Las 20 preguntas más frecuentes en las entrevistas de trabajo en Excel para recién licenciados

Encontrar un empleo, cualificarse para ese puesto y establecerse en el sector financiero son tareas difíciles de llevar a cabo. Si a esto se añade «ser un recién licenciado», pueden convertirse en tareas mucho más difíciles de lograr. Puede tener muchas ganas de empezar en una empresa. Tal vez, le entusiasme la idea de crear su propia empresa con un nuevo comienzo. O tal vez, esté decidido a empezar como becario y adquirir experiencia en este programa de prácticas. Independientemente de sus sueños y aspiraciones, sus resultados en los exámenes o su nota media no van a ser suficientes para entrar en una empresa del sector financiero. Sin el proceso de entrevista de trabajo, el resto de información será inútil.

La fase de entrevista del proceso de contratación puede resultar un poco aterradora y atrevida para los recién licenciados que buscan empleo. Sin embargo, sea cual sea el puesto que solicite (analista financiero, consultor financiero o becario), le van a preguntar sobre Microsoft Excel. Querrán ver cuánto sabe sobre él y lo bueno que es manejándolo.

En esta entrada del blog encontrará 20 preguntas sobre Microsoft Excel que pueden surgir en su entrevista de trabajo. Si es usted recién licenciado, le vendrá muy bien estudiar estas preguntas y sus respuestas antes de acudir a una entrevista de trabajo. Porque nunca olvide que, si solicita un empleo en el sector financiero, le preguntarán sobre Microsoft Excel. La razón es que todo el mundo utiliza Excel en su lugar de trabajo ¡desde hace casi tres décadas!

Así pues, ¡revisemos las preguntas más comunes de las entrevistas de trabajo en Excel que pueden plantearse a los recién licenciados!

Pregunta 1: ¿Qué es Microsoft Excel?

Empecemos por una fácil. No es muy habitual que empiecen a preguntar sobre tablas dinámicas o macros nada más empezar. Por eso pueden hacerle algunas preguntas fáciles, «rápidas», para que se sienta cómodo y más relajado para las preguntas que vengan a continuación.

Un ejemplo de respuesta para esta pregunta puede ser «Microsoft Excel es un programa digital de hojas de cálculo. Su uso principal es el procesamiento básico de datos. Además, puede formatear y calcular datos con diversas funciones y fórmulas.»

Pregunta 2: ¿Cómo se define una hoja de cálculo?

No hay muchas formas diferentes de definir una hoja de cálculo. Por lo tanto, dé en la entrevista la explicación más básica del concepto. Una entrevista de trabajo no es el lugar para que presuma; si tiene información más que suficiente sobre el término, ¡perfecto! Siempre es bueno impresionar al entrevistador, pero tenga cuidado de no cruzar la línea hacia el «territorio del alarde».

Un ejemplo de respuesta para la definición de hoja de cálculo puede ser: «Una hoja de cálculo es un libro de contabilidad digital. Microsoft Excel consta de una hoja de cálculo larga, casi infinita, que también puede dividirse en diferentes hojas de trabajo.»

Pregunta 3: ¿Cuál diría que es su mayor punto fuerte?

Sin duda, se trata de una pregunta general. Para responder a esta pregunta, es posible que tenga que anotar y examinar sus capacidades como empleado. Y espere que a continuación pueda surgir también una pregunta sobre sus debilidades. Por eso es mejor que prepare un puñado de puntos fuertes y débiles.

Como recién licenciado y, sobre todo, si ha solicitado unas prácticas, se espera que maneje programas de entrada y salida de datos como Microsoft Excel. Puede ser una ventaja para usted de cara a impresionar al entrevistador y que tome nota de su nombre, si anota su habilidad con Excel como uno de sus puntos fuertes.

Sin embargo, también hay algunos clichés que debe evitar hacer al responder a este tipo de preguntas. Intente que sus puntos fuertes (y también sus puntos débiles) sean breves pero precisos. Evite presumir de sí mismo, ya que puede parecer arrogante. Proporcione ejemplos y, si puede, pruebas de documentos sobre sus puntos fuertes y habilidades en los que confíe.

Un ejemplo de respuesta puede ser «Creo que uno de mis mayores puntos fuertes es mi capacidad para utilizar Microsoft Excel y programas similares. Llevo muchos años utilizando el programa y poco a poco he ido mejorando mis habilidades y aprendiendo nuevas funciones. También hice un curso sobre Microsoft Excel del que también tengo un certificado. Aunque sigo aprendiendo nuevas funciones y experimentando con nuevas fórmulas, confío en mis habilidades.»

Pregunta 4: ¿Cuál es su mayor debilidad?

Si ha preparado sus puntos fuertes, también debe estar preparado para sus puntos débiles. Esta pregunta puede ser una de las claves de su entrevista de trabajo. Como algunos de los recién licenciados están tan emocionados y nerviosos al mismo tiempo durante la entrevista, tropiezan con esta pregunta. El entrevistador no se centra únicamente en cuál es su punto débil. En realidad, están más interesados en cómo decide usted presentar su punto débil.

Evite los tópicos «ser perfeccionista» y «no creo que tenga puntos débiles». Sólo buscan una cosa: honestidad. Honestidad significa que se conoce a sí mismo y que ha descubierto de qué carece y cuáles son sus puntos débiles. Esto no significa que deba criticarse duramente y mostrarse como un empleado inapropiado; significa que, al mostrarse honesto, está demostrando que pueden confiar en usted para contratarle.

Un ejemplo de respuesta para su punto débil puede ser «Microsoft Excel tiene más de 400 funciones y yo diría que sólo me siento seguro utilizando la mitad de ellas. Me estoy esforzando mucho y me esforzaré mucho para intentar aprender y acostumbrarme a utilizar casi todas sus funciones.»

Pregunta 5: ¿Cómo puede reducir el tamaño de un archivo Excel?

Estas preguntas sobre Excel tienen dos objetivos: En primer lugar, quieren medir sus conocimientos de Excel. En segundo lugar, quieren ver cómo se desenvuelve usted en Excel.

Un ejemplo de respuesta para reducir el tamaño del archivo puede ser: «Para reducir el tamaño del archivo, buscaría la última celda de la última columna y fila en la que haya datos. Luego seleccionaría todas las celdas vacías que hay debajo y al lado. Las borraría y guardaría así el archivo».

Pregunta 6: ¿Es Microsoft Excel un buen programa para proteger sus datos?

Un ejemplo de respuesta puede ser: «Yo almacenaría y protegería mis propias cuentas y extractos personales en Microsoft Excel. Sin embargo, no creo que sea lo mejor para una empresa o un negocio almacenar y guardar sus datos sensibles en una hoja de cálculo de Excel.»

Pregunta 7: ¿Cómo puede proteger sus datos en Microsoft Excel?

Como se puede decir que Excel es bueno para datos básicos y no confidenciales, puede ser un poco poco poco fiable cuando se almacenan datos valiosos. Pero aún así es posible proteger sus hojas de cálculo con una contraseña.

Un ejemplo de respuesta sobre la protección de un archivo Excel puede ser: «En la sección Revisar, arriba en la barra de herramientas, hay una opción para que pueda proteger sus archivos de Excel con una contraseña».

Pregunta 8: Si fuera director de proyecto, ¿qué precauciones tomaría para la confidencialidad de los datos de los archivos Excel de sus empleados?

Estas preguntas de «si usted fuera…» se formulan para poner a prueba su capacidad de liderazgo. Buscan su capacidad para conseguir ascensos y, tal vez, escalar posiciones y acceder a un puesto mejor. Es importante manejar estas preguntas con una respuesta cuidadosamente pensada.

Un ejemplo de respuesta puede ser: «Si creo que las contraseñas en los archivos Excel no serían una precaución suficientemente segura, transferiría los datos sensibles a una plataforma de procesamiento de datos diferente. Porque no es posible que un jefe de proyecto vea y examine el historial de un archivo, qué datos se copian y dónde pueden copiarse y, además, quién tiene acceso al archivo que contiene información sensible.»

Pregunta 9: ¿Dónde se encuentra la «cinta de opciones» en Microsoft Excel?

No se espera de usted que memorice cada pequeño detalle sobre Microsoft Excel, eso no se espera de nadie. Sin embargo, va a tratar mucho con Excel mientras trabaje en el sector financiero. Es mejor que no sólo sepa cómo funciona con sus funciones y fórmulas, sino también qué se encuentra dónde. La cinta de opciones es uno de los espacios más clicados y utilizados de Microsoft Excel, por lo que es importante saber qué es y dónde se encuentra.

Un ejemplo de respuesta puede ser «La cinta de opciones es la sección superior de la hoja de cálculo Excel. Contiene todos los elementos de menú y la propia barra de herramientas. Es la sección más utilizada del programa para formatear, personalizar y procesar los datos.»

Pregunta 10: ¿Cómo se definen las fórmulas en Microsoft Excel?

Si es usted un recién licenciado, puede que no esté familiarizado con algunas de las fórmulas. Y eso está completamente bien. Pero debería estar familiarizado con lo que son. Son una de las herramientas más utilizadas de Excel. No es necesario que las memorice todas, ni siquiera algunas. En la entrevista de trabajo, basta con demostrar al entrevistador que sabe cuáles son y que puede operar con ellas con un poco de práctica.

Un ejemplo de respuesta sobre fórmulas puede ser «Una fórmula es una ecuación introducida por el usuario. Da instrucciones al propio Excel para que complete automáticamente las tareas en lugar de al usuario».

Pregunta 11: ¿Cuál es el lenguaje de Microsoft Excel?

Si sólo ha utilizado Excel para su trabajo personal y/o proyectos universitarios, es posible que no esté familiarizado con VBA. Sin embargo, si se especializó en finanzas, matemáticas o cualquier otra disciplina intermedia, es probable que haya utilizado VBA y macros. Si quiere trabajar en el sector financiero, aprender VBA y las macros que lo acompañan es crucial.

Un ejemplo de respuesta puede ser: «El lenguaje de programación de Microsoft Excel es VBA, que es la abreviatura de Visual Basic para Aplicaciones. Son el ‘sistema operativo’ de fórmulas y macros».

Pregunta 12: ¿Cuál es el orden secuencial de evaluación de las fórmulas?

Las fórmulas, VBA y las macros le resultarán útiles cuando le contraten para la empresa. Se utilizarán mucho, por lo que es mejor que empiece a aprender estas importantes funciones incorporadas de Microsoft Excel. Este orden de secuencia puede recordarse como un acrónimo que es PEMDAS.

Un ejemplo de respuesta puede ser: «El orden secuencial para evaluar fórmulas es, en primer lugar, Paréntesis. Después, es Exponentes, Multiplicación, División, Suma y Resta respectivamente».

Pregunta 13: ¿Cómo se utilizan los gráficos en Microsoft Excel?

Presentar visualmente sus datos en tablas y gráficos personalizados es una de las funciones más útiles de Microsoft Excel.

Un ejemplo de respuesta sobre gráficos puede ser: «Excel proporciona varios tipos de gráficos para ilustrar de forma visual los datos introducidos».

Pregunta 14: ¿Cómo puede diferenciar las celdas en Microsoft Excel?

Un ejemplo de respuesta puede ser: «Cada celda tiene una dirección única. Dependiendo de la fila y de la columna en la que se encuentre, pueden tener direcciones como A1 o B2».

Pregunta 15: ¿Puede importar datos de fuentes externas a una hoja de cálculo Excel?

Un ejemplo de respuesta sobre la importación de datos externos puede ser: «Sí, puede hacerlo. En la pestaña Datos de la barra de herramientas, puede seleccionar Obtener datos externos y elegir la fuente de datos que desee.»

Pregunta 16: ¿Qué funciones utiliza más?

Excel está repleto de funciones; por lo tanto, no es necesario que las enumere todas. Puede dar algunos ejemplos sobre las funciones que utiliza para su uso personal y en otras tareas.

Un ejemplo de respuesta puede ser «En mi propia experiencia, utilicé las funciones INDEX MATCH, SUM e IF con regularidad. Las tablas dinámicas también son una de las funciones que utilicé».

Pregunta 17: ¿Puede explicar la función de las tablas dinámicas?

Sin duda surgirán una o dos preguntas en la entrevista de trabajo, así que más le vale estar preparado para ello.

Un ejemplo de respuesta sobre tablas dinámicas puede ser: «La tabla dinámica es una función integrada en Microsoft Excel que se utiliza para ordenar y resumir grandes cantidades de datos».

Pregunta 18: ¿Para qué utiliza Microsoft Excel?

De nuevo, ser sincero será la clave para este tipo de preguntas. Si hizo unas prácticas antes de esta entrevista de trabajo o incluso tiene experiencia laboral previa en la que utilizó Excel, hable de ello. Si explica para qué utilizó el programa, entonces, podrán explicarle para qué utilizará el Excel si le contratan.

Un ejemplo de respuesta puede ser: «Utilicé Excel para el tratamiento básico de datos, la elaboración de modelos financieros para empresas y mis propias inversiones y para la personalización detallada de datos».

Pregunta 19: ¿Es importante la capacidad de utilizar Microsoft Excel para quienes trabajan en el sector financiero?

Como se menciona en esta entrada del blog y en muchas otras, Microsoft Excel es el principal software utilizado en innumerables empresas, negocios y organizaciones del sector financiero. Se utiliza en todas partes independientemente del sector y la industria del mercado. Por eso no tiene que subestimar el valor de Excel en su entrevista de trabajo.

Un ejemplo de respuesta sobre la importancia de Excel puede ser: «Es crucial. Un empleado que no esté acostumbrado a utilizar Excel o que no tenga ganas de aprender y mejorar sus habilidades no podrá tener éxito en este negocio. Excel es el corazón de las finanzas y de la navegación de datos».

Pregunta 20: ¿Cuál es la mayor debilidad de Microsoft Excel?

Puede que no haya utilizado tanto Excel como para conocer sus puntos débiles; sin embargo, hay algunos conceptos que debería conocer y de los que Excel carece. El más importante quizá sea la incapacidad de colaborar entre los miembros de cualquier equipo. Y el otro es uno de los mencionados en las preguntas anteriores: La seguridad.

Un ejemplo de respuesta puede ser: «Me gustaría ver a quienes editan o añaden nuevos datos al archivo. Así, los miembros del equipo pueden colaborar y editar datos en directo juntos».

El objetivo de las preguntas

El principal motivo de estas preguntas no es ponerle a prueba. Una entrevista de trabajo hablada no debe compararse con un examen escrito. Ni siquiera se trata de sus conocimientos de Microsoft Excel en general. Porque los conocimientos se pueden aprender. Se te puede enseñar y puedes practicar en las partes que creas que puedes mejorar. Lo que buscan es su personalidad.

Lo que sabe es importante, no contratarían a alguien que no ha utilizado Microsoft Excel en su vida. Sin embargo, más que lo que sabe, es mucho más importante cómo puede presentar las cosas que sabe. Tiene que demostrar que tiene habilidades sociales, de liderazgo y analíticas, además de sus habilidades técnicas.

Funciones y fórmulas de Excel que debe conocer como recién graduado

• Operaciones matemáticas básicas: Siempre puede utilizar Excel como calculadora. Una de sus funciones principales es procesar y calcular datos. Así pues, las cuatro operaciones matemáticas básicas (suma, resta, multiplicación y división) siempre pueden utilizarse en Excel.
• SUMA: La función SUMA se utiliza para sumar los datos de cada fila y columna que elija.
• CONTAR: La función CONTAR se utiliza para contar el número de celdas que tienen cualquier tipo de número en ella. También puede contar una lista de números.
• PROMEDIO: La función PROMEDIO calcula la media de los datos de dos (o más) celdas.
• MAX y MIN: Estas fórmulas MAX y MIN encuentran las celdas que contienen el mayor y el menor valor de datos.
• FECHA: Esta fórmula crea una fecha. Puede ajustar qué tipo de fecha desea crear y, además, también funciona combinando fechas diferentes.
• LEN: La función LEN le muestra el número de caracteres o números de una celda.
• COUNTA: Esta fórmula cuenta las celdas en las que hay datos y devuelve el número.
• REDONDEAR: Esta función se utiliza para redondear un número en una celda.
• SUMPRODUCTO: Se utiliza para multiplicar los datos de las celdas que contienen números.

¿Le gustaría aprender más? Consulte este kit de formación sobre fórmulas de Excel para familiarizarse con las funciones de Excel más utilizadas en problemas de la vida real.

Consejos para recién licenciados

Mejore la gestión de sus datos:

Independientemente del programa que utilice para su procesamiento de datos, la gestión de datos siempre será importante para su trabajo. Almacenar, navegar y gestionar sus datos y -lo que es más importante- los datos de su empresa es una tarea importante independientemente de su experiencia anterior.

Ponga al día sus conocimientos de investigación:

Al principio de su carrera y también durante el resto de la misma, va a investigar sobre todo. Dado que todos los datos que introduzca tienen que ser exactos, la investigación será su mejor forma de averiguar si una información es correcta o no.

Deje que los gráficos recomendados tomen el relevo de vez en cuando:

No es necesario que dedique tanto tiempo y atención a crear cuidadosamente sus cuadros y gráficos desde cero. La pestaña Gráficos recomendados del software está diseñada para crear un gráfico por usted. Y si lo desea, más adelante podrá personalizar el gráfico a su gusto.

Aprenda a exportar e importar datos en Excel:

Excel es la herramienta que le permite introducir datos y procesarlos. Sin embargo, no es la ideal para presentar sus datos a sus supervisores y gerentes. Para ello, acostúmbrese a exportar sus datos a un archivo de PowerPoint o de Word. Así le resultará más fácil compartir su trabajo de una forma mucho más presentable.

Acostúmbrese a trabajar con grandes cantidades de datos:

Cuando trabaje en el sector financiero, no se ocupará sólo de un par de celdas. Excel tiene más de un millón de celdas en una sola de sus hojas de cálculo. Eso significa que tendrá que familiarizarse con el trabajo con varios libros de Excel que contengan varias hojas de cálculo.

Lo que NO deben saber los recién licenciados

Las funciones y fórmulas necesarias se enumeran en los capítulos anteriores. Aparte de esas fórmulas básicas del programa, no necesita conocer funciones y fórmulas complicadas. El programa tiene más de 400 funciones, ni siquiera sus colegas experimentados pueden ser expertos en todas ellas.

Lo que sí necesita saber es crear cuadros y gráficos basados en los datos procesados. Porque si solicita unas prácticas o un puesto junior en una empresa financiera, será usted quien cree cuadros y gráficos para las presentaciones.

Lo que no necesita saber son todos los pequeños detalles de la creación de los gráficos mencionados. La pestaña Gráficos recomendados le proporcionará una amplia gama de selecciones. Puede practicar y probarlos y encontrar el que desee utilizar o personalizar.

Lo que sí debe conocer son las tablas dinámicas. Son una de las herramientas integradas más importantes del software. Se le preguntará si sabe crear una y se le encomendará la tarea de crearla.

Lo que no necesita conocer en las tablas dinámicas es la función de elemento calculado. La función de elemento calculado y muchas otras son complicadas y difíciles de realizar para una persona recién graduada. Esto significa que aprenda y se acostumbre a crear tablas dinámicas, pero puede mantenerse alejado de todos los demás detalles de las mismas.

PALABRAS FINALES

Puede que esté nervioso por su entrevista de trabajo aunque haya tenido innumerables entrevistas con muchas empresas y es completamente normal y esperable. Y también es posible que se quede paralizado y no pueda responder a algunas de las preguntas aunque conozca la respuesta. Los entrevistadores y los asesores de contratación son empleados experimentados; por lo tanto, verán su preocupación e intentarán calmarle.

No dude en tomar algunas iniciativas en sus entrevistas de trabajo. Muéstrese y déjeles ver quién es usted y qué puede hacer por su empresa. Otra de las acciones que debe emprender es hacer preguntas. Si hay alguna confusión sobre una pregunta o sobre cualquier tema, pida al entrevistador que aclare su punto de vista.

La arrogancia no sólo no se aprecia en las entrevistas de trabajo, sino tampoco en todos los lugares de trabajo. Sin embargo, la confianza es una característica que se busca. Equilibre sus palabras y su actitud para mostrar su confianza en sí mismo y también, en su trabajo. Porque como se menciona al principio de esta entrada del blog, sus calificaciones en los exámenes, su nota media y su CV no bastan para acceder a un puesto. Lo que haga en la entrevista de trabajo es uno de los factores clave para empezar a trabajar.