Cómo realizar un análisis GAP: Consejos, herramientas y ejemplos
La realización de un análisis de carencias le dará una visión clara de las partes que faltan en su empresa. Así pues, profundicemos en qué es el análisis de carencias y cómo llevarlo a cabo.
Contenido
- ¿Qué es el análisis GAP?
- Cómo realizar el análisis GAP
- Ventajas del análisis GAP
- Análisis de mercado frente a análisis estratégico
- Ejemplos de análisis GAP
- Marcos
- Herramientas para el análisis GAP
- Cómo utilizar Excel para el análisis GAP
Si está experimentando algunas dificultades a la hora de mejorar su negocio, significa que existe una «brecha» entre dónde está y dónde quiere estar.
Por lo tanto, es necesario cerrar esta brecha para avanzar y alcanzar sus objetivos. Puede hacerlo realizando un análisis de la brecha con las herramientas adecuadas. En este artículo, aprenderá el análisis de las carencias y cómo llevarlo a cabo correctamente utilizando las herramientas adecuadas.
¿Qué es el análisis GAP?
En primer lugar, el análisis GAP es un proceso de comparación del estado actual con el estado deseado para una organización y la creación de soluciones para alcanzar su objetivo.
Cuando brecha se refiere a lo lejos que está de su punto objetivo; el análisis GAP le lleva a ese punto.
Es un método que examina todas las estrategias y las posibles oportunidades para proporcionar una optimización. Además, puede utilizarlo para un único proceso o para toda la empresa; y aplicarlo en diversas áreas como las ventas, el rendimiento financiero, la satisfacción de los empleados o la productividad.
Por otra parte, también puede considerarse como enfoque estratégico u operativo, ambos concretos. Así, el enfoque operativo se centra en el trabajo diario, mientras que el estratégico se centra en la planificación y las estrategias futuras.
Acceda ahora: Plantilla Excel de Análisis de Gaps
¿Cómo realizar un análisis GAP?
Puede seguir los pasos esenciales para realizar su análisis y descubrir lo que hay que hacer para alcanzar su objetivo. He aquí 8 pasos:
1) Identifique su estado actual
Antes de dirigirse hacia el objetivo, en primer lugar, debe ser consciente de su situación actual y de su enfoque principal.
Debe dirigir su atención a los procesos o características que desee mejorar.
Por ejemplo, imagine que dirige una empresa de ropa desde casa. Produce 1000 camisas al día pero quiere aumentar su producción diaria. Su objetivo es su productividad. Su estado actual es 1000 camisas.
En un escenario diferente, supongamos que trabaja para una empresa de medios de comunicación social cuyo objetivo es crear una imagen de marca. Su estado actual, en este caso, será muy diferente y se medirá con criterios cualitativos.
Así que las situaciones pueden diferir; pero independientemente de su departamento o área de trabajo, lo que tiene que hacer en esta fase es encontrar la raíz del problema al que se enfrenta actualmente.
2) Identifique su estado deseado
Siendo consciente de lo que hace su organización, puede fijar su punto de mira.
Tener objetivos y perseguirlos le hace ser idealista, pero conocer sus puntos fuertes y débiles le ayuda a ser realista al mismo tiempo. Para determinar objetivos razonables, debe saber lo que su organización es capaz de hacer y lo que no.
Sea consciente de sus puntos fuertes y débiles y, a continuación, fije sus objetivos de acuerdo con la metodología SMART: específicos, mensurables, alcanzables, pertinentes y sujetos a plazos.
Porque los objetivos deben ser realistas.
3) Vuelva al estado actual y defina la brecha
Ahora ya sabe dónde se encuentra como organización y dónde quiere estar.
Es hora de ocuparse de la brecha intermedia.
Volvamos al ejemplo de la empresa de ropa:
Usted produce 1.000 camisas al día y quiere mejorar. Teniendo en cuenta su capacidad, las posibles oportunidades o mejoras; fija su objetivo en 1500 al día.
Ahora su estado deseado es de 1500 camisas mientras que su estado actual es de 1000 camisas, y hay una brecha de 500 camisas que analizar. Tras determinar el desfase, debe examinar las razones que lo provocan.
Debe averiguar qué causó esta brecha; cómo se produjo y qué factores o deficiencias desempeñaron un papel.
4) Create solutions
Si ha descubierto por qué se produce el desfase, puede tomar medidas para solucionarlo.
Comience por evaluar las posibles soluciones y decidir cuáles son aplicables al problema.
5) List the possible solutions
¿Cuál es la mejor manera de cerrar la brecha? Considere todas las opciones adecuadas y cómo puede beneficiarse de ellas.
6) Compare with pro’s and con’s
Puede que tenga que reconsiderar sus opciones con sus pros y sus contras. Traer una nueva solución para un problema existente puede causar un problema potencial o puede costar demasiado y causar pérdidas.
Por lo tanto, enfocar los problemas desde distintos ángulos le ayuda a eliminar las opiniones poco provechosas.
7) Overview of the solutions
Tras compararlas, elija las soluciones más adecuadas. Revíselas y elabore un plan sobre cómo las aplicará. Por lo tanto, las soluciones son quizá los pasos más importantes de cómo realizar un análisis de carencias.
8) Bridge the gap
En esta etapa, debe compartir su plan con su organización y presentarlo a otras personas. Para poner en práctica los cambios que piensa realizar, puede ser necesaria la aprobación de estas personas. Así que debe estar preparado para convencerlas.Puede tener su plan de acción que le guíe.
Benefits of GAP Analysis
- Gives an overview of the company performance: By performing analysis, you can discover where you stand as an organization and how you currently operate.
- Helps to detect what needs to be improved: Overviewing your situation helps you to understand the parts of your work that need to be changed.
- Helps to solve the problems: Doing your analysis leads you to create solutions and improvements for your current state.
- Turns potential into performance: It makes you closer to your ideal performance by eliminating the obstacles that hold you back.
- Gives insight about better usage of capability: After discovering how you can do better work, you figure out the more efficient ways to perform. You can use them for the future.
- Highlights the changes: It puts forward all the changes you have done and the changes you are likely to do for other situations.
Market vs. Strategic Analysis:
Con el análisis de las carencias del mercado, usted averigua lo que ocurre en el mercado; lo que su competidor puede o no puede hacer. A continuación, realiza un análisis de las carencias estratégicas y ve qué capacidades tiene usted; qué puede hacer o qué necesita mejorar.
Gap Analysis Examples
En primer lugar, hemos mencionado que el análisis de carencias puede utilizarse en muchos ámbitos diferentes. He aquí algunos ejemplos:
Lanzamiento de un producto: Una empresa puede utilizar el análisis de carencias para determinar por qué las ventas de un nuevo producto lanzado no han cumplido las expectativas.
Optimización de procesos: Una empresa de telecomunicaciones puede realizar un análisis de carencias mientras intenta solucionar por qué algunos pedidos no se han entregado a los clientes. Les ayuda a identificar las causas en el proceso actual y a producir un objetivo optimizado.
Satisfacción del cliente: Si el objetivo de una compañía aérea es satisfacer a sus clientes, se puede realizar un análisis de carencias para detectar la insatisfacción actual y encontrar formas de atenderles mejor.
Planificación estratégica: Una empresa de comercio electrónico que intente hacerse un hueco en el mercado necesita un plan estratégico para poder realizar un análisis de carencias. Pueden identificar sus objetivos estratégicos y sus deficiencias actuales y, a continuación, crear su plan de acción.
Evaluación individual: Un jefe de equipo puede realizar un análisis de las deficiencias en la evaluación y la mejora del rendimiento de los empleados. Los resultados pueden utilizarse para extraer las mejores prácticas que todos pueden adoptar y mejorar el rendimiento general.
Frameworks to conduct GAP analysis:
Para destacar, existen algunos marcos principales que puede utilizar al definir problemas y crear soluciones. Así, podrá visualizar los pasos y documentar su informe fácilmente con estos marcos.
SWOT Analysis
DAFO se refiere a Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas. Además, es un marco muy utilizado.
Puede explorar el entorno inspeccionando los factores internos y externos. Además, puede crear estrategias de acuerdo con su tabla DAFO y elaborar un plan.
McKinsey 7Ss Framework
En primer lugar, este marco tiene siete categorías: estrategia, estructura, sistemas que se consideran «duras» y valores compartidos, habilidades, estilo y personal que se consideran «blandas».
Los elementos duros son más fáciles de identificar, mientras que los blandos son relativamente más difíciles y menos tangibles. Puede trabajar a través de los valores compartidos y las 7S de su organización para empezar a cerrar la brecha.
Nadler-Tushman Model
Este modelo dinámico se basa en cuatro elementos: trabajo, personas, estructura y cultura. El objetivo es averiguar si son congruentes y cómo el trabajo en cada elemento afecta a los demás. Consta de 3 partes:
- Input: Company culture, workforce, resources
- Transformation process: Systems, teams, processes
- Output: Final product or service
Fishbone Diagram
Se trata de un diagrama de causa-efecto y se utiliza especialmente para identificar la situación actual. Divide el problema en categorías como entorno, máquinas, materiales, medidas, métodos y personas.
Puede utilizarlo para conceptos como el marketing mix o las 4S del servicio.
PEST/PESTLE Analysis
En primer lugar, el análisis PEST le ayuda a analizar las amenazas a través de cuatro factores: político, económico, social y tecnológico. Además, es un marco claro para detectar los problemas actuales.
Existe una versión más profunda de PEST. El análisis PESTLE es un acrónimo que, al igual que PEST, significa político, económico, social, tecnológico, legal y medioambiental.
5S Audit Scorecard
Las 5S son otro marco de ayuda a la gestión de procesos en las empresas industriales.
Nuestra plantilla Excel de cuadro de mando 5S le ayuda a idetificar posibles problemas en un proyecto o área de trabajo con documentación. Si necesita una herramienta en línea para los esfuerzos 5S, también puede consultar 5S Audit Scorecard Google Sheets Template.
Tools for GAP Analysis
En primer lugar, para realizar un análisis de carencias, existen algunas herramientas útiles. Así, podrá visualizar los pasos y documentar su análisis fácilmente con estas herramientas.
Así que puede preferir las plataformas en línea o utilizar plantillas ya preparadas.
- upBOARD: This is an online gap identification tool which offers web templates and input forms. It includes progress dashboards, data integration, designs, and full access on desktop or mobile.
- Cacoo: This online tool comes with cloud-based sharing options and editable templates. You can get your input and collaborate with others easily. Each team member can share and edit diagrams at the same time, also share their feedbacks.
- SWOT: This is an online SWOT analysis tool that helps you to create your SWOT table with different layout options. You can customize your template and build your own. It has features as inviting team members to vote and narrowing your focus to fit to one page.
- iAuditor: This is a cloud-based template builder that streamlines your workflow. You can create a dashboard and see employee commitments, you can define a workflow that sends auto-generated gap analysis reports or schedule your analysis.
- Excel: You can use ready templates and perform your gap analysis on Excel. All you need to do is download such templates on, then you can start working on your analysis with your preferred customizations. You can update your data and use your template over again for different purposes.
How to conduct a GAP Analysis in Excel?
Utilizando las plantillas proporcionadas, podrá introducir sus datos, visualizar su información con funciones editables y alcanzar su plan de mejora.
La plantilla Excel de análisis de carencias está diseñada como un cuadro de mando con columnas relevantes para rellenar, incluyendo secciones para gráficos visuales, notas de evaluación. Esta plantilla le permite:
- Type your objectives, current state and desired state.
- Select gap identification (as yes or no).
- Type gap description depending on the issue you want to improve.
- Type corrective actions about improvements.
- Choose priority (such as low, medium or high).
- Customize gap identification and priority status.
Una vez introducidos los datos, los gráficos se muestran automáticamente a continuación. Si lo desea, puede cerrarlos.
Otra cosa que puede hacer con esta plantilla es escribir sus opiniones en la parte de las notas.
Además, también disponemos de una versión en Google Sheets para esta plantilla. Quienes prefieran utilizar una hoja de cálculo en línea pueden visitar nuestra página Plantilla de hojas de cálculo de Google para el análisis GAP.
FINAL WORDS:
Por último, el análisis de carencias es un proceso crucial para el desarrollo. Además, las plantillas de Excel le ofrecen una experiencia fluida en el análisis de carencias; no requieren instalación y funcionan tanto en Mac como en Windows. Además, puede personalizarlas y reutilizarlas.
Documente su proceso con las herramientas y los pasos adecuados; su rendimiento mejorará.
Puestos relacionados
