Lista completa de cosas que puede hacer con Excel
¿Sabe que Excel no es sólo una simple hoja de cálculo? Aquí tiene una lista completa de cosas que puede hacer con Excel. Descubra todo lo que puede hacer en Excel, y también cosas muy chulas.
Contenido
- Herramientas, calculadoras y simulaciones
- Cuadros de mando e informes con gráficos
- Automatizar trabajos con macros VBA
- Complemento Solver y análisis estadístico
- Entrada de datos y listas
- Juegos en Excel
- Uso educativo con funciones interactivas
- Cree Cheatsheets con Excel
- Diagramas, maquetas, diagramas de Gantt
- Obtenga datos en directo de la web
- Excel como base de datos
Excel es uno de los programas más utilizados en el mundo digital actual. La mayoría de la gente abre rápidamente un archivo de Excel cuando necesita escribir o calcular algo. Es como el «papel». (recuerde aquellos cuadernos de gráficos de la época escolar..)
En realidad, esto no es sólo específico de Excel de Microsoft, sino de la mayoría de los programas de hojas de cálculo como open office o google sheets. Sin embargo, nos centraremos en Excel y en lo que puede hacer con él hoy en día, ya que ofrece una enorme flexibilidad que descubrirá a continuación.
1. Puede crear herramientas, calculadoras y simulaciones con Excel
Empecemos por las principales áreas de uso de Excel. Como todos sabemos, las hojas de cálculo están diseñadas para facilitar los cálculos. Por eso contienen «fórmulas». Nos permiten hacer cálculos matemáticos básicos como sumar, multiplicar, hallar la media, así como cálculos avanzados como análisis de regresión, conversiones, etc.
Cuando combinamos estas potentes funciones matemáticas con algunas tablas, listas u otros elementos de la interfaz de usuario, podemos obtener una calculadora. Y la mayoría de las veces serán dinámicas (lo que significa que cuando cambie un parámetro todo el resto de los cálculos se adaptarán en consecuencia).
A continuación puede ver un ejemplo de nuestros estudios anteriores como Someka:
Hemos construido esta calculadora para un ejecutivo de una empresa de desarrollo de aplicaciones. Cambiaba los parámetros que quería y veía los resultados inmediatamente.
Esto es genial sobre todo cuando se trata de hacer grandes «modelos» en Excel. La modelización financiera es una de las áreas de aplicación más utilizadas de estos grandes modelos. Si intentáramos hacer esto con lápiz y papel (que era lo que se hacía antaño) sería horrible, supongo:
La modelización financiera también se utiliza para poner a prueba las habilidades en Excel de los expertos. Incluso se ha creado una competición para ello: ModelOff
También tenemos una herramienta para que las startups hagan un estudio de viabilidad jugando con sus propias variables:
Se trata de una completa Plantilla Excel de Estudio de Viabilidad para startups de aplicaciones con proyecciones de descargas, costes, cálculos financieros, gráficos, cuadro de mandos y mucho más.
2. Puede crear informes y cuadros de mando profesionales con gráficos y visualizaciones de aspecto agradable
El mundo empresarial es exigente. No basta con hacer los cálculos, configurar las tablas y escribir el texto. Tiene que crear gráficos circulares, de tendencias, de líneas y muchos más. Tanto si se está preparando para su presentación como si va a hacer una presentación en su empresa, puede utilizar las funciones de gráficos de Excel.
Tablas dinámicas
Una de las mejores funciones que ofrece Excel son las tablas dinámicas. Se trata de una herramienta avanzada de Excel que le ayuda a crear informes resumidos dinámicos a partir de datos sin procesar de forma muy sencilla. Después de crear su tabla, puede jugar con los parámetros fácilmente con una interfaz de arrastrar y soltar.
Su aspecto es el siguiente
Cuadros de mando
Los modelos complejos de Excel tienen muchas variables, cálculos y configuraciones. Y en lugar de gestionar todas las variables una a una en diferentes hojas, diferentes lugares es una muy buena idea ponerlas juntas como un «panel de control».
Puede pensar en los cuadros de mando como en las cabinas de los aviones.
Recientemente los cuadros de mando se han hecho muy populares. Hay muchos vídeos de formación sobre cómo construir y diseñar paneles de control para nuestros modelos de Excel. En realidad, no son tan diferentes del resto de los cálculos.
Pero la idea principal es: si hay algo que quiera cambiar, más adelante, no lo escriba directamente en la fórmula, sino vincúlelo a una variable.
Supongamos que está elaborando un informe de ventas para su jefe. Él le pide que lo haga modificable para que pueda ver los resultados en dólares estadounidenses o en euros según la situación. En lugar de escribir una tasa Fx en los cálculos, debería vincularla a una celda con la que pueda jugar más adelante.
Así
Esto puede parecer muy obvio para algunos de ustedes. Pero este es el planteamiento básico de todos los cuadros de mando en archivos Excel. Por supuesto, puede mejorarlo con fórmulas más complejas, botones, gráficos geniales e incluso VBA, pero la idea principal se mantiene.
He aquí un ejemplo de un conjunto completo del cuadro de mandos:
O un cuadro de mando para un estudio de viabilidad ganadera:
Si le interesan los cuadros de mando de ventas, puede consultar nuestra plantilla Excel:
Se trata de una plantilla interactiva de informe de ventas en Excel. Incluye un cuadro de mandos con rentabilidad, análisis de ventas y gráficos.
Aparte de eso, la Plantilla de Excel de la Calculadora de ROI de Marketing sería muy útil para priorizar sus campañas de marketing en Excel:
Le proporcionará métricas esenciales y le ayudará a gestionar todos los canales de sus campañas de marketing en un solo lugar.
3. Puede codificar en Excel con VBA (Visual Basic para Aplicaciones)
La mayoría de los usuarios que utilizan Excel de forma intensiva ya codifican. Pero si les pregunta si saben codificar lo más probable es que le digan que no. Por supuesto, escribir fórmulas es una parte muy pequeña de las cosas que se pueden hacer con VBA. Se trata de un potente lenguaje de programación que le permite crear pequeños scripts (macros), formularios de usuario, funciones definidas por el usuario, complementos ¡e incluso juegos! (que tocaremos más adelante por separado)
No me sumergiré en VBA aquí ya que es un área detallada. Pero hay algunas cosas básicas que será beneficioso conocer para quienes utilicen Excel con frecuencia:
- Puede grabar macros para repetir tareas: No necesita codificar desde cero. Simplemente haga clic en el botón de grabar macro y escribirá el código por usted en segundo plano. (Si lo desea, puede modificarlo posteriormente)
- Amplía las fronteras del mundo Excel. Si siente que está limitado de algún modo en Excel, es que es usted un usuario avanzado. Ha llegado el momento de adentrarse un poco en VBA.
- Puede crear formularios de usuario sólo con VBA. Si ve algo como esto, sepa que está utilizando VBA:
VBA es bastante potente y si trabaja mucho con Excel no se arrepentirá de haber aprendido un poco. Por ejemplo, ¿no estaría bien poder enviar correos electrónicos masivos desde una hoja de cálculo de Excel con sólo pulsar un botón?
4. Puede resolver problemas de optimización y realizar análisis estadísticos (análisis de datos)
No es de extrañar que los programas de hojas de cálculo como Excel ofrezcan técnicas matemáticas avanzadas para realizar estudios más complicados. (Para ser sincero, no soy un experto en estadística, pero con formación en ingeniería, intentaré hacer todo lo posible para explicar lo básico. No dude en corregirme si me equivoco)
Elanálisis de datos es un concepto de moda en los últimos años con el desarrollo de potentes ordenadores y software mejorado. Estamos recopilando y registrando muchos más datos en comparación con el pasado. Eche un vistazo a este gráfico para entender lo que quiero decir:
Especialmente esta parte
«en los dos últimos años se han creado más datos que en toda la historia anterior de la raza humana».
Da un poco de miedo, ¿verdad? De acuerdo, no vamos a sumergirnos en el mundo del «Big Data». Volvamos a nuestro humilde mundo de Excel.
Al recopilar tantos datos, algunas personas querrán analizarlos. De lo contrario, no tiene sentido gastar miles de millones de dólares en esos centros de datos. Excel tiene funciones incorporadas para métodos básicos de estadística descriptiva como Media, Mediana, Moda, Desviación estándar, Varianza, etc.
Pero si queremos ir un poco más allá mencionaré dos funciones de Excel (en realidad complementos) en este paso: Solver y Análisis de Regresión
Solver
¿Ha oído hablar alguna vez de la «optimización»? Cuando tenemos más de un parámetro que afecta al resultado, sólo podemos tener una solución más optimizada en lugar de una solución máxima. Esto puede sonar raro, pero es muy válido en nuestra vida cotidiana.
Uno de los ejemplos más sencillos y populares es: Problema de optimización de la valla del granjero
«Un granjero posee 500 metros de valla y quiere cercar la mayor superficie rectangular posible. ¿Cómo debería utilizar su valla?»
Este es un ejemplo muy sencillo para explicar lo que hace un solver. Pero en realidad, puede ejecutar conjuntos de datos mucho más complicados con Solver.
Análisis de regresión
Dado que se trata de un tema un poco avanzado para esta entrada del blog, sólo tocaré la superficie.
En términos más sencillos, el análisis de regresión le ayuda a encontrar la correlación entre las variables. Por ejemplo, puede que quiera saber cuál es la relación entre el número de pájaros que vuelan sobre su cabeza y el dinero que ha ganado hoy. (perdón por el ejemplo tonto. No, no tengo curiosidad por ello 🙂 Tendrá que reunir datos de muestra y realizar un análisis para ver si existe alguna correlación.
Parece algo así
Usted pone sus datos:
Ejecute la regresión desde Analysis Toolpak:
Y obtenga resultados como estos
Por supuesto, existe software mucho más sofisticado para realizar análisis de datos. Sin embargo, existe una broma en las comunidades de inteligencia empresarial:
- ¿Cuál es la función más utilizada de cualquier solución de inteligencia empresarial?
- Es «Exportar a Excel».
Parece que no dejaremos de utilizar Excel en breve.
5. Puede recopilar información, realizar entradas de datos y crear listas
Volviendo del aburrido mundo del análisis de datos, mencionemos el área de uso más sencilla y práctica de excel: ¡Crear listas!
Ya se explica por sí sola, así que no me molestaré en dar más detalles. Cuando quiera anotar algunos datos sencillos, tomar notas, crear listas de tareas pendientes o cualquier otra cosa. Sólo tiene que abrir el Excel y anotarlo. ¿Hemos mencionado lo de «alternativa al papel»? Ah, sí, lo hicimos.
Un ejemplo de lista principal:
También puede convertir archivos PDF en archivos Excel para que sea más fácil trabajar con ellos. Esto puede hacerse automáticamente con algunos programas. Pero algunos archivos pdf no pueden procesarse automáticamente (como documentos escritos a mano, facturas escaneadas, etc.). Tendrá que hacerlo manualmente.
Cuando quiera jugar con los datos de una página web, puede copiarlos y pegarlos fácilmente en un archivo Excel y luego podrá ordenarlos, filtrarlos o hacer lo que quiera:
Por ejemplo, la lista Fortune 500 US:
A todo el mundo le gustan las listas de tareas pendientes. Y hemos creado una útil lista de tareas pendientes en Excel para uso empresarial o personal. Compruébelo, es gratis:
Plantilla Excel de lista de tareas pendientes
6. ¡Juegos en Excel!
Ya hemos mencionado esto en la sección VBA más arriba. Pero merece la pena hablar un poco más.
Visual Basic también le permite codificar cosas complejas como juegos. Pero, por supuesto, no espere un GTA o un FIFA. Cosas como el ajedrez, el sudoku o el Monopoly están bien. Pero, algunas personas han ido más lejos y han creado cosas más complicadas, como un juego RPG. Eche un vistazo a esto:
Este juego ha sido creado por un contable, Cary Walkin. Sé que no tiene muy buena pinta, ¡pero está en Excel! (puede jugarlo en la oficina 😉 )
Otro ejemplo:
¿Un simulador de vuelo en Excel? ¿Es lo mismo que utilizamos para sumar las cifras de ventas? Lol sí.
También se pueden incrustar juegos flash en Excel (como Super Mario, Angry Birds o lo que sea), pero los descarto porque no están construidos con VBA.
7. Puede utilizar Excel con fines educativos con funciones interactivas
Como mencionamos en la sección de modelización financiera, Excel es bastante bueno para crear resultados dinámicos en función de las entradas. Nos beneficiamos de ello para crear herramientas interactivas.
Un ejemplo que me viene a la mente es esta hoja de cálculo que han preparado unos chicos de San Francisco:
Yo no lo he probado, pero es un tutorial en Excel. Me ha gustado la idea.
Otra herramienta interactiva similar de aprendizaje de Excel es de Keyskillset:
En realidad, no está completamente en Excel y funciona como un software independiente, pero me gustó cómo combinan la formación en Excel con funciones de gamificación.
Los cuestionarios son buenas herramientas para el aprendizaje interactivo y también se pueden preparar en Excel. Una plantilla de quizmaster de indzara.com:
Una plantilla de plan de clase para estudiantes en Excel que hemos preparado recientemente:
¡Puede aprender Excel en Excel!
Como se ha dicho: ¡La práctica hace al maestro!
Puede poner a prueba sus conocimientos de Excel en Excel con el Entrenador de fórmulas de Excel:
Se trata en realidad de una plantilla de Excel preparada con macros VBA y funciona básicamente como una hoja de ejercicios de práctica. Tiene 30 secciones y alrededor de 100 preguntas. Puede aprender VLOOKUP, IF y muchas más fórmulas de Excel haciendo. Si le gusta la idea de «aprender haciendo», entonces merece la pena comprobarlo.
Además, este curso en línea de GoSkills también es para todos los públicos y abarca lecciones para principiantes, intermedios y avanzados.
8. Puede preparar «hojas de trucos» en Excel
Por hojas de trucos no nos referimos al trozo de papel con información anotada que una persona poco ética podría crear si no estuviera preparada para un examen. Nos referimos a una herramienta de referencia que proporciona instrucciones sencillas y breves para realizar una tarea específica. Utilizamos este término porque últimamente es muy popular.
Por ejemplo, esto es una hoja de trucos:
Esta información compactada y resumida es muy útil en muchos aspectos. Cuando se trata de memorizar cosas, buscar, consultar, etc. Y se puede crear fácilmente con Excel. Hagamos una búsqueda en Google de una hoja de trucos hecha en Excel.
Esta es de Dave Child(cheatography.com) y también la utilizaba cuando aprendí HTML por primera vez:
El último ejemplo es una hoja de trucos de Excel creada para los atajos de Excel:
Por supuesto, si busca infografías y hojas de trucos con estilo, debería echar un vistazo al software de diseño.
9. Puede preparar diagramas, maquetas o diagramas de Gantt
Sé que Excel no es quizá la mejor herramienta para hacerlos. Hay programas o sitios web estupendos para hacer maquetas, diagramas, lluvias de ideas, mapas mentales o programación de proyectos. Pero también hay hábitos. Aunque estoy muy abierto a probar y utilizar este tipo de herramientas novedosas, me encuentro a mí mismo utilizando Excel para hacer un mockup o un mapa mental. (seleccionar formas, poner notas, poner flechas, cambiar colores, etc. Omg es tedioso)
Los diagramas de Gantt pueden ser un poco de la vieja escuela, ya que los métodos ágiles de gestión de proyectos son cada vez más populares, pero se siguen utilizando mucho. Existen varias plantillas Excel de diagramas de Gantt en la web.
Un ejemplo de diagrama de Gantt de vertex42.com:
Acabo de descubrir una maqueta de estructura de informes que he preparado en Excel alguna vez:
Por cierto, ¿ha visto nuestro Generador automático de organigramas?
Se trata de una plantilla de Excel que le permite crear organigramas a partir de listas de Excel con sólo pulsar un botón. Puede ser útil para propietarios de pequeñas empresas y departamentos de Recursos Humanos.
Aquí tiene otro ejemplo de diagrama de Gantt de la cartera de Someka:
>> Descargar Gantt Chart Maker
Este tipo de gráficos están directamente relacionados con Excel, ya que la mayoría de las empresas ya guardan sus datos en hojas de cálculo. Pero también conozco gente que incluso construye las maquetas de sus sitios web en Excel (con enlaces a otras secciones, colocación de botones, deslizadores, etc.).
10. Puede obtener datos en directo de la web en Excel
A veces puede necesitar que sus archivos Excel se actualicen automáticamente desde una fuente de datos en vivo. Por ejemplo, si está haciendo un análisis bursátil y quiere los últimos datos de algunas cotizaciones en la Bolsa de Nueva York, puede conectar su archivo Excel a una fuente de datos y dejar que tome la información más reciente automáticamente (¡a menos que quiera introducirlos uno a uno!).
Como se trata de un tema exhaustivo, lo dejaré para otro post. Pero he aquí algunas cosas que puede obtener en Excel:
- Precios de las acciones
- Resultados de partidos de fútbol, NBA, NFL o cualquier deporte (de sitios de resultados en directo)
- Tipos de cambio
- Datos de vuelos de aeropuertos en tiempo real
- Cualquier información de una base de datos compartida (ya sea la intranet de su empresa o pública)
Este tema es cada vez más importante, ya que la mayoría de los datos se guardan en sistemas en la nube. Ya no descargamos bits de información en nuestros ordenadores como solíamos hacer en el pasado. Por ello, Microsoft está trabajando duro para mejorar la integración web de Excel.
Lectura recomendada: ¿Puede Excel extraer datos de un sitio web?
11. Utilizar Excel como base de datos sencilla
Sí, no es la mejor idea utilizar Excel como base de datos. Porque no está diseñado para este fin. Las consultas llevarán mucho tiempo, especialmente cuando los datos sean más grandes. A veces puede ser poco fiable y no muy seguro. Todo esto está aceptado. Sin embargo, no siempre buscamos un conjunto completo de los sistemas de bases de datos y nos puede servir como un mini-almacén para nuestros pequeños datos.
Por ejemplo, si guarda los datos de sus facturas y quiere hacer algunos análisis de ventas, puede ser un buen punto de partida. Si más adelante desea ver más detalles, quiere registrar más desgloses, tendrá que pasar a una «base de datos real». Puede ser Access, SQL o cualquier otra cosa. Sólo tiene que vigilar su archivo Excel porque tiene un máximo de 1 millón de filas.
Algunos de ustedes dirán «oye, es más que suficiente, ¿no?».
Generalmente sí. Pero no se puede creer cómo aumentan de tamaño los datos cuando se quieren ver los detalles. Recuerdo que cuando trabajaba como analista en una empresa de desarrollo de juegos, teníamos registros de más de mil millones de filas de datos.
Precisamente por eso, hemos construido algunas de nuestras plantillas Excel (que es la característica favorita de todos los usuarios) con una sección de base de datos. Puede consultar nuestros Generadores de facturas y ver cómo el registro de facturas sería superfácil en Excel.
Conclusión
A medida que Internet se vuelve más accesible para todo el mundo, la gente empieza a utilizar las plataformas de colaboración más que antes. En este aspecto, las aplicaciones de hojas de cálculo en línea, como Google Sheets, aumentan su popularidad y se erigen como competidoras de Excel de Microsoft. Otras alternativas gratuitas como open office o libre office también son populares. Pero si necesita las funcionalidades avanzadas de Excel aún no hay sustituto.
Microsoft está mejorando el software activamente. PowerPivot, Power BI y Excel Online son nuevas funciones que han desarrollado recientemente. Esperaremos a ver cómo evolucionan las cosas en los próximos años. (investintech.com ha realizado entrevistas a expertos en Excel sobre el futuro de Excel)
He intentado cubrir la mayoría de las cosas que se pueden hacer con Excel. Si me he dejado algo o si encuentra algún error, hágamelo saber comentando abajo o enviando un correo electrónico.
Además, no olvide consultar nuestra Colección de plantillas de Excel. Puede que encuentre algo útil para usted:
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