su punto de equilibrio. Para ello necesita reducir el coste variable por unidad. Reduzca lo que gasta por producto y mantenga el mismo precio de venta, así podrá bajar el punto de equilibrio y podrá obtener más beneficios.
c) Aumentar el precio de venta
Seguro que no es la opción ideal, pero sigue siendo una de las estrategias con las que puede bajar su punto de equilibrio. Si defiende su producto y el número de demandas no cambiaría drásticamente, puede aumentar el precio de venta por unidad. Puede establecer campañas y «ofertas especiales» mientras aumenta el precio de venta, puede introducir nuevas características (que no cuestan tanto).
7. Ventajas y limitaciones del análisis del punto de equilibrio
El análisis del punto de equilibrio es una herramienta increíblemente útil y provechosa para los tiempos mencionados en el capítulo anterior. Sin embargo, también tiene sus limitaciones. Estas limitaciones no deben considerarse características «perjudiciales» de un análisis del punto de equilibrio. Son simplemente algunas cosas que el análisis del punto de equilibrio no puede hacer.
Empecemos por sus ventajas:
Ventajas:
- Los resultados del análisis pueden proporcionar más información y facilitar la comprensión de dicha información, respectivamente.
- Un gráfico de punto de equilibrio ofrece la representación visual de la relación entre los costes, el nivel de producción y los ingresos.
- El análisis ayuda a la dirección a encontrar la rentabilidad de cada uno de los productos y la rentabilidad del negocio en general.
- Es posible que pase por alto algunos de los gastos o que simplemente los ignore por no considerarlos importantes. El análisis puede ayudarle a reunir cada pequeño gasto y a no pasar por alto ninguno.,
- puede ayudarle a fijar objetivos de ingresos.
- Los resultados del análisis pueden poner datos útiles cruciales y necesarios en cada decisión que tome.
- Puede ayudarle a fijar el precio de sus servicios o productos o a realizar los ajustes correctos para ellos.
- Le proporciona un controltotal de los costes.
- Y quizá la principal ventaja, le hace darse cuenta de cómo cubrir todos sus costes fijos.
Limitaciones:
- Todos los costes (aunque sean costes fijos) pueden variar en función del tipo de empresa, el país o la cultura en que se encuentre o el periodo de tiempo.
- Y ahí radica quizá la mayor limitación del análisis del punto de equilibrio. No se menciona el tiempo en ninguna parte del análisis e incluso en la versión gráfica. Aunque todos los supuestos se hacen sobre una base mensual, no se pueden ver las fluctuaciones semanales de las finanzas, los cambios estacionales o las actualizaciones anuales.
- La otra limitación con respecto al tiempo es la falta de consideraciones futuras. Como se ha mencionado, se pueden hacer previsiones observando el análisis del punto de equilibrio. Pero en ninguna parte del proceso el análisis presenta información alguna sobre el futuro. Siempre trata de los gastos e inversiones del momento presente.
- No puede averiguar el nivel de demanda de su empresa. No incluye ninguna información sobre cuáles pueden ser sus ventas o cuántas personas están interesadas en comprar su producto. Sólo ve cómo tiene que ser para llegar al punto de equilibrio.
- Se trata de una fórmula y un concepto bastante sencillos. No es muy exhaustivo, por lo que no debe esperar resultados detallados y extremadamente informativos.
- El análisis del punto de equilibrio le muestra los costes y los ingresos potenciales de sus productos y de su empresa. No menciona a ningún competidor ni la competencia entre sus competidores en lo que respecta al precio de venta, el coste unitario, los ingresos o el tamaño.
8. Conclusión
El análisis del punto muerto es una de las primeras técnicas a realizar en el análisis financiero. Como es un método rápido y sencillo, todas las empresas de cualquier tamaño realizan el análisis del punto muerto para encontrar su punto de rentabilidad.
Y, Excel es la hoja de cálculo más común para este tipo de cálculos financieros. En este artículo hemos resumido el concepto de punto de equilibrio y explicado el análisis del punto de equilibrio en Excel con diferentes métodos. Además, puede descargar la plantilla gratuita para el análisis del punto de equilibrio para obtener una solución más rápida, fácil y profesional.
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