¿Cómo Utilizar Microsoft Excel para tu Negocio de Comercio Electrónico?

Para decirlo en las palabras más sencillas, el comercio electrónico es la adquisición de productos y/o servicios a cambio de dinero. La principal diferencia que separa el comercio electrónico del comercio es que todas las compras se realizan únicamente a través de Internet. De ahí que el nombre proceda de la expresión «comercio electrónico».

Diferentes tipos de comercio electrónico

Existen muchas formas de que las empresas lleven a cabo sus negocios de comercio electrónico. Las empresas y sus ventas de comercio electrónico pueden diferenciarse en función de los productos o servicios que se vendan en línea, A través de Internet pueden venderse productos físicos como ropa, artículos para el hogar y dispositivos tecnológicos. Por otro lado, también pueden venderse productos digitales y servicios en línea. Puede tratarse de suscripciones a plataformas de streaming en línea como Netflix o Spotify.

También hay diferentes tipos de negocios separados por a quién venden su producto y servicio. Están las transacciones entre empresas, que se denominan abreviadamente «B2B». Estas compras incluyen la adquisición de materiales de fabricantes, vendedores y proveedores a otras empresas que también buscan vender el producto.

Existen intercambios entre empresas y consumidores o también conocidos como ‘B2C’. Las tiendas minoristas, los minoristas de comercio electrónico o las tiendas en línea pueden señalarse como ejemplos de este tipo de modelo de negocio de comercio electrónico. El producto o servicio físico o digital se vende directamente del vendedor (empresa) al comprador (consumidor o cliente).

Las transacciones entre empresas y gobiernos son también uno de los muchos tipos diferentes de modelos de negocio de comercio electrónico. Sin embargo, éstas son deliberadamente específicas porque las compras se realizan desde un negocio o una empresa directamente a instituciones, agencias o funcionarios gubernamentales. Estos productos o servicios pueden ser software de seguridad, artículos de oficina o uniformes para organismos específicos. Este modelo de negocio se conoce como «B2G».

La importancia de Excel para su negocio de comercio electrónico

Independientemente del método que elija para desarrollar su negocio de comercio electrónico, va a tener que realizar algunas tareas y tomar algunas medidas necesarias. Procesos cruciales como la contabilidad, el seguimiento de las ventas, la programación, el marketing y llegar a un público objetivo más amplio son las acciones que le ayudarán a mejorar su negocio de comercio electrónico. Y puede realizar todas estas operaciones importantes con un solo programa: Microsoft Excel.

Con la gran cantidad de funciones de Excel, puede lograr mucho más de lo que piensa. Puede utilizar Excel para su negocio de comercio electrónico, que mejora gradualmente, para profesionalizarlo y mantenerlo con éxito. Veamos las acciones específicas que puede llevar a cabo y las áreas a tener en cuenta en Microsoft Excel para ayudar a que su negocio de comercio electrónico crezca.

Contabilidad y finanzas

Microsoft Excel es una herramienta increíblemente detallada y potente para su proceso contable. Y aunque la gente del sector financiero -y quizá usted- opte por utilizar programas y software diferentes para procesos más complejos, puede sorprenderse cuando vea de lo que es capaz Excel.

Con las fórmulas correctas y útiles y plantillas de terceros de gran utilidad, Excel puede convertirse en el programa que necesita. Digamos, por ejemplo, que necesita crear el modelo financiero de su empresa de comercio electrónico. Este modelo tiene que incluir en él proyecciones de ventas, costes fijos, inversiones e informes detallados.

Ahora bien, podría pensar que necesitará otros programas que incluyan algoritmos y técnicas complejas para crear su modelo financiero integral. Podría pensar eso… ¡pero se equivocaría!

La plantilla adecuada para Microsoft Excel puede crear proyecciones financieras para su empresa hasta 10 años en el futuro. Después, puede probar su modelo potencial con una amplia gama de cálculos. También puede probar diferentes modelos de negocio utilizando varios mercados, estableciendo su tienda digital o combinando ambos métodos. Puede realizar estudios de viabilidad financiera evaluando los costes y gastos y hacer una previsión específica para su negocio de comercio electrónico.

Y la plantilla adecuada es Someka Ecommerce Financial Model. Su detallado funcionamiento interno le proporcionará los informes exhaustivos innovadores e informativos que tanto necesita. Y si opta por imprimirlo y compartirlo con sus compañeros de trabajo, empleados o supervisores, también tiene un diseño adecuado para presentaciones y, sin embargo, profesional.

Seguimiento de ventas

Puede consultar el número de ventas que ha realizado diariamente e introducir la información una a una en la hoja de cálculo Excel. Pero eso le llevaría mucho tiempo a usted o a sus empleados. Existe una opción más eficaz y sencilla.

Hoy en día, con los increíbles avances realizados en el mundo de la tecnología, con sólo pulsar unos botones, puede descargar todo el historial de ventas de su empresa de comercio electrónico. Así es, puede entrar en sus cuentas de vendedor de Amazon o eBay y generar sus informes de ventas. Los informes se proporcionarán en forma de archivo CSV (y con la extensión .csv). Así, podrá abrir fácilmente estos informes en Microsoft Excel sin necesidad de instalar ningún otro programa.

Si lo desea, podrá analizar más a fondo sus ventas, realizar un seguimiento de sus cifras y hacer predicciones sobre sus cifras de ventas futuras. Y además, Microsoft Excel le permite crear tablas dinámicas con sus datos de ventas.

Las tablas dinámicas son una herramienta increíblemente útil no sólo en Excel, sino entre todos los programas de hojas de cálculo del mercado. Las tablas dinámicas pueden resumir grandes cantidades de datos en una tabla mucho más comprensible. Esta integración incluye el cálculo de sumas, medias, totales y otros cálculos relacionados realizados íntegramente en Microsoft Excel.

Tablas dinámicas

Las tablas dinámicas en Excel son importantes independientemente de que decida utilizarlas o no en el seguimiento de sus ventas. Si su empresa tiene muchos productos y servicios diferentes en varias tiendas en línea o minoristas, tendrá una gran cantidad de datos relacionados con sus ventas, productos y detalles en general. Eso hace que el enfoque manual de introducir la información y crear informes por sí mismo sea imposible.

Las tablas dinámicas están ahí para procesar los datos que puede recopilar de diferentes sitios web y plataformas. Y además de procesar y resumir sus datos, también proporcionan tres informes diferentes. Puede disponer de informes compactos, esquemáticos y tabulares para cualquier área que prefiera en su negocio de comercio electrónico.

También puede comparar el progreso y los beneficios a lo largo del tiempo mientras crea tablas dinámicas y genera informes junto con ellas. Por lo tanto, resulta mucho más fácil averiguar las tendencias del mercado y prever su proyección.

Seguimiento de KPI

Los indicadores clave de rendimiento (KPI) son características específicas de su empresa que muestran su rendimiento a largo plazo. Estos KPI pueden consistir en el crecimiento de los ingresos de la empresa, sus estadísticas de empleo, la atención al cliente, la viabilidad financiera del negocio, el marketing digital y muchos otros factores. Estas estadísticas a largo plazo mostrarán los éxitos financieros, estratégicos y operativos de la empresa, así como sus fracasos.

Plantillas para los KPI esenciales

Puede utilizar el Cuadro de mando de KPI de marketing digital de Someka como plantilla de Excel. Consta de 38 KPI cuidadosamente investigados y seleccionados de los más utilizados relacionados con el marketing digital. Por lo tanto, ¡el trabajo duro ya está hecho! Puede organizar y gestionar los datos de su sitio web y las métricas de tráfico, los números de sus redes sociales y realizar un seguimiento del alcance de su publicidad.

Puede establecer metas y objetivos específicos, hacer un seguimiento de sus estadísticas y, además, puede comparar las cifras pasadas con las actuales. La sección Dashboard de la plantilla le ofrece gráficos interactivos con resúmenes exhaustivos para sus grandes cantidades de datos. También transforma todas las cifras y tablas algo complicadas en gráficos fáciles de leer, digerir y presentar. Se trata de una herramienta fundamental para que su empresa de comercio electrónico realice un seguimiento de sus KPI centrados en el marketing digital.

Si desea desplazar su centro de atención a la atención al cliente de su negocio de comercio electrónico, puede utilizar Call Center KPI Dashboard de Someka. Está diseñado para rastrear y analizar las métricas que elevan o dificultan la satisfacción del cliente de su negocio de comercio electrónico. Al igual que el Cuadro de mandos de marketing digital, esta plantilla Excel también incluye los KPI del centro de llamadas más utilizados. Estos 20 indicadores esenciales consisten en la velocidad media de respuesta de los clientes llamados (ASA), la tasa de resolución en el primer contacto de los empleados de su centro de llamadas (FCR) y el número de retenciones de cada una de las llamadas, y muchos más.

Al permitir análisis mensuales y acumulativos, ofrece la posibilidad de comparar la satisfacción de los clientes de años anteriores con las estadísticas actuales. La plantilla también genera cuadros y gráficos para facilitar los procesos de atención al cliente de su empresa de comercio electrónico.

Programación y gestión del calendario

Todo negocio necesita un calendario. Cada empleado de ese negocio necesita un plan que debe seguir. Las empresas, ya sean negocios de comercio electrónico, tiendas locales o enormes conglomerados, no pueden funcionar sin planificar con antelación.

La planificación de su empresa de comercio electrónico puede hacerse diaria, semanal, mensual o incluso anualmente. Estos calendarios pueden abarcar desde la asignación de ciertas tareas a determinados empleados hasta la entrega de materiales y recursos. Las empresas necesitan obtener beneficios para tener éxito y -lo que es más importante- sobrevivir en el mercado. Sin ningún plan o con una gestión insuficiente del calendario, su empresa no puede funcionar para obtener beneficios.

No es una garantía que todos los horarios y llenar todos los días de su calendario le hagan obtener ingresos. Sin embargo, es una garantía que no podrá ganar dinero sin ningún calendario.

Y si piensa que «no todos los errores de programación o un calendario vacío me harán perder dinero directamente», tiene razón. Puede que no pierda dinero directamente, pero sí indirectamente. Pongamos un ejemplo de un error de programación:

Tiene una reunión con un cliente potencial el lunes a las 10 AM. Pero estaba programada como a las 11 AM en su calendario, por lo que faltó a la reunión. ¿Ha perdido dinero, ingresos o beneficios de su bolsillo por haber faltado a esa reunión? No. Pero tampoco ha ganado nada. Puede que se haya perdido un cliente potencial que podría afectar positivamente a sus ingresos. Y así es como un error de programación puede hacerle perder clientes potenciales e indirectamente perder dinero.

Puede encontrar más información y detalles sobre las funciones y fórmulas que debe utilizar al realizar el seguimiento de su inventario en Excel aquí, en esta entrada del blog.

Operaciones de marketing, publicidad y redes sociales

Cuando busca en Google un producto para comprarlo, los sitios web y las páginas que aparecen en los primeros resultados de la búsqueda se recopilan gracias a sus optimizaciones para motores de búsqueda (SEO). Google ha realizado un desarrollo espectacularmente eficaz de sus palabras clave SEO. La empresa mejoró todo el proceso para eliminar cualquier tipo de spam, productos inexactos o descripciones de productos muy densas para aparecer en los primeros resultados. Muchas empresas cambiaron su enfoque hacia Google Ads (antes conocido como Google Adwords).

Esta plataforma permite a las empresas anunciar sus productos, servicios, listados, vídeos o imágenes a través de Google para que aparezcan como los primeros resultados cuando se realiza una búsqueda. Esto significa que si desea anunciar su negocio de comercio electrónico y los productos que contiene, necesita organizarlos y gestionarlos. Este proceso y la organización de las palabras SEO pueden realizarse en Microsoft Excel. Con unas sencillas hojas de cálculo y un seguimiento adecuado, podrá hacer un seguimiento de todos los anuncios que haya colocado a través de los servicios de Google y de las estadísticas sobre el número de personas que han hecho clic en sus anuncios.

Publicidad

En términos de publicidad, casi todas las plataformas de medios sociales le permiten colocar anuncios en su servicio. Por lo tanto, puede realizar un seguimiento de sus anuncios y sus estadísticas no sólo para Google, sino también para otras plataformas de medios sociales como Facebook, Instagram, Twitter, Reddit, etc. en un solo lugar: Microsoft Excel.

Marketing

Y para la parte de marketing de su negocio de comercio electrónico, Excel es un lugar estupendo para almacenar y actualizar los mensajes de correo electrónico que haya recibido, como devoluciones de llamada, seguimientos, rechazos y confirmaciones. Puede compilar en una hoja de cálculo todos los correos electrónicos y mensajes que reciba de compradores, vendedores e incluso clientes individuales.

También puede hacer un seguimiento de sus estadísticas en las redes sociales. Ponga los datos en Excel, analícelos generando tablas y gráficos, y haga estimaciones sobre las cifras futuras de sus operaciones en los medios sociales.

La estructura de fondo de su sitio web también es una cuestión en la que debe pensar. Puede utilizar nuestra plantilla Excel del generador de sitemaps para construir la estructura básica de su sitio web. También puede disponer de esta plantilla en línea con el archivo Sitemap Generator Google Sheets.

Gestión de existencias e inventarios

La gestión de un negocio de comercio electrónico consiste en organizar y administrar sus existencias de productos. Tiene que controlar el número de productos vendidos, así como el número de productos que se encuentran en sus almacenes. Tiene que saber lo que tiene en su inventario, qué productos comprar más o menos, y también, cómo pueden cambiar las cifras. Llevar un control de sus existencias y su inventario y actualizarlo constantemente son actividades para las que Microsoft Excel está diseñado.

La estrategia comercial de su empresa depende de la gestión de los productos de sus existencias y de su inventario. Para mejorar su negocio y sus ventas, necesita encargarse de su inventario y de los productos que contiene. Puede utilizar una plantilla de terceros para organizar adecuadamente sus existencias e inventario en Excel.

Una plantilla importante para controlar su inventario

El rastreador de existencias e inventario de Someka le permite especificar e identificar cada uno de sus artículos independientemente de su categoría. También puede seleccionar (y actualizar) fácilmente la cantidad de todos los artículos que se encuentran en el inventario de su empresa. Además de la cantidad actual de los artículos, también puede incluir el Nivel de Alerta. El Nivel de Alerta de un producto es el indicador de que si la cantidad baja de este nivel, entonces esto causará problemas. Por lo tanto, la sección Nivel de alerta está ahí para mantenerlo bajo control.

La plantilla también tiene una sección llamada Productos Recibidos y Vendidos. En esta sección se incluirán la categoría, el código individual del producto, la fecha en que se recibió o vendió y el precio por el que se recibió o vendió. Todos los detalles de los artículos de su inventario pueden ir aquí para evitar cualquier complicación con los compradores o vendedores.

La plantilla también genera gráficos en función de los datos que usted proporcione. Además, proporciona informes, para que pueda tener siempre bajo control el inventario de su negocio de comercio electrónico. ¡Y lo mejor es que la plantilla es completamente gratuita! ¡Descárguela y empiece a utilizarla ahora mismo!

Gestión de las relaciones con los clientes (CRM)

La gestión de las relaciones con los clientes o CRM siempre ha sido uno de los factores que definen la confianza y la lealtad entre una empresa y sus clientes. Por lo tanto, desarrollar un sistema CRM no sólo le ayudará a gestionar todas sus relaciones con los clientes, sino también a mejorarlas para aumentar sus ventas.

Se trata de un proceso delicado y minucioso, por lo que puede encontrar la plantilla Excel más adecuada de Someka con la Plantilla Excel CRM. La plantilla consta de ocho secciones, las principales son la Configuración, la Libreta de direcciones, la Lista de tareas y los Registros de tareas y procesos. Cada una de las secciones proporciona una visión general detallada de todas sus tareas y de sus relaciones con los clientes.

Características de la plantilla CRM de Excel

La sección Configuración es el lugar donde puede ver casi todo lo que desee en su sistema CRM. Los agentes de ventas, las etapas de los procesos, la importancia de las tareas individuales y el estado de los clientes potenciales.

La sección Agenda es la base de datos que almacena todos los detalles relacionados con sus clientes. Además de los nombres y el estado de sus personas de contacto, también puede encontrar todos los datos de contacto, como números de teléfono, correos electrónicos y direcciones.

En la sección Lista de tareas, puede introducir las descripciones de lo que debe hacer con cada uno de los clientes. También puede ajustar la importancia de las tareas con importancia baja, media o alta. Y también puede cerrar o abrir la actividad de la tarea.

En los registros de tareas y procesos es donde puede ver el sistema CRM en su conjunto. Puede buscar clientes concretos, cambiar el agente de ventas asignado a la tarea y actualizar el estado (o la fase) de la comunicación.

La plantilla también proporciona gráficos generados automáticamente que muestran los datos del rendimiento del agente de ventas y la conversión de tareas del sistema. Estos gráficos son esenciales para que pueda hacer un seguimiento no sólo del sistema CRM, sino también del rendimiento de sus empleados, que se presentan como tableros Kanban.

La plantilla le bastará por sí sola para gestionar la totalidad de su sistema de relaciones con los clientes. Ofrece un calendario marcado con las fechas de sus tareas y proporciona un Proceso en curso en el que podrá ordenar y filtrar todos los detalles de su sistema CRM.

Hoja de seguimiento de clientes

Si desea mantener toda la información de sus clientes en un solo lugar, la plantilla de Excel de seguimiento de clientes de Someka le ayudará a realizar un seguimiento regular de todos sus datos. También puede ver el estado actual de cada cliente con esta herramienta.

Es fácil de usar y totalmente imprimible. Todo lo que necesita es añadir nuevos clientes y actualizar el progreso en la lista de clientes potenciales.

Plan de negocio

Los planes de negocio también son guías muy útiles para hacerse una idea general de su empresa. Someka pone a su disposición la Plantilla Excel de Plan de Negocio para ayudarle a preparar su plan de viabilidad con un enorme know-how. Si piensa qué incluir en su plan, todo está listo para usted. Todo lo que necesita es introducir sus datos y analizar su negocio. También disponemos de Plantilla de Plan de Negocio en Google Sheets para quienes prefieran las hojas de cálculo en línea. Los usuarios turcos también pueden visitar nuestra página del plan de empresa en su propio idioma.

Las mayores empresas de comercio electrónico del mundo

Existen múltiples formas de establecer su empresa de comercio electrónico. Uno de los caminos que puede tomar es el de constituir una empresa, rellenar todos los trámites necesarios y, a continuación, empezar a vender sus productos en una plataforma de comercio electrónico conocida, como Amazon o eBay. Y aunque la mayoría de las compras en todo el mundo se realizan a través de estas populares plataformas, casi todos los países tienen su propia gran empresa de comercio electrónico.

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Lectura recomendada: Análisis DAFO de Amazon

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Asia China

En China hay dos grandes empresas de comercio electrónico: Jingdong y Alibaba. Alibaba puede ser la empresa más conocida en todo el mundo; sin embargo, Jingdong tiene más empleados y obtuvo unos ingresos de 82.900 millones de dólares en el año 2019. Eso significa que si usted o su empresa se encuentra en China o si quiere llamar la atención de los clientes chinos, puede ser mejor vender sus productos a través de Alibaba (AliExpress) o Jingdong (JD.com).

Asia: Japón

No nos alejemos de Asia ni un segundo. Rakuten es la empresa de comercio electrónico más popular de Japón. Y el Grupo Rakuten (que es su empresa matriz) gestiona los mayores bancos de Japón, desarrolla aplicaciones como la de mensajería instantánea Viber y patrocina equipos de fútbol de todo el mundo como el FC Barcelona. Una vez más, si quiere introducirse en el mercado japonés del comercio electrónico, sería mejor realizar esta actividad con una de las empresas de Rakuten.

PALABRAS FINALES

La lista puede continuar: Está B2W, que gestiona la mayoría de las transacciones de comercio electrónico en Sudamérica. También está Zalando, una empresa fundada en Alemania y que actualmente opera en ese país, y que es la mayor firma europea de comercio electrónico. El negocio se centra sobre todo en zapatos y productos relacionados con la moda. Como puede ver, hay muchas opciones en función de su ubicación y de su deseo de llegar a otros mercados. O tal vez, como ha leído en los capítulos anteriores de esta entrada del blog, ¡pueda crear su propia empresa de comercio electrónico!