¿Qué es el Número de Pedido? Definiciones, Ejemplos y FAQs

El término«número de pedido» seguro que ha surgido en alguna conversación en algún momento si trabaja en la gestión de compras, aprovisionamiento o cadena de suministro. Pero, ¿qué es exactamente un número de pedido y por qué es crucial en los tratos comerciales? Este blog explicará la palabra, dará algunos ejemplos de uso y responderá a algunas preguntas frecuentes sobre los números de pedido.

¿Qué es un número de pedido en una factura?

Un número de pedido (número de orden de compra) es un código único de una compra seleccionada. Un pedido de compra es un documento importante emitido por un comprador a un vendedor. Incluye el tipo, la cantidad y el precio acordado de los bienes o servicios que el comprador desea adquirir. El significado del número de pedido rastrea y hace referencia al pedido de compra a lo largo de todo el proceso de adquisición, desde la solicitud inicial hasta el pago final.

¿Es necesario el número de pedido?

Por varias razones, los números de orden de compra (PO) son un componente crucial del proceso de aprovisionamiento. El expediente ayuda a entender que el comprador y el vendedor están de acuerdo sobre la transacción concreta. Todas las partes implicadas -el comprador, el proveedor y la división de cuentas a pagar- pueden remitirse al número de pedido como punto de referencia.

Además, los números de pedido pueden ayudar a luchar contra el fraude y los errores. Es más sencillo seguir el estado del pedido y detectar cualquier diferencia si cada orden de compra tiene un identificador distinto. Esto puede ayudar a evitar errores que podrían costar dinero al comprador, como la sobrefacturación, los pedidos duplicados y otros tipos.

¿Dónde incluir un número de apartado postal en una factura?

Debe añadir los números de pedido en el archivo de la orden de compra. Puede añadir los números de pedido a la izquierda o a la derecha en la parte superior. Cuando imprima o escanee su pedido, debe incluir siempre el número de pedido.

¿Cómo crear un número de pedido?

Puede crear los pedidos manualmente o utilizar generadores de pedidos.

1. Creación manual del número de pedido

En primer lugar, debe preparar un número de pedido de forma manual utilizando un esquema de numeración que tenga sentido para su empresa, como XYZ12345, pero hacerlo puede llevar mucho tiempo y es fácil cometer errores. Utilizando una plantilla generadora de pedidos de compra, como la que ofrece Someka.net, puede automatizar el proceso y asegurarse de que sus números de pedido son precisos y coherentes.

2. Generadores automáticos de números de pedido

También puede utilizar generadores automáticos de números de PO. Este tipo de herramientas, le ayudarán a crear códigos para sus órdenes de compra. Además, el generador de pedidos de compra de Someka puede crear toneladas de números de pedido sin ninguna confusión.

¿Por qué utilizar un número de pedido?

Tanto si invierte en un sistema de gestión de pedidos de compra como si crea números de pedido manualmente, la adopción de números de pedido puede ayudar a que su proceso de aprovisionamiento se desarrolle con mayor fluidez y a mejorar las operaciones de su empresa en su conjunto.

Por qué son importantes los números de pedido

Por varias razones, son un componente crucial del proceso de aprovisionamiento. Además, pueden contribuir a reducir el fraude y los errores. Es más sencillo seguir el estado del pedido y detectar cualquier diferencia si cada orden de compra tiene un identificador distinto. El generador de albaranes de Someka le ayuda a rastrear e identificar los productos con facilidad. Esto puede ayudar a evitar errores que podrían costar dinero al comprador, como la sobrefacturación, los pedidos duplicados y otros tipos. Además de ser un elemento obligatorio, los números de pedido también simplifican sus procesos de contabilidad.

Ejemplos de número de pedido

Dependiendo del negocio y del estilo de la orden de compra, los números de pedido pueden adoptar muchos formatos clave. Así, algunas empresas emplean un esquema de numeración secuencial en el que el valor numérico da a cada número de PO un orden. Otras pueden mezclar letras y números para conseguir una identidad más distintiva.

Digamos, por ejemplo, que XYZ Manufacturing tiene que comprar algunas materias primas para su proceso de fabricación. Envían a su proveedor, Proveedores AYZ, una orden de compra con la siguiente información:

Número de orden de compra: PO-13456

Nombre del proveedor: AYZ Proveedores

Fecha: 07.02.2023

Descripción: 100 unidades de materia prima B

Precio: 20 $ por unidad

En este caso, PO-00123 es el identificador único para este pedido de compra en particular. Si XYZ Fabricación necesita hacer un seguimiento con AYZ Proveedores sobre el pedido, pueden hacer referencia al número de PO para asegurarse de que están discutiendo la orden de compra correcta.

Preguntas frecuentes sobre el número de pedido de compra

1. ¿Es el número de pedido legalmente vinculante?

No, los números de pedido son para ayudarle a realizar el seguimiento de sus pedidos y para sus proveedores.

2. ¿El número de factura es el mismo que el número de pedido?

No, los números de pedido son diferentes a los números de factura. El número de factura se utiliza una vez finalizado el proceso de venta. En cambio, los números de pedido son anteriores al inicio del proceso de venta. El número de po de factura difiere en las áreas de uso.

Si desea realizar un seguimiento de sus facturas comerciales, el Rastreador de facturas comerciales de Someka está aquí para ayudarle.

3. ¿Qué es un número de pedido en Amazon?

Los vendedores de Amazon, crean POs cuando venden un producto en Amazon. Esos números de orden de compra son sólo para que los vendedores puedan rastrear su demanda fácilmente.

Seguimiento del inventario

Después de finalizar sus compras, tendrá que organizar su inventario. Excel puede ayudarle con ello. Aquí tiene el blog: ¿Puede Excel hacer un seguimiento del inventario?