Matriz Eisenhower: ¿Cómo priorizar tareas y aumentar la productividad?

Seamos sinceros, en el mundo actual todo el mundo está ocupado. Todo el mundo está ocupado con el trabajo, el hogar u otras tareas. Y para cada individuo, hay mucho que hacer. Aquella persona que quiera hacer un seguimiento de cada tarea o acción que realice se dedicará a programar y planificar. Aquel individuo que quiera ser productivo y creativo en sus tareas utilizará inevitablemente las ventajas y funciones de una lista de tareas.

Aquí tiene un vídeo rápido sobre la Matriz Eisenhower en Excel:

Las listas de tareas pendientes son muy importantes y pueden ayudarle a planificar su vida diaria. Estas listas también le ayudan a no perderse ningún acontecimiento o tarea importante en su vida. A la vez que ahorra tiempo y también espacio de su mente, también puede hacer un seguimiento diario, semanal o mensual de todo lo que tiene que hacer.

Sin embargo, limitarse a anotar las tareas que tiene que hacer en una lista e ir tachándolas a medida que las completa puede no ser suficiente. Puede enumerar y ordenar estas tareas cronológicamente. O, lo que es más eficaz, puede optar por enumerarlas en función del orden de prioridad. Y es entonces cuando la Matriz Eisenhower será la mejor herramienta que puede utilizar.

¿Qué es la Matriz Eisenhower?

La Matriz Eisenhower o también conocida como la Matriz Urgente-Importante es una lista que le ayudará a priorizar sus tareas y a mejorar su productividad. Clasifica sus tareas en función de su urgencia, importancia y efecto.

Es una herramienta muy importante en el mundo actual, donde todo el mundo tiene prisa por hacer un seguimiento de sus compromisos. Algunas de sus ventajas son la gestión del tiempo y la autoevaluación. Al hacer una lista de sus responsabilidades en función de su urgencia e importancia, puede organizar y gestionar su tiempo en consecuencia. Por lo tanto, puede crear su horario y organizarlo. Puede dedicar el tiempo y la energía necesarios a sus tareas urgentes e importantes; y no molestarse en malgastar su tiempo y atención en las que no son urgentes ni importantes.

¿Qué tarea «merece la pena hacer» en su vida?

La autoevaluación proviene de que usted examine y organice su agenda en función del efecto que tenga en su vida. Estar organizado y planificado de antemano le hace ser más consciente de sus propias tareas y también, de sus propias capacidades para lograrlas. Además, si surge algo como una urgencia, aprende a encajarlo en su agenda sin ningún problema. Darse cuenta y anotar detalladamente sus acontecimientos urgentes y no urgentes, creando la Matriz Eisenhower para usted, le hará más productivo y eficaz.

Puede crear dos listas: Una para sus tareas personales y otra para sus acciones empresariales. Separar las listas le ayudará a centrarse por igual en su familia, amigos y asuntos sociales en general y en su trabajo. Así no sacrificará una por otra, podrá ordenarlas y enumerarlas en función de su importancia y seguir realizándolas simultáneamente.

Su Matriz Eisenhower incluirá cuatro secciones para sus diferentes tipos de tareas, cuyas descripciones detalladas encontrará a continuación. Estas categorías o cuadrantes son:

• Tareas urgentes e importantes (Hacer primero o simplemente Lista de tareas)
• Tareas no urgentes pero importantes (Lista Decidir o Programar)
• Tareas urgentes pero no importantes (Lista Delegar)
• Tareas no urgentes y al mismo tiempo no importantes (Lista Borrar, Eliminar o No Hacer)

Las tareas de mayor prioridad (Lista de hacer)

La primera categoría (o cuadrante) son las tareas «Hacer primero» o, más sencillamente, «Hacer». Son las tareas urgentes e importantes que deben completarse lo antes posible. Porque son las tareas de mayor prioridad en su Matriz Eisenhower. Estas tareas deben requerir su atención plena e inmediata. Son tareas que no puede aplazar para mañana, tienen que hacerse el mismo día que se ponen en la lista de la Matriz Eisenhower.

Esta lista incluirá a menudo sus tareas con fecha límite, situaciones de emergencia y tareas que no pueden retrasarse a otro momento. A continuación encontrará algunos ejemplos privados, personales y relacionados con los negocios para la lista de tareas pendientes.

• Tareas o trabajos que están sujetos a una fecha límite
• Reuniones importantes
• Emergencias familiares
• Visitas inesperadas
• Ayuda o protección contra los efectos de catástrofes naturales

Estas situaciones pertenecen a su lista de «cosas por hacer». Si surgen, hay que ocuparse de ellas sin importar dónde se encuentre o qué esté haciendo. Son situaciones y acontecimientos de crisis y emergencia que, si no se gestionan de inmediato o adecuadamente, pueden perjudicar o dañar sus planes a largo plazo, su carrera, su salud y su futuro.

Tareas no urgentes pero importantes (Decida la lista)

Las tareas de segunda prioridad se encuentran en esta categoría. Este cuadrante incluye las tareas que son importantes pero que no es necesario realizar de inmediato. Las tareas incluidas en esta categoría pueden anotarse en su planificador o calendario semanal, mensual o anual. El hecho de que sean importantes pero no urgentes hace que en su mayoría sean tareas, objetivos y logros a largo plazo.

Consisten sobre todo en la vida social con amigos y otras relaciones, el autocuidado y la superación personal. A continuación encontrará algunos ejemplos de esta segunda categoría, que es la lista «Decidir»:

• Comunicación personal
• Hacer ejercicio
• Perder peso
• Objetivos de promoción en su carrera
• Objetivos de salud a largo plazo
• Objetivos profesionales a largo plazo
• Acontecimientos con la familia o los amigos (celebraciones, aniversarios, etc.)

Estas situaciones pertenecen a su lista «Decidir». Deben decidirse y programarse cuando deben ejecutarse y lograrse. Puede que no sean urgentes; sin embargo, independientemente de su urgencia y emergencia, siguen siendo importantes para su vida y para su futuro.

Tareas Urgentes Pero No Importantes (Lista Delegar)

La tercera lista de mayor prioridad es la que contiene tareas menos importantes que las categorías anteriores; sin embargo, son urgentes. Pueden considerarse responsabilidades importantes que no contribuirán en nada al logro de sus objetivos ni le ayudarán en su desarrollo personal o profesional.

Estas tareas pueden incluir la programación de entrevistas o reuniones y asuntos menores relacionados con su hogar o su lugar de trabajo. A continuación encontrará algunos ejemplos para la lista «Delegar»:

• Concertar entrevistas o reuniones
• Citas
• Hacer la compra
• Pagar facturas
• Limpieza
• Reparaciones

Estas tareas son importantes pero no urgentes; por lo tanto, pueden delegarse en otra persona para que las lleve a cabo. Por eso, las tareas de esta categoría se utilizan sobre todo en lugares de trabajo en los que se trabaja en equipo y en casa con su pareja o su familia.

Tareas no urgentes y no importantes (Borrar lista)

Las tareas que tienen el nivel más bajo de prioridad pertenecen a esta lista. Estas tareas están tan abajo en su lista de prioridades que es mejor que las elimine por completo de su agenda. Son las tareas que no contribuyen a ninguno de sus trabajos, relaciones, objetivos o sueños. Le harán perder el tiempo, acabarán con su productividad y le quitarán otras tareas importantes y urgentes que necesita hacer.

Piense en cualquier situación, acción o tarea que suponga una interrupción en su vida. Ahora bien, estas tareas no son ni urgentes ni importantes, por lo que no debe ejecutarlas y perder el tiempo en ellas.

Son las tareas que le distraerán de las situaciones importantes de su vida. Por supuesto, todo el mundo tiene que relajarse y despejar su mente de las actividades del trabajo o del hogar. Pero tenga en cuenta que estas tareas deben situarse como su prioridad más baja. Y si puede vivir sin ellas o su efecto en su vida no será negativo si no las hace, tómese siempre la opción de borrarlas de su Matriz Eisenhower.

¿Por qué se llama Matriz Eisenhower?

La matriz en sí lleva el nombre del ^34º Presidente de los Estados Unidos de América Dwight D. Eisenhower. Nació en 1890 y falleció en 1969. Fue general del ejército estadounidense y más tarde, durante la Segunda Guerra Mundial, sirvió en el ejército de Estados Unidos.

En aquellos días, fue una de las principales mentes que operaron y supervisaron la invasión de Normandía en la Segunda Guerra Mundial. Después de la Segunda Guerra Mundial, se presentó a la carrera presidencial en 1948; pero no consiguió ganar la nominación republicana.

Más tarde se convirtió en Presidente de la Universidad de Columbia. Después de esto, se convirtió en el Comandante Supremo de la OTAN. Volvió a presentarse a la carrera presidencial en 1952. Y ganó el título de Presidente de los Estados Unidos por un amplio margen. Ejerció la presidencia durante dos mandatos, desde 1953 hasta 1961.

Desde la política exterior hasta la carrera espacial, siempre se encargó de gestionar y ejecutar tareas difíciles. Inventó el Método Eisenhower para cambiar y separar su enfoque cada día. Sus principios de priorización, planificación, delegación y eliminación de tareas se siguen utilizando hoy en día. Independientemente de cuál fuera su puesto o cargo, siempre se esforzó por alcanzar sus objetivos y ser productivo todos los días de su vida.

Ventajas y desventajas de crear una matriz Eisenhower

Como ocurre con cualquier herramienta que se utilice, una matriz Eisenhower también tiene algunas ventajas y desventajas. Las ventajas de crear una Matriz Eisenhower son:

• Se convierte fácilmente en un experto en la gestión de su tiempo.
• Le hace cuestionarse si algunas tareas y acciones merecen su tiempo.
• Le hace evaluarse y analizarse a sí mismo y a sus tareas.
• Además de gestionar el tiempo, también le ayuda a ahorrar tiempo.

Las desventajas de una Matriz Eisenhower pueden ser:

• Mientras enumera sus tareas en función de su urgencia e importancia, deja de lado la sencillez y la complejidad de sus tareas.
• Algunas de las urgencias y emergencias son demasiado urgentes para anotarlas en su lista.
• Escribir, organizar y revisar diariamente su lista de la Matriz Eisenhower puede resultar agotador.
• Puede sentirse abrumado con las tareas de su lista.
• Actualizar su lista puede resultar contraproducente y llevarle mucho tiempo.

¿Cómo crear su propia matriz Eisenhower en Microsoft Excel?

Microsoft Excel puede ser el mejor software para crear su Matriz Eisenhower. Porque Excel es una herramienta que todo el mundo conoce y utiliza. Por lo tanto, no habrá ninguna curva de aprendizaje cuando se siente a crear su lista.

Dispone de más de 400 funciones para ayudarle a hacer su lista más presentable y útil. También es el programa de hoja de cálculo más conocido y utilizado en todo el mundo. Una de las mayores ventajas que ofrece es que funciona sin problemas con plantillas de terceros.

Esta plantilla de Excel de la matriz Eisenhower es la hoja de cálculo marco para que cree su matriz Eisenhower. Su sección de datos es muy fácil de rellenar. Lo único que tiene que hacer es enumerar sus tareas y elegir si son urgentes o importantes. Sólo con seleccionar «Sí» o «No» en cuanto a la urgencia e importancia de una tarea, sus tareas encontrarán automáticamente su lugar. Se transferirán a una de las cuatro categorías: Hacer, Decidir, Delegar o Eliminar. Puede actualizar su lista de tareas pendientes poniendo una marca de verificación en las que haya completado. ¿Y sabe cuál es la mejor parte de esta plantilla? ¡Es completamente gratuita! Sí, a diferencia de sus competidores en línea y de otras herramientas de la Matriz Eisenhower, ¡puede descargarla gratuitamente y empezar a utilizarla de inmediato en Microsoft Excel!

Si prefiere utilizar Google Sheets en lugar de Microsoft Excel, también disponemos de la plantilla Matriz Eisenhower para Google Sheets, ¡totalmente lista para su uso!

Otras plantillas de Someka para usted

Existen otras plantillas Someka que puede considerar si desea centrarse en la gestión y priorización de sus tareas:

• La Plantilla de Matriz Impacto-Esfuerzo es similar a la Matriz Eisenhower. La diferencia es que esta plantilla calcula el valor y la complejidad de sus tareas y los coloca en una tabla. Piense en ella como una versión diferente de la Matriz Eisenhower. Y la plantilla de la matriz valor-complejidad también es gratuita. Si necesita una versión en línea de esta plantilla, también puede descargar la plantilla Impact-Effort Google Sheets de Someka.
• Si necesita un calendario, puede utilizar nuestra plantilla gratuita de calendario Excel. Si opta por utilizarla como calendario digital, puede hacerlo. Y si opta por imprimir su diseño profesional y colocarlo en el escritorio de su lugar de trabajo o de su casa, ¡también puede hacerlo!
• Una de las plantillas de lista de tareas que tenemos es la básica pero detallada. Esta plantilla de Excel gratuita está diseñada para mostrarle el número de tareas que tiene a diario, semanalmente y mensualmente. También cuenta con una increíble sección de estado de las tareas ilustrada con gráficos visuales de progreso.

PALABRAS FINALES

Hay algunos consejos que puede recordar mientras crea su Matriz Eisenhower. Uno de ellos es hacer constantemente listas de tareas pendientes. Si le preocupa lanzarse a crear una Matriz Eisenhower detallada, antes de hacerlo, puede crear listas de tareas diarias a modo de práctica. Le ayudará a relajar la memoria y podrá priorizar las tareas que desea enumerar.

Intente planificar su mañana. Esto significa que puede actualizar, añadir o eliminar tareas de su lista de la Matriz Eisenhower la noche anterior. Siempre puede comprobar y evaluar sus tareas después de levantarse temprano por la mañana.

Uno de los consejos importantes que debe tener en cuenta es la decisión de priorizar sus tareas. Usted debe ser siempre el principal impulsor de todas sus tareas y acciones. No deje que otros gestionen, organicen y cambien la priorización de su Matriz Eisenhower.