Los Objetivos de la Gestión de Inventarios: ¡Técnicas, Retos y Proceso en Detalle!

La gestión de inventarios es un proceso esencial de seguimiento de las existencias de productos. Ayuda a las empresas a ser más rentables, ya que su principio básico es contener los costes. En este artículo conocerá en profundidad los objetivos de la gestión de inventarios.

¿Ha pensado alguna vez en los productos que tiene un lugar de trabajo y en cómo los gestiona? Imagínese que está a punto de entrar en una panadería y comprar una magdalena. Desde los ingredientes que se utilizan para hacer la magdalena hasta la propia magdalena; cada artículo que ha desempeñado un papel en el proceso es un inventario y debe gestionarse adecuadamente. Lo mismo se aplica a las empresas corporativas que a las tiendas locales.

¿Cuáles son los objetivos del sistema de gestión de inventarios?

Se espera que los objetivos de la gestión de inventarios sean operativos y financieros. Desde el punto de vista operativo, las mercancías almacenadas deben estar disponibles en cantidades suficientes y, desde el punto de vista financiero, el capital circulante debe reducirse al mínimo posible. He aquí algunos de los principales objetivos de la gestión de inventarios.

Cumplir los pedidos

En primer lugar, no puede satisfacer un pedido recibido si no sabe exactamente cuántos de esos productos tiene a mano. Para cumplir los pedidos, debe disponer de los productos adecuados en momentos de necesidad. De lo contrario, los pedidos podrían sumirle en el caos.

Para aclararlo, supongamos que vende juguetes; ha recibido un pedido de 100 cajas pero, al pasar por caja, en realidad sólo hay 50 cajas disponibles en el almacén. El representante de ventas toma el pedido de juguetes sin conocer la situación en el almacén y aquí viene el lío.

Entonces, para no experimentar esto, se deben utilizar los objetivos del sistema de gestión de inventario y los miembros del equipo deben conocer la situación del inventario.

Tener un suministro suficiente con los objetivos de la gestión de stocks

En segundo lugar, desde las materias primas hasta el producto acabado, los inventarios deben estar listos de antemano. Hay que suministrar el material necesario en cantidad suficiente para que los productos no sufran en el momento en que los clientes los necesiten.

El seguimiento del suministro es una forma de asegurarse de que las existencias están listas para satisfacer las necesidades del cliente. También da la oportunidad de moldear la demanda en función del suministro existente. Puede establecer ciertos objetivos dirigidos a la demanda de los clientes sólo si dispone de suficiente suministro para satisfacer dicha demanda.

Controlar las existencias

En tercer lugar, necesita un registro sistemático de las existencias para que todo funcione mejor. Disponer de este sistema le hace controlar su cadena de suministro y sus existencias y le evita diversas confusiones, como la duplicación en los pedidos o el mantenimiento de las existencias en la cantidad equivocada. Siempre hay que tener en cuenta las situaciones de exceso o falta de existencias.

Ya sabemos que el infraalmacenamiento puede causar escasez y también arruinar el proceso de pedido, pero los productos con exceso de existencias no son menos arriesgados.

Supongamos que trabaja con materiales que se estropean y tiene un exceso de existencias. Tal vez pretenda mantener esas existencias como reserva en caso de que la demanda sea mayor de lo habitual.

Sin embargo, almacenar una cantidad excesiva de ellos puede causarle más problemas que cuando no puede satisfacer la demanda. Se echan a perder antes de ser utilizados y, a la larga, acaban suponiendo un coste y un esfuerzo adicional.

Minimizar los costes

El punto principal de la gestión de inventarios es, en realidad, minimizar los costes. Debe minimizar el capital innecesario para estar bien financieramente. Al fin y al cabo, el dinero es una limitación crucial. Debe mantener su inversión en un nivel mínimo y también mantener el coste de los materiales bajo control para reducir el coste de producción.

Cuando los artículos no se venden, sus activos pueden convertirse de repente en pasivos. Por lo tanto, uno de los objetivos de la gestión de existencias es asegurarse de que no pierde dinero por tenerlas. Los artículos deben utilizarse mientras tengan su valor original.

Minimice su capital circulante en la medida de lo posible, ya que también es necesario para otras actividades como las operaciones y las ventas. Cuando gestiona eficazmente su inventario, evita gastos como los costes de compra, los costes de transporte o los costes de almacenamiento.

Evitar desperdicios o pérdidas

La gestión del inventario es muy eficaz cuando se trata de hacer frente a las pérdidas. Que un artículo se desperdicie o se pierda es bastante natural cuando no existe un sistema de seguimiento adecuado.

Además, el robo siempre es un riesgo que merece la pena tener en cuenta, independientemente del tipo de trabajo que realice.

Por otra parte, llevar un registro de los artículos minimiza las probabilidades de pérdida aunque no las elimine. Tener un registro a mano evita cualquier posible desperdicio y también mantiene a su empresa alejada de los robos. Especialmente cuando hay que manipular grandes cantidades de productos, estos riesgos son aún mayores.

Por lo tanto, un sistema de gestión de inventarios es un salvavidas que permite hacer un seguimiento de todo y evitar posibles pérdidas.

Mejora de la producción global

La gestión de su inventario mejora la producción a muchos niveles. Cuando hay algo que prefiere cambiar en la producción, disponer del sistema de inventario le permite hacerlo más rápidamente.

Además, si quiere ampliar o reducir su producción, lo primero que tiene que hacer es mirar su sistema de seguimiento y decidir cómo dirigir la producción.

Además, en términos de garantizar un suministro eficaz, los sistemas de inventario ya ayudan a que la producción se desarrolle de forma constante. Si mantiene sus registros y cuenta con un suministro suficiente, la producción no tendrá que reestructurarse de nuevo.

Optimizar la venta de productos

Además, otra cosa para la que puede utilizar la gestión de inventarios es para analizar los patrones de venta de los productos. Las ventas son una fase crítica e importante de todo el proceso. Ayuda a comprender la situación actual y a hacer suposiciones futuras basadas en el análisis. Puede detectar los productos de baja rotación, por ejemplo, y eliminarlos.

Imagine que vende productos cosméticos. Algunos de sus productos no están funcionando bien en el mercado. Las ventas no son las previstas y todos ellos están esperando en las estanterías. Conservar esas mercancías que ya no se venden no parece una buena idea.

En ese caso, puede bajar los precios con el objetivo de deshacerse de ellos, o incluso encontrar otra forma de hacerlo.

Técnicas de gestión de inventarios

Cantidad Económica de Pedido:

Es una fórmula que se utiliza para calcular la cantidad ideal de pedido y tiene como objetivo reducir los costes globales. El propósito es reducir el inventario, por lo que EOQ significa la menor cantidad de inventario que necesita pedir para satisfacer la demanda con el mínimo coste.

Pros

• Reduce los costes de mantenimiento y de pedido
• Minimiza el almacenamiento

Contras

• Requiere un seguimiento continuo
• Requiere datos detallados para el cálculo
• Limitado por suposiciones

Puede utilizar la plantilla Excel de planificación de pedidos y la plantilla Excel de planificación de suministros de Someka para gestionar sus cantidades de pedidos y suministros.

Cantidad mínima de pedido:

Indica la cantidad más baja fijada por el proveedor para que compren los minoristas. Si desea comprar un producto concreto, necesita poder adquirir la cantidad mínima de pedido.

Pros

• Ofrece el mejor precio posible por unidad disponible
• Permite a los proveedores aumentar sus beneficios
• Mantiene un flujo de caja saludable

Contras

• Los costes iniciales pueden resultar intimidantes

Análisis ABC:

Es una técnica que categoriza el inventario en tres, basándose en su valor en términos de ventas. La categoría A representa los productos más valiosos, la B los artículos de valor medio y la C los menos valiosos.

Pros

• Proporciona un inventario preciso
• Ayuda a prever la demanda

Contras

• Entra en conflicto con otros sistemas de inventario
• Requiere más recursos que otros

Gestión de inventarios Just In Time:

Su objetivo es reducir los costes de inventario. En lugar de pedir demasiada cantidad de un producto, permite a las empresas recibir la cantidad necesaria de inventario.

Pros

• Reduce los costes de inventario
• Elimina el riesgo de stock muerto
• Mejora el flujo de caja

Contras

• Riesgo de ruptura de existencias
• Puede ser complejo de implantar

Inventario de existencias de seguridad:

Es una cantidad extra de inventario que se mantiene en caso de demanda inesperada. Es importante determinar correctamente el valor de las existencias de seguridad.

Pros

• Protección frente a cambios rápidos
• Evita la falta de existencias
• Proporciona preparación para previsiones inciertas

Contras

• Las existencias de seguridad son caras

FIFO y LIFO de Objetivos de la gestión de existencias:

FIFO significa «primero en entrar, primero en salir» y dice que los primeros artículos del inventario deben venderse primero. En cambio, según LIFO, que significa «último en entrar, primero en salir», deben venderse los últimos artículos del inventario.

Ventajas del FIFO

• Mantiene fresco el inventario
• Es bueno para obtener la máxima capacidad y altos beneficios

Contras del FIFO

• Puede no mostrar los costes con exactitud cuando los precios de los materiales aumentan rápidamente
• No es ventajoso cuando se trata de impuestos

Pros para LIFO

• Tiene una ventaja fiscal
• Ayuda a evitar que el inventario se eche a perder

Contras del LIFO

• Requiere un registro complejo
• Puede ser difícil de mantener

Fórmula del punto de pedido:

Indica la cantidad mínima de existencias que se ha alcanzado y cuándo se deben pedir más existencias. Se calcula multiplicando las «Ventas medias diarias por unidad» y el «Plazo medio de entrega en día» y añadiendo las «Existencias de seguridad».

Pros

• Ayuda a pedir la cantidad correcta de existencias
• Protege de las subidas y bajadas del mercado

Contras

• Puede producirse una sobrecarga cuando se alcanzan muchos artículos
• No hay una secuencia establecida, ya que los artículos aparecen aleatoriamente

Seguimiento por lotes:

También conocido como «seguimiento de lotes», es un proceso de rastreo de mercancías a lo largo de la cadena de distribución mediante el uso de números de lote. Permite ver todo el recorrido de las mercancías: de dónde proceden, adónde han ido, qué cantidad se ha enviado y cuándo caducan.

Pros

• Recuperación fácil y rápida
• Minimiza los errores contables
• Mejores relaciones con los proveedores

Contras

• Requiere atención adicional

Inventario en consignación:

Se trata de un acuerdo beneficioso para ambas partes entre mayoristas y minoristas. Un mayorista cede su mercancía a un minorista, o consignatario, sin recibir el pago hasta que el minorista vende realmente la mercancía.

Ventajas para el mayorista

• Menores costes de transporte
• Oportunidad de probar nuevos mercados y productos
• Comercialización directa al minorista

Ventajas para el minorista

• Menor riesgo y mayor flujo de caja
• Posibilidad de devolver la mercancía no vendida sin coste
• Disponer de una amplia gama de productos sin inmovilizar capital

Contras para el mayorista

• Costes de envío a una gran cantidad de inventario nuevo
• Posibles pérdidas en caso de que los productos no se vendan

Contras para el minorista

• Muchos sistemas de inventario no gestionan bien el inventario en consignación
• Dificultad para gestionar el movimiento constante del stock consignado en una hoja de cálculo

Gestión del inventario perpetuo:

Esta es la técnica de gestión de inventario más básica y lo único que necesita es contar las existencias en cuanto llegan.

Pros

• Gestiona fácilmente múltiples ubicaciones
• Fácil acceso al sistema
• Proporciona información actualizada sobre el inventario

Contras

• Los costes de instalación podrían resultar intimidatorios
• Podría requerir formación adicional para que los empleados utilicen el sistema

Dropshipping:

Se trata de un método en el que sus productos son retenidos por un tercero y enviados directamente al cliente. Así pues, usted recibe un pedido; a continuación, reenvía su pedido al proveedor y el proveedor se encarga del pedido por usted.

Pros

• Baja barrera de entrada
• Minimiza los costes de inventario y de pedido
• Mayor flujo de caja
• Posibilidad de probar nuevos productos con menos riesgo

Contras

• Falta de control
• Alta competencia
• Pedidos inconexos

Fabricación ajustada:

Se trata de un enfoque cuyo objetivo es mejorar la eficacia y maximizar el valor del producto eliminando los residuos y cualquier actividad que no añada valor.

Pros

• Menos existencias de materias primas y productos acabados
• Reducción de los plazos de entrega de los productos acabados

Contras

• Requiere la implicación de todos los empleados en la metodología
• Requiere una revisión de los sistemas de producción en toda la empresa

Seis Sigma y Lean Seis Sigma:

SeisSigma pretende mejorar el rendimiento de las empresas aumentando los beneficios y disminuyendo el crecimiento del exceso de inventario; Lean Seis Sigma, por su parte, mejora fácilmente las herramientas de Seis Sigma eliminando sistemáticamente los residuos y reduciendo la variación.

Pros

• Evita el despilfarro
• Aumenta el valor y la calidad

Contras

• Aumento de los gastos generales y operativos
• Difícil implantación

– Someka dispone de una plantilla especial para el cálculo de Seis Sigma –

Previsión de la demanda:

Consiste básicamente en predecir qué, cuándo y cuánto compran los clientes los productos. Puede practicarse basándose en la evaluación de las ventas pasadas.

Pros

• Proporciona información valiosa
• Proporciona un punto de partida
• Aumenta la rentabilidad global

Contras

• No se pueden predecir todas las situaciones
• Puede llevar mucho tiempo

Envíos a granel:

Se trata de una técnica rentable que se utiliza para paletizar el inventario y enviar más cantidad de una vez. Este método puede aplicarse a mercancías con gran demanda por parte de los clientes.

Pros

• Menores costes de envío
• Mayor potencial de rentabilidad
• Adecuado para una demanda previsible y una larga vida útil

Contras

• Mayores costes de almacenamiento
• Mayor potencial de riesgo de capital

El proceso de gestión de existencias

1) Prever la demanda

Prever lo que le espera en el futuro puede ser un buen punto de partida para realizar una gestión adecuada del inventario. Si dispone de los datos, puede examinar sus ventas pasadas y hacer una predicción de las posibles ventas futuras y organizar en consecuencia su inventario. Si es un negocio nuevo y no dispone de esos datos, puede centrarse en la investigación de mercado e intentar alcanzar la cantidad óptima de inventario que le evite las roturas de stock y los costes de transporte.

2) Revise su presupuesto

Puede que sus datos de previsión estén listos para iniciar el proceso de gestión de su inventario, pero debe asegurarse de que todos los gastos se ajustan a su presupuesto. Revisar su presupuesto significa determinar cuánto puede cubrir con su pedido y también revisar cualquier cambio de precios.

3) Planifique su almacén

Después del presupuesto, necesita planificar su almacén. Controlar el lugar donde se encuentra todo el inventario es un paso importante en este proceso. Debe cuidar las condiciones de almacenamiento, ya que diferentes tipos de materiales necesitan diferentes tipos de almacenamiento. La gestión de su almacén también le permite categorizar su inventario; los artículos se colocarían en función de la frecuencia de sus ventas, de modo que podría optimizar el espacio de su almacén.

4) Haga una lista preliminar de pedidos

Es mejor hacer una lista preliminar de todo lo que necesita pedir. Esa lista debe crearse teniendo en cuenta la cantidad previa de demanda de sus productos. Después de hacer su lista, debe comprobar sus existencias actuales y excedentes y, a continuación, actualizar la lista para el pedido final. Puede utilizar un formulario para preparar su lista con mayor claridad.

5) Elija un método

Para aclararlo, tiene que evaluar todas las técnicas de gestión de inventarios y decidir cuál es la mejor para usted. Se trata de elegir el método que le cueste menos y satisfaga sus necesidades. Puede considerar los pros y los contras de cada técnica y tomar una decisión óptima para su proceso.

6) Encuentre la herramienta adecuada para aplicar el método con los Objetivos de la gestión de stocks

Una vez elegido el método, debe contar con la herramienta adecuada para implementarlo en su proceso. Puede resultar difícil elegir entre la amplia gama de herramientas existentes en el mercado. Para que le resulte más fácil, tenga en cuenta algunos factores y llegue a la herramienta adecuada para sus necesidades.

• Seleccione un rango de precios y reduzca sus opciones.
• Identifique sus necesidades y sepa así qué herramienta le conviene más.
• Determine cómo realizará el seguimiento de su inventario.
• Decida las integraciones necesarias para su proceso.

Existen ciertas opciones en el mercado cuando se trata de herramientas de gestión de inventario. Puede probar a utilizar un software o puede utilizar una hoja de Excel y realizar su proceso de inventario con una plantilla lista para usar.

¿Por qué es importante la gestión del inventario?

En el mundo actual, a medida que se mejoran los sistemas; la gestión del inventario viene con sus complejidades. El volumen de negocio es más masivo que nunca. Cuanto más producimos, más vendemos, y entonces llegan las necesidades. La gestión del inventario le obliga a evaluar su negocio con regularidad. Hay muchos esfuerzos detrás del control del inventario, pero sin duda previene a la empresa de varios posibles problemas como la falta de existencias o de suministro. Participa en la solución de los retos actuales.

Objetivos de la gestión de inventarios para los retos actuales

Desafío 1: Aumento de la rotación del inventario

Requisito: Disponer de la información más completa posible

Solución: Una solución de gestión de inventarios que mantiene los datos de inventario completos y detallados.

Reto 2: Aumento de las unidades de mantenimiento de existencias (SKU)

Requisito: Ser capaz de gestionar una cantidad creciente de inventario, clientes y proveedores.

Solución: Una solución de gestión de inventario que almacena un número ilimitado de productos.

Reto 3: Aumento de las ventas de comercio electrónico y omnicanal

Requisito: Gestionar eficazmente las ventas de múltiples canales

Solución: Una solución de gestión de inventario que realiza un seguimiento de las ventas sea cual sea el canal.

Utilizar Excel para la gestión de inventarios

La gestión de inventarios existe sobre todo por la necesidad de manejar las existencias, lo que supone una carga de trabajo que hay que hacer de forma sistemática. El seguimiento de todas las existencias de los distintos productos habría sido una pesadilla si se hubiera hecho manualmente. Por suerte, hoy en día, los sistemas de gestión de inventarios han sustituido al lápiz y el papel. Ciertamente, ahora existen programas informáticos y plantillas que le hacen ahorrar tiempo y esfuerzo para que pueda gestionar todas sus existencias con algunos clics fácilmente.

Excel, al igual que ayuda a sus usuarios a gestionar muchas operaciones en su negocio, proporciona una plataforma práctica para aquellos que desean realizar una gestión adecuada de los inventarios. Además, Excel es asequible y fácilmente accesible, y también es fácil de usar.

Por lo tanto, la facilidad de uso sería una prioridad suponiendo que usted no querrá enfrentarse a complejidades puesto que el proceso de inventario ya está lleno de datos detallados. Excel está siempre listo para usar y no requiere instalación.

Existen muchas plantillas de Excel listas para usar para la gestión de inventarios. Todo lo que tiene que hacer es descargarlas y empezar a utilizarlas. Veamos una plantilla Excel de Seguimiento de existencias e inventarioy qué tipo de funciones ofrece.

Plantilla Excel de Seguimiento de Stocks e Inventarios de Objetivos de la gestión de inventarios:

Básicamente, esta «Plantilla de Entradas y Salidasde Inventario» está construida en 5 partes: el tablero, la lista de artículos, los productos recibidos, las ventas y los ajustes. Usted básicamente introduce sus datos en la plantilla y los ordena entre las secciones, luego revisa su informe general de inventario después de todas las compras y ventas. Someka también dispone de una versión para Google Sheet de esta plantilla. Consulte Stock and Inventory Tracker Google Sheets Template para obtener una herramienta en línea con acceso desde todos los dispositivos y una opción de trabajo simultáneo.

– Esta es la sección del panel de control de la plantilla de stock e inventario de Someka –

Objetivos de la Configuración de la Gestión de Inventarios:

Es la parte de ajustes personalizados en la que puede establecer las descripciones de los productos, las categorías y los tipos de unidades. Una vez rellenadas las columnas en ajustes, puede ir a la lista de artículos e introducir la información del producto para cada fila. Escriba su código, categoría o incluso la cantidad inicial, el nivel de alerta y las observaciones.

Posteriormente, la cantidad inicial es cuántos de esos productos tiene en ese momento, mientras que el nivel de alerta es el nivel de cantidad mínima que acepta tener. Entonces, cuando las existencias finales se sitúen por debajo del nivel de alerta, se mostrarán en el cuadro de mandos en rojo. La columna de observaciones, por su parte, es donde puede escribir sus notas.

Productos recibidos:

Lo más importante es que puede introducir las fechas de compra, los códigos, las cantidades recibidas y el precio de compra. Sólo tiene que utilizar el menú desplegable de la columna de códigos, que es bastante práctico, y verá cómo las categorías, los productos y las unidades se actualizan automáticamente.

Ventas:

Para mayor claridad, aquí puede introducir la fecha, los códigos, la cantidad y el precio de las ventas en esta ocasión. Las columnas de categorías, productos y tipos de unidades volverán a aparecer cuando elija el código en el menú desplegable.

Después de rellenar las secciones con la información necesaria, ahora puede comprobar la situación general en el cuadro de mandos. Por lo tanto, no necesita importar ningún dato aquí; sólo actualice la tabla utilizando el botón «actualizar la tabla», los gráficos y la tabla pivotante de abajo se renovarán al instante.

Es importante que tenga en cuenta que si se produce algún cambio en los datos, deberá volver a pulsar el botón «Actualizar la tabla» para actualizar el gráfico. En la tabla dinámica, puede comprobar la situación del inventario y las demás variables como el coste-ingreso o el beneficio de cada producto. Además, hay una indicación financiera de categorías y productos en la parte superior de la hoja.

Excel le ofrece una visión clara de cómo puede manejar sus datos de inventario y le permite planificar sus existencias meticulosamente. Es una herramienta práctica para el proceso de gestión del inventario, y este proceso es sin duda un camino crucial para optimizar sus ventas y compras. Al final, estará construyendo una estrategia empresarial bien hecha.

Además, si necesita ayuda para crear SKU, también puede descargar la plantilla de Excel del generador de SKU de Someka. Asimismo, si busca un archivo compartible, puede consultar nuestra Plantilla de Google Sheets del generador de SKU. Podemos utilizar ambas herramientas para crear números SKU únicos para los productos.

– Esta es una captura de pantalla del generador de números SKU de Someka –

Palabras finales:

Por último, los objetivos de la gestión de inventarios son indispensables independientemente del tamaño de su empresa. Además, minimiza las pérdidas y los costes de almacenamiento y evita que la empresa se quede sin existencias. Estos sistemas le permiten gestionar varias ubicaciones de forma eficaz y proporcionan un registro preciso.

En otras palabras, una solución de inventario le ahorra tiempo y dinero al hacer un seguimiento sistemático y rápido de todo; además, este enfoque mejora la satisfacción del cliente al eliminar errores por el camino y ofrecerle la mejor experiencia posible.

Además, tener mejores relaciones con los clientes significa tener mejores negocios. Por lo tanto, no cabe duda de que los sistemas de gestión de inventario afectan de forma muy positiva al rendimiento general. Entonces, puede encontrar la herramienta más adecuada para su empresa y empezar a mejorar sus inventarios.