¿Cómo crear una orden de compra? Pasos y plantilla Excel
La elaboración de una orden de compra es una parte importante de la gestión de compras de cualquier empresa . Por ello, hemos preparado para usted una guía paso a paso sobre cómo crear una orden de compra. Incluiremos tanto instrucciones e imágenes como plantillas de hojas de cálculo.
Tabla de contenido
1. ¿Qué es una orden de compra?
2. ¿Cómo crear una orden de compra?
3. ¿Qué incluir en una orden de compra?
4. ¿Cómo funcionan las órdenes de compra?
5. ¿Por qué enviar una orden de compra?n
6. Conclusión
1. ¿Qué es una orden de compra?
Una orden de compra (OC ) es un documento formal que un comprador envía a un vendedor para solicitar la compra de bienes o servicios. Así, enumera los artículos que se van a comprar, cuántos de cada uno se van a comprar, los precios acordados y cualquier otro detalle del trato.
Una vez que el vendedor lo firma, este documento es legalmente vinculante y tanto el comprador como el vendedor están obligados a comprar el artículo enumerado bajo ciertas condiciones.
La principal función de una orden de compra es detallar exactamente lo que se espera de ambas partes en una transacción. Así, ayuda a evitar confusiones y desacuerdos.
Además, mantiene un registro detallado de lo que quiere el comprador y de lo que promete el vendedor, lo que puede ayudar a llevar la cuenta, hacer presupuestos y predecir las finanzas. Las órdenes de compra también son necesarias para hacer un seguimiento del inventario, realizar auditorías y llevar la contabilidad. En resumen, son una parte importante tanto de la supervisión operativa como de la planificación financiera a largo plazo.
2. ¿Cómo crear una orden de compra?
En primer lugar, debe prestar mucha atención para asegurarse de que todos los detalles importantes están incluidos y son correctos. Por ello, en esta sección enumeramos los pasos que debe seguir para elaborar una buena orden de compra. Utilizaremos Microsoft Excel para crear nuestros formularios po.
Paso 1: Crear el número de orden de compra
En primer lugar, debe haber un número de pedido de compra único para cada pedido. Este número es muy importante porque ayuda a hacer un seguimiento y a remitirse al pedido en todo momento, desde que se crea por primera vez hasta que se paga y se cumple.
El sistema de numeración debe ir en orden o seguir un formato determinado que funcione con los sistemas de contabilidad y seguimiento de su empresa.
Paso 2: Introducir la información del comprador
En segundo lugar, añadiremos información sobre el comprador:
- Nombre de la empresa
- Dirección
- Información de contacto
- Números de teléfono y fax
- Otros datos
Esta información es necesaria no sólo para identificar a la persona, sino también para que el proveedor sepa a dónde enviar las facturas y con quién hablar para cualquier pregunta.
Paso 3: Enumerar los productos/servicios
En tercer lugar, haremos una lista de todos los productos o servicios relevantes para la transacción.
En esta parte de la orden de compra, deberá enumerar el nombre completo de cada artículo, el número de unidades que desea comprar y el precio acordado por unidad.
Además, para mayor precisión y claridad, incluya detalles como el tamaño, el color, el número de modelo o cualquier otra cosa que ayude a entender lo que se está pidiendo.
Paso 4: Calcule los totales
A continuación, calcularemos los Subtotales y Totales del pedido. La suma de los precios netos de cada artículo le dará el Subtotal.
Así, también podrá añadir los factores Descuento, Impuestos y Gastos de envío para calcular el total final de su pedido.
Paso 5: Determinar los detalles de envío
La información sobre el envío es una parte importante de una orden de compra. Esta parte debe decir dónde se entregará el paquete, la mejor forma de enviarlo, cuándo debe llegar y quién pagará el envío.
Puede añadir:
- Fecha de entrega
- Condiciones de pago
- Punto de entrega
- Modo de transporte
También puede añadir aquí cualquier nota o instrucción adicional sobre el pedido para tener claras las condiciones de envío de su pedido. Así, no habrá ninguna confusión sobre cómo y cuándo debe entregarse la mercancía si las instrucciones de envío son claras.
Paso 6: Introducir los datos del proveedor
En esta parte, listaremos la información del proveedor de la misma forma que listamos la información del comprador.
Tendrá el nombre, la dirección y los datos de contacto del proveedor, así como el nombre de la persona encargada de la cuenta. Si dispone de una base de datos de proveedores, puede utilizar menús desplegables para seleccionar el proveedor correspondiente.
Disponer de información correcta sobre los proveedores garantiza que los mensajes y los paquetes lleguen al lugar correcto.
Paso 7: Determinar los términos y condiciones
Además, debe averiguar los términos y condiciones de la compra.
Esta parte habla de las condiciones de pago, incluidas las fechas de vencimiento y los descuentos por pagar pronto. También habla de las condiciones de garantía, las políticas de devolución y cualquier tasa por retraso en la entrega.
Estos términos son muy importantes porque protegen tanto los intereses del comprador como los del vendedor y dejan claro qué hacer si hay problemas o desacuerdos.
Paso 8: Imprima su orden de compra
Por último, puede imprimir su orden de compra para enviarla para su aprobación.
Si está utilizando Microsoft Excel para crear su orden de compra, sólo tiene que pulsar CTRL+P para sacar una impresión de su formulario.
Eso es todo sobre la creación de los formularios de órdenes de compra.
3. ¿Qué incluir en una orden de compra?
Después de explicar las instrucciones para crear órdenes de compra, ahora vamos a resumir qué se debe incluir en una orden de compra
- Número de pedido
- Fecha
- Información del comprador (nombre, dirección de facturación, información de contacto)
- Información del proveedor (Nombre, Información de contacto, Dirección)
- Descripción de los bienes o servicios
- Precios y totales
- Detalles del envío
- Términos y condiciones
- Área de aprobación/firma
Estas adiciones a sus órdenes de compra no sólo ayudan a mantener su proceso de adquisición organizado y en línea con la normativa, sino que también facilitan que todo el mundo hable entre sí y entienda lo que está pasando.
4. ¿Cómo funcionan las órdenes de compra?
Resumamos ahora cómo funcionan las órdenes de compra y veamos el proceso.
En primer lugar, este proceso incluye no sólo la redacción de la orden de compra, sino también su aprobación, la obtención de la conformidad del proveedor y, a continuación, la ejecución de la orden.
He aquí algunas de las formas en que funcionan las órdenes de compra en un entorno empresarial:
Proceso 1: Emisión de la orden de compra
Cuando un comprador decide que necesita bienes o servicios y realiza un pedido, comienza el proceso. Este documento es una oferta oficial para comprar los bienes o servicios que se indican a continuación en las condiciones que se acordaron.
Proceso 2: Proceso de aprobación
Dependiendo del tamaño del pedido y de los controles internos de la empresa, el pedido de compra suele tener que ser aprobado por instancias superiores de la empresa antes de que pueda ser enviado.
Proceso 3: Aceptación del proveedor
El pedido de compra se envía al proveedor, que lo examina una vez aprobado. El proveedor puede aceptar el pedido de compra tal cual o devolverlo con los cambios que le gustaría hacer si algunos de los términos, como el precio o la fecha de entrega, no son aceptables. Cuando ambas partes están de acuerdo con los términos, el pedido se convierte en un contrato legalmente vinculante.
Proceso 4: Cumplimiento del pedido
Una vez que el proveedor acepta el pedido, lo cumple según los términos de la orden de compra. Esto incluye preparar la mercancía para su envío o prestar los servicios que se describían.
Proceso 5: Recepción e inspección
Cuando el comprador recibe las mercancías o los servicios, los coteja con los detalles del pedido de compra. Así, cualquier problema como artículos que no se entregan o mala calidad se anota y se envía al proveedor para que lo solucione.
Proceso 6: Facturación y pago
Una vez recibidos y aprobados los bienes, el vendedor enviará una factura al comprador y éste completará el pago.
Proceso 7: Mantenimiento de registros
Por motivos legales, contables y de auditoría, ambas partes deben conservar registros completos de la orden de compra y de todos los documentos relacionados, como correos electrónicos y recibos. Estos registros ayudan a resolver desacuerdos, hacer un seguimiento de los presupuestos y planificar futuras actividades de compra.
La plantilla de Excel para órdenes de compra de Someka tiene una función exclusiva para registrar todas sus órdenes de compra y crear un registro de órdenes de compra para usted:
Por último, es importante comprender este flujo para gestionar eficazmente los gastos externos y el presupuesto interno de una empresa.
5. ¿Por qué enviar una orden de compra?
Por último, veamos las principales razones para enviar una orden de compra:
Registro oficial y protección jurídica: Cuando el proveedor firma la orden de compra, ésta se convierte en un acuerdo legalmente vinculante.
Gestión del presupuesto: Las órdenes de compra garantizan que usted ha aprobado todos los gastos por adelantado, antes de cualquier compromiso.
Control del inventario: Las órdenes de compra ayudan a las empresas que manejan bienes físicos a controlar sus niveles de existencias.
Seguimiento del proceso de compra: Cada compra se gestiona de la misma manera, con todas las comprobaciones y aprobaciones necesarias.
Mejores relaciones con los proveedores: Las órdenes de compra claras y coherentes facilitan que los proveedores satisfagan las necesidades del comprador sin confusiones.
Pista de auditoría: Los pedidos de compra dejan un rastro de auditoría claro, lo que resulta muy útil para las evaluaciones financieras y las auditorías.
Mejor rendición de cuentas: Un proceso formal de órdenes de compra garantiza que los trabajadores sean responsables de lo que gastan.
En resumen, enviar una orden de compra es un paso importante que protege los intereses financieros de una empresa, mejora la eficacia operativa y ayuda en la gestión estratégica de los proveedores.
6. Conclusión – ¿Cómo crear una orden de compra?
Por último, hemos ofrecido una guía paso a paso sobre cómo crear una orden de compra. Además, hemos resumido qué incluir en los formularios de las órdenes de compra, el flujo de aceptación de las órdenes de compra y también las razones para utilizar estos documentos vinculantes.
Si desea organizar su proceso de generación y seguimiento de órdenes de compra, disponemos de una herramienta sin complicaciones:
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Básicamente, esta herramienta tiene unformato claro deOrden de Compra que puede rellenar fácilmente. Además, con una base de datos de proveedores y productos/servicios, podrá seleccionar la información relevante rápidamente. Por último, con su función de registro, tendrá la oportunidad de llevar un registro de todos sus pedidos de compra. ¡Y todo ello en Excel! Sin instalación, sin configuración, sin software caro. Sólo tiene que descargarlo y empezar a utilizar su herramienta editable.
Aquí tiene también un rápido tutorial para ver cómo funciona esta herramienta:
Además, si busca una solución más sencilla pero en línea, no dude en echar un vistazo a nuestra Plantilla de hoja de cálculo de Google para órdenes de compra.
Esperamos que disfrute de nuestro artículo.
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