Cómo hacer un plan financiero en Excel antes de abrir un nuevo restaurante: Guía paso a paso

Contenido

• Intro: Consideración de los beneficios y empezar con un Excel
• 1.0 – Artículos del menú y canales de venta
• 2.1 – Proyecciones de ventas
• 2.2 – Suposiciones de precios
• 2.3 – Supuestos de ingresos
• 3.0 – Supuestos de costes
• 4.0 – Informes
• Reflexiones finales

Ha decidido establecer vías para su sueño: Abrir su propio restaurante.

Está superemocionado por plasmar los conceptos en un espacio tangible y poner las cosas en marcha.

¿Qué es lo siguiente?

Probablemente la contabilidad no era una de las cosas que le atraían. Pero no es ningún secreto que necesita saber si su restaurante tiene sentido desde el punto de vista financiero o no.

Porque conocer los números realmente ayuda a prever su situación financiera antes de subirse a esta industria tan despiadada.

No es tan difícil como parece y no necesita un máster en contabilidad y finanzas. Sólo necesita un poco de orientación para hacerlo.

Esta entrada del blog describe paso a paso lo que necesita saber sobre las finanzas de ser propietario de un restaurante y le explica cómo configurarlas en Excel.

La pura verdad: ¡beneficios!

Cambiemos a vista de pájaro.

A su hijo le encantan sus deliciosas tortitas caseras y le han pedido que haga algunas para la venta de pasteles del colegio.

Ahora bien, ¿cuál sería su primera consideración de la venta de tortitas?

Los beneficios, ¿verdad?

Probablemente vendería sus tortitas a un precio razonable para cubrir su «coste de la mercancía vendida». La suma del coste de la harina, la levadura en polvo, el azúcar blanco, etc… Porque debería MERECER la pena ensuciarse las manos y recaudar algo de dinero para obtener beneficios.

En caso de que su coste de producción de una sola tortita sea de 1,50 $ y estas tortitas se vendan a 3 $, esto funciona de maravilla.

¿Y si se venden por 2 $? ¿Sigue teniendo sentido? Bueno, depende. Puede profundizar y hacer suposiciones sobre los costes o las ventas diarias si 0,5 dólares cubren sus esfuerzos.

Aquí es donde entra en juego el estudio de viabilidad . Centrémonos en algunos ejemplos de la vida real y destaquemos los aspectos básicos en Excel.

Inicio de la hoja de cálculo del plan financiero de su restaurante:

Hay dos conceptos principales que probablemente ya sepa cuáles son: Ingresos y Costes.

Antes de considerar parámetros como el coste de la mano de obra o el flujo de caja, visualicemos primero la estructura general de la hoja de cálculo:

En cuatro sencillos pasos, le mostraremos cómo elaborar un plan financiero de viabilidad para su restaurante.

Empecemos por lo básico: los elementos de su menú.

1.0 – ELEMENTOS DEL MENÚ y CANALES DE VENTA

En primer lugar, puede agrupar sus artículos como Comida y Bebida para organizar el aspecto general y simplificar el cálculo del coste de la comida. E introduzca sus artículos de menú según estos 2 grupos.

En caso de que ofrezca más de un canal de venta para los clientes que prefieran comer en otro sitio, consideremos dar otras dos opciones: Comida para llevar y Pedido en línea.

Ponga también los elementos de su menú en sus nuevos canales de venta.

• Platos principales – Para llevar
• Platos principales – Pedido en línea

Éstos se sumarán a sus previsiones de ventas:

Si necesita una herramienta para calcular sus previsiones, nuestra calculadora de costes de alimentos en Excel puede ayudarle.

2.1 – PROYECCIONES DE VENTAS

Las proyecciones de ventas hacen que el ROI* de su restaurante sea fácil de entender y aportan claridad sobre cómo se gestiona correctamente un negocio rentable. Cuando estima su volumen de ventas durante un periodo de tiempo, puede utilizar esa información para futuras previsiones de ventas.

ROI (Retorno de la inversión): «El rendimiento de la inversión (ROI) es una relación entre el beneficio neto (a lo largo de un periodo) y el coste de la inversión (resultante de la inversión de unos recursos en un momento dado). Un ROI alto significa que las ganancias de la inversión se comparan favorablemente con su coste».

Wikipedia

Ni que decir tiene que introducir los supuestos del volumen total de ventas al día le proporciona resultados más precisos, pero puede resultar difícil definirlo desde el principio. Así que, por ahora, manténgalo semanal y anote los volúmenes de ventas de cada semana.

Ahora, según sus elementos de menú y canales de venta, verá algo parecido a esto:

Aquí, notará que introducimos las ventas por unidad NO el dinero que gana cada semana.

Porque el volumen de ventas no cuantifica el valor monetario sin la fijación de precios (que tocaremos en breve). Fíjese en esto:

Si hace suposiciones sobre las ventas basándose únicamente en los ingresos por ventas, no será una estimación exacta. No le permitirá controlar los cambios de precios.

Ahora, vayamos un paso más allá y ampliemos su volumen de ventas sobre una base mensual.

Multiplique las ventas semanales por cuatro:

Pero, las cosas nunca permanecen iguales: considere el aumento de su volumen de ventas. Puede atraer algunos clientes a su restaurante incluso en una semana. Así que mantenerlo semanal / mensual / trimestral / anual funcionaría mejor.

Como ve, aquí las previsiones de ventas aumentan un 2% al mes:

Hemos formulado los supuestos futuros incluyendo todos los periodos de tiempo, pero puede introducir los suyos manualmente:

Ahora, también debe considerar cuidadosamente los precios de sus productos.

2.2 – PRECIOS

Si quiere mejorar los beneficios de su empresa y no sabe por dónde empezar, céntrese en la fijación de precios. Ejecute escenarios sobre diferentes estrategias de fijación de precios para usted mismo y vea a qué conduce.

Por ejemplo, los clientes en línea se alegrarían si pagaran menos que los del servicio Sit-Down. Así pues, la fijación de precios para diferentes canales de venta puede estimular su negocio.

Pongamos el precio unitario para cada canal de venta:

De hecho, a nadie le apetece «ganar suficiente dinero», pero incluso cubrir sus costes puede llevarle a obtener algún beneficio y quizás a hacer crecer su negocio. Así que tómese su tiempo para pensar en los precios. No querrá tirar su dinero por la borda.

Al igual que en los ejemplos anteriores de volumen de ventas, la fijación de precios no permanecerá igual a lo largo del tiempo, así que preparemos una tabla de incrementos semanales, mensuales, trimestrales o anuales.

En caso de que el incremento anual de precios se fije en un 5%, los resultados del periodo siguiente se ajustarán como:

Ahora es el momento de multiplicar los volúmenes y los precios y obtener los ingresos que obtendremos con nuestro restaurante. ¡La mejor parte!

2.3 – INGRESOS

Todos queremos ingresos previsibles, ¿verdad? Obviamente, esto lleva tiempo y mucho ensayo-error.

Pero si ha leído este artículo hasta ahora, tiene suficientes datos para generar sus ingresos: Volumen de ventas y precios. Es una simple multiplicación de unidades y precios.

Aquí tiene sus posibles ingresos mensuales. Puede ampliar estos datos en función de sus años de proyección:

Ahora, quitémonos las gafas de color de rosa por un momento y analicemos el coste de hacer negocios:

3.0 – COSTES

Ver que ha ganado dinero sobre el papel, pero no disponer realmente del efectivo no sería sorprendente si ignora los costes.

En esta sección, no va a leer nada que no sepa, pero le recordaremos algunas cosas sobre los 3 tipos de costes:

Los costes variables pueden ser difíciles de definir en los primeros meses. Son los costes que se ven afectados por el cambio en la cantidad de producción de un producto.

Los costesfijos son costes independientes que no se verán afectados por la venta de una unidad más de su producto o servicio.

Loscostes de puesta en marcha son los costes de inversión iniciales que gasta antes de que su empresa esté en funcionamiento. Esto puede afectar a los planes a largo plazo del restaurante, por lo que requiere una planificación cuidadosa.

A continuación, calcule todos los costes de su restaurante.

3.1 – COSTES VARIABLES

El coste variable más común de un restaurante es el de los alimentos y bebidas. Aquí, en lugar de calcularlo por separado, añada el coste unitario del producto (COGS) a su tabla de hipótesis de ventas:

A continuación, puede ampliar el periodo de tiempo mensualmente teniendo en cuenta el aumento del coste unitario del producto:

A continuación, multiplique el coste unitario y el volumen de ventas para calcular su COGS total:

**MÁS INFORMACIÓN: Margen bruto

Los ingresos y el coste de las mercancías vendidas le darán el valor del margen bruto de su restaurante. El margen bruto muestra si sus ventas son suficientes para cubrir sus costes o no y se calcula como:

Margen bruto = (Ingresos totales - Coste de los bienes vendidos)/Ingresos totales x 100.

Es difícil decir el porcentaje de margen bruto "ideal" porque lo que es bueno para un sector puede no serlo para otro. Dicho esto, no existe un margen de beneficio bruto medio para un negocio de restauración, pero si consideramos el sector en su conjunto, un margen bruto en torno al 25% y el 35% sería bueno para usted.

Sigamos con los costes fijos:

3.2 – COSTES FIJOS

Tiene que pagar sus costes fijos, como el alquiler, la electricidad, los salarios, el mantenimiento, independientemente de los resultados de sus ventas (por eso se llaman costes «fijos»).

Por lo tanto, no necesita hacer cálculos aquí, puede simplemente crear una tabla de costes fijos mensuales para sus previsiones de costes:

Evidentemente, desde un punto de vista financiero, los costes fijos parecen fáciles de calcular, pero es otro factor importante para el estudio de viabilidad.

**PRO-TIP:

En caso de que sus costes salarialestotales,

- superen el 50% de sus ingresos O 
- inferior al 10% de sus ingresos

Puede que algo vaya mal y necesite reconsiderarlo.

Pruebe diferentes escenarios para comprender los inconvenientes de lo que podría estar haciendo. Cuantos más casos diferentes experimente, más datos obtendrá.

A continuación, considere sus costes de puesta en marcha.

3.3 – COSTES DE PUESTA EN MARCHA

Los costes de puesta en marcha son probablemente una de sus principales preocupaciones a la hora de convertirse en empresario. Puede tirar todo el dinero que quiera hacia elefantes blancos, pero debe intentar evaluar los costes, los riesgos y los beneficios potenciales.

Esto es importante para predecir el momento en que pasará la línea cero.

Ahora, haga una lista de todos los costes y cree una tabla similar a ésta:

Operar será costoso en las primeras etapas. Lleva tiempo hacer crecer sus alas y cubrir todos los gastos para generar algún beneficio.

Aquí puede que se esté preguntando cuál es el punto de equilibrio de su restaurante. En términos sencillos, cuánto tiempo necesita su restaurante para obtener beneficios.

**MÁS INFORMACIÓN: Análisis del punto de equilibrio

Según los estándares de la industria, puede tardar 1,5-2 años de media, pero depende sobre todo del tamaño de la industria/empresa. Mientras que en las empresas de gran tamaño se tarda entre 5 y 10 años en alcanzar el punto de equilibrio, las pequeñas empresas pueden cubrir sus costes totales incluso en 6 meses.

Ahora ya tiene toda la información que, con un poco de suerte, le dará sentido al panorama general.

• Artículos del menú y canales de venta,
• Volumen de ventas semanal
• Precio unitario de los productos
• Ingresos
• Costes

Recopilemos todos los resultados obtenidos hasta el momento:

4.0 – INFORMES

En nuestro informe EBITDA utilizando los valores anteriores, acabamos de empezar a obtener beneficios en el noveno mes. Pero cuidado, eso no es un beneficio acumulado. Eso muestra un beneficio específico obtenido sólo en ese mes:

Para tener éxito con nuestro negocio de restauración, debemos cubrir los costes de puesta en marcha y las pérdidas de los meses anteriores.

Comprobemos también nuestro análisis del punto de equilibrio y los beneficios acumulados:

¡Vaya! Con estos precios y este plan necesitamos casi cuatro años para cubrir todos los gastos y empezar a obtener «beneficios reales»de nuestro restaurante. Eso es un poco largo.

¿Quizás deberíamos aumentar los precios? ¿O vender más? ¿O hacer las mismas ventas con menos empleados?

También puede comprobar su beneficio bruto e identificar el beneficio obtenido en cada producto. Porque le indica cómo está utilizando eficazmente los recursos de su restaurante.

Aquí, todo se reduce a qué debe conseguir su estrategia y cómo. La viabilidad financiera sólo le ayudará a encontrar algunas respuestas para su hoja de ruta. Por lo tanto, es hora de arremangarse para construir estrategias empresariales de buen rendimiento.

Además de esto, llevar correctamente los estados financieros proporciona una instantánea financiera general de su restaurante:

REFLEXIONES FINALES:

El estudio de viabilidad financiera puede determinar las acciones que emprenda, responder a algunas preguntas e identificar si su plan tiene posibilidades de éxito.

El objetivo de este artículo es proporcionar un marco que consolide los aspectos financieros necesarios para quienes tengan conocimientos limitados de contabilidad o finanzas.

Puede planificar todo lo que quiera, pero sin hacer no pasa nada. Así que empiece a crear su propio plan financiero. O eche un vistazo a nuestra plantilla si no tiene tiempo para hacer uno: Plantilla Excel de plan financiero para restaurantes

No contiene la fórmula secreta para el éxito de su negocio de restauración, pero le ofrece un plan estructurado para cada información financiera que tenga e informa con precisión de las finanzas de su restaurante. Al final, podrá utilizar esos datos para dirigir su negocio con eficacia.

Esperamos que esta guía le resulte útil para sus estudios. Si cree que nos hemos dejado algo, estaremos encantados de que nos lo comunique.

Si está a punto de entrar en el negocio de la restauración, también le recomendamos que eche un vistazo a nuestro Paquete de plantillas Excel para restaurantes con descuento especial.

Salud.