Cómo redactar procedimientos normalizados de trabajo

En una actividad compleja, no es probable que memorice cómo hacerla paso a paso. Tales actividades requieren instrucciones a seguir y están escritas en alguna parte. Incluso para las recetas, hay libros de cocina que se lo explican todo o cuando compra muebles listos para montar para su casa, ese producto viene con una guía en el paquete.

Así pues, necesita una guía para poder realizar una actividad concreta. En los negocios, se denomina «procedimientos normalizados de trabajo«.

En este artículo, aprenderá a redactar un procedimiento operativo estándar y llegará a la plantilla de Excel lista para usar ¡para crear sus flujos de trabajo!

¿Qué es un PNT?

Los procedimientos normalizados de trabajo son instrucciones paso a paso que guían a los empleados en su actividad y les ayudan a llevar a cabo rutinas complejas. Las empresas tienen listas de tareas estándar y, para gestionarlas con eficacia, utilizan PNT y documentan los procesos.

Las actividades rutinarias se escriben brevemente para que cada empleado pueda realizar sus tareas, siempre de la misma manera, sin tratar de memorizar cada paso. Sin embargo, los PNT son algo más que escribir los procesos.

Antes de empezar con los procedimientos, quizá le interese saber cómo trazar su documento actual y comparar sus procesos rápidamente. Consulte este Creador automático de diagramas de flujo en Excel para agilizar su flujo de trabajo con Excel.

Incluye descripciones de todos los pasos relevantes con información detallada. Lo ideal es que esta guía escrita sea breve y pueda redactarse en distintos formatos.

Cómo redactar procedimientos normalizados de trabajo:

Antes de documentar, necesita tener una comprensión básica del tema para escribir un procedimiento adecuado. La forma de redactar un procedimiento operativo estándar no es un método fijo, sin embargo, hay algunos pasos instructivos que puede seguir.

He aquí una guía paso a paso para redactar un conjunto de instrucciones.

Paso 1: Determine sus objetivos

Defina lo que quiere conseguir al final de un procedimiento y cómo la redacción de un PNT se lo facilitará.

Comprenda por qué necesita un PNT para ello y si es realmente necesario. Puede que ya existan procedimientos, pero sólo hay que organizarlos.

Asegúrese de si va a crear un nuevo PNT o a mejorar uno ya existente, para que le ayude a establecer sus próximos pasos. Puede tener en cuenta estas preguntas:

A la hora de fijar objetivos, utilizar la metodología SMART puede ayudarle a crear objetivos más alcanzables y claros. Puede analizar los objetivos deseados de su empresa utilizando esta plantilla Excel de objetivos SMART.

Paso 2: Consultar con los empleados

Si está redactando un procedimiento para una tarea concreta, significa que hay determinadas personas que son responsables de esta tarea.

Póngase en contacto con ellos y pídales su opinión.

Estos empleados realizan esta tarea con regularidad y conocen todos los detalles incluidos.

Para realizar la documentación correctamente, debe consultar con los empleados y conocer hasta el más mínimo detalle del proceso.

Pregúnteles cómo les ayuda un PNT escrito a realizar mejor su trabajo y tenga en cuenta sus sugerencias. Esto le ayudará a priorizar la información.

Paso 3: Definir el alcance

Supongamos que hay un procedimiento en el que participan los equipos de marketing, ventas y finanzas. Tienen funciones diferentes y no necesitan conocer en detalle las actividades de los demás.

¿A qué departamentos o equipos se dirige el PNT?

Limite el alcance en función de cómo esté creando el procedimiento operativo normalizado.

Paso 4: Identifique a su público

Si está redactando un PNT para un equipo concreto, deberá tener en cuenta sus necesidades en función de:

• Antecedentes: ¿Son empleados con experiencia o nuevos? Es posible que los empleados existentes ya estén familiarizados con los procedimientos de la empresa, pero para otros puede resultar complicado y necesitan instrucciones más claras y detalladas.
• Conocimientos: Tenga en cuenta cuánto saben sobre el procedimiento y escriba en función de su nivel de conocimientos.
• Idioma: Si su público no es nativo, puede que necesite utilizar más elementos visuales que palabras.

Paso 5: Elija el formato

Debe elegir el formato en función de su finalidad de uso. Existen tres tipos principales:

• Lista de control: Ésta es muy sencilla, corta y fácil de seguir. Incluye los pasos relevantes y está escrita en viñetas o números.
• Lista jerárquica: Si los pasos incluyen más detalles, puede utilizar ésta. Está numerada o con viñetas como la lista de comprobación, pero con subpasos específicos.
• Diagrama de flujo: Visualiza ideas y decisiones. Si los procedimientos incluyen diferentes resultados posibles, el diagrama de flujo es una buena idea para trazarlos con claridad.

Paso 6: Redactar el PNT

Haga su esquema y escriba un borrador antes de documentar.

Un PNT estándar incluye:

Página del título: Esta página incluye el nombre del procedimiento y el nombre de los equipos o departamentos implicados.

Índice: Es necesario si el documento es demasiado largo. Permite un fácil acceso al documento.

El procedimiento: Intente escribir desde la perspectiva del usuario para proporcionarle instrucciones claras. Sea breve pero incluya todos los detalles necesarios.

• Elámbito de aplicación: Definición del ámbito, sus límites y la información sobre cómo se utiliza.
• Terminología: Aclaración de términos complicados en caso de que su público no esté familiarizado.
• Procedimiento: Documentación de los procesos, mapas y gráficos.

Paso 7: Prueba y revisión

Ahora puede revisar su documento, detectar posibles errores y corregirlos. Envíe un borrador a los miembros del equipo para que lo revisen. En esta fase se pueden tener en cuenta ediciones o sugerencias para alcanzar la mejor versión del mismo.

Paso 8: Implemente el PNT

Si ha garantizado que su procedimiento es seguro y está listo para ser utilizado, puede ponerlo en práctica y hacerlo accesible. Puede compartirlo en línea o imprimirlo y distribuirlo por la oficina.

Ventajas de utilizar un PNT

Además de hacer las cosas más seguras y eficientes, los PNT también ayudan a los equipos a trabajar en pos de objetivos comunes y, por lo tanto, proporcionan un beneficio holístico para una organización.

Algunas ventajas de los procedimientos normalizados de trabajo:

• Aporta coherencia y eficacia: Seguir la misma guía y realizar las tareas de forma idéntica significa coherencia a largo plazo.
• Evita que los empleados tengan que recordar los pasos de los procesos: Si ya es difícil para un empleado existente recordar todos los pasos relevantes, aún lo es más para los nuevos. No puede esperar de alguien que apenas conoce los procesos que memorice cada paso detallado.

• Sepuede utilizar para estandarizar las formaciones, por lo que se reduce el tiempo de formación: Para los que acaban de incorporarse a la empresa, es necesaria una formación. Si está formando a un nuevo empleado, con el uso de SOP puede explicar una actividad muy brevemente y no tiene que repetirla cada vez que la realicen. Con instrucciones escritas, pueden realizarla de la misma manera que antes, por lo que al final le ahorra tiempo.
• Evita posibles fallos y falta de comunicación: Como todo el equipo sigue las mismas instrucciones y gestiona sus actividades basándose en el mismo conjunto, no se producen malentendidos por un trabajo contradictorio. Todos tienen una referencia mutua y un lenguaje común.

Cuando se trata de la comunicación en equipo, es posible que no encuentre tiempo suficiente para dar un paso atrás porque tiene demasiado trabajo. La plantilla de tablero kanban en Excel puede ser un buen punto de partida para superar estos retos.

• Ayuda a alcanzar resultados de calidad: La seguridad, la coherencia y la eficacia vienen acompañadas de buenos resultados. Un trabajo realizado con instrucciones claras lleva a la empresa a alcanzar resultados de calidad.

Independientemente del departamento o campo, el PNT es un salvavidas y tiene efectos significativos en el éxito de una empresa. Puesto que es beneficioso para el rendimiento general, es prudente tenerlo en todos los departamentos posibles.

Herramientas para los PNT:

Los PNT son esenciales, pero si los utiliza de forma ineficaz pueden hacer que se pierda en detalles confusos. Hacerlos bien facilita su trabajo. Empiece por utilizar las herramientas adecuadas. Existen algunas herramientas concretas, pero debe tener en cuenta los siguientes factores antes de decidir cuál va a utilizar.

1. Precio: El coste de las herramientas varía, pero si encuentra dos con las mismas características, le conviene elegir la más barata.
2. Facilidad de uso: El objetivo aquí es simplificar los procesos, por lo que debe partir de una herramienta comprensible y fácil de usar.
3. Funcionalidad: Debe estar libre de errores y funcionar con facilidad. Debe proporcionarle funciones útiles.

Lo ideal es que los procedimientos normalizados de trabajo incluyan organigramas, instrucciones detalladas y listas de comprobación con resultados mensurables. Probablemente prefiera que estén en un solo lugar, entonces puede utilizar herramientas que le proporcionen esto y le ayuden a construir su procedimiento operativo estándar de la forma que desee.

Ejemplos de software SOP:

Existen varias opciones con diferentes precios y la mayoría de ellas son gratuitas para empezar. Aquí tiene algunas buenas y lo que ofrecen:

Sweet Process: Como software basado en web, SweetProcess documenta sus procesos con instrucciones detalladas, fotos o capturas de pantalla y listas de comprobación. También puede establecer fechas de vencimiento y correos electrónicos recordatorios.

Process Street: Es otra alternativa de software de flujo de trabajo que se utiliza para gestionar las listas de comprobación y los procedimientos de su equipo. Puede crear y personalizar listas de comprobación con texto, imágenes, diagramas o vídeos. Cada lista de comprobación es una plantilla que puede volver a crear.

Trainual: Este es como un libro de jugadas. Puede encontrar cómo hacerlo en su sencilla aplicación. Ofrece procedimientos operativos estándar, manuales de formación, manuales y mucho más. Puede acceder a ellos y actualizarlos fácilmente.

Evernote: Se trata de una popular aplicación para tomar notas en la que puede crear sus instrucciones y listas de comprobación. Luego puede organizarlas y compartirlas con su equipo. También ofrece chat de equipo para discutir su trabajo.

Way We Do: Ayuda a las empresas a crear sus políticas y procedimientos y a utilizarlos activamente en su flujo de trabajo. Ofrece aceptación de políticas y procedimientos, supervisión de tareas, protección de la propiedad intelectual y mucho más.

Sin embargo, si desea utilizar una alternativa práctica, entonces puede buscar en otro lugar que no sea un software a medida.

Excel es la solución adecuada. Es tan sencillo y fácil que podrá ejecutar sus procesos con rapidez.

Cómo crear SOP en Excel:

Microsoft Excel le permite crear su conjunto de instrucciones con sus sencillas plantillas de diagramas de flujo.

Facilita la creación de un diagrama de flujo pero requerirá ajustes manuales y formateo para su texto y formas.

Por eso le recomendamos Automatic Flowchart Maker que le ayudará a crear con el mínimo esfuerzo. Excel es una herramienta con la que todo el mundo está familiarizado, mientras que otras pueden requerir un proceso de aprendizaje.

Puede crear sus flujos de trabajo sin emplear demasiado tiempo y visualizarlos con las prácticas plantillas y ajustes de personalización que Excel le proporciona.

Esta herramienta de Excel no sólo le ayuda a visualizar los procesos de su empresa, sino que también le permite analizarlos y mejorarlos siempre que lo desee.

Puede crear su propio proceso con un solo clic sin perderse entre formas y líneas. Lo único que tiene que hacer es introducir los datos según sus preferencias de personalización.

Una vez que haya documentado su proceso, puede introducir o copiar/pegar fácilmente sus datos en la parte de datos con su ID de forma, descripción, ID siguiente, etiquetas de decisión y tipo de forma.

También hay dos partes opcionales en la sección de datos que le permiten personalizar su plantilla.

Los PNT deben actualizarse regularmente después de su aplicación. Así que si necesita una actualización u olvida algo, puede añadirlo fácilmente y crear una nueva versión de su documento de proceso.

En los ajustes, puede cambiar el tamaño de la fuente, el diseño del gráfico o los colores.

Por último, puede imprimir su documento para conservar algunas copias del diagrama de flujo. En caso de emergencia, alguien puede necesitar consultar el documento en su oficina.

Ventajas de Automatic Flowchart Maker para escribir SOP:

A veces, preparar procedimientos detallados puede convertirse en un proyecto que lleve mucho tiempo y no ser la forma más rápida de visualizar sus procesos. Pero este creador automático de diagramas de flujo en Excel puede ayudarle a agilizar la edición, el intercambio y la importación de su diagrama de flujo para su empresa.

Con unos sencillos clics, podrá disponer de la información más actualizada para su empresa y podrá presentar su organigrama a sus ejecutivos o a los miembros de su equipo.

Puede analizar las áreas a mejorar dentro de su organigrama, colaborar con los miembros de su equipo y compartir su archivo Excel según sea necesario.

Si también está buscando cómo crear la estructura organizativa de su empresa, consulte esta útil entrada del blog que muestra los tipos más comunes de estructuras organizativas que puede utilizar.