¿Cómo crear un informe de gastos en Excel? Instrucciones fáciles, rápidas y profesionales
Una de las tareas más importantes de la contabilidad es la creación de informes de gastos empresariales. Por ello, hemos preparado un post sobre cómo crear un informe de gastos en Excel para que pueda realizar un análisis profesional de los gastos de su nueva o pequeña empresa.
Tabla de contenido
1. ¿Qué es un informe de gastos?
2. ¿Cómo crear un informe de gastos en Excel?
3. ¿Cómo crear una declaración de gastos en Excel?
4. ¿Por qué utilizar Excel para los informes de gastos?
5. Conclusión
Así pues, crear un informe de gastos es una tarea fundamental tanto para las empresas como para los particulares. Es una forma sistemática de realizar un seguimiento y gestionar los gastos durante un periodo concreto, garantizando la disciplina financiera y la responsabilidad.
A continuación, exploraremos los aspectos básicos de la creación de informes de análisis de gastos en Excel.
1. ¿Qué es un informe de gastos?
Un informe de gastos es una relación detallada de los gastos en los que ha incurrido una persona o una empresa durante un periodo determinado.
Estos informes son esenciales para la contabilidad, la elaboración de presupuestos y el control del gasto. Normalmente, cubren aspectos como el transporte, la comida, los suministros y otros costes asociados a la actividad empresarial.
Aunque los informes de gastos son necesarios para que las empresas los utilicen con fines presupuestarios, fiscales y de reembolso a los empleados, también pueden ayudar a los particulares a gestionar sus finanzas personales.
2. ¿Cómo crear un informe de gastos en Excel?
En este post tutorial, vamos a preparar un informe de gastos con el uso de una de las plantillas listas de la colección Someka.
Paso 1: Descargar plantilla de informe de análisis de gastos
En primer lugar, empezaremos descargando una plantilla para un informe de análisis de gastos.
Básicamente, se trata de un archivo Excel de descarga instantánea. No necesita instalación. Puede descargarlo y empezar a utilizarlo inmediatamente.
Paso 2: Definir el año y el mes de inicio
Antes de empezar a preparar sus informes, debe realizar algunos ajustes sobre sus tablas de gastos:
- Defina el año y el mes de inicio
- Seleccione su moneda
Esta plantilla está diseñada para un período de doce meses. Pero esto no obliga a que sea el año natural. Por lo tanto, puede seleccionar el mes de inicio según sus normas o costumbres de elaboración de informes.
Paso 3: Enumere sus tipos de gastos con categorías
Ahora, listaremos todas las categorías y tipos de gastos pertinentes para personalizar nuestro informe de gastos.
>> Descargar plantilla Excel de análisis de gastos
Puede tratarse de alojamiento, comida, papelería, etc. Por lo tanto, es muy fácil añadir nuevas categorías y tipos de gastos en una tabla básica.
Paso 4: Rellene sus gastos estimados
Tras enumerar las partidas de gastos, ahora introduciremos nuestra previsión de gastos mensuales antes de que empiece el mes. Esta estrategia proactiva ayuda a elaborar el presupuesto y ofrece un patrón con el que evaluar el gasto real.
Paso 5: Rellene sus gastos reales
Por último, es hora de registrar nuestros gastos reales en nuestra hoja Excel.
>> Descargar plantilla Excel de análisis de gastos
No olvide incluir la fecha y el importe de cada gasto. Además, si necesita algunas notas para sus partidas de gastos, también puede añadir una breve columna de descripción.
Puede mantener la exactitud de su informe de gastos actualizando rutinariamente estos datos.
Paso 6: Analizar e imprimir el informe de gastos
Por último, examinaremos nuestros gastos con el Cuadro de mandos profesional incluido en esta plantilla
En este cuadro de mando encontrará:
- Gastos totales y tasa real/estimada
- Distribución de los gastos reales según los tipos de gastos
- Tendencia mensual de gastos
- Un desglose detallado de los gastos
>> Descargar plantilla Excel de análisis de gastos
Además, con la ayuda de filtros dinámicos, puede analizar sus datos según las categorías de gastos o los meses:
Además, el desglose de gastos le ofrecerá estimaciones totales, reales totales, tasas reales/estimadas para todos los tipos de gastos. Así, podrá definir fácilmente en qué tipos de gastos se está saliendo de su presupuesto.
Por último, puede imprimir su cuadro de mando o guardarlo como PDF con la tecla de acceso directo CTRL+1.
Eso es todo. Ya hemos construido nuestro Informe de Gastos en Excel.
3. ¿Cómo puedo crear una declaración de gastos en Excel?
Después de preparar su informe de gastos, es posible que busque una reclamación de sus directivos, inversores o partes interesadas. Especialmente, los empleados utilizan con frecuencia las reclamaciones de gastos para solicitar el reembolso de los costes incurridos relacionados con sus negocios.
Para garantizar que se incluye toda la información necesaria para el reembolso, hay algunos pasos adicionales en la creación de una declaración de gastos en Excel en comparación con un informe de gastos normal.
¿Qué debe incluir una declaración de gastos?
- Información de la empresa: Aquí puede añadir el nombre y el logotipo de la empresa
- Información del empleado: Nombre del empleado, ID, departamento y puesto son algunos de los cruciales
- Tabla de gastos: Esta tabla debe incluir al menos información sobre la fecha, el tipo de gasto, la ubicación, el importe y la divisa
- Importe total: Es la suma de todos los gastos que figuran en la tabla
- Área de aprobación: El nombre y la firma de la persona responsable de aprobar la solicitud de reembolso
*CONSEJO PROFESIONAL: Puede que necesite añadir las pruebas de sus gastos como apéndice. En este caso, le recomendamos que coloque sus facturas, recibos o cualquier otro documento por orden de fecha y vuelva a comprobarlo con su tabla de gastos.
También le proporcionamos un formulario de reembolso en Excel listo para usar. Puede descargarlo fácilmente y empezar a utilizar este formulario para reclamar sus gastos:
>> Descargar plantilla Excel de formulario de reembolso
Si lo necesita, también puede añadir un formulario de registro de kilometraje a su declaración de gastos, especialmente si recorre un gran número de kilómetros en sus viajes.
Así pues, ya hemos pasado por la creación tanto de informes de gastos como de reclamaciones de gastos. Pero, ¿es Excel la mejor herramienta para preparar nuestros documentos de gastos? Cuestionémonos esto en la siguiente sección.
4. ¿Por qué utilizar Excel para los informes de gastos?
Como hoja de cálculo basada en cuadrícula, Microsoft Excel es una de las herramientas preferidas para crear informes de gastos empresariales o personales.
Entre las características destacadas, podemos subrayar las siguientes:
- Fácil personalización
- Funciones incorporadas para cálculos
- Herramientas incorporadas para el análisis de datos como tablas dinámicas, complementos, formato condicional, etc.
- Amplia base de usuarios, ya que casi todas las personas utilizan Excel en su trabajo diario
- Herramientas de visualización
- Flexibilidad
Excel es una herramienta con la que mucha gente está familiarizada porque se utiliza mucho tanto en la vida personal como en la profesional. Por lo tanto, es más fácil para la gente crear y gestionar sus informes de gastos debido a esta familiaridad, lo que también reduce la curva de aprendizaje.
Por la misma razón, la gente también se siente cómoda para personalizar cualquier plantilla en Excel.
Además, Excel le permite representar visualmente sus datos de gastos con gráficos y diagramas. Esto puede resultar especialmente útil a la hora de presentar informes de gastos a otras personas, ya que facilita la comprensión de las tendencias y patrones de gasto.
5. Conclusión: Cómo crear un informe de gastos en Excel)
En conclusión, este artículo ha cubierto cómo crear un informe de gastos en Excel con una plantilla preparada. Esta plantilla de informe de análisis de gastos es:
- Descarga instantánea
- Editable e imprimible
- Provisto de un panel de control
- Fácil de usar
Excel es una herramienta indispensable para cualquiera que intente realizar un seguimiento y una gestión eficaces de los gastos, por su flexibilidad y su interfaz fácil de usar. Pero en términos de acceso en línea, se encuentra un poco limitado.
Así que, si prefiere una hoja de cálculo en línea para hacer sus informes de gastos, también puede probar nuestra Plantilla de hojas de cálculo de Google para el rastreador de gastos. Ésta también se proporciona lista para usar.
Además, hemos añadido un Formulario de reembolso para que pueda reclamar sus gastos después de informar de ellos. Así, podrá rellenar fácilmente este formulario y obtener la aprobación de sus gastos.
Así pues, ¡esperamos que disfrute de este artículo!
Lecturas recomendadas:
Plantillas de facturas gratuitas: Facturas imprimibles en Excel y Google Sheets
Puestos relacionados
