15 KPI esenciales de la gestión de proyectos

Descripción:Existen tres métricas relacionadas entre sí: Valor Planificado, Valor Ganado y Coste Real y se utilizan para calcular la Desviación del Calendario y la Desviación de Costes. El valor planificado es el presupuesto estimado y acordado para un proyecto específico que debe cumplirse dentro de ese presupuesto.

Descripción:Esta métrica le ayuda a controlar en qué punto del presupuesto y del calendario se encuentra su proyecto Junto con el valor ganado esta métrica permite calcular la desviación de costes del proyecto.

¿Debe ser Alta o Baja?:Si su coste real crece por encima del presupuesto tendrá un impacto en su desviación de costes. Puede intentar encontrar las razones si fue una estimación errónea o tal vez hubo algunos cambios en el proyecto que también aumentarán el valor ganado del proyecto.

Descripción:Esta métrica le ayuda a realizar un seguimiento de dónde se encuentra en el presupuesto y el calendario con su proyecto teniendo en cuenta la parte ya completada del proyecto y su valor actual. Esta métrica es valiosa de seguir para estar al tanto de la desviación del presupuesto y la desviación de costes.

¿Debe ser Alto o Bajo?:Si su valor ganado está por debajo de sus estimaciones, debe mirar más de cerca su valor planificado y su coste real e intentar encontrar razones en ambos factores.

Descripción:Esta métrica muestra lo precisa que es su planificación de los costes del proyecto y lo bien que gestiona el presupuesto durante el tiempo de vida del proyecto, desde el inicio hasta la salida al mercado. El porcentaje al final del proyecto muestra cuál es el porcentaje del coste asumido al principio. Si el valor se acerca a cero mucho antes del final del proyecto puede mostrar que la evaluación del presupuesto fue errónea.

Método de cálculo / Fórmula:Valor ganado – Coste real

¿Debe ser Alto o Bajo?:Si la conclusión es: por debajo de 0 – está retrasado con respecto al programa; 0 – está dentro del programa; por encima de cero – está adelantado con respecto al programa.

Descripción:Es una relación entre el valor ganado y el coste real. Utiliza la misma entrada que la Varianza de costes, pero la interpretación es un poco diferente. El CV le indica cuánto dinero ha ganado/perdido en el proyecto, mientras que el IPC muestra el porcentaje de adelanto o retraso que lleva en el proyecto.

Método de cálculo / Fórmula:Valor ganado / Coste real

¿Debe ser Alto o Bajo?:Si la conclusión es: por debajo de 0 – está retrasado con respecto al calendario; 0 – está dentro del calendario; por encima de cero – está adelantado con respecto al calendario.

Descripción:La métrica de rentabilidad más utilizada para las decisiones financieras. Ayuda a analizar lo eficiente/rentable que fue su inversión. Beneficio vs Inversión

Método de cálculo / Fórmula:Beneficio neto / Coste de la inversión

¿Debe ser Alta o Baja?:El problema de esta métrica es que no incluye el tiempo. Por lo tanto, puede ser engañosa. Dependiendo de su inversión puede tener resultados inmediatamente o necesita esperar más tiempo para obtener un beneficio exacto.

Descripción:Cuánto beneficio obtiene por cada dólar de ventas antes de la mayoría de los gastos. El beneficio bruto se calcula mediante los ingresos totales reducidos por el coste de venta de esos bienes. Comparando esta métrica con el margen de beneficio neto, también puede hacer un seguimiento de todos los demás gastos que no están directamente relacionados con el COGS.

Método de cálculo / Fórmula:(Ingresos por ventas-COGS)/Ingresos.

¿Debe ser Alto o Bajo?:Si la cifra está bajando, debería considerar quizás eliminar productos que no aportan suficientes ingresos pero generan algunos problemas y costes de mejora y atención al cliente. Si el margen bruto está creciendo significa que la inversión en COGS está aportando altos ingresos y permite mejorar y hacer crecer su producto y servicios.

Descripción:La desviación del calendario muestra las diferencias entre las estimaciones presupuestarias y la situación real. Esta métrica se calcula mediante la diferencia entre el VE y el VP. El Valor Ganado (VE) es el valor actual del proyecto en la forma(estado) actual, otro nombre Coste Presupuestado del Trabajo Realizado. Valor Planificado (VP) es la cantidad de dinero que se calculó que se gastaría en el proyecto hasta el momento, otro nombre: Coste Presupuestado del Trabajo Programado.

Método de cálculo / Fórmula:Valor Ganado – Valor Planificado

¿Debe ser Alto o Bajo?:Si la conclusión es: por debajo de 0 – está retrasado respecto al calendario – dinero perdido; 0 – está dentro del calendario; por encima de cero – adelantado respecto al calendario – dinero ganado.

Descripción:Es una relación entre el valor ganado y el valor planificado. Utiliza la misma entrada que la Desviación del programa, pero la interpretación es un poco diferente. El SV le indica cuánto dinero ha ganado/perdido en el proyecto, mientras que el SPI muestra el porcentaje de adelanto o retraso que lleva en el proyecto.

Método de cálculo / Fórmula:Valor Ganado / Valor Planificado

¿Debe ser Alto o Bajo?:Si la conclusión es: por debajo de 0 – está retrasado con respecto al calendario; 0 – está dentro del calendario; por encima de cero – está adelantado con respecto al calendario.

Descripción:Precisión de la planificación del tiempo de trabajo para cada tarea. Normalmente las tareas son diferentes y es importante poder estimar correctamente cuánto tiempo se necesita para una tarea específica.

Método de cálculo / Fórmula:tiempo planificado en una tarea/ tiempo empleado en una tarea

¿Debe ser Alto o Bajo?:Dentro de un tiempo y experiencia de los empleados la precisión debe estar más cerca del 100%

Descripción:Esta métrica se utiliza para medir si todos los recursos como tiempo, personas, lugar, máquinas, etc. están totalmente ocupados. Calcular este valor le ayudará a encontrar si hay algunas necesidades en caso de que se necesiten más equipos en comparación con el número de empleados o si necesita más empleados porque hay más trabajo que su capacidad.

¿Debe ser Alto o Bajo?:Lo ideal es que la Utilización de recursos sea cercana al 100% para que la eficiencia de su empresa no baje.

Descripción:Número de tareas atrasadas sobre el número de todas las tareas de un proyecto determinado. Esta métrica le ayuda a realizar un seguimiento del progreso en el proyecto y a ser consciente de algunos inconvenientes.

Método de cálculo / Fórmula:número de tareas atrasadas / número total de tareas en el proyecto

¿Debe ser Alto o Bajo?:A veces es imposible evitar las tomas atrasadas pero es importante ser consciente de los problemas para poder reaccionar antes sobre algunos cambios posteriores y poder cerrar el proyecto a tiempo.

Descripción:Número de hitos atrasados sobre el número de todos los hitos en un proyecto dado. Esta métrica le ayuda a seguir el progreso del proyecto y a ser consciente de algunos inconvenientes. Puede supervisar el rendimiento de los puntos estratégicos de un proyecto.

Método de cálculo / Fórmula:número de hitos atrasados / número total de hitos en el proyecto

¿Debe ser Alto o Bajo?:A veces es imposible evitar las tomas atrasadas y por eso también se adelantan los hitos como punto estratégico en el proyecto. Pero es importante ser consciente de los problemas para poder reaccionar antes sobre algunos cambios posteriores y poder cerrar el proyecto a tiempo.

Descripción:Muestra la proporción de tareas completadas dentro de todas las iniciadas en algún periodo de tiempo. Esta métrica le permite hacer un seguimiento de si dispone de suficientes recursos y capacidad para abrir más tareas y conseguir mantenerse a tiempo con el trabajo planificado.

Método de cálculo / Fórmula:tareas completadas / todos los proyectos planificados

¿Debe ser Alto o Bajo?:Si el % está bajando puede indicar que no hay suficientes recursos en personas o equipos o algunos cambios en un proyecto.

Descripción:¿Cuántas tareas del total se entregaron a tiempo? Puede dar una proyección sobre las estimaciones posteriores. Si se calcula sólo para un proyecto, sólo dará la idea del porcentaje de la rapidez con la que se completó el proyecto en comparación con la estimación.

Método de cálculo / Fórmula:número de proyectos completados / número de proyectos previstos por completar

¿Debe ser alto o bajo?:Si el número es muy inferior a 100, también es bueno calcular el % de proyectos con tiempo sobreestimado. Eso puede dar alguna pista sobre errores en el propio proceso de estimación.