Cómo crear una matriz de competencias: Guía paso a paso
He aquí una guía completa para preparar tablas de evaluación de las competencias de los empleados. ¿Cómo crear una matriz de competencias? Con una guía paso a paso y ejemplos.
Si desea saber más sobre las matrices de competencias, aquí tiene una guía completa.
Tabla de contenido
1. ¿Qué es una matriz de competencias?
2. ¿Para qué se utiliza una matriz de competencias?
3. ¿Cómo crear una matriz de competencias?
4. ¿Qué debe incluirse en una matriz de competencias?
5. Ejemplos de matriz de competencias
6. Errores comunes que deben evitarse en las matrices de competencias
7. Mejores prácticas en las matrices de competencias
8. Plantilla de matriz de competencias
9. Preguntas frecuentes
1. ¿Qué es una matriz de competencias?
Una matriz de habilidades, también llamada matriz de competencias, es una herramienta que ayuda a un equipo o a una empresa a trazar y ver qué habilidades y competencias tienen. Básicamente es una cuadrícula que enumera las habilidades necesarias para un trabajo o proyecto y califica lo bueno que es cada miembro del equipo en esas habilidades.
Esta matriz ofrece una imagen global de las habilidades de una plantilla, mostrando sus puntos fuertes y los aspectos en los que pueden mejorar. Con 9 Box Grids, las matrices de competencias se encuentran entre las herramientas de gestión de talentos más comunes.
2. ¿Para qué sirve una matriz de competencias?
Una matriz de competencias es una herramienta útil que puede utilizarse de muchas maneras en el trabajo, entre ellas:
- Contratación: Ayuda a averiguar exactamente qué habilidades y conocimientos se necesitan para un puesto de trabajo, asegurándose de que las nuevas contrataciones rellenen los huecos.
- Encontrar lagunas de habilidades y competencias que faltan: Una matriz de competencias puede mostrar dónde se necesita más formación o contratación comparando las competencias actuales con las que se necesitan.
- Seguimiento del desarrollo de los empleados: Le proporciona una forma clara de vigilar cómo crecen y se desarrollan sus trabajadores a lo largo del tiempo.
- Planificación de programas de formación: La matriz ayuda a realizar programas de formación y desarrollo que satisfagan las necesidades que se encontraron en la encuesta de habilidades.
- Etiquetar a los trabajadores: Clasifica a los trabajadores en grupos en función de su nivel de competencias, lo que ayuda a asignar funciones y a formar equipos.
- Planificación de la sucesión: Basándose en el conjunto actual de habilidades de una persona, una matriz de habilidades puede ayudarle a encontrar personas que podrían ser buenos líderes en el futuro para la planificación de la sucesión.
3. ¿Cómo crear una matriz de competencias?
He aquí la guía paso a paso para crear una matriz de competencias.
#Paso1: Defina las competencias que necesita
En primer lugar, haga una lista de las competencias que necesitan todas las personas de su equipo o de su grupo. Éstas pueden ser desde habilidades duras hasta habilidades blandas.
#Paso2: Establezca su mesa de escala
Cree una forma de calificar la cantidad de su competencia. Cree una forma de calificar el nivel de su competencia. Podría ser un número (1-5) o una lista de categorías (principiante, intermedio, maestro).
También puede dar etiquetas para cada categoría.
#Paso3: Evalúe los niveles de cualificación de cada empleado
Utilice el método de la escala para calificar las aptitudes de cada miembro del equipo. En este paso, puede evaluarse a sí mismo, a su jefe o una mezcla de ambos.
Dará números para cada habilidad y cada persona.
#Paso4: Visualice sus datos
Ponga la información en Excel para hacer una matriz que empareje a los empleados con su cantidad de habilidades y conocimientos. Para facilitar la visualización, utilice un código de colores o un estilo condicional.
Puede crear gráficos dinámicos en Excel para hacer análisis basados en equipos o en empleados para su matriz de habilidades.
– Este es el cuadro de mando de la plantilla Excel de matriz de competencias de Someka –
4. ¿Qué debe incluirse en una matriz de competencias?
En una matriz de competencias bien estructurada deben figurar las siguientes cosas:
Nombres de las personas o títulos de los puestos: Anote los nombres de las personas o sus cargos exactos si la matriz se basa en funciones en lugar de nombres.
Categorías de habilidades: Clasifique las aptitudes en grupos que tengan sentido para el puesto, como aptitudes profesionales, aptitudes blandas, aptitudes de liderazgo, etc.
Habilidades personales: Anote en cada categoría las habilidades específicas que se ajusten a las necesidades de su equipo o empresa.
Niveles de habilidad: Establezca una forma clara de clasificar el nivel de destreza, por ejemplo utilizando números, códigos de colores o etiquetas como «principiante», «intermedio» y «avanzado».
Fecha de la evaluación: Incluya la fecha en que se modificó por última vez la evaluación de las habilidades para asegurarse de que la cuadrícula muestra las habilidades más actualizadas.
Tampoco olvide dejar espacio para otras reflexiones o acciones que deban emprenderse, como necesidades específicas de formación o posibles áreas de crecimiento. Un área de comentarios o notas es siempre importante para cualquier documento de evaluación.
La matriz de competencias es una herramienta completa y útil para evaluar y controlar las competencias del equipo porque incluye estas partes.
5. Ejemplos de matriz de competencias
En primer lugar, los distintos ámbitos y departamentos necesitan formas diferentes de establecer sus matrices de competencias.
A continuación, para darle tres ejemplos:
Matriz de competencias contables
- Algunos ejemplos de categorías son la fiscalidad, la auditoría, los informes financieros y la contabilidad general.
- Algunos ejemplos de habilidades son ser bueno en el uso de software (como QuickBooks) y conocer ciertas normas financieras (como GAAP).
- La precisión, la velocidad y la capacidad de comprender sistemas financieros complicados pueden utilizarse para calificar el nivel de competencia de una persona.
Matriz de competencias informáticas:
- Programación, Gestión de redes, Ciberseguridad y Mantenimiento de hardware son algunos ejemplos de categorías.
- Algunas habilidades específicas que podrían ser necesarias son la gestión de bases de datos, lenguajes de programación como Java y Python, y medidas de seguridad informática.
- Las certificaciones, la capacidad para resolver problemas y los conocimientos técnicos podrían utilizarse para juzgar los niveles de destreza.
Matriz de habilidades de venta:
- Esto podría incluir cosas como la generación de clientes potenciales, la gestión de clientes, el conocimiento de los productos y las habilidades de negociación.
- Las habilidades que son más específicas podrían incluir saber utilizar bien las herramientas CRM o entender cómo piensan y actúan los vendedores.
- Las cifras de ventas, las tasas de retención de clientes y los comentarios de los clientes o de los miembros del equipo podrían utilizarse para juzgar la aptitud.
6. Errores comunes que deben evitarse en las matrices de competencias
Enumeraremos algunos de los errores más comunes sobre las matrices de competencias:
- Complicación excesiva de la matriz:
- Evaluación inexacta de las habilidades
- Ignorar las habilidades blandas
- Falta de actualizaciones periódicas
- No implicar a los empleados
- Ignorar la formación y el desarrollo
- No alinearse con los objetivos empresariales
En primer lugar, manténgala simple y fácil de usar. Porque las matrices demasiado complejas pueden ser difíciles de entender y mantener. También debe asegurarse de que las competencias mencionadas están en consonancia con los objetivos y planes generales de la organización. Además, es muy importante ser objetivo y preciso al evaluar a los empleados.
Y por último, no olvide alinear su matriz de competencias con los programas y calendarios de formación de sus empleados.
Así, evitando estos errores aumentará la eficacia de la matriz de competencias como herramienta para la gestión del talento y el desarrollo organizativo.
7. Mejores prácticas en matrices de competencias
Para entender cómo crear una matriz de competencias, también debe comprobar cuáles son las mejores prácticas. He aquí algunos puntos importantes a los que debe prestar atención:
a) Alinearse con los objetivos de la organización: En primer lugar, asegúrese de que la matriz de competencias encaja con los objetivos y deseos estratégicos de la empresa.
b) Implique a las partes interesadas: Incluya a los miembros del equipo, a los directivos y a RR.HH. en la creación y el mantenimiento de la matriz para asegurarse de que es precisa y de que cuenta con su aprobación.
c) Revise y actualice a menudo: Revise la matriz a menudo y haga los cambios necesarios para reflejar los cambios en las funciones, las competencias y las necesidades de la empresa.
d) Utilícela para planificar el desarrollo: Puede utilizar la matriz no sólo para evaluar, sino también para encontrar y planificar vías de crecimiento para los individuos y los equipos.
e) Mantenga la objetividad: Para asegurarse de que las cosas son justas y coherentes, utilice normas claras y objetivas para juzgar las aptitudes.
f) Conecte con los procesos de RRHH: Añada la tabla de competencias a las tareas más importantes de RR.HH. como la contratación, la revisión del trabajo de los empleados y la planificación de quién tomará el relevo cuando alguien se marche.
g) Facilite la visualización: Facilite la comprensión y el uso de la rejilla mostrándola de forma clara y sencilla.
h) Respetar la privacidad y la seguridad: Proteja la información de la parrilla de competencias, especialmente cuando se trate de evaluaciones individuales.
Una vez que siga estas buenas prácticas, la matriz de competencias puede ayudarle a gestionar y hacer crecer a las personas que trabajan en su empresa. También puede utilizar un software de matriz de competencias para gestionar su pool de competencias.
8. Plantilla de matriz de competencias
Esta plantilla de matriz de competencias puede servir como herramienta dinámica para la planificación de la plantilla, el análisis de las carencias de competencias, la evaluación de las necesidades de formación y la mejora del rendimiento general del equipo. Es un recurso práctico tanto para directivos como para profesionales de RR.HH., que ayuda en el desarrollo estratégico de equipos e individuos.
>> Descargar plantilla Excel de matriz de competencias Someka
Características principales:
- Listo para usar
- Descarga instantánea
- Imprimible y editable
- Categorías de competencias flexibles
- Mapa de competencias
Descárguese esta plantilla de matriz de competencias para empleados y empiece a evaluar a su equipo ahora mismo.
Si desea utilizar una hoja de cálculo en línea, también puede descargar nuestra plantilla de matriz de competencias para Google Sheets.
9. Preguntas frecuentes sobre la matriz de competencias
He aquí algunas de las preguntas más frecuentes sobre la matriz de competencias y el mapa de competencias:
¿Cómo se crea una matriz de competencias en Excel?
Abra una nueva hoja de cálculo en Excel para empezar a hacer una matriz de competencias. En la primera columna, escriba los nombres de las personas del equipo. En la fila superior, escriba las habilidades que se necesitan. Establezca una escala para los niveles de destreza, del 1 al 5 o de principiante a experto, y ponga ese número junto al nombre de cada miembro del equipo y la destreza que le corresponde en la matriz. Utilice frases condicionales para que sea más fácil ver los niveles de habilidad. Por último, asegúrese de que la matriz se modifica regularmente para mostrar los conjuntos de habilidades más recientes.
¿Cómo se realiza una matriz de competencias?
Hay varios pasos para hacer una matriz de competencias. En primer lugar, anote las habilidades que necesita su equipo o departamento. A continuación, asegúrese de que existe una forma clara y uniforme de calificar estas habilidades. Utilizando el método de calificación, que incluye tanto la autoevaluación como la evaluación del director, califique a cada miembro del equipo según estas habilidades. Por último, examine la matriz para encontrar lagunas en las habilidades, necesidades de formación y posibles lugares en los que el equipo podría mejorar.
¿Qué es una plantilla de matriz de competencias?
Una plantilla de matriz de competencias es un marco ya confeccionado en Excel u otro programa que puede utilizarse para trazar y evaluar las competencias y habilidades de un equipo. Suele tener filas para las habilidades y columnas para los miembros del equipo. El nivel de habilidad de cada miembro se juzga utilizando un sistema de puntuación estándar. Esta plantilla se utiliza para averiguar qué formación se necesita, cómo avanzar en el trabajo y cómo formar mejor un equipo.
¿Cómo se crea una matriz de formación?
Para hacer una matriz de formación, empiece colocando a los empleados en la primera columna de una hoja de Excel y las formaciones que necesitan obtener en la fila superior. Utilizando símbolos o un código de colores para que sea fácil de encontrar, anote el estado de realización de la formación de cada empleado. Esta cuadrícula facilita el seguimiento del progreso de la formación y permite ver qué necesita aprender aún cada empleado.
¿Cómo hacer un mapa de competencias?
Encontrar las habilidades necesarias para determinados trabajos o proyectos y luego comparar los niveles de habilidad actuales de sus empleados con estas necesidades es en lo que consiste el mapeo de habilidades. Este proceso incluye hacer una lista completa de las habilidades que se necesitan, evaluar las habilidades de cada empleado y luego cotejar las habilidades con las necesidades. El mapeo de habilidades ayuda a averiguar qué formación se necesita, cómo hacer crecer la plantilla y dónde colocar las habilidades adecuadas.
¿Qué es una matriz de competencias PPT?
Una lista de habilidades El término «PPT» hace referencia a una presentación en PowerPoint que muestra las habilidades y capacidades de un grupo o departamento. La mayoría de las veces, tiene gráficos o listas que muestran lo hábil que es cada miembro del equipo en diferentes áreas. Este formato funciona bien para mostrar la matriz de habilidades a la dirección o para dar un vistazo rápido a los puntos fuertes del equipo y a los aspectos susceptibles de mejora durante las reuniones de equipo.
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