16 plantillas gratuitas de gestión de proyectos en Excel y Google Sheets

Tabla de contenido

I. ¿Qué es una plantilla de gestión de proyectos?
II. ¿Qué características tiene una plantilla de gestión de proyectos?
III. Plantillas gratuitas de gestión de proyectos
IV. Conclusión

I. ¿Qué es una plantilla de gestión de proyectos?

Una plantilla de gestión de proyectos es un documento o herramienta prediseñada que ayuda a los gestores de proyectos a planificar, ejecutar y supervisar diversos aspectos de un proyecto. Así, estas plantillas pueden adoptar la forma de hojas de cálculo, gráficos, listas de comprobación u otros formatos, y proporcionan un marco estructurado para capturar y organizar la información del proyecto.

En resumen, las plantillas PM están diseñadas para simplificar el proceso de gestión de proyectos, permitiendo a los equipos centrarse en el trabajo real en lugar de en las tareas administrativas.

¿Cuáles son las plantillas de gestión de proyectos más habituales?

La gestión de proyectos es un campo muy amplio, por lo que existen muchas plantillas diferentes para los gestores de proyectos. Sin embargo, podemos destacar las más comunes como las plantillas de Diagrama de Gantt, Tablero Kanban, RACI, Carta del proyecto, Diagrama de flujo, Hoja de ruta, Planificador de sprints, Cuadro de mando de KPI y Planificador de proyectos.

II. ¿Qué características tiene una plantilla de gestión de proyectos?

Las plantillas de gestión de proyectos vienen con una variedad de características adaptadas a las diferentes necesidades de los proyectos. Entre las características más comunes se incluyen:

• Listas de tareas
• Cronogramas (normalmente diagramas de Gantt o cronogramas verticales u horizontales)
• Seguimiento de recursos, como materiales y miembros del equipo
• Seguimiento del presupuesto
• Hitos
• Gestión de riesgos
• Seguimiento del progreso
• Funciones de colaboración

Así que, según sus necesidades particulares, descubramos la colección de plantillas de gestión de proyectos que le presentamos a continuación.

III. Plantillas gratuitas de gestión de proyectos

En primer lugar, todas las plantillas que figuran a continuación están disponibles en Excel y/o en hojas de Google y son gratuitas. Básicamente, estas plantillas resolverán sus problemas y cuestiones sobre el seguimiento de sus proyectos y ¡ya no necesitará software ni suscripciones caras!

1. Plantilla de diagrama de Gantt

>> Descargar plantilla de Excel de diagrama de Gantt

Un diagrama de Gantt es una potente herramienta para visualizar los plazos de un proyecto. De hecho, el diagrama de Gantt muestra las tareas a lo largo de una línea de tiempo, mostrando las fechas de inicio y fin, las dependencias y el progreso. Así pues, esta plantilla es ideal para planificar y hacer un seguimiento de los calendarios de los proyectos. Así se asegurará de que todas las tareas se completan a tiempo.

En primer lugar, defina sus tareas con fecha de inicio y duración, añada información adicional como prioridad, estado, hito y persona asignada. Y, su diagrama de Gantt se ajustará automáticamente según su plan de tareas. Además, incluye un cuadro de mando profesional para resumir su proceso.

Así pues, esta plantilla de gestión de proyectos será su primera dirección en la gestión de sus proyectos. Y por último, también puede encontrar una plantilla Gantt de Google Sheets en línea para un proceso más colaborativo.

2. Plantilla de tablero Kanban

>> Descargar plantilla de tablero kanban en Excel

Los tableros kanban ayudan a visualizar el flujo de trabajo y a gestionar las tareas de forma ágil y flexible. Básicamente, las tareas se representan como tarjetas en un tablero con columnas que indican las distintas fases del proceso, como No iniciado, En curso o Realizado.

Así, esta plantilla mejora la visibilidad y ayuda a los equipos a gestionar el trabajo de forma eficaz. Además, con los filtros anteriores podrá acotar la vista fácilmente.

Por último, puede encontrar un tablero Kanban en Google Sheets si prefiere las hojas de cálculo del navegador.

3. Creador de diagramas de flujo

>>Descargar plantilla Excel de diagrama de flujo

Los organigramas son esenciales para trazar procesos y flujos de trabajo.

En primer lugar, esta plantilla de gestión de proyectos le permite crear diagramas detallados que ilustran los pasos y puntos de decisión dentro de un proyecto, ayudando a identificar ineficiencias y racionalizar las operaciones.

Básicamente, enumere sus tareas y defina el orden, y la plantilla creará su flujo de trabajo automáticamente. Además, disponible en Excel, este creador de diagramas de flujo será una alternativa perfecta a Visio para dispositivos mac.

De hecho, los diagramas de flujo se utilizan habitualmente en una amplia gama de industrias y campos. Si desea trazar todos los procesos de su proyecto, puede descargar este archivo y crear diagramas de flujo automáticamente.

4. Plantilla de hoja de ruta

>>Descargar plantilla Excel de hoja de ruta

Una plantilla de hoja de ruta es una herramienta estratégica que esboza los principales hitos y entregables de un proyecto a lo largo del tiempo.

Así, las hojas de ruta proporcionan una visión general de alto nivel, ayudando a las partes interesadas a comprender la dirección y las prioridades del proyecto.

En primer lugar, enumerará sus tareas y definirá la etapa correspondiente. Además, podrá añadir hitos y divisiones. Y la plantilla de gestión de proyectos de hojas de ruta creará su hoja de ruta automáticamente.

Descarga instantánea y hojas de ruta de aspecto atractivo. Además, Roadmap Google Sheets también está disponible para los usuarios de hojas de cálculo en línea.

5. Plantilla Excel del plan de proyecto

>>Descargar Plantilla Excel del Plan de Proyecto

Esta completa plantilla incluye secciones para definir los objetivos, el alcance, las tareas, los plazos y los recursos del proyecto. Se trata de una solución integral para planificar y gestionar todos los aspectos de un proyecto, garantizando que todo siga su curso.

En esta plantilla, añadirá sus tareas y la plantilla creará una vista Gantt y un cuadro de mando. Además, encontrará un formulario de informe del proyecto. Plantilla de gestión de proyectos totalmente editable e imprimible.

6. Plantilla Excel de planificación de sprints

>>Descargar Plantilla Excel de Planificación Sprint

Ideal para equipos ágiles, la plantilla de planificación de sprints ayuda a organizar y gestionar los ciclos de sprints.

Esta plantilla incluye:

• Plan de sprints
• Backlog
• Retrospectiva del Sprint
• Cuadro de mando
• Kanban
• Resumen comparativo

Además, esta plantilla también está disponible en la versión sprint planner de google sheets.

Por último, esta plantilla de plan de sprints ahorrará tiempo especialmente a las startups, desarrolladores de SaaS o aplicaciones, equipos ágiles y otros titulares de reuniones basadas en sprints.

7. Plantilla Excel de Carta de Proyecto

>>Descargar plantilla Excel de Carta de Proyecto

Una carta de proyecto es un documento fundacional que esboza la finalidad, los objetivos, las partes interesadas y los resultados clave del proyecto. Esta plantilla le ayuda a crear una carta de proyecto detallada, garantizando que todo el mundo esté alineado desde el principio.

Se trata de una herramienta superpotente para hacer un seguimiento de varios proyectos al mismo tiempo. Porque, puede mantener todos los datos para más de proyectos y preparar las cartas de proyecto automáticamente. Además, al igual que otras plantillas de gestión de proyectos, incluye un panel de control que le ofrece un resumen general de toda su cartera de proyectos.

8. Plantilla Excel del plan de acción

>>Descargar Plan de Acción Plantilla Excel

Una plantilla de plan de acción desglosa los pasos necesarios para alcanzar objetivos específicos.

Este plan de acción incluye secciones para tareas, responsables, plazos y seguimiento del progreso. Así, definirá sus objetivos y los dividirá en varias acciones y, por último, realizará un seguimiento del progreso y los plazos de cada acción.

Además, puede descargar la plantilla de plan de acción de Google Sheets si prefiere una versión en línea.

Por último, se trata de una herramienta compacta para realizar el seguimiento de cada elemento de su proyecto uno por uno.

9. Plantilla RACI

>>Descargar plantilla Excel RACI

La plantilla de matriz RACI (Responsable, Contable, Consultado, Informado) aclara las funciones y responsabilidades dentro de un proyecto. Así, esta herramienta ayuda a evitar confusiones y garantiza que todo el mundo conozca sus funciones específicas y a quién debe consultar para obtener información.

Con esta matriz de asignación de responsabilidades, podrá enumerar las tareas y asignar funciones a su personal.

Además, esta plantilla de gestión de proyectos incluye una Estructura de Desglose del Trabajo, que le dará una visión general sobre la carga de trabajo de su equipo.

También disponible en formato RACI de Google Sheets, esta herramienta le ayudará a planificar las responsabilidades de todas las partes interesadas en sus proyectos.

10. Cuadro de mando de los KPI de gestión de proyectos

>>Descargar plantilla Excel de cuadro de mando de KPI de gestión de proyectos

He aquí un Cuadro de mando de KPI para gestores de proyectos. Imprimible y editable, e incluye métricas de kpi preestablecidas.

Le proporcionamos los kpi de gestión de proyectos más comunes, y puede editar o eliminar fácilmente estas métricas y añadir otras nuevas.

También puede descargar la plantilla de Google Sheets del rastreador de kpi de gestión de proyectos para disponer de un cuadro de mando más colaborativo.

11. Plantilla Excel de lista de tareas del equipo

>>Descargar plantilla Excel de lista de tareas del equipo

De nuevo, se trata de un rastreador de equipo para sus proyectos. Una plantilla de lista de tareas en equipo es una forma sencilla pero eficaz de llevar un registro de las tareas asignadas a los miembros del equipo.

Esta lista de tareas para empleados incluye secciones para las descripciones de las tareas, las personas asignadas, las fechas de vencimiento y las actualizaciones de estado de cada trabajo. Asignará cada tarea a un empleado y, a continuación, definirá los plazos. Por último, puede hacer un seguimiento del estado de cada tarea en las hojas mensuales.

Además, si desea realizar un seguimiento de su equipo en una hoja de cálculo en línea, puede descargar Team To-Do List Google Sheets Template.

Por último, esta herramienta le ayudará a supervisar tanto sus tareas como a sus compañeros de equipo en el mismo lugar.

12. Plantilla del marco RICE

>>Descargar plantilla Excel del Marco RICE

Esta plantilla está diseñada para establecer prioridades entre las distintas partes de un proyecto concreto o entre distintos proyectos.

El marco RICE(Alcance, Impacto, Confianza y Esfuerzo) ayuda a priorizar las tareas del proyecto en función de su valor potencial.

Además, esta plantilla de gestión de proyectos proporciona un enfoque estructurado para evaluar y clasificar las tareas, asegurándole que se centra en el trabajo de mayor impacto. Así pues, evalúe sus proyectos según los niveles de impacto y esfuerzo. A continuación, la plantilla creará una lista ordenada con un diseño elegante. Además, se incluye un panel de resumen.

Por último, todo imprimible y editable.

13. Plantilla de seguimiento de incidencias

>>Descargar plantilla Excel de seguimiento de incidencias

Una plantilla de seguimiento de incidencias ayuda a registrar y gestionar las incidencias del proyecto. Incluye secciones para describir el problema, asignar responsabilidades, establecer prioridades y hacer un seguimiento del estado de resolución. Así, le ayudará a abordar todos los problemas con prontitud.

Además, le ofrece un resumen de todas sus incidencias para supervisar el rendimiento general.

Por último, se trata de una plantilla de una sola hoja disponible tanto en formato Excel como en formato de seguimiento de incidencias de google sheets.

14. Plantilla de matriz de prioridades de acción

>>Descargar plantilla Excel de prioridades de acción

Para un gestor de proyectos, también es muy importante priorizar las tareas.

Por eso, esta plantilla ayuda a priorizar las tareas en función de su urgencia e importancia. Básicamente, utiliza una matriz para clasificar las tareas en cuatro cuadrantes: urgente e importante, no urgente pero importante, urgente pero no importante y ninguna de las dos cosas. Por lo tanto, esta plantilla de gestión de proyectos en formato de matriz ayuda a los equipos a centrarse en las tareas de alta prioridad.

Por último, puede descargar la plantilla de Google Sheets de prioridades de acción para obtener una versión en línea.

15. Plantilla de Excel del diagrama PERT

>>Descargar plantilla Excel de diagrama PERT

Los gráficos PERT(Técnica de Evaluación y Revisión de Programas) se utilizan para planificar y programar las tareas de un proyecto. Así, esta plantilla ayuda a identificar las dependencias de las tareas y a estimar el tiempo mínimo necesario para completar el proyecto.

Además, se trata de un generador automático de diagramas PERT para visualizar sus tareas complejas. Al tratarse de un archivo Excel, puede utilizarlo como alternativa a Visio, especialmente si utiliza un dispositivo Mac.

16. Plantilla Excel Eisenhower

>>Descargar plantilla Excel Eisenhower

Otra matriz de priorización. Herramienta de cuatro cuadrantes de diseño elegante para priorizar tareas o acciones.

Esta plantilla de matriz de Eisenhower le permite categorizar las tareas y centrarse en lo más importante, mejorando la productividad y la gestión del tiempo.

De nuevo, si prefiere una versión en google sheets, también puede descargar en línea la hoja de cálculo de la matriz Eisenhower.

IV. Conclusión

Por último, las plantillas de gestión de proyectos son herramientas inestimables que pueden mejorar significativamente sus esfuerzos de gestión de proyectos. Por ello, hemos preparado una colección completa para que pueda elegir las herramientas que mejor se adapten a sus necesidades.

Todas las plantillas:

• Disponibles en Excel y/o Google Sheets
• Imprimibles
• Editable
• Descarga instantánea
• Sin configuración ni instalación
• Rentable

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Lecturas recomendadas:

Guía profesional: Manual práctico para convertirse en gestor de proyectos

¿Se puede utilizar Excel para la gestión de proyectos?

Las 8 mejores plantillas de Brainstorming en Excel, Google Sheets y PDF