Facturas Proforma: Significado, plantillas y cómo crear una

¿Qué es una factura proforma?

La factura proforma es una herramienta indispensable para dirigir una empresa con éxito. Es un documento que se envía a sus clientes que compran sus productos y/o servicios antes de que la venta se haya producido realmente.

Puede utilizar esta factura como una estimación de costes para su cliente antes de que se hayan elaborado y decidido todos los detalles de la venta.

Es una factura de venta antes de que se haya proporcionado el producto o servicio al cliente:

Puede pensar en una factura proforma como un recibo por adelantado que recibe el cliente. Generalmente consta de la hora de emisión, una descripción de lo que el cliente compra y el importe total.

En realidad, puede considerarse como una promesa suya -el vendedor- de proporcionar el producto o el servicio al cliente.

Es un compromiso no formalizado entre un vendedor y un comprador.

Es un documento informativo, no los objetivos de la empresa:

Como sugiere la palabra proforma, es sólo un documento que se proporciona como cortesía y para cumplir los requisitos mínimos de satisfacción del cliente. Sin embargo, sería útil tener en cuenta que toda proforma debe ser (sólo) informativa.

No debe incluir ningún «objetivo», «sueño» o «esperanza» de su negocio, empresa o los deseos del cliente. Asegúrese de que los empleados encargados del documento conocen esta afirmación.

La factura proforma es un documento habitual en el mundo empresarial. Pero si desea detallar y explicar la finalidad del documento a su cliente, no dude en hacerlo. Puede ponerse en contacto con ellos o incluir una declaración de que se trata sólo de un presupuesto y de un documento informativo.

No es jurídicamente vinculante:

El documento no debe registrarse ni en la contabilidad de la empresa ni en la del comprador. Sin embargo, es un acuerdo comercial vinculante.

Eso significa que el documento puede modificarse si el acuerdo no se confirma o no se completa. Después de que ambas partes hayan firmado el documento, el cliente tiene que confirmar que va a finalizar la compra. Y sólo después de este acuerdo, se puede continuar con el trato.

¿Por qué debe utilizar la factura proforma?

Evite situaciones inesperadas:

El objetivo principal de cualquier factura proforma es minimizar las sorpresas y fijar las expectativas. Al presentar al cliente un documento con las nociones sobre cómo, cuándo y por cuánto se va a finalizar, usted se mantiene alejado de cualquier contratiempo imprevisto.

Tanto el vendedor (su empresa) como el comprador (su cliente) son conscientes de lo que pueden esperar del acuerdo en términos de coste, detalles y fechas.

Organícese con sus clientes:

En el documento de factura proforma se diseña el proceso de venta en su conjunto y se deciden los detalles. También se invita al cliente a lo más planificado que puede ser una venta. Tampoco es un recibo para el cliente ni una exigencia de pago. Pero es especialmente importante para el comprador por el hecho de que llega a saber a qué atenerse con el documento proforma.

Este documento también se utiliza para mercancías que pasan por clientes de distintos países. La cantidad y los detalles como el peso y el tamaño de la mercancía se mencionan en el documento. Por lo tanto, se convierte en un proceso mucho más fácil para que el paquete pase por los métodos de control de la aduana.

En otras palabras, la factura proforma ayuda a conseguir un proceso de entrega sin problemas.

Seguimiento de la mercancía importada:

Como se menciona con el proceso aduanero, no es una sorpresa saber que los acuerdos proforma también se utilizan en las importaciones. Las mercancías y productos importados y también las transacciones comerciales utilizan también este tipo de documento.

También hay un montón de beneficios y ventajas por utilizar este documento en su negocio.

Una de las principales es que, en primer lugar, no se trata de un acuerdo jurídicamente vinculante. Su ventaja es que ni usted como vendedor ni su cliente como comprador están legalmente obligados a cumplir y finalizar el acuerdo. Puede considerarse como un documento prelegal.

Además, el documento contiene información útil y provechosa para el cliente. Estos detalles relevantes ayudan a que ambas partes se pongan de acuerdo para comprender lo que van a llevar a cabo con el trato.

Piense en él como un ensayo para el acuerdo principal. Le ayuda a considerar y reconsiderar los detalles del trato. Por lo tanto, las facturas proforma le proporcionan la comprobación que necesita para minimizar y eliminar cualquier error potencial.

¿Cuándo debe utilizar una factura proforma?

Este documento no garantiza lo que se va a comprar, pero establece lo que pueden comprar los clientes. La mayoría de las empresas grandes, pequeñas y medianas utilizan facturas proforma.

Estas empresas van desde, por ejemplo, empresas de catering para eventos hasta empresas editoriales. Aunque sus clientes y el ámbito en el que ofrecen sus productos y servicios son muy diferentes, el acuerdo al que llegan con sus clientes es el mismo.

Las facturas proforma también se utilizan en los acuerdos de consignación entre proveedores, minoristas y vendedores. Estos tratos estipulan que el comprador no las paga hasta que las vende o obtiene un beneficio de ellas. Una vez realizadas las ventas, el vendedor original de los productos finaliza el trato y cobra. Estos tratos de consignación se dan sobre todo en tiendas minoristas y tiendas específicas especializadas en la venta de un tipo concreto de producto.

Ejemplo de agricultura:

Por ejemplo, usted dirige una empresa agrícola. Necesita importar productos o, tal vez, semillas para cultivarlos, venderlos y obtener beneficios.

Las facturas proforma pueden considerarse como un documento justificativo que puede ayudarle a conseguir ese permiso de importación. Al detallar lo que desea importar y el volumen del pedido, es más probable que el gobierno se lo conceda.

Porque las facturas proforma no se registran en la contabilidad. Por lo tanto, no tiene que interferir en los asuntos financieros hasta que se cierre el trato. Esto puede ayudarle a predecir sus estimaciones trimestrales sin tener que comprometerse formalmente y planificar con el departamento de contabilidad de su empresa o negocio.

No importa lo grande o pequeña que sea su empresa, la transparencia es y siempre será un elemento clave en el comercio. Todo lo que implique una transacción o un intercambio financiero requiere honestidad y transparencia. Y las facturas proforma se esfuerzan por conseguirlo proporcionando la información y los detalles necesarios para el cliente. Esto aclara las cosas y no deja lugar a confusiones entre las partes.

Y lo que es más importante, supone un paso más para construir una relación de confianza entre el comprador y el vendedor.

La diferencia entre una factura comercial y una factura proforma

Significado

La distinción entre una factura comercial y una factura proforma puede parecer complicada. Sin embargo, la diferencia es bastante simple. Una factura proforma debe utilizarse para crear un posible acuerdo. En cambio, una factura comercial debe emitirse cuando se finaliza la venta. El significado de un documento comercial es cuando se ha realizado el pedido, se ha vendido el producto o el servicio, ambas partes se han puesto de acuerdo y ahora el comprador debe pagar la tarifa por el producto o el servicio.

Tipo

Una factura proforma es un tipo de presupuesto. Significa que el vendedor se compromete a suministrar determinados bienes con un precio estimado en una fecha determinada. Este precio estimado (la cotización) puede ser aceptado o rechazado por el comprador. Debido a que una factura proforma no es jurídicamente vinculante y financieramente inestimable, los detalles del documento pueden modificarse.

Una factura comercial es un tipo de factura. Es un recibo que el comprador tiene que pagar porque el trato se ha cerrado y los productos, servicios o bienes han sido entregados. A diferencia del coste estimado de la factura proforma, una factura comercial lleva la información del coste final y cierto del acuerdo. Y el comprador se compromete a pagar lo que le corresponde.

Momento de emisión

Una factura proforma se emite antes de que el comprador haga cualquier pedido y también antes de que se cierre el acuerdo. Se utiliza como una mera herramienta para realizar una venta.

En cambio, cuando se utiliza una factura comercial es después de haber realizado el pedido. El trato se ha cerrado y el único componente que falta es el pago por parte del comprador. A diferencia del documento proforma, que es una herramienta para la creación de un trato, una factura comercial es la confirmación de una venta.

Objetivo

Una factura proforma permite al comprador tomarse su tiempo sobre el trato y decidir si debe comprarlo o no. Al enviar únicamente un documento informativo sobre el posible trato, se evitará el riesgo de cometer fallos y errores en el trato.

El objeto de una factura comercial es hacer saber al comprador cuánto tiene que pagar por los productos y servicios. No se trata de un documento informativo; en realidad es una demanda y una solicitud del vendedor del pago requerido para la compra de los bienes.

Cambios en el trato

Quizá la mayor diferencia entre los dos tipos sea la posibilidad de cambiar los detalles del trato. Mientras que la información del documento de factura proforma es temporal y puede modificarse antes de la finalización del trato, una factura comercial es el estado final del acuerdo. Los términos, las fechas, los detalles y también el coste de la compra pueden estar sujetos a cambios en los documentos proforma; sin embargo, una factura comercial es el documento de prueba para la confirmación de la compra. Todos los detalles estarían acordados y lo único que queda es que el comprador complete la transacción.

Plantillas para ambas facturas

Independientemente del tipo de factura por el que se haya decidido, Someka dispone de una plantilla de Microsoft Excel para cualquiera de ellos.

Plantilla de factura proforma:

Si opta por utilizar una factura proforma para sus negocios, la plantilla gratuita de factura pro forma de Someka es la forma adecuada de crear ese documento.

Dispone de múltiples bases de datos para que introduzca la información y los detalles sobre sus clientes. Aparte de la sección «Base de datos de clientes», Someka también proporciona una «Base de datos de productos» para que pueda poner detalles como el nombre, la categoría y la descripción del producto.

Además, siempre puede contar con guardar los detalles de pago de sus clientes también en la plantilla. No tendrá que escribirlos en la aplicación ‘Notas’ de su teléfono ni anotarlos en un papel que puede perder.

Y por último, pero no por ello menos importante, la plantilla le ofrece dos plantillas proforma en función de los datos de envío que desee incluir o no. Si desea añadir la información del envío en el documento proforma, puede optar por utilizar el ‘detallado’.

Generador de facturas comerciales:

Si desea seguir la ruta de la factura comercial y finalizar sus tratos, puede descargar y empezar a utilizar al instante el generador de facturas comerciales y la plantilla Excel de seguimiento de Someka.

Esta herramienta sencilla pero profesional y fácil de usar está diseñada específicamente para quienes más lo necesitan.

Si es usted una pequeña o mediana empresa (PYME), está a cargo de la gestión de facturas en su empresa o incluso si es una start-up recién establecida, esta plantilla Excel le hará más corto y mucho más fácil el proceso de creación de una factura comercial.

Con sus secciones de base de datos para los productos o servicios que posee y los detalles de seguimiento de todos sus documentos anteriores, ¡esta plantilla bien estructurada está lista para usar al momento!

Rastreador de facturas:

El seguimiento de las facturas es otra cuestión importante para las empresas. Si desea llevar un registro de los pagos de sus clientes, tenemos una herramienta muy sencilla pero potente para usted: Plantilla Excel de Seguimiento de Facturas. Si prefiere algo en línea, entonces también puede probar Invoice Tracker Google Sheets Template.

Errores habituales en las facturas

Falta la descripción del producto, servicio o bien

Sus clientes querrán entender y les gustaría saber qué es lo que le están comprando.

Aquí, la comunicación es la clave.

Póngase en el lugar del comprador y pregúntese:’¿Qué querría saber yo si estuviera comprando este producto?

Respondiendo a esta pregunta, se le ocurrirán los detalles y la información necesaria que pondría en la descripción de su documento proforma.

No poner ninguna fecha o poner una fecha incorrecta

Si va a enviar una factura proforma, es necesario poner una fecha; sin embargo, siempre puede cambiarla hablando y discutiendo el acuerdo también con su cliente.

Por otro lado, si está enviando una factura comercial, es necesario fijar una fecha determinada. Por tanto, el comprador deberá pagar lo previsto hasta esa fecha. Unos detalles de pago imprecisos y unas fechas indecisas sólo provocarán confusión.

Esa es una de las cosas más importantes que quiere evitar en un trato, un acuerdo o una transacción.

Enviar la factura con retraso

Puede que esté pensando que «es mejor que el cliente pida la factura».

Pero en realidad crea una situación peor.

Sus clientes, no importa si son un enorme conglomerado o una pequeña tienda boutique local, puede que no le tengan sólo a usted como vendedor.

Puede que estén ocupados con otros productos, otras ventas y otras empresas. Puede que se olviden de que tienen que recibir el documento. Usted, como vendedor, tiene la responsabilidad de enviarlo. Además, no es descortés enviarlo enseguida, aunque sea para exigir el pago del trato.

Cuanto antes envíe la factura, antes cobrará. No lo olvide.

Cometer errores en los detalles

Los errores siempre ocurren y seguirán ocurriendo independientemente de la seriedad y profesionalidad del trabajo en cuestión.

Sin embargo, cometer errores y no corregirlos puede hacerle parecer perezoso y poco profesional.

Leer, editar y comprobar cada detalle, incluso los más pequeños, es crucial, especialmente en el caso de grandes acuerdos que implican mucho dinero.

Especialmente, cometer errores en los detalles de su cliente puede ser a veces la ruptura del trato. Comprobarlo todo dos veces hasta el segundo en que envía el acuerdo es el reductor de riesgos definitivo.

Poner cargos inesperados o cambiar el coste

Cualquier negocio, trato o acuerdo que implique dinero no es lugar para sorpresas.

Por supuesto, las facturas proforma sólo mencionan el precio estimado del producto o del servicio que vende. Y no hay nada malo o poco profesional en cambiar el coste del mismo o ajustar los gastos de envío.

Sin embargo, cuando se trata de una factura comercial, no puede añadir ninguna tasa adicional en el documento. Cada coste o tarifa tiene que ser exactamente la misma cifra que usted y su cliente han acordado.

Cualquier cambio no mencionado en el acuerdo (aunque sea proforma) puede hacer que pierda el cliente.

Cómo crear su propia factura proforma

Crear una factura proforma lleva tiempo y también debe prestarle atención. Por lo tanto, si sigue estos pasos básicos a continuación, estará reduciendo el tiempo de investigación sobre facturas y cómo crearlas.

Acuerde un precio

Esto no debería ser una sorpresa. Es el primer paso y quizá el más importante de todos.

Todo el trato depende de que el comprador le pague. Así que el primer paso que debe dar es mencionar el precio de lo que vende. Puede que al cliente el precio le parezca elevado.

No se preocupe, tiene mucho tiempo para discutir y considerar nuevas opciones con el cliente. También puede enviar varias proformas, cambiando el precio y los costes adicionales. Sin embargo, lo importante es que tanto usted como el cliente lleguen a un acuerdo sobre el precio (y los gastos adicionales).

Indique el formato de la factura

Como se menciona en esta entrada del blog en capítulos anteriores, las facturas pueden ser de diferentes tipos. Comuníquese con su cliente e indique específicamente en el documento qué factura va a enviar, si es proforma o comercial.

Enumere los artículos

A veces puede que no venda sólo un producto o un servicio. El trato puede basarse en múltiples mercancías. Por eso tiene que acordarse de enumerar todos los artículos que vende por separado y ser transparente sobre cada uno de sus precios y costes.

Decida la divisa

Si realiza tratos en todo el mundo, es importante acordar una divisa con su cliente. Intente evitar las conversiones entre divisas, ya que cuando se cierre el trato cualquiera de las divisas puede valer mucho más o menos.

Firme con la fecha

Algunas facturas son comerciales y otras son legalmente vinculantes. Por lo tanto, es crucial que ponga siempre la fecha del acuerdo. Y si quiere finalizar el acuerdo y completar la compra, la persona encargada del trato también tiene que añadir su firma en el documento.

A continuación encontrará la información y los detalles necesarios e importantes que debe incluir en su documento:

Encabezado de la factura: Incluya siempre una cabecera clara en la que se especifique el tipo de factura.

Número de factura: Cada factura tiene su propio número único. Al incluir esta información, resulta más fácil para ambas partes encontrar y localizar el documento posteriormente.

Fecha de la factura: Incluya la fecha en la que se creó y envió la factura. Además, no olvide añadir también la fecha de vencimiento del acuerdo.

Impuestos, gastos de envío y precio de cada artículo: Deben incluirse los tipos impositivos aplicables, los subtotales antes de impuestos y deducciones, los detalles de los gastos de envío y el precio exacto de cada artículo.

Datos del vendedor y del comprador: Deben incluirse los datos de contacto localizables de ambas partes.

Detalles del paquete: El número de productos, detalles como el volumen, el peso y el tamaño y el contenido del interior ayudarán a lo largo de los procesos de envío.

Detalles del envío: No olvide el método de envío, la fecha de envío (si es posible, la fecha de llegada) y la dirección completa de ambas partes.

Total: Es importante incluir los precios, costes e impuestos; sin embargo, también debe detallarse la cantidad total que el comprador debe pagar si se cierra el trato.

Comience ya con su factura proforma

El mejor software para crear su factura proforma es Microsoft Excel. Todas las empresas, independientemente de su tamaño, utilizan Excel. Todo el mundo está acostumbrado a él, ¡así que no hay curva de aprendizaje! Además, si descarga y crea su factura con las plantillas de Someka para Excel, estará creando documentos profesionales, una vez más, ¡independientemente del tamaño de su empresa!

El aspecto detallado pero fácil de rellenar de la plantilla y la compatibilidad tanto para dispositivos Mac como Windows ¡son suficientes para que empiece a crear su propia factura proforma! Pero si aún tiene dudas, sólo tiene que comprobar el precio de la plantilla. Así es, a diferencia de sus caros competidores en línea y su software difícil de aprender, ¡la plantilla de factura proforma de Someka es gratuita! ¡Todo lo que necesita es descargarla y empezar a utilizarla inmediatamente en Excel!