Las 20 preguntas más frecuentes en una entrevista de trabajo en Excel para un analista de negocio
A veces puede resultar difícil precisar las tareas exactas de un analista de negocio. Esto se debe a que cada analista de negocio tiene múltiples tareas que debe realizar al mismo tiempo. Por lo tanto, incluso el título de «analista de negocio» puede considerarse un término muy amplio que puede incluir títulos como analista de datos, de procesos, de proyectos y gestor. Este artículo explorará Excel para analistas de negocio.
La responsabilidad clave de un analista de negocio puede consistir en establecer planes y modelos para los departamentos financieros de las empresas. No sólo es una tarea importante para el departamento, sino que este puesto decide sobre decisiones financieras cruciales para la propia empresa. Por eso, un analista de negocio de éxito debe centrarse en aprender y mejorar sus informes financieros, previsiones y estrategias.
Algunos de los deberes de los analistas empresariales son analizar las oportunidades y amenazas financieras de la empresa; y dar y compartir información empresarial con y de los accionistas de la empresa. Establecer análisis exhaustivos, identificar y resolver problemas o retos financieros y presupuestar el negocio interno y externo también forma parte del puesto de analista empresarial. Además, si necesita un portafolio para sus trabajos, puede recurrir a un servicio de escritores de ensayos y crear para usted una colección de artículos de análisis empresarial.
Una de las habilidades esenciales para un analista empresarial es la capacidad de tener conocimientos técnicos. Eso significa que un analista empresarial debe conocer las diversas funciones de varias aplicaciones y programas informáticos útiles. Uno de estos programas (y quizá el más útil y popular de todos) es Microsoft Excel.
A continuación, en los capítulos posteriores de esta entrada de blog, podrá encontrar 20 preguntas de entrevistas de trabajo relacionadas con Excel para analistas empresariales.
Pregunta 1: ¿Cuáles son los formatos de datos habituales en Microsoft Excel?
Si opta a un puesto de analista empresarial, se espera que conozca ciertos detalles sobre Microsoft Excel. Los formatos de datos que permite ejecutar Excel son uno de estos detalles. Debido al hecho de que Microsoft Excel es una de las herramientas más esenciales de un analista de negocio en el lugar de trabajo, el conocimiento sobre los formatos de datos comunes sería crucial. Estos conocimientos no sólo son necesarios en el trabajo, sino también en su entrevista de trabajo.
Un ejemplo de respuesta para esta pregunta puede ser «Los formatos de datos más utilizados en Microsoft Excel son números, porcentajes, fechas y, a veces, textos (como palabras y cadenas de textos)».
Pregunta 2: ¿Cómo se utilizan estos formatos de datos en Microsoft Excel?
Como en cualquier puesto de trabajo y en cualquier entrevista de trabajo, conocer la información es sólo la mitad del trabajo. Necesita justificar sus conocimientos con sus aplicaciones, acciones y también, conocimientos prácticos. Por lo tanto, sólo memorizar los formatos de datos no sería útil, si no los ha utilizado usted mismo. Tiene que saber qué son y, además, cómo se utilizan en el trabajo.
Un ejemplo de respuesta para los usos de los formatos de datos en Excel puede ser: «Los números pueden formatearse en las celdas de datos como decimales o valores redondos. Los porcentajes muestran una parte de un todo y el todo siendo el 100%. Las fechas pueden cambiar automáticamente según la región y la ubicación desde la que se conecte Microsoft Excel. Y el formato de texto se utiliza cuando se introducen análisis, informes u otros documentos en la hoja de cálculo Excel como datos.»
Pregunta 3: ¿Cuáles son las referencias de las celdas?
Las referencias de celda (o, de hecho, las referencias en general) deberían ser una de las herramientas más útiles que puede utilizar un analista. Las diferentes referencias de celda y sus usos pueden verse a veces como detalles triviales; sin embargo, no lo son en absoluto. En realidad son increíbles ahorradores de tiempo, especialmente para un analista de negocio siempre ocupado.
Un ejemplo de respuesta sobre la definición de referencias de celda: «Las referencias de celda se utilizan para referirse a datos situados en la misma hoja de cálculo de Excel pero a datos de una celda diferente. Existen tres tipos diferentes de referencias de celda: Referencias de celda absolutas, relativas y mixtas».
Pregunta 4: ¿Cuáles son las funciones de las diferentes referencias de celda?
Un analista de negocio debe ser capaz de conocer específicamente la diferencia entre las distintas referencias de celdas. Este conocimiento no sólo le resultará útil en su entrevista de trabajo, sino también a la hora de comunicarse y colaborar con sus compañeros y empleados.
Un ejemplo de respuesta puede ser: «La referencia de celda absoluta obliga a los datos a permanecer en la celda en la que se colocaron. No importa cuántas fórmulas se utilicen en los propios datos, una referencia de celda absoluta permanece con los datos.
La referencia de celda relativa se mueve con la celda cuando la fórmula de la celda se mueve a otra.
Y la referencia de celda mixta indica que la fila o la columna relacionada con la celda de datos se cambia o se mueve.»
Pregunta 5: ¿Qué tecla o combinación de teclas le permiten alternar entre las referencias de celda absolutas, relativas y mixtas?
Supervisores, jefes, propietarios de empresas, empleados, sus compañeros de trabajo e incluso usted mismo tienen algo en común: todos quieren ahorrar tiempo. Nadie quiere gastar tiempo innecesario en algo que de otro modo podría hacer en mucho menos tiempo. Por lo tanto, a todo el mundo le gustan los atajos. Además, si solicita un puesto de analista empresarial, van a esperar que conozca ciertos atajos de Microsoft Excel.
Un ejemplo de respuesta sobre la tecla que hay que pulsar para cambiar entre las referencias de celda puede ser: «En dispositivos Windows la tecla F4 le permite cambiar las referencias de celda. En dispositivos Mac la combinación de teclas Comando + T le permitirá este desplazamiento».
Sería útil señalar aquí que si es un experto en el uso de Microsoft Excel en uno solo de los dispositivos, no se preocupe. No necesita conocer todos los atajos de cada uno de los sistemas operativos. Si puede utilizar eficientemente uno y mostrarlo a los empleadores, éstos quedarán satisfechos.
Pregunta 6: ¿Cuál es la función del signo de dólar ($) en Microsoft Excel?
De hecho, el signo del dólar ($) sirve para muchas cosas en Excel y ninguna de ellas está relacionada en absoluto con la moneda dólar. El signo del dólar tiene múltiples funciones, incluidas algunas de las fórmulas que puede escribir. También puede denotar cualquiera de las monedas escritas en una hoja de cálculo. Sin embargo, en términos de referencias a celdas, el signo del dólar sólo tiene un propósito.
Un ejemplo de respuesta puede ser: «El signo del dólar cuando se escribe indica a Excel si debe cambiar la ubicación de la referencia o no, si la fórmula correspondiente se copia en otras celdas».
Pregunta 7: ¿Qué es la función LOOKUP en Microsoft Excel?
Como va a ver en los capítulos posteriores de esta entrada del blog, la función LOOKUP es una de las herramientas más populares de Excel. Si opta a un puesto de analista empresarial, también es una de las funciones con las que debe estar familiarizado.
Un ejemplo de respuesta sobre la función LOOKUP puede ser: «La función LOOKUP permite al usuario encontrar coincidencias exactas o parciales en la hoja de cálculo. La opción VLOOKUP permite al usuario buscar datos situados en el plano vertical. La opción HLOOKUP funciona de la misma manera pero en el plano horizontal».
Pregunta 8: ¿Cuál es la desventaja de utilizar la función VLOOKUP?
Este tipo de preguntas le ponen a prueba de forma que se familiarice con las ventajas y las buenas funciones de Excel, así como con sus inconvenientes. También le ofrece la oportunidad de ejercitar su músculo de pensamiento crítico y combinarlo con sus conocimientos analíticos.
Un ejemplo de respuesta puede ser: «El mayor inconveniente de la función VLOOKUP es que puede perder su eficacia con mucha facilidad. Si cambia los datos de una columna a otra, también cambiarán los números de columna en los que se encontraban los datos. Esto le obliga a introducir manualmente las mismas fórmulas en celdas de datos (ahora) diferentes.»
Pregunta 9: ¿Cómo se inserta un comentario en una hoja de cálculo Excel?
Un ejemplo de respuesta sobre la forma de insertar comentarios puede ser: «Puede insertar comentarios en su hoja de cálculo simplemente seleccionando la celda, haciendo clic con el botón derecho y eligiendo la opción «Insertar comentario»».
Pregunta 10: ¿Cuál es la diferencia entre un comentario y una nota?
Un ejemplo de respuesta sobre la diferencia entre ambos términos puede ser: «Mientras que la respuesta a los comentarios está disponible, la respuesta a las notas adjuntas a las celdas no lo está. Las notas pueden verse como anotaciones sueltas».
Pregunta 11: ¿Qué importancia tiene VBA para un analista de negocio?
Puede ser importante sentarse realmente, investigar un poco sobre las áreas que cree que le faltan y practicar sus conocimientos de Visual Basic para Aplicaciones (VBA). Estas acciones deben realizarse antes de la entrevista de trabajo. De lo contrario, un tema como VBA con el que todo analista empresarial debería estar familiarizado puede convertirse en su punto débil. Y también puede convertirse en la razón por la que le rechacen para el puesto de trabajo que ha solicitado.
Un ejemplo de respuesta puede ser: «Si un analista de negocio quiere tener éxito y trabajar en empresas respetadas, necesita aprender y familiarizarse con las herramientas necesarias. Deben seguir siempre las tendencias y practicar con los dispositivos y herramientas más modernos. VBA es quizás la función más importante de Microsoft Excel y es crucial para un analista de negocio utilizar fácilmente esta herramienta.»
Pregunta 12: ¿Qué es el formato condicional?
Independientemente del puesto de trabajo que ocupe en este momento o al que quiera optar, el formato condicional es una función esencial de Excel. Es tan sencilla y tan útil al mismo tiempo que puede que la haya estado utilizando ¡incluso sin saber cómo se llama!
Un ejemplo de respuesta puede ser: «El formato condicional le permite cambiar el aspecto visual de las celdas. Por ejemplo, desea que todas las celdas que incluyan un valor de 3 se resalten con un resaltador amarillo y se pongan en cursiva. El formato condicional le permite realizar esta acción en sólo unos segundos».
Pregunta 13: ¿Cuáles son las funciones más importantes de Excel para usted como analista empresarial?
Las funciones que enumere como respuesta a esta pregunta mostrarán al entrevistador lo que usted hace en Microsoft Excel. Estará más preparado para la entrevista si tiene preparadas al menos 5 funciones para esta pregunta. No es necesario que memorice todas las fórmulas y enumere las más complicadas. Hágase esta pregunta sobre la función que quiere enumerar: ¿Cuáles son mis funciones más utilizadas?
Un ejemplo de respuesta para las funciones que más utiliza un analista de negocio puede ser: «Utilizo con más frecuencia la función LOOKUP; seguida de las funciones COUNT y COUNTA. También suelo utilizar las funciones IF y MAX y MIN».
Lecturas recomendadas: Funciones de Excel más utilizadas
Pregunta 14: ¿Qué ejecuta la función COUNTA en una hoja de cálculo Excel?
Ahora ya ha enumerado sus funciones favoritas y más utilizadas. Independientemente de las funciones que enumere, el entrevistador puede preguntarle la finalidad o el uso de cualquier función. Por eso es importante que conozca en general las funciones más importantes. Puede encontrar las funciones y fórmulas que todo analista de negocio necesita conocer más adelante en los capítulos siguientes de esta entrada del blog.
Un ejemplo de respuesta sobre la función COUNTA puede ser: «La función COUNTA puede escanear todas las filas y columnas que contengan datos, identificarlos e ignorar las celdas vacías».
Pregunta 15: ¿Cuál es la diferencia entre las funciones de COUNT y COUNTA?
Una vez más, si el entrevistador está seguro de que el uso de Microsoft Excel es una de las habilidades esenciales que debe tener para ser aceptado, le harán muchas «preguntas sobre funciones».
Un ejemplo de respuesta sobre la diferencia puede ser «Mientras que la función CONTAR cuenta las celdas que contienen números como fuente de datos; la función CONTAR devuelve el número de celdas que contienen cualquier tipo de datos en ella. Estos pueden incluir números, textos, letras, fechas, etc.».
Pregunta 16: ¿Puede importar datos de otro software a una hoja de cálculo Excel?
Es posible que usted, como analista empresarial, utilice otros programas y software para introducir sus datos. Sin embargo, si la empresa quiere que se transfiera por completo a Microsoft Excel, debería poder hacerlo sin ninguna preocupación y, lo que es más importante, sin ningún retraso.
Un ejemplo de respuesta sobre datos puede ser: «Es posible importar datos de diversas fuentes de datos externas a una hoja de cálculo Excel. Sólo tiene que entrar en la pestaña ‘Datos’ de la barra de herramientas. Y haciendo clic en el botón ‘Obtener datos externos’, podrá importar datos de otro software a Excel».
Lectura recomendada: Hojas de cálculo de Google frente a Microsoft Excel: ¿Cuál es mejor?
Pregunta 17: ¿Por qué cree que el conocimiento de Microsoft Excel es importante para un analista de negocio?
Un ejemplo de respuesta sobre la importancia de Microsoft Excel para un analista empresarial puede ser: «Utilizar Excel y tratar con los datos de la empresa es crucial porque son los únicos datos que tiene la organización. Y está en manos del analista de negocio analizarlos y obtener resultados y soluciones para los problemas. El analista empresarial es también el asesor financiero, además de analista. Puede convertirse en la persona a la que escucha el director general para ‘hacer’ o ‘deshacer’ ciertos tratos».
Pregunta 18: Como analista empresarial, ¿opta por almacenar sus datos confidenciales en una hoja de cálculo de Microsoft Excel?
Para responder a este tipo de preguntas directas, lo único que tiene que hacer es ser sincero. Eso es todo. Ningún entrevistador quiere ver a un «hombre que sí» cuando realiza una entrevista de trabajo. Si hay algunas cosas que cree que faltan en Microsoft Excel, debe hablar y expresar su opinión.
Un ejemplo de respuesta puede ser «Sí, almaceno los datos de mis clientes en Microsoft Excel. Sin embargo, si los datos con los que estoy tratando son confidenciales, entonces no almacenaría esos datos sensibles en un archivo Excel.»
Pregunta 19: Como analista empresarial, ¿cómo operaría con datos sensibles en Microsoft Excel?
Un ejemplo de respuesta sobre la seguridad de la información en un archivo Excel puede ser: «Debido al hecho de que sería responsable de la transferencia, la posible desaparición o la filtración de los datos, almacenaría los datos confidenciales en un software distinto de Microsoft Excel».
Pregunta 20: ¿Cómo puede proteger sus datos en Microsoft Excel?
Un ejemplo de respuesta para la seguridad de una hoja de cálculo Excel puede ser: «Desde la pestaña Revisar, puede elegir proteger su hoja con una contraseña. De ese modo, la hoja de cálculo estará protegida por contraseña y no podrá abrirse ni copiarse sin la contraseña».
¿Qué habilidades necesita para ser analista empresarial?
Las aptitudes necesarias para un analista empresarial consisten en aptitudes tanto blandas como duras. Eso significa que sólo graduarse en una escuela de negocios o con un título en empresariales no le convertirá automáticamente en el «candidato ideal» para el puesto.
El conjunto de habilidades de un analista empresarial debe ser tanto analítico y técnico como social y comunicativo. A continuación puede encontrar las habilidades requeridas para un analista de negocio en lo que respecta tanto a las habilidades duras como a las blandas:
Habilidades sociales
Un analista de negocio debe ser capaz de presentar sus conclusiones ante un grupo. Las presentaciones pueden demostrar las habilidades sociales que posee un analista de negocio. Debe comunicarse eficazmente con sus compañeros de trabajo, supervisores y clientes para tratar determinados temas. Esto se aplica desde las presentaciones con sus empleados hasta las reuniones con el propio director general.
Habilidades de pensamiento crítico
Una de las acciones más significativas de las que son responsables los analistas de negocio es la evaluación. Y la evaluación y la valoración son acciones que requieren un pensamiento crítico. Como ya se ha mencionado en el capítulo anterior, ser un «hombre que sí» no es algo que aumente su confianza y le permita hacer un mejor trabajo.
Por eso, el pensamiento crítico le ayudará a centrarse en lo que puede preguntar y cuestionar. Esta habilidad no sólo le ayudará a mejorar su trabajo, sino también a desarrollar nuevas destrezas y mejorar otras habilidades.
Habilidades para resolver problemas
No importa el puesto que ocupe, ni la empresa para la que trabaje, si no es capaz de resolver los problemas a los que se enfrenta, no tendrá éxito. Punto, es así de sencillo. Porque todos los trabajos imaginables están relacionados de alguna manera con la resolución de problemas.
Eso significa que tiene que ser bueno identificando los problemas en sí. Luego tiene que considerar cuáles pueden o deben resolverse. Y después de eso podrá crear un plan para resolver los problemas que desarrolla la organización y los retos a los que se enfrenta usted como analista empresarial.
Para mejorar sus habilidades en Excel o PowerBI y conseguir cuadros de mando e informes más comprensibles, los tres consejos más importantes de los expertos son empezar poco a poco, aprender a crear elementos visuales y también aprender haciendo. Es muy importante practicar lo que se aprende.
¿Para qué utilizan Excel los analistas empresariales?
Hojas de cálculo sencillas y complicadas
Cuando un analista de negocio está trabajando para un cliente y está procesando resultados o cuando está realizando un trabajo paralelo personal, va a utilizar Microsoft Excel. Y van a crear hojas de cálculo por muy básicas o complicadas que sean. Para analizar e informar de sus resultados, siempre van a necesitar crear hojas de cálculo y operar en ellas.
Filtrar, clasificar y procesar grandes cantidades de datos
Utilizar Microsoft Excel para filtrar y ordenar datos es algo que hace todo usuario de Excel. Sin embargo, no todos los usuarios pueden tener la cantidad de datos que maneja y trata un analista empresarial. Por eso, para poder ordenar y filtrar rápida y eficazmente grandes cantidades de datos, los analistas empresariales utilizan Microsoft Excel para ese trabajo.
Creación de cuadros y gráficos
Los cuadros y gráficos infinitamente personalizables de Excel pueden resultar muy útiles para un analista empresarial cuando realiza una presentación. Estas ilustraciones visuales de los datos pueden hacer que la audiencia comprenda y vea los datos de una forma mucho más clara.
¿Qué funciones y fórmulas de Microsoft Excel deben conocer los analistas empresariales?
Fórmulas
- Operaciones matemáticas básicas: Existen cuatro operaciones matemáticas básicas. Incluyen la suma, la resta, la multiplicación y la división.
- Funciones LOOKUP (VLOOKUP y HLOOKUP)
- Función SUMA
- Función COUNT
- Función COUNTA
- Función MEDIA
- FuncionesMAX y MIN
- Función IF
Aquí encontrará algunas de las funciones más esenciales con las que debe estar familiarizado un analista empresarial. Sin embargo, hay muchas más en esta lista. Si cree que debería practicar más las funciones que conoce y aprender otras diferentes, debería probar el Kit de formación en fórmulas de Excel de Someka.
Esta plantilla de Excel le proporciona varios problemas de Excel de la vida real y le enseña a resolverlos con las funciones necesarias. Hay tres niveles de complejidad de las funciones: Principiante, Medio y Avanzado. El kit de formación del paquete completo incluye un total de 30 funciones y 100 preguntas del mundo real. Si lo que busca es formarse y practicar por su cuenta, ¡ésta es la única herramienta necesaria para usted!
Otras funciones de Excel para analistas empresariales
Tablas dinámicas
La tabla dinámica es quizá la herramienta que más tiempo le ahorrará en Excel. Es capaz de resumir y analizar datos en cuestión de segundos. E independientemente del tamaño de los datos en sí, le proporcionará el resumen de los mismos. Con estas características, puede ser una de las mejores «amigas» de un analista empresarial que utilice Microsoft Excel.
Gráficos
Los gráficos son la forma esencial de presentar sus datos. Todo el mundo puede presentar páginas y páginas de cifras. Y a veces ese tipo de presentaciones también son necesarias. Sin embargo, una sección tan detallada y personalizable como la de Gráficos de Excel le ayudará a crear muchos tipos de gráficos de aspecto increíble:
- Gráfico de columnas
- Gráfico lineal
- Gráfico circular (2D y 3D)
- Tabla de donuts
- Gráfico de barras
- Cuadro de áreas
- Gráfico XY (dispersión)
- Gráfico de burbujas
- Gráfico de existencias
- Gráfico de superficie
- Gráfico de radar
- Cuadro combinado
Elementos calculados
Los elementos calculados funcionan como fórmulas personalizadas que utilizan la suma de diferentes elementos. Calcula la suma de diferentes elementos y la coloca en un campo pivotante. Es casi una función de apoyo de las tablas dinámicas. Puede utilizarla para calcular los detalles de entrega y envío y también, para los pedidos de productos.
Formato condicional
Esta función también va bien cuando presenta sus resultados y los datos procesados a un grupo. Le ayuda a diferenciar unas celdas de datos de otras. Puede resaltar, enfatizar y cambiar el formato de las celdas a su elección. Como analista empresarial, siempre va a tratar con números. Por lo tanto, presentarlos de una forma muy a la moda ayudará a que todos se den cuenta y entiendan fácilmente lo que están viendo.
Plantillas Excel para analistas empresariales
Los diagramas de flujo pueden ser una forma práctica de demostrar sus análisis. Someka Automatic Flowchart Maker tiene increíbles funciones de personalización. Puede cambiar las formas, los colores, las categorías y las etiquetas de decisión con sólo pulsar unos botones. También puede utilizar la herramienta de arrastrar y soltar si desea quedarse con lo básico.
– Este flujo de trabajo ha sido creado por Someka’s Flowchart Maker –
Además, la realización de un análisis DAFO para la empresa en la que trabaja puede conducir a más beneficios y menos problemas. El trabajo de un analista empresarial consiste en analizar, por lo que analizar las fortalezas, debilidades, oportunidades y las amenazas de la empresa es crucial. ¡Y puede llevar a cabo este análisis con laplantilla gratuita de análisis DAFO de Someka!
Otra herramienta importante es la plantilla Excel FMEA. Esta herramienta sirve para el análisis de riesgos con el fin de detectar posibles modos de fallo y planificar acciones preventivas.
– Este cuadro de mando procede de la plantilla Excel FMEA de Someka –
La plantilla de matriz BCG de Someka crea un marco en el que puede evaluar el valor de sus inversiones. Con las cuatro secciones diferentes tituladas Estrellas, Signos de interrogación, Vaca lechera y Perro pobre, podrá analizar la tasa de crecimiento del mercado y la cuota de mercado relativa en la plantilla de Excel. Como analista empresarial, esta plantilla gratuita será una de las herramientas para alcanzar ese objetivo.
– Esta es la sección Cuadro de mando de la plantilla de matriz BCG de Someka –
Con la plantilla de análisis competitivo podrá evaluar a los competidores de su empresa. A continuación, podrá incluso desarrollar nuevas estrategias y modelos financieros y gestionar la competencia en el mercado. La plantilla proporciona gráficos para cada uno de sus competidores e ilustraciones visuales de las cuotas de mercado. Descargue ahora mismo esta plantilla gratuita y profesional para presentaciones y ¡no pierda nunca su lugar en el mercado!
PALABRAS FINALES SOBRE EXCEL PARA ANALISTAS DE NEGOCIO
La habilidad técnica para utilizar Microsoft Excel no es el único factor para convertirse en un analista empresarial de éxito. Necesita integrar buenas habilidades sociales y comunicativas, combinarlas también con habilidades analíticas y de gestión. Es un trabajo con consecuencias importantes y que cambian la vida de la empresa para la que trabaja. Y quizá utilizar Microsoft Excel no sea la única habilidad para el trabajo, pero es sin duda una de las más importantes.
Lecturas recomendadas:
Lista completa de cosas que puede hacer con Excel
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