¿Qué es una cotización y cómo redactar una buena?
Aquí tiene una guía paso a paso para preparar una plantilla de presupuesto que le sirva.
Tabla de contenido
- Cotización de precios vs. Estimación de precios
- Cotización de precios vs. Factura proforma
- ¿Cuáles son los distintos tipos de presupuesto?
- ¿Cuándo debe enviar una oferta?
- ¿Es legalmente vinculante un presupuesto?
2. 3. ¿Qué debe incluir en una plantilla de presupuesto?
3. ¿Cómo elaborar una buena plantilla de presupuesto?
4. Cómo encontrar la mejor solución de presupuesto para su empresa
5. Generador de cotizaciones de precios Someka
Tanto si es jefe de ventas de una empresa consolidada como becario de una start up, su trabajo siempre incluirá clientes. Y su comunicación comercial con los clientes tiene que realizarse a través de presupuestos de precios. Su oferta de precios no es sólo un trozo de papel y un documento que sólo contiene los precios de sus productos… ¡y no debería serlo!
Aquí le descubriremos primero qué es una cotización de precios, después repasaremos los elementos que toda cotización de precios debe incluir y le explicaremos cómo redactar una cotización de precios con una guía paso a paso. Por último, le ofreceremos soluciones alternativas para la cotización de precios.
1. ¿Qué es la cotización?
En los términos más sencillos, una oferta de precios muestra el número de productos y sus precios (junto con sus detalles) a su cliente. Se trata de un documento escrito que puede estar escrito a mano en un trozo de papel (lo que no suele ser aconsejable) o puede crearse digitalmente.
Cada oferta de precios tiene su tiempo limitado. Este tiempo concreto puede ser un par de días, tal vez una semana, un mes, varios años o una cantidad de tiempo determinada por ambas partes del acuerdo.
Una cotización de precios también se conoce como «presupuesto», «oferta«, «cotización de precios», «cotización de ventas» o «cotización de servicios». Es necesario escribir todos los costes de cada uno de los bienes, productos y servicios. La suma de estos precios individuales también mostrará el coste global de todo el acuerdo.
Debido al hecho de que puede haber más de un coste que mencionar, un presupuesto por escrito es mucho más el método preferido. Si el acuerdo se hace verbalmente, entonces las partes pueden mentir, cambiar los asuntos en sí o incluso se pueden olvidar algunos de los detalles. Por eso, si tiene una copia escrita del documento a mano o disponible digitalmente, puede resultarle muy útil. Además, si surgen contradicciones o dudas, siempre podrá sacar la copia para solucionar cualquiera de los problemas.
a) Presupuesto vs. Estimación del precio
Ha habido mucha confusión y debate en torno a los términos «presupuesto de precios» y «estimación de precios». Veamos rápidamente qué son estos términos y en qué se diferencian.
¿Es lo mismo cotización y estimación de precios?
No, no son lo mismo. La diferencia de ambos términos radica en la certeza del precio. Una estimación de precios la da el proveedor (o vendedor) como una suposición. No es un documento detallado, investigado o incluso objetivamente correcto al cien por cien. Puede estar escrito en un trozo de papel o incluso en una servilleta o no estar escrito en absoluto.
Un ejemplo:
Supongamos que el propietario del restaurante quiere saber exactamente cuánto le costará el rótulo. Entonces puede escribir las extensiones del material y su trabajo físico. Los precios exactos de los productos que vende y del servicio que presta deben anotarse en el documento. Ahora, ha creado con éxito una oferta de precios.
La parte más importante que no debe olvidar como proveedor es asegurarse de que el cliente sabe si el documento es un presupuesto o una estimación. Debe diferenciar claramente ambos documentos. La distinción entre ellos es crucial y la confusión entre las partes puede acarrear graves consecuencias.
b) Cotización de precios frente a factura proforma
Ahora otros dos conceptos que la gente suele mezclar.
La diferencia clave entre la cotización de precios y la factura proforma es el momento en que se envía el documento al comprador. Una factura proforma se envía después de que el comprador garantice al vendedor que se va a realizar una compra. Se pueden enviar al comprador varios documentos de factura proforma diferentes y ligeramente ajustados, y siempre se pueden cambiar los detalles en función de los deseos del cliente.
c) ¿Cuáles son los distintos tipos de presupuestos?
Existen diferentes tipos de presupuestos y plantillas de documentos que pueden utilizarse para diferentes fines.
Cotización de precios:
Una cotización de precios proporciona al cliente la información del coste individual y total de un trabajo. Contiene detalles de la empresa y del cliente que podrá leer más adelante en el siguiente capítulo de esta entrada del blog.
Cotización de ventas:
Una oferta de venta es el resumen de todos los productos o servicios que el comprador va a adquirir. Contiene los detalles del pedido de mercancías y los precios. Puede encontrar plantillas de presupuestos de ventas siempre que compre en Internet. Los precios, los detalles y el resumen general de los productos de su cesta que está a punto de comprar es en realidad un documento de oferta de venta.
Orden de compra:
Una orden de compra es la oferta oficial inicial del comprador. En ella se detallan los tipos de productos o servicios, el volumen de los productos y los precios de los mismos. Este documento oficial (tras haber sido acordado por ambas partes) ofrece al comprador la posibilidad de adquirir los productos detallados en el pedido y pagar en algún momento posterior. Una orden de compra -a menudo abreviada como PO- puede ser aceptada o rechazada por el vendedor, si no se acuerdan los términos del pedido. Además, cada uno debe llevar un número de pedido para facilitar su seguimiento. Puede utilizar el generador de órdenes de compra para crear su po doc.
Presupuesto de viaje de negocios:
Los viajes de negocios están cubiertos por este tipo de presupuestos. Por ejemplo, el precio del billete de viaje, los detalles del alojamiento y los gastos generales de transporte pueden ser detalles que deben incluirse en este documento. Este tipo de presupuesto suelen enviarlo las agencias de viajes a particulares, empresas y empleados.
Presupuesto para eventos corporativos:
Los eventos corporativos suelen incluir decoración, catering, personal, música (o un DJ) y requisitos adicionales. Y el trabajo de organizar un evento y encargarse de todo el entretenimiento corre a cargo de los planificadores de eventos. Los documentos de cotización que la empresa recibe del planificador de eventos contienen en su mayoría múltiples cotizaciones de todas las empresas individuales que ofrecen sus servicios.
d) ¿Cuándo debe enviar un presupuesto?
La respuesta importante a la pregunta «¿cuándo debe enviar un presupuesto?» es lo antes posible.
Una respuesta rápida y profesional con un presupuesto puede convertirle en la «primera opción» para su cliente. Tanto si es usted comprador como vendedor, no querrá sentarse a esperar a que otros le envíen cuánto están dispuestos a vender por su producto. Cuanto antes les envíe un presupuesto, más posibilidades tendrá de que le contraten.
Su presupuesto puede seguir pareciendo feo al cliente, aunque lo envíe rápidamente. Así pues, tómese el tiempo, el cuidado y la atención necesarios para, en primer lugar, crear su propio documento de cotización.
e) ¿Es legalmente vinculante una cotización de precios?
La legalidad de una cotización de precios puede ser un terreno resbaladizo. Según el derecho contractual, una cotización no es legalmente vinculante. No es un contrato vinculante porque no es oficialmente (y legalmente) una oferta. Sin embargo, si ambas partes aceptan la oferta de precio y, más tarde, el comprador hace una oferta al vendedor, se crea un documento legalmente vinculante.
Puede ser un tema confuso, así que examinemos algunos ejemplos:
- Si el comprador envía la cotización, ésta no se convierte en jurídicamente vinculante.
- Si sólo el vendedor acepta la cotización, ésta no se convierte en jurídicamente vinculante.
Lo único que necesita la cotización para convertirse en jurídicamente vinculante es convertirse en una oferta y en un contrato, respectivamente. Supongamos que usted (como comprador) envió una cotización a su cliente potencial. El cliente aceptó el presupuesto y le envió una orden de compra. Ahora, el presupuesto se ha convertido en una oferta. Y si usted acepta esta oferta como comprador, convirtió la oferta en un contrato.
No obstante, hable con su cliente potencial en detalle sobre el estado del acuerdo y asegúrese de que ambos están de acuerdo sobre la legalidad del documento.
2. ¿Qué debe incluir en una plantilla de presupuesto?
Ahora que ya sabe lo que es, examinemos lo que contiene. Cada detalle e información de una plantilla de presupuesto debe servir para algo y ser útil tanto para su cliente como para su empresa. Nada trivial debe ocupar espacio en la página, cada información relevante para el trabajo, su producto o sus conversaciones previas con el cliente.
A continuación encontrará una lista de algunos de los elementos fundamentales que deben incluirse en una plantilla de presupuesto:
- Su nombre, dirección y logotipo
- ID o número de presupuesto
- La fecha actual
- La(s) fecha(s) o plazo(s) de entrega
- El nombre, el DNI y la dirección de la empresa del cliente
- El nombre, la dirección de correo electrónico y/o el número de teléfono de la persona de contacto
- Descripción del proyecto/descripción del trabajo
- Cantidades de productos o servicios individuales
- Precios individuales de los productos o servicios
- Impuestos o costes adicionales
- Coste global
- Condiciones o tipo de pago
- Información sobre la cuenta bancaria
- Una fecha u hora «válida para» o «válida hasta
- Condiciones del acuerdo
- Espacio para la firma del cliente
Notas adicionales:
Esta es la información básica y necesaria para casi todos los acuerdos. Por ello, debe ajustar estos elementos para que se adapten perfectamente a su propia oferta de precios.
3. ¿Cómo elaborar una buena plantilla de cotización de precios?
A continuación le indicamos los pasos que debe seguir para construir su propia plantilla de cotización de precios:
1. Antes de empezar, ¡investigue!
Puede resultar difícil y algo abrumador empezar a crear su propia plantilla de presupuesto sin echar un vistazo a algunos ejemplos. Busque otros ejemplos de presupuestos de precios y tome notas.
Por ejemplo: Algunas plantillas están diseñadas para mostrar su logotipo y hacer que sea lo primero que vea el cliente. De modo que sea fácilmente distinguible de otros presupuestos que su cliente haya obtenido de otras empresas.
Sin embargo, algunas plantillas optan por poner el logotipo de la empresa lo más pequeño posible.
Cada plantilla de presupuesto debe tener su propia sección de impuestos (IVA) y descuentos. Pero debe tener en cuenta que el sistema fiscal de cada país es diferente. Por lo tanto, deberá modificarlo y ajustarlo no sólo en función de la ubicación del cliente, sino también del tipo de moneda en el que se acuerden los precios.
2. Hágalo fácil de leer
Por desgracia, no todo el mundo tiene tiempo (o a veces paciencia) para examinar detenidamente cada documento de oferta de precios. Por eso es importante que su plantilla sea fácilmente legible. Tiene que dar la información necesaria al cliente que -quizá- sólo haya echado un vistazo al documento.
Esto significa hacer las partes importantes del documento grandes, en negrita y llamativas.
3. Esté abierto a la personalización
Sus precios, sus descuentos o la información adicional pueden cambiar. Por eso tiene que elaborar su presupuesto para que se pueda personalizar fácilmente. Puede haber situaciones en las que necesite cambiar los detalles de un presupuesto en cuestión de minutos y enviarlo. Su plantilla debe ser personalizable para cada situación del cliente, de modo que no tenga que crear una nueva cada vez.
4. Actualice… ¡Todo!
Como en el párrafo anterior, todo puede cambiar. Incluso su logotipo y su dirección podrían tener que actualizarse en el futuro. Compruebe, antes de enviar el documento a su cliente, si todos los datos están actualizados. Convierta este proceso en algo habitual.
La información más importante que debe comprobar y actualizar debidamente es la información de contacto. Su persona de contacto, dirección de correo electrónico, número de teléfono, etc. son todas las vías que su cliente utilizará para ponerse en contacto con usted. Si esa información es antigua y no está actualizada, estará perdiendo su oportunidad porque el cliente no podrá ponerse en contacto con usted.
5. Impuestos y descuentos
Sus impuestos deben leerse claramente como los precios de los productos individuales. Algunas empresas optan por esconderlos u ocultarlos en el documento. Por el contrario, usted debería poner la cantidad de impuestos que su cliente tiene que pagar tan claramente como cualquier otra información.
La misma situación debería aplicarse también a los descuentos. Tanto si está aplicando un descuento al coste total como si es para alguno de los productos individuales, hágalo fácil de entender. Quizá el factor más importante de una plantilla de oferta de precios es que toda la información debe ser meridianamente clara. Por lo tanto, no debe haber ninguna confusión, detalles complicados o lenguaje complejo en la plantilla de cotización y, por ende, entre las partes.
4. Encontrar la mejor solución de presupuesto para su empresa
Ahora, ya ha leído e investigado con éxito todos los detalles necesarios que conlleva una cotización de precios. Después de aprender sobre su creación, necesita empezar a crearla. Pero, ¿cómo debe hacerlo y crear su propia cotización rápidamente?
Puede optar por descargar plantillas de terceros que puede leer en el siguiente capítulo de la entrada del blog. O también puede optar por utilizar soluciones SaaS (software como servicio) para crear un presupuesto en línea sencillo y bien diseñado.
En la actualidad, existen cientos de programas diferentes que le permiten crear su propio documento de oferta de precios en línea. Algunas de estas soluciones de cotización de precios en línea son complicadas y tienen una curva de aprendizaje bastante pronunciada; sin embargo, otras son extremadamente fáciles de usar.
A continuación encontrará algunas de las «fáciles de usar» con sus características individuales y lo que aportan a su negocio:
-
Scoro
La primera es Scoro. El software de presupuestos de Scoro es rápido y sencillo y, al mismo tiempo, le permite tener una visión global de todos los artículos. En el mismo software, puede crear su propio presupuesto, establecer listas de correo electrónico con los datos de contacto de sus clientes y gestionar cada paso del proceso.
La formación de los presupuestos es automática y puede realizarse con unos pocos clics. El propio software contiene también secciones para la gestión del trabajo y de los proyectos. Esto significa que puede llevar a cabo todos y cada uno de los procesos de sus presupuestos sin cambiar de página. El precio del software es de 26 $ al mes, pero puede probarlo gratis durante 14 días.
-
Bitrix24
El software depresupuestos y facturas de Bitrix24 es gratuito. Viene con presupuestos ilimitados gratuitos, CRM (gestión de relaciones personalizadas) ilimitado gratuito y facturas ilimitadas gratuitas.
Aparte de sus características gratuitas, el software destaca entre otros por tener integraciones con Xero y PayPal para pagos en línea. Dispone de almacenamiento en la nube para 5 GB y para 12 usuarios para diferentes presupuestos. Es un software de código abierto (con el lenguaje de programación PHP), por lo que es fácil de usar. Además, es compatible con smartphones Android e iOS.
Tiene funciones útiles y el propio software gratuito es potente y eficaz. El software de cotización de Bitrex24 es sin duda uno de los mejores de Internet.
-
DealHub
Si está utilizando el CRM Salesforce u opera en Microsoft Dynamics CRM, entonces el software de presupuestos de De alHub es la elección correcta para usted. El software funciona de forma nativa en estos sistemas CRM.
El software en sí se centra en gran medida en el enfoque CPQ (configurar, precio, cotización). Mediante el estudio de los procesos empresariales críticos, la solución CPQ puede ofrecerle un presupuesto en tan solo unos clics. Es un sistema rápido y fácil de usar, pero también una de las plataformas más innovadoras.
Le permite ahorrar tiempo y trabajar con mayor rapidez, y el magnífico sistema de atención al cliente también se esfuerza por conseguirlo. Puede solicitar una demostración y acordar un precio desde su página web.
Después de leer sobre tres buenas opciones en línea, quizá se pregunte si puede haber alguna desventaja en el software de cotización de precios en línea. Y la hay.
Por supuesto, la automatización de algunas de las funciones es estupenda y hace avanzar el proceso de forma mucho más rápida. Sin embargo, si no puede personalizar su propia plantilla de presupuesto como desea, entonces ser rápido al respecto no tiene sentido. Puede crear rápidamente una plantilla de presupuesto en línea, pero será una plantilla que no podrá personalizar.
Para solucionar este problema, puede optar por utilizar plantillas de terceros que pueden descargarse y utilizarse en software conocido. Por ejemplo, una plantilla de oferta de precios de terceros para Microsoft Excel:
5. Generador de presupuestos de precios Someka
Con esta plantilla, puede personalizar lo que quiera, ¡como quiera! La plantilla de cotización de precios de Someka es rápida y eficaz. Puede empezar a crear, actualizar y preparar nuevas cotizaciones cada una en 30 segundos.
– Este es el menú de navegación de Someka Generador de presupuestos –
La plantilla en sí consta de tres secciones principales:
- Generador de presupuestos
- Base de datos de productos/servicios
- Seguimiento de presupuestos y registros
El diseño de la plantilla, de aspecto profesional y bien estructurado, causa impacto una vez que es vista por el cliente. También puede exportarse como archivo PDF e imprimirse para las firmas.
– Esta imagen es de Excel Quote Generator by Someka –
El Generador de Presupuestos es su documento. Puede poner el logotipo de su empresa, cambiar los colores, rellenar la información y personalizar la plantilla a su gusto. El generador le proporciona todos los elementos necesarios que deben incluirse en su plantilla de presupuesto. También puede grabar los datos del presupuesto para utilizarlos más adelante.
La base de datos de productos/servicios es lo que hace que esta plantilla destaque entre las demás. Puede introducir información para un producto o un servicio que esté vendiendo, añadir información sobre el producto, el volumen unitario del mismo, el precio unitario y la divisa para el mismo. Cuando lo haya hecho una vez, la base de datos podrá guardar este producto y todos sus detalles. Cuando esté creando un nuevo presupuesto y quiera introducir ese producto, ¡sólo tiene que seleccionarlo en el menú desplegable!
Además, digamos que pone el enlace de su página web para el producto relacionado en la casilla de información. Cuando exporte la plantilla de presupuesto como archivo PDF, ¡su cliente podrá hacer clic en los enlaces!
6. PALABRAS FINALES
El presupuesto de su empresa no es un recibo que entrega a sus clientes. Contiene los precios de sus mercancías, productos y servicios, así como detalles sobre su empresa. Piense en ella como si fuera la tarjeta de visita que entrega a un cliente potencial. Cuando miren la tarjeta, tienen que entusiasmarse y entusiasmarse por contratarle y trabajar con usted.
Pregúntese:
¿Querrían trabajar conmigo si sólo miraran la oferta de precios de mi empresa?
Para ello necesita personalizar su plantilla de presupuesto para mostrar mejor su marca. Necesita dar el cuidado y la atención adecuados al documento en sí. Necesita ser rápido y eficiente al mismo tiempo si quiere mantener viva la conversación.
Lecturas recomendadas:
Orden de compra frente a factura: ¿Cuál es la diferencia entre orden de compra y factura?
Puestos relacionados
