Metodología Kaizen: Ejemplos de la vida real que Wikipedia no puede contarle

¿Qué es la metodología Kaizen?

La metodología kaizen es un enfoque para mejorar continuamente el trabajo, el entorno laboral y a los trabajadores. El núcleo básico del método se centra en la colaboración y la comunicación entre los empleados y el trabajo que realizan juntos. Su objetivo principal es disminuir los riesgos y problemas potenciales; aumentar el nivel de productividad, aportar una actitud positiva al lugar de trabajo e innovar.

La palabra en sí es japonesa y es la mezcla de dos palabras. ‘Kai’ significa cambio y ‘zen’ significa bueno y mejor. Por lo tanto, la traducción de la palabra «kaizen» puede pensarse como ‘cambio bueno’ o ‘cambio a mejor’. Aunque sus principios y filosofía se remontan a Japón después de la Segunda Guerra Mundial, el término fue popularizado por Masaaki Imai. El libro de Imai de 1986 titulado ‘Kaizen: La clave del éxito competitivo de Japón’ llevó el concepto a Occidente y lo popularizó fuera de Asia.

Los antiguos principios de éxito japoneses se basaban en dos factores clave: La mejora gradual y el respeto por las personas. Este conjunto de principios, valores y comportamientos se utilizaron también en la Toyota Motor Corporation. Estas ideas se hicieron populares en el mundo de la fabricación para aquellos que querían seguir los pasos de los fabricantes de éxito. Más tarde, en 2001, este concepto se acuñó como «The Toyota Way».

La estrategia Kaizen

La estrategia en sí se basa en el hecho de que los cambios y ajustes pequeños pero cruciales a lo largo del tiempo van a aportar resultados positivos asombrosos. La clave para aplicar esta estrategia y tener éxito utilizándola es «ejecutar la estrategia de forma rutinaria» y «trabajar juntos». En realidad, se trata de una guía sobre cómo aplicar los cambios en su empresa y sus organizaciones. La creencia kaizen sugiere que todo puede mejorarse si se trabaja en ello. Este enfoque positivo de ‘tomar la acción en sus manos’ puede y debe funcionar si (y sólo si) se acepta de ‘forma organizativa’.

Esto significa que si usted dirige una empresa y sólo cinco de sus empleados aplican los principios Kaizen en su trabajo, el método Kaizen no funcionará como se supone que debe ser. Desde el presidente de la empresa hasta el director general, pasando por los nuevos becarios, todos deberían conocer el método. Deberían aplicar sus principios y el propio método con distintos tipos de enfoques. Además de aplicarlo, deberían actuar sin excusas. Para lograr un «entorno de cambio positivo» en el lugar de trabajo, todos los empleados (desde el director general hasta cada uno de los trabajadores) deberían centrarse en mejorar el trabajo.

No importa cuántos problemas haya ni lo grandes o pequeños que sean, cada problema es una oportunidad para una historia de éxito. Por lo tanto, independientemente del tamaño y del impacto del cambio que esté proporcionando, el cambio siempre será para mejor.

La cultura de la mejora

Dado que la metodología Kaizen se basa en la mejora constante, resulta que también crea una cultura fuerte en el lugar de trabajo. Sin el crecimiento y la mejora de cada uno de los empleados, tampoco será posible el crecimiento de la empresa. Este crecimiento puede considerarse económico, cultural o incluso físico. ¿Cómo puede esperar crecer como empresa, si sus empleados y usted mismo no desean mejorar?

Por lo tanto, las personas que aplican el método Kaizen en su lugar de trabajo no deben trabajar sólo para su empresa. Deben trabajar también para sí mismas y en sí mismas. Deben mejorar sus capacidades, actitudes y planteamientos ante la vida y el trabajo para crecer como individuos. Y sólo entonces podrán ayudar a mejorar sus organizaciones.

La metodología Kaizen también viene acompañada de una serie de recomendaciones y principios a seguir. Utilizándolos como guía práctica, podrá aplicar el método para usted y para su trabajo en su lugar de trabajo de una forma más sencilla. Uno de estos elementos son los diez principios en los que se basa la filosofía Kaizen.

Los principios Kaizen

Estos principios pueden considerarse como la «mentalidad» que debe seguir mientras trabaja:

Piense con originalidad

Las ideas convencionales se llaman «convencionales» por una razón. Estos puntos fijos no van a desafiarle a usted ni a ninguno de sus compañeros, supervisores o jefes. Son lo contrario del cambio. Por eso, si quiere aplicar el método Kaizen y el cambio que conlleva, debe pensar siempre fuera de la caja.

Localizar los problemas y trabajar para resolverlos

Intente encontrar el obstáculo que se interpone entre usted y su objetivo. Localice el problema exacto que le obliga a fracasar… y resuélvalo. Evalúe la situación y encuentre la forma de resolver el problema. Trabaje en el problema, ejecute la solución y mejore la situación.

Evite el perfeccionismo

Intente no buscar la perfección en todo lo que haga, porque lo «perfecto» no existe. Usted decide si algo es perfecto. Y descubrirá que nada es perfecto. Su actitud debe ser adaptarse a los cambios, no esperar y obsesionarse con el perfeccionismo. Le hará perder el tiempo y también a los demás. Haga cualquier trabajo lo mejor que pueda y lo antes posible. Su trabajo debe consistir en completar y avanzar.

Elija la creatividad antes que el dinero

Los cambios que quiere lograr para usted y su empresa no deben incluir «gastar dinero». El método Kaizen no necesita capital para tener éxito. Su creatividad aportará alternativas de bajo coste a cada uno de sus problemas. La creatividad será la solución para sus mejoras. Sólo puede solucionar los problemas financieros con dinero; sin embargo, con su creatividad, todos los problemas tienen solución.

Pida la ayuda, la sabiduría y las opiniones de los demás

El método Kaizen no trata sólo de usted. Este método trata de todos «como un todo». Por lo tanto, buscar la sabiduría y la opinión de los demás puede ayudarle inmensamente en su trabajo y en la solución de sus problemas. Los conocimientos de varias personas siempre van a superar a los de una sola. Téngalo en cuenta. No dude en establecer un entorno de colaboración.

Asuma retos

No huya de los problemas y retos a los que se enfrente. El conocimiento superior, la experiencia y la sabiduría sólo pueden mejorarse cuando se desafían las dificultades. Por eso debe «correr hacia» esos retos, desafiarse a sí mismo y superarlos.

Pregunte «por qué» cinco veces para llegar a la raíz del problema

Esta es una de las prácticas que siguió Toyota. Preguntarse «por qué» varias veces y responder a cada una de las preguntas con una respuesta componente. Por ejemplo:

• Pregunta 1: ¿Por qué se retrasó la entrega de nuestro producto?
• Respuesta: Porque nuestros servidores se colapsaron.
• Pregunta 2: ¿Por qué se han caído nuestros servidores?
• Respuesta: Porque el equipo se está quedando viejo.
• Pregunta 3: ¿Por qué es antiguo el equipamiento?
• Respuesta: Porque no se sustituyó por las nuevas versiones.
• Pregunta 4: ¿Por qué no se sustituyó?
• Respuesta: Porque el presupuesto no era suficiente para mejorar el equipamiento.
• Pregunta 5: ¿Por qué el presupuesto no era suficiente?
• Respuesta: Porque nuestros ingresos bajaron este mes.

Como puede ver, una serie de preguntas de «por qué» puede revelarles problemas importantes y soluciones.

Corrija los errores inmediatamente

Si ve que algo está mal, no espere a que otra persona lo arregle. Corrija todos los errores que encuentre en el acto, de inmediato. De ese modo estará permitiendo que cada situación (y por tanto, usted mismo) se adapte al cambio.

Fomentar un entorno de trabajo positivo

Capacite a sus compañeros de trabajo o a sus empleados (si es usted empresario) para que hablen, expresen sus preocupaciones y se apoyen mutuamente. Reconozca a todos y cada uno de los que estén dispuestos a participar en los procesos de resolución de problemas y de toma de decisiones. Abra un espacio que apoye la contribución de todos.

Mejorar siempre

La clave y el principio más importante de la filosofía Kaizen es mejorar sin fin. Siempre y sin fin, el método Kaizen fomenta la mejora.

Los diferentes tipos de la metodología Kaizen

Aunque el método Kaizen se basa en un único concepto de «mejora continua», también proporciona un amplio marco. Este marco consta de cuatro tipos diferentes de estrategia Kaizen, al tiempo que utiliza diferentes herramientas y métodos de cambio.

1. Kaizen Teian

Este tipo de mejora es la mejora individual de aquellos que también están ayudando a cambiar el «todo». Líderes, supervisores y empleados todos, deben identificar cada oportunidad de cambio y, por tanto, de mejora.

Este reconocimiento activo y vivo para mejorar a diario puede transformarle a usted y a su lugar de trabajo. Para tener éxito en este tipo de método Kaizen, debe buscar los residuos. El Kaizen Teian se centra en los residuos que debe eliminar de su vida y de su trabajo. Esas formas de desperdicio son:

• Defectos
• Piezas innecesarias y excesivas
• Sobreabundancia de producción
• Trabajadores que no pueden realizar su trabajo
• Gastos de transporte o traslado
• Movimiento excesivo (de equipos o empleados)
• Talento que no se aprovecha = Este es el peor desperdicio de todos.

2. Eventos Kaizen

Este tipo de cambio, a diferencia de los teian, sólo se ocupa de un cambio y una mejora específicos. Aunque son más breves que los otros tipos, son mucho más exigentes. Los eventos kaizen pueden durar días o a veces incluso semanas y deben ser cuidadosamente planificados por los responsables.

También debe tenerse en cuenta que incluso centrarse en una mejora específica, puede ayudar al cambio de la «visión de conjunto». Cada uno de los eventos individuales en los que usted y su equipo se centren debe estar alineado con los objetivos más grandes y amplios de la organización.

3. Kaikaku

El método Kaikaku de transformación es algo diferente de todo el método Kaizen. Mientras que el Kaizen se centra en la mejora, el Kaikaku exige cambios radicales, de arriba abajo.

El punto en el que el método Kaizen y el Kaikaku realmente se asemejan es la aplicación de los principios. Los diez principios mencionados anteriormente para el método Kaizen, de hecho, pueden aplicarse también al método Kaikaku de cambio.

Se puede sugerir que si busca un cambio radical para usted y su empresa, aplique los principios y comience con el método Kaikaku. Después, aplicando el método Kaizen para las mejoras continuas perfeccionará su proceso de trabajo.

4. Kakushin

Este tipo de cambio no se ocupa necesariamente de los retos y los problemas. El método de cambio Kakushin cambia el método ya practicado por uno nuevo. Es un compromiso con una nueva forma de hacer las cosas.

Se puede poner como ejemplo el paso de escribir cartas en un trozo de papel a escribir correos electrónicos en un dispositivo digital. Sin un contexto, este cambio no significa que sea un cambio bueno o malo. Sin embargo, es un cambio. Y el método Kakushin de cambio utiliza como herramientas la lluvia de ideas y el análisis. Estas son las herramientas para un grupo de personas dispuestas a cambiar lo que ya funciona. Sigue siendo desafiante y exigente, pero gratificante.

Conceptos adicionales de la metodología Kaizen

El ciclo Kaizen

El ciclo Kaizen consta de una serie de pasos que se suceden y deben aplicarse respectivamente. Este ciclo pretende crear un entorno que tenga su base en la mejora continua. Este método sistemático incluye siete pasos y son:

También existe otro ciclo Kaizen. También se conoce como ciclo Shewhart o ciclo Deming. El ciclo consta de cuatro pasos: Planificar, Hacer, Comprobar y Actuar. También puede abreviarse como PDCA e incluye las mismas acciones similares al ciclo de siete pasos detallado anteriormente.

El marco Kaizen 5S

Esta parte de la metodología Kaizen se utiliza para establecer un entorno ideal en el lugar de trabajo. Su principal objetivo es crear físicamente un lugar de trabajo en el que los empleados deseen trabajar. A continuación se detallan las cinco «palabras S» en su japonés original y sus traducciones al inglés más comunes:

• Seiri – Ordenar: Organice su lugar de trabajo. Conserve lo que es necesario, elimine lo que no lo es.
• Seiton – Ponga orden: Coloque todos los objetos de su lugar de trabajo en orden para acceder a ellos fácilmente.

Cree un orden que le sea útil a usted y a sus compañeros de trabajo.

• Seiso – Brille: Mantenga limpio su lugar de trabajo. Preste mucha atención a la limpieza y el orden en el lugar de trabajo.
• Seiketsu – Estandarizar: Establecer un orden sistemático.
• Shitsuke – Sostener: Siga estas disciplinas.

Por qué es importante la metodología Kaizen

Se dice que lo único que le impide tener éxito es su mentalidad. Las personas de éxito tienen una «mentalidad de crecimiento» que permite que su inteligencia se abra y mejore. Eso hace que el método Kaizen sea cada vez más importante.

Aplicando las disciplinas y los principios necesarios en su vida diaria y en su carrera profesional en su lugar de trabajo, podrá crear y mejorar:

• Su visión compartida con su empresa (y compañeros de trabajo),
• Sus propias habilidades, comportamientos y actitudes,
• La colaboración entre jefes y empleados,
• La mentalidad adecuada que le permita desarrollarse, y
• Una forma sistemática de pensar y comprender.

Las ventajas del método Kaizen

• Crea un lugar de trabajo más seguro, más colaborativo y más entusiasta,
• Establece un mayor compromiso de los empleados con su trabajo.
• Mejora prácticamente cualquier cosa, especialmente la resolución de problemas y la toma de decisiones.
• Desarrolla el sentido de equipo.
• Reduce los residuos innecesarios.
• Aumenta la creatividad, la productividad y ayuda a alcanzar el éxito.
• Disminuye el número de errores que cometen usted, sus compañeros y su organización.
• Ayuda a cada uno de los empleados a centrarse únicamente en su trabajo.
• Establece un vínculo más fuerte entre el cliente y la empresa.
• Aumenta la moral de todos en el lugar de trabajo.
• Aporta a cada uno de los empleados un propósito para el trabajo que realizan.
• Permite a los empleados tomar las riendas y hacer oír su voz y sus preocupaciones.
• Garantiza un sistema abierto a las mejoras.
• Aspira al éxito tanto a corto como a largo plazo. Esto significa que el método Kaizen funciona a diario y también, anualmente
• Y por último, pero no por ello menos importante, una vez que establece y aplica sus principios gradualmente, la metodología Kaizen se convierte en una fuente abierta para la mejora sin fin.

Cómo aplicar el método Kaizen para mejorar su empresa

Afortunadamente, el método Kaizen es extremadamente adaptable a diferentes empresas, ámbitos y culturas. Esta flexibilidad también es notable cuando se aplica a diversas empresas con objetivos, formas de trabajar y sistemas diferentes. Si desea aplicar este método y empezar a mejorar su empresa, a continuación encontrará algunos de los pasos recomendados:

• Aprenda el método: La peor forma de aplicar la filosofía es hacerlo sin comprenderla plenamente. Tómese su tiempo y comprenda y procese detalladamente qué es el método y qué puede aportar a su empresa.
• Organice un seminario: Sus empleados, compañeros de trabajo, supervisores, jefes, todos necesitan aprender y reconocer el método al mismo nivel. De lo contrario, el método no podrá tener éxito en un entorno laboral desigual.
• Lluvia de ideas con los empleados Organice una tormenta de ideas para establecer algunos de los problemas a los que se enfrenta su empresa. La mejor forma de mejorar es corrigiendo los errores y solucionando los problemas. Cuantas más personas reúna y pida su opinión, más fácil le resultará identificar los problemas.
• Empiece por los retos más evidentes No importa si los problemas y retos a los que se enfrenta su empresa son difíciles o fáciles, empiece por los más obvios. Porque serán los más fáciles de producir opciones de solución.
• Identifique sus residuos: Localice los campos y áreas en los que su empresa produce más residuos. E intente crear un plan o un sistema para cortar y reducir esa cantidad de residuos.
• Actúe para solucionar: Los problemas no se van a resolver solos; los residuos no se van a reducir solos. Usted, como individuo y también como miembro de un equipo, tiene que tomar medidas y actuar de acuerdo con el método y el plan que haya establecido.
• Repita el método y mejore siempre: Quizá la sugerencia más importante para que mejore su empresa al aplicar el método Kaizen sea que se mantenga constante. Si ha puesto en práctica el sistema Kaizen, cíñase a él. Repítalo cada vez que necesite resolver un problema y reducir los residuos.

Ejemplos reales de la metodología Kaizen

El método Kaizen es una de las filosofías que utilizan tanto los particulares como las empresas como los grandes conglomerados. A continuación encontrará algunas de las empresas que utilizan el método Kaizen en sus operaciones cotidianas y en sus planes a largo plazo:

Toyota

Como ya se ha mencionado en los capítulos anteriores, Toyota no sólo es una de las empresas que utilizan el método, sino que también es una de las pioneras del mismo. Toyota es responsable de que este método sea más conocido y popular en todo el mundo. Toyota utiliza este método en muchos niveles diferentes de producción y fabricación, desde operaciones pequeñas a grandes.

Ford

Toyota no es el único fabricante de automóviles que utiliza el método Kaizen. Ford también decidió a principios del^siglo XXI que aplicaría el método. Ford declaró que se centra en la mejora constante de sus procesos de fabricación y del entorno de trabajo.

Nestlé

La industria alimentaria es uno de los mayores sectores que se centra en la implantación y aplicación de la filosofía Kaizen. Nestlé es una de las mayores empresas del mundo con productos en muchos campos diferentes. La producción ajustada que Nestlé más se esfuerza por conseguir es la reducción de los residuos.

Debido a que sus productos pueden afectar a la salud de las personas que los utilizan (o comen), se centra en disminuir la cantidad de residuos. Estos residuos incluyen tanto los residuos alimentarios como los plásticos. Nestlé promete que para 2025 sus envases serán 100% reciclables y reutilizables. La empresa ha invertido 2.000 millones de dólares para conseguirlo. También dona gran parte de los alimentos de sus fábricas a refugios de animales y a personas necesitadas.

Cómo colaboran la metodología Kaizen y las plantillas Excel Someka

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Además, su sección Dashboard se actualizará automáticamente sin necesidad de introducir los nuevos datos cada vez. Haciendo un seguimiento de los resultados generados automáticamente, podrá empezar a mejorar su negocio. Si ve que una tarea no se realiza correctamente, puede ponerse en contacto con la persona responsable y empezar a solucionar el problema. La plantilla Excel de tablero kanban es una herramienta esencial para mejorar su enfoque del sistema Kaizen. No necesita gastar capital adicional para tener éxito en el sistema Kaizen. Porque la Plantilla Excel de Tablero Kanban es completamente gratuita.

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Proporciona comparaciones y gráficos de tendencias para que pueda reconocer y darse cuenta plenamente del valor de su empresa. Sus cuadros interactivos y gráficos personalizables le serán increíblemente útiles mientras implanta el método Kaizen y aplica sus principios en su empresa.

Las plantillas Someka funcionan con el método Kaizen. Las plantillas le ayudan a introducir los datos necesarios para apoyar su sistema Kaizen y la aplicación de sus disciplinas y principios.