Las 20 preguntas más frecuentes de los directivos en las entrevistas de trabajo con Excel

En estas entrevistas de trabajo se pondrán a prueba sus conocimientos generales de Microsoft Excel. Al mismo tiempo, es posible que también le hagan preguntas detalladas sobre las funciones y las herramientas que contiene Excel.

Pregunta 1: ¿Cuáles son los formatos de datos más utilizados en Microsoft Excel?

Los distintos formatos de datos son una de esas preguntas cuya respuesta debería conocer, tanto si se la hacen en la entrevista de trabajo como si no. En su puesto de trabajo como directivo tratará a diario con estos formatos de datos.

Un ejemplo de respuesta para los distintos formatos de datos en Excel puede ser: «Aunque existen más de 10 formatos de datos en Microsoft Excel, los más utilizados son los formatos de texto, número, fecha, moneda y porcentaje. Éstos son los más habituales que utilizamos mi equipo y yo».

Pregunta 2: ¿Qué es el formato condicional?

Como verá más adelante en esta entrada del blog, el formato condicional es una función imprescindible al utilizar Microsoft Excel. Excel se nutre de la personalización; por lo tanto, el formato condicional es una de las mejores funciones para utilizar algunas de las opciones personalizables de Excel.

Un ejemplo de respuesta sobre el formato condicional puede ser: «El formato condicional es una función de Microsoft Excel que ayuda a dar formato y personalizar la celda. Puede dar formato a sus datos en la celda ya que puede cambiar los colores, los tipos de letra y el tamaño.»

Pregunta 3: ¿Qué son las referencias de celda?

Si está solicitando un puesto de gerente, significa que está solicitando dirigir un equipo en esa empresa. Dirigir a varios empleados en un equipo consiste en múltiples tareas; sin embargo, una de las más importantes es «comprobar». Comprobar significa detectar los errores que cometen sus empleados, de los que usted es responsable. Eso significa que usted debe tener más conocimientos que sus empleados y también, más experiencia en el uso de un programa como Microsoft Excel. Por eso este tipo de preguntas tan detalladas son importantes para que el entrevistador vea si usted tiene la experiencia suficiente para dirigir un equipo.

Un ejemplo de respuesta sobre las referencias de celda puede ser «Las referencias de celda son de tres tipos: Referencias de celda absolutas, relativas y mixtas. Se utilizan para referirse a datos situados en la misma hoja de cálculo pero en una celda diferente.
Una referencia de celda absoluta hace que los datos de una celda permanezcan donde están, aunque se mueva la fórmula utilizada sobre los datos.
Una referencia relativa significa que cuando la fórmula se mueve a otra celda, la referencia sobre los datos también se cambia según la ubicación de la fórmula movida.
Y una referencia mixta significa que se cambia la fila o la columna de la celda. Todos los cambios y el movimiento de los datos se representan con el signo del dólar ($)».

Pregunta 4: ¿Cuál es el orden de las operaciones matemáticas en Microsoft Excel?

Las fórmulas de Excel siguen el orden secuencial de las PEMDAS.

Un ejemplo de respuesta puede ser «Primero se tienen en cuenta los Paréntesis. Luego el orden va como Exponentes, Multiplicaciones, Divisiones, Sumas y Restas».

Pregunta 5: ¿Cuáles son las funciones más importantes de Excel para usted como gestor?

Esta pregunta no es una prueba para cuestionar su conocimiento de las funciones de Excel. Al contrario, debido a que no hay respuestas incorrectas o correctas a esta pregunta, se hace para medir cómo funciona usted como gestor. Porque las funciones que enumere como respuesta a esta pregunta mostrarán a la entrevista dónde se centra usted en Excel. Esto significa que éstas serán las funciones que animará a su equipo a utilizar más y con mayor eficacia.

Por eso es importante enumerar al menos 5 funciones para esta pregunta. No tiene que alardear y enumerar las fórmulas más complicadas. Hágase estas preguntas ¿Cuáles son mis funciones más utilizadas? ¿Y cuáles son las funciones más utilizadas por mi equipo?

Un ejemplo de respuesta sobre funciones importantes puede ser «Soy un ávido usuario de las funciones LOOKUP y COUNT, INDEX MATCH y SUM. Creo que son de las más importantes y las funciones que, como directivo, utilizo más a menudo con mi equipo.»

Pregunta 6: ¿Con qué función puede contar el número de celdas que contienen datos?

Ahora, en lugar de preguntarle por una función y pedirle que la explique; el entrevistador puede preguntarle la versión contraria. Pueden darle el uso de una función o una fórmula y pedirle que nombre la función. Es importante conocer y acostumbrarse a las funciones de Excel. El entrevistador y, más adelante, su equipo de empleados también pueden preguntarle la diferencia entre dos fórmulas y funciones.

Un ejemplo de respuesta puede ser: «Contar todas las celdas que contienen datos se hace con la función COUNTA de Excel. Explora todas las filas y columnas en busca de algún dato y deja fuera las celdas vacías».

Pregunta 7: ¿Cuál es la diferencia entre las funciones COUNT y COUNTA?

Le están poniendo a prueba con una pregunta de conocimientos, sí; sin embargo, también le están preparando para su flujo de trabajo. Es posible que tenga que formar a nuevos reclutas y enseñarles Microsoft Excel y sus más de 400 funciones.

Un ejemplo de respuesta sobre la diferencia de estas dos funciones puede ser: «La función CONTAR sólo cuenta las celdas que tienen números de datos en ellas. Por otro lado, COUNTA cuenta las celdas que tienen números, fechas, caracteres, texto y cualquier tipo de datos en ella.

Pregunta 8: ¿Para qué se utiliza una tabla dinámica?

Las tablas dinámicas son las mejores amigas de cualquier experto o profesional de las finanzas. Se utilizan mucho y tienen mucha importancia en el procesamiento básico de datos. Como gestor, usted también utilizaría la herramienta de la tabla dinámica.

Un ejemplo de respuesta puede ser: «La tabla pivotante es una función incorporada en Excel que puede sumarizar y resumir grandes tablas de datos. También proporciona informes basados en los datos que ha procesado».

Pregunta 9: ¿Qué tipo de informes proporciona una tabla dinámica?

Una vez más, es importante no sólo saber para qué sirve la tabla dinámica, sino también cuántas funciones diferentes puede proporcionarle a usted y a su equipo.

Un ejemplo de respuesta sobre el tipo de informes que ofrece una tabla dinámica puede ser: «Los informes de la tabla dinámica se presentan de tres formas: Compacta, Esquema y Tabular.

Pregunta 10: ¿Qué tipos de datos formatea Excel automáticamente por sí mismo?

Como gestor, debe saber lo que Excel puede y no puede hacer por sí mismo. Esto le ahorrará tiempo y energía. Además, su equipo podrá centrarse en otras tareas en lugar de formatear manualmente los datos que introducen en Excel.

Un ejemplo de respuesta puede ser: «Microsoft Excel da formato automáticamente a seis tipos de datos. Son la hora, la fecha, la moneda, el porcentaje, la fracción y los datos científicos».

Pregunta 11: ¿Qué significa un pequeño triángulo rojo en una celda?

Estas indicaciones visuales en Excel se utilizan y ayudan a ahorrar tiempo y a evitar cualquier confusión entre los miembros de un equipo. Por eso, estos pequeños detalles también le resultarán útiles cuando trabaje como directivo.

Un ejemplo de respuesta puede ser: «Un triángulo rojo situado en la esquina superior derecha de una celda indica que hay una nota o un comentario adjunto a esa celda».

Pregunta 12: ¿Cuál es la diferencia entre un comentario y una nota?

Un ejemplo de respuesta sobre la diferencia entre ambos términos puede ser: «Mientras que puede responder a los comentarios adjuntos a las celdas, no puede responder a una nota en Excel. Las notas funcionan más como una anotación individual.

Pregunta 13: ¿Cómo puede proteger sus datos en Microsoft Excel?

Si dirige un equipo de empleados o un departamento, mantener a salvo los datos y la información de la empresa es una de las tareas que tiene que llevar a cabo. Por eso es importante que conozca la protección que ofrece Excel para asegurar sus hojas de cálculo.

Un ejemplo de respuesta puede ser: «Desde la pestaña Revisar, puede elegir proteger su hoja con una contraseña. De ese modo, la hoja de cálculo estará protegida por contraseña y no podrá abrirse ni copiarse».

Pregunta 14: ¿Cree que el nivel de protección es suficiente para almacenar sus datos confidenciales en una hoja de cálculo de Excel?

Este tipo de pregunta muestra cómo maneja un directivo el tema de la seguridad. Esta pregunta se elige específicamente y se le formula a usted porque solicitó el puesto de gerente. Quieren saber si pueden confiarle la información sensible de la empresa.

Un ejemplo de respuesta sobre si la protección es suficientemente buena en Excel puede ser: «Utilizaría y protegería mis datos con una contraseña en Excel; sin embargo, si creo que los datos con los que trato deben comprobarse con regularidad, no utilizaría Microsoft Excel para almacenarlos. Porque Excel no proporciona la información sobre quién puede acceder a ese archivo, qué se copia y cómo se puede editar. Un gestor de contraseñas de código abierto sería una mejor opción para almacenar datos que requieren una supervisión regular y registros de acceso detallados.»

Pregunta 15: ¿Cuáles son las formas de reducir el tamaño de un archivo Excel?

Un ejemplo de respuesta sobre la reducción del tamaño de un archivo Excel puede ser: «Hay muchas formas diferentes de conseguir que un archivo tenga un tamaño reducido. Yo animo a mi equipo a guardar el archivo en formato .xlsb (Excel Binary Workbook). O el otro método que utilizo es borrar todas las celdas vacías, eliminar todo el formato de los datos y los datos no utilizados.»

Pregunta 16: ¿Por qué es importante para usted como gestor reducir el tamaño de un archivo Excel?

Si está tratando con una vasta colección de conjuntos de datos, reducir el tamaño del archivo sería importante. Usted y su equipo pueden ahorrar espacio en disco y pueden enviar los archivos Excel a través de correo electrónico y enlace de unidad de una manera mucho más fácil.

Un ejemplo de respuesta puede ser: «Al reducir el tamaño de los archivos, puedo enviarlos más rápidamente por correo electrónico. Y me libraría de espacio no utilizado en los discos duros de mi ordenador y de los ordenadores de mi departamento. También hará que abrir, guardar y cerrar el archivo sea mucho más rápido».

Pregunta 17: ¿Qué otras herramientas utiliza para mejorar sus cifras de ventas como jefe de ventas?

Si ha solicitado un puesto de gestor de ventas, necesita conocer otras herramientas y programas informáticos para ayudar a las cifras de ventas de su empresa. Pueden ser plantillas de terceros (como algunas de Someka que se detallarán más adelante en el post), otros programas informáticos o herramientas en línea.

Un ejemplo de respuesta sobre herramientas adicionales para mejorar las cifras de ventas puede ser: «Utilizaría rastreadores de empleados y aumentaría el número de facturas que enviamos a los compradores. Lo conseguiría utilizando plantillas que puedo usar en Excel».

Pregunta 18: ¿Qué importancia tienen los gráficos para usted como directivo?

Cada número son datos. Y cada dato se procesa en el programa Excel. Para las presentaciones, los discursos de ventas y las reuniones, puede utilizar cuadros y gráficos coloridos e interesantes para impresionar a la parte contraria.

Un ejemplo de respuesta puede ser: «Los cuadros y gráficos pueden hacer más digeribles los datos formados por números. Los datos se comprenden más fácilmente si se presentan de forma visual. Por eso crear cuadros y gráficos en Excel es un proceso importante para obtener beneficios.»

Pregunta 19: ¿Por qué utiliza Microsoft Excel?

Puede explicarle al entrevistador por qué es importante para usted utilizar Excel como directivo, como jefe de un equipo de empleados en el sector financiero. Piense en todas las ventajas que le ofrece Excel, pero no olvide tampoco algunas de las desventajas que desearía que se mejoraran.

Un ejemplo de respuesta sobre el uso de Excel puede ser «Todas las empresas funcionan con Excel. No hay curva de aprendizaje ni siquiera para los recién contratados que no están muy familiarizados con el programa. Todos los que trabajan en este sector han utilizado y siguen utilizando este programa. Me quedaría atrás si mi equipo y yo no lo utilizáramos».

Pregunta 20: ¿En qué aspectos puede mejorar Excel su experiencia de usuario?

Debe observar y examinar todos los detalles que le gustan y los que no le gustan de Excel. Es posible que en su equipo le pidan que cambie algunas de las formas de utilizar Excel. Por eso siempre debe tener en cuenta las funciones y acciones que Excel (y usted) pueden mejorar.

Un ejemplo de respuesta puede ser: «Excel puede desarrollar nuevas formas de proteger los archivos de forma más segura. Microsoft también puede integrar una herramienta de colaboración para empresas y equipos como Google Sheets.»

El objetivo de las preguntas

Sus habilidades técnicas y sus conocimientos de Excel se ponen a prueba, seguro; pero la característica que buscan en usted es la capacidad de gestión. Quieren ver si puede gestionar un equipo en una gran empresa y funcionar trabajando con Excel.

La entrevista de trabajo no es una prueba escrita, aunque puedan preguntarle algunos detalles sobre Excel y sus funciones. Buscan a alguien que sepa gestionar y en quien puedan confiar. Quieren ver en la entrevista de trabajo a alguien con seguridad y que pueda mostrar confianza para que le contraten.

¿Qué tipo de aptitudes necesita como directivo?

Postularse para un puesto de directivo indica que está bastante avanzado en su carrera, que ha adquirido suficiente experiencia y que es capaz de demostrar sus habilidades técnicas y blandas en el lugar de trabajo como directivo. Se espera de usted que asuma la responsabilidad de su equipo y de los proyectos que desarrolle. Además, tomará decisiones importantes en materia de inversiones y ventas.

Usted es un activo crucial de la empresa para construir y hacer funcionar un departamento con éxito. Su opinión será valorada y la propia empresa tomará medidas basándose en sus evaluaciones y valoraciones. Por eso debe tener las aptitudes necesarias para cumplir los requisitos del puesto de gerente y, más adelante, progresar en la empresa.

Aptitudes técnicas

Por ejemplo, un director de ventas tiene que saber calcular la media ponderada de las ventas de la empresa. Ahora bien, esto no significa que el director de ventas tenga que conocer la función SUMPRODUCT en Excel; significa que el director de ventas necesita la habilidad técnica necesaria para realizar la tarea.

Un director de ventas también necesita saber cómo realizar con precisión el cálculo de la rentabilidad de su empresa. De nuevo, esto no es específico de una función en Excel, necesitarán el pivote basado en las cifras de ventas y calcular el margen bruto de la empresa.

Un analista financiero necesita manejar diferentes hojas de trabajo y diferentes tipos de hojas de cálculo. Además, también necesitan combinar sus datos en una hoja. Pueden utilizar plantillas de terceros, como los modelos financieros de Someka, para trabajar con diferentes hojas para distintas áreas de trabajo.

Un contable tiene que utilizar diferentes tipos de referencias de celdas, como las mencionadas en capítulos anteriores, en lugar de utilizar valores codificados. Y tiene que conocer las funciones del signo del dólar ($) en Microsoft Excel

Todos los directivos y expertos o asesores financieros deberían estar acostumbrados a ver y utilizar macros. Aunque no tengan que aprender y utilizar la mayoría de las fórmulas y funciones, deberían ser capaces de registrar macros y no dudar en utilizarlas si es necesario.

Habilidades de liderazgo

Un directivo puede ser el líder de un equipo o de un departamento. Eso significa que hay algunas características que deben tener u obtener para ejecutar algunas de las tareas que el cargo conlleva. Un directivo como líder necesita ser decisivo y fiable. También debe ser capaz de hacer críticas constructivas a sus empleados y ser rápido a la hora de aportar una solución a un conflicto.

Un directivo también tiene que sentir empatía por sus compañeros de equipo. Un directivo tiene que orientar y motivar a los nuevos fichajes que se incorporan a su equipo o departamento. Y si algunos de los miembros recién incorporados a su equipo no pueden desarrollar las habilidades necesarias en el tiempo requerido, un directivo también tiene que mostrar paciencia con los miembros de su equipo.

Un directivo también debe tener habilidades de comunicación, organización y estrategia.

Fórmulas y funciones de Excel que debe conocer como directivo

Fórmulas

Como se menciona a lo largo de esta entrada del blog, los directivos no necesitan conocer todas las fórmulas y funciones incorporadas a Excel. Sin embargo, necesitan ser capaces de operar con estas fórmulas y funciones. Su equipo de empleados utilizará la mayoría de ellas en su flujo de trabajo diario. Si surge un problema o se introduce un error en el conjunto de datos, usted (como directivo) podrá detectar ese error y solucionarlo con sus conocimientos.

Por eso, a continuación encontrará algunas de las funciones y fórmulas básicas que debería aprender y saber utilizar como gestor:

• Operaciones matemáticas básicas (suma, resta, multiplicación y división)
• Función SUMA
• Función CONTAR
• Función PROMEDIO
• FuncionesMAX y MIN
• Funciones de fecha
• Función LEN
• Función COUNTA
• Función ROUND
• Función SUMPRODUCT
• Función VLOOKUP
• Función IF
• Función COUNTIF
• Función SUMIF
• Funciones IS(ISTEXT, ISNUMBER, ISBLANK)
• Función CONCATENATE
• Función HLOOKUP
• FuncionesRIGHT y LEFT
• Función RAND
• Función IFERROR

Si no confía en su nivel de conocimientos sobre estas fórmulas y funciones, puede descargar y empezar a utilizar el Kit de formación en fórmulas de Excel de Someka. Le proporciona 100 preguntas para 30 objetivos de formación diferentes con el fin de enseñarle estas fórmulas.

Le proporciona instrucciones claras y un módulo de prueba para que practique. Eso significa que, además de usted, sus nuevos empleados y otros empleados pueden utilizar este kit de herramientas. Puede hacer un seguimiento de sus progresos con el propio panel de control de la plantilla, que proporciona un medidor de progreso. Y también admite fórmulas y funciones en varios idiomas. Puede utilizar el kit de herramientas para aprender a utilizar Excel de forma más eficaz, ¡incluso si sus datos no están ni siquiera en inglés!

Tablas dinámicas

Las tablas dinámicas pueden ser la herramienta que más tiempo le ahorre mientras trabaja en Excel. Porque resume una cantidad extensa y exhaustiva de datos en cuestión de segundos. Esto significa que puede comprender y analizar quizá un millón de filas de datos en sólo un par de segundos. Este proceso es posible gracias a la función de tabla dinámica.

Con las funciones de resumen, ordenación y filtrado de las tablas pivotantes, sería una de sus mayores desventajas si no pudiera manejar una tabla pivotante en Excel. Es quizá la función más utilizada; por lo tanto, también podría ser la herramienta más importante utilizada en el sector financiero.

Gráficos

Como gestor, debería ayudar a su equipo a utilizar la pestaña recomendada Gráficos de Excel. Al igual que la herramienta de tablas dinámicas, está diseñada para ahorrarle tiempo y energía, y además ofrece distintos tipos de gráficos con un montón de opciones personalizables. Veamos cuántos tipos de gráficos puede crear en Excel:

• Gráfico de columnas
• Gráfico de líneas
• Gráfico circular
• Gráfico de rosquillas
• Gráfico de barras
• Gráfico de áreas
• Gráfico XY (dispersión)
• Gráfico de burbujas
• Gráfico de acciones
• Gráfico de superficie
• Gráfico radar
• Gráfico combinado

Esto significa que puede crear 12 tipos diferentes de diagramas y gráficos coloridos y detallados que puede exponer en presentaciones o argumentos de venta. Es una de las funciones más útiles y creativas de Excel para usted como gestor y para sus empleados.

Formato condicional

Se trata de una función en la que puede aplicar un formato específico a una celda de su elección. Puede tratarse de resaltar, enfatizar o cambiar el color de una celda. Se utiliza sobre todo para diferenciar los datos de una celda de los de otras.

Los administradores deben tener un conocimiento básico de cómo funciona esta característica y con qué fin puede utilizarse.

PALABRAS FINALES

Aunque tenga experiencia en este campo y opte a un puesto de «alto cargo», debe estudiar y practicar las áreas que crea que le faltan. Puede tratarse de sus habilidades duras (técnicas) o blandas (sociales). Para sentirse cómodo en la entrevista y mostrar al mismo tiempo su confianza y entusiasmo, debe combinar su personalidad con las «cosas» que sabe. Sin embargo, al final, su honradez, su lealtad y su capacidad como gestor conseguirán que le contraten.