Metodología Seis Sigma: Definición y Guía Completa

Todo el mundo se esfuerza por mejorar la calidad de su trabajo a la vez que disminuye el número de sus errores y ajusta el tiempo que emplea. Para lograr esta mejora se construyen diversas metodologías y técnicas: Está la Metodología Kaizen que se centra en el cambio, concretamente en el buen cambio. Está la Metodología Lean que consiste en la optimización de los recursos, el esfuerzo y el tiempo al tiempo que se mejora la satisfacción del cliente. Y está la Metodología Seis Sigma.

¿Qué es Seis Sigma?

Como puede ver, y vería si investigara cada una de estas metodologías, son bastante similares entre sí. Seis Sigma es un proceso de mejora que se centra en reducir el despilfarro y los errores y en aumentar la satisfacción de los clientes de una organización o una empresa. Este método se basa en datos y análisis para deshacerse de errores evitables y mejorar diversas técnicas, desde la fabricación hasta la gestión y el empleo.

El objetivo de la metodología Seis Sigma

El objetivo de Seis Sigma es avanzar en la eficacia de los distintos procesos de una empresa, cada uno de los procesos de producción se verá afectado positivamente por ello. Esto significa que la precisión de la producción será mejor; los empleados estarán más satisfechos y decididos a hacer mejor su trabajo, y la calidad del producto acabado será superior.

Como puede imaginar, desarrollar un sistema de gestión de la calidad mejorado no es tan fácil. El análisis Seis Sigma tiene que depender de los datos. Tanto si son empleados de la misma empresa los que realizan el proceso de análisis Seis Sigma como si no, los miembros de ese equipo de investigación deben conocer el método. Si el proceso Seis Sigma no es llevado a cabo por profesionales y con profesionalidad, sin duda, no producirá resultados precisos. Por eso, los pasos específicos de esta operación deben llevarse a cabo con personas que sepan lo que hacen para conseguir un resultado casi perfecto para la organización.

Esta técnica no sólo permite darse cuenta de lo que hace una empresa, sino también de lo que puede hacer para mejorar su negocio. Puede buscar y encontrar la metodología Seis Sigma en todo el mundo y entre todas las industrias que existen. La razón de ello es que sólo puede ayudar a una empresa a hacerlo mejor. Y puede verlo en el origen de la metodología y en su historia.

La historia de la metodología Seis Sigma

Aunque las operaciones de análisis estadístico de sigma pueden remontarse a principios del siglo^XX, la empresa que lo aplicó por primera vez fue Motorola en 1984. Al principio, Motorola utilizó este método y las herramientas posteriores para reducir las piezas defectuosas en sus procesos de fabricación. Y después, cuando vieron lo mucho que el propio método mejoraba el funcionamiento, aplicaron la metodología también a otros diversos aspectos de su negocio.

En los años y décadas siguientes, desde pequeñas empresas locales hasta enormes conglomerados multinacionales persiguieron los logros de la metodología Seis Sigma. Hasta finales de la década de 1990, la técnica era un concepto que sólo conocían las personas que estaban «dentro de la industria». El método ganó popularidad y reputación gracias a Jack Welch, director general de una de las mayores empresas de la historia: General Electric.

Jack Welch elevó el valor de General Electric en un 4.000% durante el tiempo que fue consejero delegado de la empresa, desde 1981 hasta 2011. Muchos ejecutivos, compañeros de trabajo y el propio Welch atribuyeron a la metodología Seis Sigma la razón principal de este aumento de valor. General Electric lo consiguió no sólo ganando más y generando más ingresos, sino también ahorrando una increíble cantidad de dinero.

¿Cuándo debe utilizar la metodología Seis Sigma?

Antes de aplicar la metodología, debe aclarar los objetivos de su empresa o de sus proyectos. Al identificar las áreas de las que desea obtener más beneficios mediante el método Seis Sigma y los ámbitos en los que desea reducir los residuos, estará dando el primer paso.

Gestión de proyectos

La técnica en sí es un sistema de gestión de proyectos y, además, puede probar otros sistemas de gestión de proyectos también, si se aplica. Independientemente del campo en el que opere su empresa y del tamaño del proyecto, puede utilizar el método Seis Sigma.

Procesos operativos

Puede utilizar el método si se centra en los procesos operativos. Estos pueden incluir la fabricación y la gestión de antes, durante y después de los periodos de fabricación. En la fase de preproducción de un proyecto, así como en la de producción, es necesario llevar a cabo varias acciones. Es necesario gestionar la estructura de estos planes y la ejecución de todas las operaciones. Por lo tanto, la metodología Seis Sigma entra en escena para gestionar y ajustar diferentes aspectos de un proyecto.

Reducción de residuos

El método también puede utilizarse si busca una forma de reducir la cantidad de residuos que genera su organización. Estos residuos pueden considerarse tiempo, materias primas o procesadas, esfuerzo o energía y otros recursos diversos.

Eliminación de errores, fallos y defectos

Otra forma de utilizar el método Seis Sigma es emplearlo cuando esté decidido a disminuir los errores, las equivocaciones o los productos defectuosos. Sin embargo, para lograrlo, primero tiene que identificar los problemas en sí. Necesita investigar, analizar los datos existentes y definir con precisión qué es lo que ha estado causando que su empresa cometa errores, fallos o produzca productos defectuosos.

Aumentar la eficacia

Quizá una de las principales razones para utilizar esta técnica sea aumentar la eficacia de su empresa. Esto incluye la mejora de la productividad no sólo de los empleados, sino también del propio trabajo.

Satisfacción de los empleados y los clientes

El resultado clave de la metodología Seis Sigma es el logro de una alta satisfacción de los clientes. Al mismo tiempo, la organización tiene que mantener la satisfacción y la felicidad de sus empleados también. Por eso la técnica Seis Sigma es útil para mantener un nivel de satisfacción estable.

Nuevo diseño

Este método puede utilizarse para analizar los procesos y diseños que no funcionan y sustituirlos por otros eficaces. Esta sustitución puede realizarse en todos los procesos: preproducción, producción, marketing, atención al cliente y muchos más.

Las metodologías de Seis Sigma

Los principios clave y las aplicaciones se llevan a cabo mediante las denominadas «submetodologías». Aunque el objetivo principal de las mismas es el mismo (o al menos similar), encierran en sí mismas cualidades ligeramente diferentes. Y aunque individualmente proporcionan diferentes caminos hacia el éxito y la mejora, dan pasos hacia el mismo objetivo: la eficacia.

A continuación encontrará los detalles de estas dos metodologías de Seis Sigma: DMAIC y DMADV.

DMAIC (Definir, Medir, Analizar, Mejorar, Controlar)

DMAIC se centra principalmente en mejorar los procesos existentes de la organización. Es la submetodología más popular y DMAIC viene a la mente cuando alguien habla de la metodología Seis Sigma. Analicemos cada una de las letras del acrónimo y demos detalles sobre ellas:

D es para definir las necesidades y requisitos específicos que los clientes piden a la organización. También se puede considerar que los objetivos de los proyectos coinciden con las necesidades de los clientes.

M es para medir las características principales de los procesos existentes. M es para que el equipo de miembros se dé cuenta y reconozca la organización, investigue y recopile datos.

A es para analizar los datos recopilados de las organizaciones. En esta sección se puede tener en cuenta la regla 80/20. Hay que centrarse en los logros cruciales que tienen el mayor impacto para la organización.

I es para mejorar cada uno de los procesos. Esta sección se centra en comprobar el trabajo de cada empleado y trabaja en la verificación de este trabajo en el proyecto. El equipo de miembros que utiliza el método Seis Sigma tiene que confirmar cada una de las mejoras para ver si han funcionado o no.

C sirve para controlar la metodología en el futuro para mantener un bajo nivel de errores en la organización. Si ha completado la técnica en un proyecto y ha minimizado los errores, tiene que mantener este proceso también en futuros esfuerzos en la empresa. Una vez que haya logrado su objetivo, trabaje para mantenerlo en cada proyecto y en cada uno de los departamentos.

DMADV (Definir, Medir, Analizar, Diseñar, Verificar)

DMADV se centra en introducir nuevos procesos en la metodología Seis Sigma. Desarrolla nuevos productos para trabajar con la técnica. Al igual que con DMAIC, analicemos el acrónimo en sí:

D es para definir los objetivos de los clientes y de la organización.

M es para medir las cualidades de la empresa que son críticas para la calidad (CTQ). Entre ellas se incluyen las capacidades de cada uno de los productos, servicios o proyectos; la capacidad de proceso de la maquinaria de fabricación y los riesgos que asume la organización en general.

A es para analizar la información obtenida de los procesos de medición.

D es para diseñar nuevos procesos y optimizar los servicios basándose en los análisis realizados en el paso anterior del proceso. Esta es la sección y el paso definitorios de esta submetodología.

V es para verificar los nuevos diseños realizados con una llamada «prueba de funcionamiento». La metodología Seis Sigma se aplica con éxito a los nuevos diseños, procesos, productos y servicios y, a continuación, se proporciona a la organización. Posteriormente, estos productos se ofrecen a los clientes, consumidores y compradores en general.

¿Cuáles son los beneficios del método Seis Sigma?

La metodología Seis Sigma, a la vez que mejora los procesos empresariales y de gestión de una empresa, también mejora a las personas que aplican este método. Veamos algunas de las ventajas del método Seis Sigma:

Eliminación de las decisiones «viscerales

Si no está bien informado sobre los datos que posee su empresa, tomará decisiones basándose en su instinto. Esa es una forma perjudicial de dirigir una empresa, por grande o pequeña que sea. El análisis con el método Seis Sigma elimina la posibilidad de continuar sus decisiones únicamente con sus suposiciones. Los datos que recopile y el posterior periodo de análisis garantizan un proceso de toma de decisiones mejorado. Sólo así podrá tomar decisiones objetivas para resolver problemas y ser mejor en su trabajo.

Establecer un equipo cualificado

El éxito de esta técnica depende del esfuerzo del equipo de miembros. La frase «esfuerzo de equipo» es importante aquí, ya que el «esfuerzo individual» para este proceso no será suficiente para lograr nada. Necesita crear un equipo en el que sus miembros puedan expresar sus preocupaciones y opiniones y trabajar bien juntos con otros departamentos y otros miembros del equipo. De ese modo, el método Seis Sigma estará mejorando también la colaboración y la comunicación entre los departamentos de su empresa.

Mejorar la calidad

Quizá el mejor beneficio de la metodología Seis Sigma sea la mejora de cada proceso. La utilización de esta técnica puede mejorar periodos que van desde la recogida de materias primas hasta el servicio al cliente una vez entregado el producto.

Satisfacción del cliente

La calidad de su producto o servicio final también determinará el nivel de satisfacción de sus clientes. Piense en todos estos procesos como en fichas de dominó. Si aplica el método Seis Sigma aunque sólo sea a una de las fichas de dominó, acabarán afectándose positivamente unas a otras. Y la experiencia de los clientes con su producto o servicio es la última ficha de dominó, que es la más importante.

Eliminar los residuos

Una mejor gestión de la calidad combinada con una mejor gestión del tiempo dará como resultado la reducción de los residuos que está generando. Estos residuos, errores, fallos o defectos pueden considerarse como tiempo perdido, esfuerzo o energía malgastados, personal malgastado o incluso potencial desperdiciado de un producto o un servicio.

Aumentar la productividad

Si revisa a fondo los conjuntos de datos cruciales de su empresa, estará más planificado que nunca para su próximo producto o servicio. Planificar con estrategias eficaces llevará a su organización a ser más productiva. No sólo podrá mejorar la productividad de sus empleados, sino que también podrá aumentar el nivel de producción.

Los cinturones de la metodología Seis Sigma

¿Está familiarizado con el kárate? ¿Está familiarizado con los cinturones de este deporte que demuestran el nivel de pericia y entrenamiento? ¡Los cinturones de la metodología Seis Sigma son iguales! Hagamos un recuento de la jerarquía del dominio de la formación y la experiencia:

Ejecutivos

El liderazgo en la cima es el que está a cargo de toda la operación. El director general, los miembros del consejo de administración y el personal ejecutivo inician la aplicación de la metodología Seis Sigma. A continuación, son también el grupo que supervisa todo el proceso de aplicación de este método.

Campeones

Los campeones garantizan que la operación se desarrolle sin problemas. Por ejemplo: Si los ejecutivos son los propietarios de un restaurante, los campeones son los gerentes. Interactúan con cada uno de los empleados y les orientan en su formación. Los campeones son seleccionados específicamente por los ejecutivos.

Maestros Cinturón Negro

Los Champions seleccionan cuidadosamente a cada uno de los Master Black Belts. Y son mentorizados por los Campeones a la vez que son formados para el método Seis Sigma. Los Master Black Belts tutelan y forman a los empleados que se encuentran en un nivel inferior de experiencia. También son responsables de determinar los posibles proyectos para aplicar el método Seis Sigma.

Cinturones verdes

Los Green Belts se encargan de los proyectos que los Master Black Belts seleccionan para la aplicación de la metodología Seis Sigma. A menudo dirigen estos proyectos, pero siempre dependen de los Master Black Belts.

Yellow Belts

Los Yellow Belts no tienen un conocimiento profundo del método como el que tienen los Master Black Belts o los Champions. Aunque no tienen un conocimiento intrincado de los procesos, contribuyen a los proyectos.

Cinturones blancos

Los Cinturones Blancos son los reclutas de la metodología Seis Sigma. Puede que sepan lo que significa el concepto; sin embargo, no necesitan realizar ninguna formación ni prueba para conseguir este color del cinturón. La certificación del mismo puede llevar sólo unas horas y es el primer cinturón de la cadena.

Certificaciones para los cinturones Seis Sigma

Cualquiera puede solicitar una certificación para conseguir uno de los cinturones Seis Sigma, pero no hay una única organización que ofrezca estos certificados. Hay muchas organizaciones diferentes con distintos procesos de solicitud. Otras escuelas y empresas privadas pueden ofrecer pasos muy diferentes para adquirir los certificados necesarios.

Aunque no existe una única forma de adquirirlo, lo cierto es que requieren un determinado conjunto de habilidades y un nivel básico de conocimientos de la metodología Seis Sigma. Puede solicitarlo en línea o también a través de una escuela de negocios. La formación para ello puede realizarse en varios lugares y a través de varias etapas.

La formación para el método Seis Sigma se puede aprender en una oficina con expertos; la pueden aprender esos mismos profesionales in situ; la puede aprender usted mismo en línea o puede utilizar la combinación de todas ellas. Normalmente se entregan certificados después de que el candidato supere la prueba escrita.

¿Qué puede hacer por usted un certificado del método Seis Sigma?

Un certificado puede ser fácilmente ignorado cuando usted está solicitando un puesto de trabajo. Supongamos que solicita un puesto de analista empresarial en una empresa mediana. Puede llevar a la entrevista un montón de certificados de diversos eventos y ONGs que haya obtenido, pero no le bastarían para asegurarse el puesto de trabajo. Pero un certificado Seis Sigma es diferente…

Este certificado demuestra a su posible empleador que usted es bueno mejorando su rendimiento, el de sus compañeros y la calidad de la empresa para la que trabaja. No es sólo un trozo de papel; realmente tiene peso y dice «estoy cualificado para mejorar el trabajo que hago». Entonces, ¿qué puede significar esto para usted?

Puede ayudarle a destacar entre los demás candidatos. Incluso si está felizmente empleado, puede ganar un salario más alto y se le puede tener en cuenta para puestos más altos, cargos y ascensos en general. No es un medio necesario para que usted escale la escalera del éxito y puede resultar caro seguir los pasos del método Seis Sigma. Cada cinturón significa más formación y más trabajo, lo que no sólo le cuesta tiempo sino también dinero. No tiene por qué hacerlo… pero si lo hace, asegúrese de que es increíblemente útil.

El glosario Six Sigma

A continuación encontrará algunos conceptos clave y términos útiles utilizados en la metodología:

7 Desperdicios: Este concepto (originalmente japonés) busca los recursos desperdiciados en las áreas de transporte, inventario, movimiento, espera, sobreprocesamiento, sobreproducción y defectos de una empresa.

Nivel de calidad aceptable (NCA): Este nivel de calidad se refiere al estándar establecido. Los productos y servicios deben cumplir las normas del ACL.

Hoja de control: Es un gráfico que recoge datos a lo largo del tiempo. Es una herramienta «imprescindible» en todo proceso Seis Sigma para hacer un seguimiento de los problemas que se producen.

DPMO: El acrónimo DPMO hace referencia al número de defectos por millón de oportunidades.

DMAIC

DMADV

Crítico para la calidad (CTQ)

Metodología Kaizen: Como se mencionó al principio de esta entrada del blog, es un concepto japonés centrado en el cambio y la mejora continuos similar a Seis Sigma. Puede encontrar información detallada en esta entrada del blog aquí.

Puertas de peaje: Entre cada paso de la aplicación del método Seis Sigma hay periodos de espera y revisión. Estos periodos se denominan «tollgates».

Objetivo de valor: El objetivo financiero de la organización para el proyecto, para el que se utiliza el método Seis Sigma, se denomina ‘objetivo de valor’.

SIPOC: Siglas de Proveedores, Entradas, Proceso, Salidas y Clientes, la metodología SIPOC trata de construir un mapa de procesos para hacer un análisis global del negocio. Someka pone a su disposición la plantilla Excel SIPOC para ayudarle a utilizar este método. También puede descargar la plantilla SIPOC Google Sheets si prefiere un archivo en línea.

Herramientas útiles para aplicar la técnica Seis Sigma

Tablero Kanban

El sistema Kanban permite que su proyecto vaya sobre ruedas manteniendo la sostenibilidad del mismo de principio a fin. Es una herramienta visual para maximizar su flujo de trabajo así como para minimizar sus desperdicios. Puede descargar y empezar a utilizar un tablero Kanban directamente dentro de Microsoft Excel. Utilizando la plantilla de Excel de Tablero Kanban de Someka, no sólo podrá convertir todos sus principios de Seis Sigma en tablas y gráficos visuales, coloridos y personalizables, sino también llevar un seguimiento de su proyecto. Si desea utilizarla en línea, también puede descargar la Plantilla de Tablero Kanban para Google Sheets.

Los 5 porqués

Esta técnica no es en realidad una herramienta que pueda descargar o fabricar para utilizarla. Puede hacerlo con un trozo de papel y un bolígrafo, ¡o incluso puede hacerlo en su mente! Si tiene problemas para entrar en los detalles profundos de un problema y encontrar su causa raíz, puede utilizar esta técnica. Sólo tiene que hacerse 5 preguntas del tipo «¿Por qué? Por ejemplo:

1. ¿Por qué falló nuestro producto?

Responda: Porque no gustó a los clientes.

2. ¿Por qué no gustó el producto a los clientes?

Respuesta: Porque cambiamos el diseño.

3. ¿Por qué cambiamos nuestro diseño?

Respuesta: Porque nos recortaron el presupuesto.

4. ¿Por qué se recortó nuestro presupuesto?

Respuesta: Porque la empresa no obtuvo suficientes beneficios el año pasado.

5. ¿Por qué la empresa tuvo problemas para obtener beneficios el año pasado?

Estos 5 porqués le conducirán a la causa de sus problemas. Si cree que no ha llegado a la verdadera razón de su problema, siempre puede utilizar «5 porqués más».

Es muy fácil hacer este análisis con la plantilla Excel de los 5 porqués de Someka, lista para usar. No necesita instalación, puede descargarla y empezar a utilizarla.

Si desea una herramienta en línea, entonces puede descargar la Plantilla Google Sheets de los 5 porqués de Someka. Podrá trabajar desde cualquier dispositivo con sus colegas simultáneamente.

Diagrama de Pareto

El principio de Pareto se centra en la regla 80/20. Se trata del concepto de que un pequeño número de acciones, personas o decisiones (20%) son tan importantes que son las que tienen un mayor impacto global (80%). Este análisis se presenta con un diagrama de Pareto que consta de un gráfico de barras y otro de líneas. Someka tiene en su cartera una plantilla generadora de Pareto muy útil: Plantilla Excel de Diagrama de Pareto. Esta herramienta construirá automáticamente un diagrama de Pareto de acuerdo con sus datos de entrada. También puede descargar Pareto Chart Google Sheets Template si desea utilizarlo simultáneamente con sus colegas.

¿Cómo puede utilizar las plantillas Someka para el método Seis Sigma?

Plantillas Seis Sigma

Someka dispone de calculadoras Six Sigma que le ayudarán a definir los niveles Six Sigma y a crear gráficos de procesos de forma dinámica. Puede descargar la plantilla 6 Sigma Excel o la plantilla 6 Sigma Google Sheets para obtener una calculadora lista para usar.

Creador de diagramas de Gantt

Puede utilizar el increíblemente detallado y completo Excel Gantt Chart Maker de Someka para calcular cuánto tiempo le llevará cada uno de los procesos. Este diagrama de Gantt generado automáticamente, combinado con los métodos Seis Sigma y sus etapas, creará el ideal para que usted aborde cada proyecto de su organización. Será su herramienta esencial para realizar un seguimiento del tiempo, las acciones y las personas relacionadas con su proyecto y organización en general.

Creador automático de diagramas de flujo

También puede optar por utilizar diagramas de flujo para sus métodos Seis Sigma. Automatic Flowchart M aker de Someka le muestra el flujo de trabajo de todos los sistemas que se ejecutan en su organización. Resume cada uno de los procesos, proyectos y análisis para que se dé cuenta y comprenda mejor cada concepto. Y con sólo pulsar un botón, crea para usted diagramas de flujo personalizables, coloridos y de aspecto profesional.

Los diagramas de flujo funcionan junto con el método Seis Sigma en el sentido de que los diagramas de flujo muestran el progreso de cada uno de los procesos. Puede llevar un registro y seguirlos fácilmente en los organigramas creados para usted.