¿Cómo hacer el plan financiero de un hotel? El plan financiero definitivo en Excel

Contenido:

• Intro: Consideración de los beneficios
• 1. Supuestos
• 1.1 Tendencias y precios
• 1.2 Otros canales de ingresos
• 1.3 Aumento de precios
• 2. Costes
• 2.1 Costes variables
• 2.2 Costes fijos
• 2.3 Costes de puesta en marcha
• 3. Informes
• 3.1 Estados financieros
• 3.2 Análisis del punto de equilibrio
• 3.3 Informe de tendencia de beneficios
• 3.4 Desglose de unidades de venta
• 3.5 Calculadora de VAN y TIR
• Reflexiones finales

Así que ha decidido establecerse o simplemente se pregunta qué pasaría si abriera su propio Hotel.

Tal vez aún tenga dudas al respecto… O simplemente quiere conocer el proceso principal de cómo hacer un estudio de viabilidad financiera preciso antes de abrir.

Estupendo.

En este artículo trataremos de dar respuesta a estos tres apartados principales:

Seguro que ya ha pensado antes en todos los puntos anteriores. Sin embargo, enumerarlos punto por punto y cuantificarlos aclarará todo el proceso incluso sobre el papel.

Rentabilidad hotelera:

Existe una única palabra común que configura la estructura y el futuro de cada empresa.

«BENEFICIO». ¿Verdad?

Sin embargo, obtener beneficios no puede ser el único factor determinante.

Como puede suponer, los estudios de viabilidad son los hitos de las inversiones. No sólo hay que hacerlo, sino que hay que hacerlo bien. Debe ser capaz de evaluar si tiene sentido emprender esa acción concreta o no. Profundicemos…

En ese caso, (evitar el valor del dinero a lo largo de los años) con matemáticas básicas;

¿Por qué iba a poner mi dinero en ese tipo de inversión si sólo voy a recuperar la cantidad invertida en 8 años?

Si los tipos de interés anuales son superiores al menos al 1%, ¿por qué iba a arriesgarme y obtener la misma cantidad de dinero cuando podría tenerlo mientras esté libre de riesgos?

Por eso un informe de viabilidad también debe indicar las cosas:

• Punto de equilibrio (donde el beneficio acumulado alcanza el coste de inversión inicial),
• Valor actual neto de su proyecto en las circunstancias de ese momento o
• Tasa Interna de Rentabilidad para comprobar la expansión financiera anual de mi proyecto.

Esta entrada del blog describe paso a paso cómo poner en marcha un negocio hotelero y le explica cómo configurar las finanzas de la propiedad en Excel.

Dividiremos este estudio de viabilidad en 3 categorías para una mejor comprensión.

1. Supuestos
2. Costes
3. Informes

Empecemos por las secciones de Supuestos.

1.Supuestos

En esta sección hay que pensar en todos los factores que pueden afectar a todas las vías de ingresos del hotel.

No sólo la tarifa por noche o el número de habitaciones, sino también otros factores como el índice de ocupación debido a la tendencia estacional, el descuento medio de cada mes debido a la menor demanda en algunos meses concretos, otros canales de ingresos excepto las habitaciones, el incremento anual de los precios, etc.

Así que empecemos a enumerar los factores que influyen en esos supuestos...

1.1 Tendencias y precios

La fijación de precios es una cuestión delicada en este asunto y puede verse afectada por varios factores. En esta sección vamos a hablar de:

1) Tasa de ocupación máxima
2) Tendencia estacional
3) Descuentos medios

Pero antes, haga una lista de todas sus unidades de alojamiento, su tarifa por noche, el número de unidades disponibles y el número de personas que pueden alojarse. Eso le dará una perspectiva general sobre lo que puede ofrecer a los clientes.

Ahora podemos hablar de las tendencias que afectarán a esta tabla.

Empecemos por la tasa de ocupación máxima.

Tasa de ocupación máxima:

Una vez que establezca su hotel tendrá que darse a conocer para poder alcanzar su Ocupación Máxima. Por tanto, no podrá dar todas sus habitaciones todos los días. Necesitará anuncios, publicidad, referencias para aumentar la calidad de su marca.

En realidad, puede pensarlo como el ciclo de vida de un producto:

Dado que sólo está en la parte de la introducción, también debe hacer suposiciones sobre las Tasas Máximas de Ocupación Anuales. Así que la pregunta a plantearse debería ser

«¿Cuántas personas debo esperar cada año en comparación con mi capacidad máxima?».

Podemos esperar este tipo de resultados para la tasa de ocupación máxima en sus primeros cinco años.

Tenga cuidado al hacer que su hipótesis de ingresos tenga una correlación positiva con su Tasa de Ocupación Máxima. La Tasa de Ocupación Máxima es un factor que no puede evitar.

Tendencia estacional:

Las estaciones tienen efectos significativos en muchos sectores. Éste es uno de ellos. La gente suele salir de viaje en verano, así que empieza a buscar hoteles bonitos donde alojarse. Y como siempre en verano (además de las reservas anticipadas de hoteles), ¡¡¡los precios se disparan!!!

Esto es lo que significa la tendencia estacional.

Así que como los precios que va a fijar cada mes van a variar, necesita incluir el factor de la Tasa de Ocupación de Tendencia Estacional en sus supuestos para que sus predicciones sean mucho más sólidas.

Descuento medio:

Como hemos comentado en el factor anterior, debido a la tendencia estacional, es posible que tenga menos clientes en comparación con las temporadas de tendencia. Esa es la razón por la que puede querer bajar sus precios para atraer clientes.

Así que, en este caso, será lógico introducir un dato del factor Descuento medio por cada mes menos demandado para aumentar el segmento de mercado del hotel. Al fin y al cabo, eso es lo que buscamos. Precios más bajos, más clientes que atraer, más publicidad, más reputación, más dinero...

1.2 Otros canales de ingresos

El alojamiento será su principal canal de ingresos, sin embargo, lo más probable es que no sea el único. Tendrá que buscar otros canales que le generen ingresos.

Las instalaciones como bares, tiendas o SPA no suelen estar incluidas en el precio diario del hotel. Puede pensar en crear este tipo de instalaciones para generar ingresos adicionales para su beneficio neto.

1.3 Aumento de precios

Una vez que su marca empiece a hacerse más fuerte, podrá aumentar las tarifas nocturnas de los alojamientos y/o los servicios/productos en otras instalaciones.

Debido al aumento de los precios a lo largo de los periodos, es posible que sus precios estáticos no le den los mejores resultados. Porque usted calculará los supuestos de cada año con el nivel de precios del primer año.

Sin embargo, dejar un hueco en el que pueda controlar el aumento de precios a lo largo de los periodos también le dará dinamismo para comprobar los ingresos de cada periodo.

Tras incluir todos estos factores determinantes, sus presunciones se acercarán más a la realidad. Ya tiene todos los datos que necesita para calcular los ingresos mensuales de un tipo de alojamiento, incluyendo la tasa de ocupación máxima, la tendencia estacional y el descuento medio.

Puede integrar todos los datos que tiene con los factores y determinantes que hemos mencionado para obtener los ingresos de cada canal de ingresos a lo largo de los periodos.

Así pues, hemos hablado de los factores que influyen en los supuestos. Ahora es el momento de hablar de la otra cara de la moneda.

«Los costes.

2.Los costes

Seguro que ha oído hablar de la expresión «Todo tiene un coste«. Es totalmente cierta. Para poder generar los ingresos que planificamos en la parte de los supuestos, tenemos que pensar en su coste, evaluar si tiene sentido gestionar cada uno de ellos a pesar de sus costes.

Pero antes, tenemos que diferenciar nuestros costes.

Dividiremos los costes en 3 categorías para una mejor comprensión.

1. Costes variables
2. Costes fijos
3. Costes de puesta en marcha

Sigamos con las secciones de Costes.

2.1 Costes variables

Los costes variables son los costes que dependen directamente del número de productos suministrados. Dependen de su nivel de volumen de ventas y/o de los costes de producción.

La columna de Costes Variables de la imagen superior muestra el porcentaje de Coste Variable de cada Instalación entre sus Ingresos por Ventas. Así podrá calcular su coste variable en cada periodo.

También puede crear una tabla de incremento de costes igual que creamos una para el incremento de precios en la sección Incremento de precios. Así es como podrá añadir la dinamicidad del incremento de costes para cada periodo.

Porque, con el tiempo, sus costes aumentarán de algún modo. Puede deberse al aumento del precio del producto, a la inflación, a nuevos impuestos sobre algunos productos…

Otra tabla que podría utilizar Coste Variable es :

Si tiene previsto trabajar con motores de reservas y/o agencias de viajes, podría preparar una tabla como la anterior, diversificar su cuota de ingresos en cada canal y especificar su tasa de comisión.

La tasa de comisión que su hotel pagará a esos canales también formará parte del Coste Variable.

2.2 Costes fijos

Los costes fijos son los costes que tiene que pagar cada mes o cada periodo para poder mantener su empresa. Son costes independientes que no se verán afectados por la venta de una unidad más de su producto o servicio. Por ejemplo, salarios, televisión por cable, Internet, cuota de software, uniformes, etc.

Cree una tabla donde pueda observar sus costes fijos.

Como los salarios también son costes fijos, si tiene demasiados empleados trabajando a sus órdenes, puede crear una tabla separada para los salarios con el fin de microgestionar y observar el salario de todos sus empleados.

Como hablamos en Costes variables, los costes aumentan a lo largo de los periodos.

En el caso de los costes fijos, también podría haber un aumento de los salarios y de otros costes fijos a lo largo del tiempo. Los empleados van a recibir sus aumentos anuales o semestrales eventualmente pero también algunos otros costes fijos podrían recibir un aumento.

Esa es la razón por la que tiene que crear otra tabla para calcular la carga de los aumentos de los costes fijos a lo largo del tiempo. Así que básicamente, lo que podría hacer es, aplicar el mismo procedimiento que mencionamos en la sección de Aumento de precios. La única diferencia será que los costes se calcularán a lo largo del tiempo en lugar de los precios.

Cuando prepare una tabla como esa, también podrá controlar el valor del dinero e incluir pequeños aumentos de los costes en su análisis. Eso hará que su análisis sea mucho más real.

También puede preparar el mismo tipo de tabla para los aumentos salariales. Así podrá ver cuánto dinero gastará su institución en salarios cada mes, incluidos los aumentos a lo largo del tiempo.

2.3 Costes de puesta en marcha

Los costes de puesta en marcha son los costes necesarios que tiene que pagar antes de poner en marcha su establecimiento. Son costes de inversión inicial no recurrentes y que se realizan una sola vez. En este caso, podrían ser el coste del terreno que va a adquirir, los honorarios legales, las licencias y permisos…

Dado que los costes de puesta en marcha son un tipo de coste diferente, tiene que calcularlo por separado de los demás costes.

Y también es un coste no recurrente por lo que no tiene que crear una tabla temporal para cada mes porque se va a pagar una sola vez. Puede crear su propia tabla como en la tabla siguiente.

Hasta ahora hemos introducido con éxito nuestros datos. Esto es lo que necesitábamos para analizar todo el proceso. Supuestos de ingresos y costes.

Ahora es el momento de analizar esos insumos.

3. Informes

Puede diferir de unas personas a otras el tipo de informes que hay que buscar en un estudio de viabilidad, sin embargo, vamos a compartir los que consideramos que es necesario tener.

Hemos dividido la parte de los informes en 5 secciones.

• Estados financieros
• Análisis del punto de equilibrio
• Informe de tendencia de beneficios
• Desglose de unidades de venta
• Calculadora de VAN y TIR

Empecemos con nuestro primer informe.

3.1 Estados financieros

Los estados financieros son los registros financieros de un periodo de tiempo determinado que la empresa/institución se guarda para comprobar sus actividades y su medida financiera.

Estos registros también son auditados por el gobierno a efectos fiscales. Proporcionan datos sobre el rendimiento financiero de la empresa, su situación actual y sus flujos de caja.

Los estados financieros incluyen tres tipos diferentes de documentos financieros que son la Cuenta de Resultados, el Balance y el Estado de Flujos de Caja.

3.1.1 Cuenta de resultados

La Cuenta de Resultados indica el rendimiento financiero de una empresa/institución durante un periodo de tiempo determinado. También se conoce como cuenta de pérdidas y ganancias.

La Cuenta de Resultados se centra en cuatro partes principales que son los Ingresos, las Ganancias, los Gastos y las Pérdidas.

Una cuenta de resultados comienza con los ingresos totales y deduciendo los gastos a partir del coste de las mercancías vendidas se llega hasta calcular el Beneficio Neto.

Así que, en resumen, es el camino de los Ingresos Totales que se convierten en Beneficio Neto.

3.1.2 Balance de situación

El Balance se compone de tres partes. Son el Activo, el Pasivo y los Fondos Propios.

Es un breve resumen de lo que su hotel posee y debe con su capital invertido por los Accionistas.

La fórmula que funciona detrás de este sistema es Activo total = Pasivo total + Fondos propios.

La lógica de esta fórmula proviene de que una empresa debe pagar o pedir prestado por los activos que posee.

En los Activos, puede encontrar propiedades (tangibles a intangibles) o derechos propiedad de la empresa que tienen un valor monetario.

La partedel Pasivo incluye las deudas a corto y largo plazo, las obligaciones fiscales corrientes y diferidas, los pagarés a largo plazo y otras obligaciones a largo plazo para financiar su existencia.

Y por último, los Fondos Propios son la cantidad de dinero de que dispone su hotel, una vez saldados todos los pasivos.

3.1.3 Estado de flujo de caja

El Estado de Flujo de Caja indica todo el dinero que entra y sale de una empresa procedente de sus operaciones e inversiones en curso durante un periodo de tiempo determinado.

Podría decirse que el Estado de Flujos de Caja es el estado financiero que ayuda a los inversores y a otras personas a determinar el valor del hotel.

Al contrario que la Cuenta de Resultados, el Estado de Flujos de Efectivo hace un seguimiento de la contabilidad de caja.

* ESTUDIO DE CASO:

A) Usted ofrece al cliente pagar 100.000 $ en efectivo por adelantado a cambio de sus productos. 
B) Usted ofrece al cliente pagar 110.000 $ con una opción de pago aplazado en 2 meses.

En el caso A, su hotel vendió sus productos a los clientes y usted tuvo un ingreso inmediato de 100.000 $. Por tanto, el ingreso total es de 100.000 $ y el dinero está en la parte del activo de su hotel como efectivo. 
En el caso B, su hotel introduce esta venta en su sistema como Cuenta por cobrar. Así pues, el Ingreso Total es de 110.000 $, sin embargo, es posible que no lo reciba hasta una fecha posterior. Sigue existiendo un riesgo moral (que es el riesgo cuando el comprador no paga la cantidad de dinero que se ha comprometido con el receptor). Su hotel está en beneficios según la cuenta de resultados y paga el impuesto sobre la renta por ello pero el dinero que se supone que debe transferir puede llegar en más o en menos cifras de ingresos.

El Estado de Flujos de Efectivo se divide en 3 secciones principales que son Flujos de Efectivo de Operaciones, Flujos de Efectivo de Inversión y Flujos de Efectivo de Financiación.

• Si aumenta el CAPEX de la inversión significa que hay una reducción de tesorería, sin embargo su hotel está realizando inversiones para sus futuras actividades empresariales. Una cifra mayor de CAPEX indica una salida de efectivo de su hotel.
• Si hay una entrada de efectivo positiva en la sección de inversión significa que vendió parte de la propiedad y/o equipamiento de su hotel para generar efectivo.
• Si el flujo de caja de la financiación es una cifra positiva significa que entra más dinero en su hotel del que sale. Sin embargo, si es una cifra negativa podríamos decir que su empresa está pagando sus créditos o distribuyendo pagos de dividendos.

Ahora, veamos cómo hacer un Análisis del Punto de Equilibrio para que nuestro estudio sea mucho más sólido.

3.2 Análisis del punto de equilibrio

El análisis del punto de equilibrio es una herramienta financiera que muestra el número necesario de productos a vender y el nivel de precios para poder alcanzar el punto de «beneficio cero».

Elaboremos…

Usted abrió su hotel.

Hasta ahora ha tenido costes de puesta en marcha y cada periodo que su hotel permanece operativo, también genera costes fijos y variables.

Los beneficios que obtendrá deben cubrir la puesta en marcha y los costes mencionados en algún momento, pero ¿CUÁNDO?

El punto de equilibrio indica el nivel en el que todos sus costes de puesta en marcha quedan cubiertos con los beneficios acumulados de su proyecto.

Una vez que cubra esos costes y su proyecto empiece a obtener beneficios reales, su empresa o proyecto estará por encima del nivel del punto de equilibrio.

Si desea obtener una sencilla calculadora del umbral de rentabilidad, puede conseguir nuestra plantilla Excel gratuita de calculadora del umbral de rentabilidad en el siguiente enlace:

Plantilla Excel de análisis del punto de equilibrio

3.3 Informe sobre la tendencia de los beneficios

Este informe le muestra el EBITDA de cada mes. Puede ver realmente si está en beneficios cada mes en comparación con sus ingresos por ventas.

*PRO TIP:
El EBITDA es el beneficio antes de intereses, impuestos, depreciaciones y amortizaciones de cada mes. Todos sus costes variables y fijos se deducen de sus ingresos por ventas y se le añade la depreciación y amortización.

La depreciación & amortización es un coste imaginario que depende de la vida útil de su equipo y del valor de su precio. Cuanto más utilice el equipo que compró para hacer funcionar su empresa, más probable es que se estropee y es un valor de activo negativo que debe deducirse de la cuenta de resultados. 

Así que como es un factor imaginario, inexistente, se suma para mostrar los beneficios reales cada mes.

3.4 Desglose de las unidades de venta

Es importante comprobar su informe mensual de beneficios, pero también es importante comprobar las propiedades de los servicios que presta.

Después de todo, sus servicios le están ayudando a obtener beneficios, así que ¿por qué no medir el rendimiento?

Preparar una tabla de unidades de venta le permitiría analizar sus ventas para cada producto y servicio que esté proporcionando. Puede mostrarle diferentes oportunidades para mejorar su estrategia.

3.5 Calculadora del VAN y la TIR

El VAN (también conocido como Valor Actual Neto) es la inversión inicial más la diferencia entre el valor actual de las entradas de caja y el valor actual de las salidas de caja durante un periodo de tiempo.

Por valor actual se entiende el valor actual del proyecto, incluidas las futuras entradas y salidas de efectivo generadas por las operaciones de la empresa.

Nos ayuda a calcular el valor de su hotel incluyendo las futuras entradas de caja que va a generar. Es un método que puede utilizar para determinar el valor de su hotel.

La fórmula del VAN podría escribirse como:

TIR (también conocida como Tasa Interna de Rentabilidad) para estimar la probabilidad de inversiones potenciales. Es la tasa de descuento mínima para revelar qué proyectos aportarán un rendimiento decente y merecerá la pena invertir en ellos.

Puede calcular la TIR sumando los valores actuales de los flujos de caja e igualándolos a cero como señala la fórmula siguiente:

Conociendo el rendimiento mínimo que debe aportar su hotel, será mucho más fácil analizar y conocer las finanzas de su Hotel.

*PRO CONSEJO:

- Tener el Valor Actual Neto y la Tasa Interna de Rendimiento en sus informes le ayudará a optimizar mucho mejor su presupuesto de capital. 

- Le ayudará a decidir si un proyecto o una inversión merece la pena fijándose en su valor y en el rendimiento mínimo que debe suponer que genere.

REFLEXIONES FINALES:

Los estudios de viabilidad pueden ayudarle a cuantificar sus hipótesis y le ofrecen un resultado numérico para decidir si tiene sentido emprender esa acción concreta o no.

El propósito de este artículo es explicar la estructura financiera de la creación de un hotel y darle una perspectiva general del proceso. Así pues, ahora ya tiene un conocimiento general sobre cómo hacer un plan financiero para un hotel.

Ahora puede empezar y crear su propio estudio de viabilidad hotelera en Excel. O consulte nuestra plantilla si no tiene tiempo para hacer uno: Plantilla Excel de modelo financiero de hotel

Esperamos que esta guía le ayude con sus propios estudios de viabilidad. Si cree que nos hemos olvidado de mencionar algo, ¡póngase en contacto con nosotros!