¿Se puede utilizar Excel como base de datos?

Tal vez, la primera pregunta que se haga sea: «¿Puedo utilizar Excel como base de datos?

La respuesta sería sí… sin embargo, utilizar Microsoft Excel como base de datos principal puede tener algunas desventajas además de sus ventajas.

Más adelante en este capítulo, se van a detallar estas ventajas y desventajas. Pero antes, echemos un vistazo a la definición exacta de los conceptos de hojas de cálculo y bases de datos.

Hojas de cálculo: Gestión de datos

Una hoja de cálculo es simplemente un libro mayor electrónico. En ellas se procesan los datos introducidos por una persona. Se utilizan para almacenar datos y estos datos pueden gestionarse creando tablas y gráficos que los acompañen.

Una base de datos es una colección de datos almacenados digitalmente. Son mucho más complejas en términos de almacenamiento de datos que las hojas de cálculo. Además, los datos que mantienen sólo están en bruto, la información está completamente sin procesar.

Microsoft Excel es, ante todo, un programa de hojas de cálculo incluido en la colección Microsoft Office. Todos los demás programas de hojas de cálculo están basados (o a veces copiados o clonados) en Excel. Sin embargo, es posible utilizar una herramienta de hoja de cálculo como Excel también como base de datos.

Tablas simples, tablas Excel y tablas dinámicas

Para este uso, Microsoft ha integrado tres funciones en Excel para que pueda utilizarlo como base de datos: Tablas simples, Tablas Excel y Tablas dinámicas.

La función Tablas simples lleva en Excel desde su integración en Microsoft desde 1987. Es una base de datos de hoja de cálculo tan simple como puede serlo. Viene con la opción de utilizarla como base de datos horizontal o vertical.

Las Tablas Excel han llegado con la actualización 2007 de Excel. Esta nueva función permitía a Excel crear automáticamente nuevas columnas y filas de datos basándose en la información que usted introdujera.

Se alejó del enfoque manual que Simple Tables llevó a cabo durante más de tres décadas. Esta forma automatizada de actualizar las hojas de cálculo y de utilizarlas como base de datos allanó el camino para que otros programas de hojas de cálculo siguieran estos pasos.

Y la tercera opción son las Tablas dinámicas. Las tablas dinámicas y también los gráficos dinámicos son potentes herramientas para ordenar, resumir y filtrar sus datos. Tras estos procesos, su compleja y gran cantidad de datos se le presenta en hojas de cálculo a modo de resumen.

Con la actualización de 2010 en Excel, la función Tablas dinámicas se atornilló como una herramienta crucial y notablemente útil para generar informes y obtener análisis de sus datos en.

Después de explicarle cada una de las formas de utilizar Excel como base de datos, veamos ahora las ventajas y desventajas de utilizarlo como tal.

Las ventajas de las bases de datos sobre las hojas de cálculo:

• Excel es mucho más fácil de utilizar que cualquier otro software de hojas de cálculo. Por eso es mucho más práctico en comparación con programas y software de bases de datos complicados y difíciles de aprender. Además, configurar el programa lleva mucho menos tiempo que otras aplicaciones de hojas de cálculo y programas de bases de datos también.
• Microsoft Excel también se presenta como la opción más barata. Comparado con sus competidores en el mercado de los programas de hojas de cálculo y también, de las herramientas de bases de datos, es una de las opciones más baratas que existen.
• Es más rápido y sencillo para el procesamiento básico de datos. Con su amplia gama de funciones automatizadas, es la mejor opción para las personas que no son expertas o no tienen suficiente experiencia técnica.

Los riesgos ocultos de utilizar Excel como base de datos:

• El volumen de datos es un factor muy importante si trabaja en departamentos de contabilidad, finanzas o informática. Excel tiene limitaciones para el número de hojas de cálculo y hojas de cálculo que puede añadir.

Además de sus límites a la hora de hacer crecer y actualizar nuevos datos, también puede crear problemas de rendimiento, como bloqueos, ralentización e imposibilidad de guardar.

• Si su flujo de trabajo o el flujo de sus datos no es lineal, puede que Microsoft Excel no sea la mejor opción para crear su base de datos. Excel funciona mucho mejor con el procesamiento de datos no complicado y directo con su enfoque paso a paso.
• Quizá la mayor desventaja de Excel sea la falta de colaboración con otras personas. Tendría varias copias, todas con una versión diferente del mismo archivo y puede convertirse en una pesadilla hacer un seguimiento de los archivos y de las actualizaciones de los mismos.

Le faltan las herramientas de colaboración, así como el seguimiento en tiempo real de los cambios y las actualizaciones que todos realizan en la misma hoja de cálculo.

En otras herramientas de hojas de cálculo en línea como Google Sheets, más de una persona puede abrir y editar en directo el documento que tiene delante. Lo mejor de todo es que todos pueden ver quién está cambiando qué en tiempo real.

• Aunque puede poner una contraseña antes de abrir un archivo de Excel, desde luego no es la opción más fuerte ni la más segura. Existen herramientas en Internet que simplemente descifran la contraseña del archivo Excel sin necesidad siquiera de conocer la contraseña.
• Un archivo Excel sólo existe en una unidad de un dispositivo. Y su historial y las versiones anteriores del mismo pueden rastrearse en ese dispositivo o comprobando las propiedades de ese archivo. Sin embargo, si está introduciendo información delicada y sensible, no es la opción óptima almacenar esos datos en un archivo Excel. Porque los jefes de proyecto y los supervisores no pueden conocer ni rastrear las posibles copias de esos archivos Excel con información delicada y secreta.

Por ejemplo, usted es director de un proyecto y encargó tareas a los contables.

Incluso con acuerdos de confidencialidad y documentos firmados para mantener en secreto los datos de esos archivos, se pueden hacer duplicados y pasaría desapercibido para toda la empresa.

Estas fueron las razones por las que en algunas ocasiones y situaciones es mejor evitar utilizar Microsoft Excel como base de datos.

De lo contrario, sus datos pueden corromperse; pueden ser robados o enviados a quienes usted no desea que tengan en sus manos la información sensible; puede perder dinero y, lo que es más importante, puede perjudicar a su empresa y a su negocio de forma significativa.

¿Cuándo debe sustituir su hoja de cálculo por una base de datos en línea?

Cuando maneja grandes cantidades de datos

Microsoft Excel no es una potente aplicación de almacenamiento de datos.

No resulta práctico guardar toda la información y los datos brutos y procesados relativos a su empresa sólo en un archivo Excel. Lo mejor para los departamentos de contabilidad y finanzas de su empresa y para su negocio en general es utilizar un único y mismo archivo para procesar sus datos.

Porque algunas empresas, ya sean pequeñas o grandes, optan por añadir nuevas hojas, filas y columnas en el mismo archivo Excel por cada nuevo dato que recogen. Este enorme archivo Excel se convierte en un objeto lento y pesado. Se necesita mucho tiempo y procesamiento para abrirlo y, además, también es lento para trabajar en él. Además de la velocidad del archivo, piense en cometer un error e introducir una variable errónea en su base de datos.

Puede convertirse en una pesadilla en un segundo.

Excel es bueno para procesar y acceder a pequeñas cantidades de datos. Pero si su empresa crece, es ilógico depender de un único archivo de Excel para toda su información contable y financiera. O puede decir «separaré las cifras y los datos de cada trimestre en distintos archivos de Excel«.

Eso es completamente aceptable; sin embargo, pasado un tiempo, todos sus datos y los archivos que ha creado pueden convertirse en un lío complicado. Por eso es mejor seguir con una base de datos en línea si va a almacenar grandes cantidades de datos.

Cuando quiera colaborar

Como ya se ha mencionado en el capítulo anterior como una de las desventajas de Microsoft Excel, carece de la edición multipersona y del seguimiento en directo.

Excel es una herramienta offline. No está construido ni diseñado para funcionar con un entorno de equipo.

Es un programa para utilizar individualmente y después, para mostrar y compartir lo que ha introducido y creado con los demás.

Si desea hacer un seguimiento de lo que hace todo el mundo en una única hoja de cálculo o en una base de datos; si desea consultar las diferentes versiones pasadas de la información y ver a las personas que editan el archivo, entonces debe sustituir su programa de hoja de cálculo fuera de línea por una base de datos en línea.

Cuando quiere seguridad

Las grandes empresas, las grandes marcas y los conglomerados gigantes tienen una obsesión en común: la seguridad.

Dedicaron una enorme cantidad de tiempo y también de dinero para proteger su información y también la de sus clientes.

Por eso, la protección de un solo paso de Excel con una contraseña fácil de descifrar no es algo que busquen estas empresas y no es una herramienta que utilicen para sus bases de datos.

Dado que los desarrollos, la información y los datos de que disponen no pueden compartirse ni enviarse a nadie, optan por utilizar bases de datos más seguras en lugar de hojas de cálculo de Microsoft Excel.

Cuando desea una personalización detallada

Por supuesto, Excel tiene hasta 400 funciones en sí mismo.

Los expertos, contables y asesores financieros pueden utilizarlos en gran medida y llevan utilizándolos más de 30 años en el campo de la contabilidad y las finanzas.

Sin embargo, sólo logra lo que se pretende de él: Procesamiento básico de datos y creación de cuadros y gráficos basados en los datos procesados.

Si su empresa requiere realizar tareas específicas y complicadas con datos brutos o procesados, entonces, en lugar de las hojas de cálculo de Microsoft Excel, utilice una base de datos en línea.

Cuando desee confirmar sus datos

Como es muy fácil introducir los datos en Excel, también es mucho más fácil introducir datos erróneos en Excel.

Excel carece de aquello en lo que las herramientas de bases de datos en línea como Google Sheets (y también Docs) son muy competentes: El control de calidad.

Según informa Raymond R. Panko en su artículo titulado "Lo que sabemos sobre los errores en las hojas de cálculo", el 94% de las hojas de cálculo de Excel contienen errores.

Esta es la razón de que la comprobación y el control de los datos introducidos falten en Microsoft Excel.

Tiene que hacer una comprobación manual uno por uno de cada dato que ha introducido. Eso es sencillamente imposible cuando se trabaja con un plazo límite.

Por eso, si sustituye el programa de hoja de cálculo por una base de datos en línea, podrá acceder fácilmente a las herramientas de comprobación de la calidad y dejar que el programa haga lo que mejor sabe hacer.

Utilizar Microsoft Access o SQL para gestionar sus datos

Microsoft Access es un sistema de gestión de bases de datos desarrollado por Microsoft e incluido en el paquete Microsoft 365.

Con él puede almacenar sus datos con su propio formato y extensiones o, si lo desea, puede importar o vincular otras colecciones de datos en y a otros sistemas de bases de datos.

SQL es un lenguaje de programación utilizado por expertos o profesionales del sector. Se encuentra en el sistema de gestión de bases de datos de Microsoft o simplemente conocido como DBMS.

Tiene una interfaz similar a la de Microsoft Excel; sin embargo, es un potente motor de base de datos que almacena pequeñas y grandes cantidades de datos en bruto. Por lo tanto, para cualquier trabajo o tarea de gestión de bases de datos, debería aprender SQL para dominar sus habilidades de análisis de datos.

Microsoft Excel, Microsoft Access y SQL:

Aunque parecen similares y tienen algunas funciones que todos comparten, Excel y Access y SQL operan en niveles diferentes. Además, su enfoque sobre lo que quieren conseguir también difiere. Así pues, veamos sus pros y sus contras:

Microsoft Excel

+ Excel ha sido el programa de hoja de cálculo más utilizado entre las empresas desde su creación en 1985 para Macintosh y su integración en Windows en 1987. Y hoy, en la era digital, todas las empresas utilizan Excel en su departamento de contabilidad o finanzas.

+ Nadie hace mejor el tratamiento básico de datos que Microsoft Excel. Puede organizar, formatear y calcular datos con facilidad y rapidez.

+ Con la ventaja de Visual Basic para Aplicaciones (VBA), la función de fórmula funciona muy bien. Además, las ‘macros’ que utiliza ofrecen a los usuarios un proceso más fácil y rápido para introducir y operar con su fecha.

+ Dispone de una enorme colección de cuadros, gráficos, tablas y hojas de cálculo. Además de la colección, la personalización de estos cuadros y gráficos también es muy detallada. Desde colores a tipos de letra, pasando por diferentes formas y tamaños.

– Excel opera en una sola hoja de cálculo. Eso significa que otras hojas de cálculo, quizá similares, no estarían en relación con esa única hoja de cálculo. Falta la conectividad entre sus archivos y hojas de cálculo. Esto se denomina base de datos de archivos planos.

– Excel puede flexibilizar sus limitaciones hasta cierto punto. Grandes cantidades de datos introducidos y procesados en un archivo y una hoja de cálculo pueden causar problemas. Estos problemas pueden ir desde ralentizar todo el proceso hasta bloquearse y perder información importante con él.

– Esto significa que sólo funciona sin problemas con conjuntos de datos pequeños. Si el número de filas y celdas pasa de 100.000, el programa se ralentizará.

– Incluso si se trata de una recopilación de datos más pequeña, sigue teniendo que introducir todos los datos usted mismo. Los datos introducidos uno a uno también son procesados por usted manualmente.

Microsoft Access

+ Como se menciona como desventaja de Microsoft Excel, Microsoft Access se centra en la conectividad de diferentes conjuntos de información y datos. Es fácil almacenar los datos en una base de datos y luego, cuando lo desee en el futuro, puede relacionar y vincular los datos de esa base de datos en un conjunto de datos diferente. Referenciar e importar datos y tablas resulta muy práctico.

Esto se denomina base de datos relacional.

+ Cuando hace referencia a un dato o a una información de una base de datos diferente en su documento, esos datos se actualizan simultáneamente sin que usted haga nada. La función de actualización automática de Access supera a Excel cuando se trabaja con una base de datos.

+ Las grandes cantidades de datos son para lo que se diseñó Microsoft Access. No se ralentiza ni se bloquea si se añaden grandes cantidades a la base de datos. Además, ofrece un factor de escalabilidad ilimitado debido a que añadir cualquier cantidad de datos al sistema es gratuito.

+ Al tratarse de un software de Microsoft, también es compatible con VBA y las macros que pueden utilizarse también en Excel. Aumenta y mejora sus otras funciones de automatización.

+ Cuando introduce nueva información para procesar, no es necesario probar y volver a probar las macros y fórmulas que ya introdujo en el sistema. Aunque con la nueva información, el sistema se ajustará y proporcionará resultados nuevos y correctos.

+ Estos números y resultados precisos que vienen con los datos procesados también proporcionan informes generados. Estos informes pueden ser mensuales, anuales o incluso diarios. Mostrando de nuevo el gran enfoque de Access hacia la automatización, estos informes se generan automáticamente en función de los resultados de su base de datos.

– El acceso tiene lugar en el paquete que Microsoft ha denominado Suite. Y se puede decir que es el más complicado de todos. A diferencia de Excel, la curva de aprendizaje está ahí y esa curva es muy pronunciada. Sin ningún conocimiento de ninguna de las herramientas o habilidades de programación, aprender y cogerle el truco a Access puede ser bastante duro.

– Es difícil crear una base de datos sin haber creado ya una. Primero hay que aprender y luego practicar sobre la creación de bases de datos, probar las consultas y ajustar los informes previstos. Esta plataforma de bases de datos es muy diferente en cuanto a funcionamiento y trabajo de otros programas de Microsoft como Word o Excel.

– Quizá la mayor diferencia entre Excel y Access sea la capacidad de visualizar sus datos. Excel ofrece cientos de opciones coloridas e interesantes para presentar datos numéricos simples de forma atractiva; Access carece de esto. Y por «carece», en Microsoft Access no existe ninguna visualización de ningún dato.

SQL

+ Al igual que Microsoft Access, SQL también puede manejar grandes cantidades de datos. El lenguaje de programación SQL está diseñado (según el software y el programa utilizados) para funcionar con más de un millón de filas de datos. Además, no se ralentiza ni se bloquea debido al gran tamaño de los datos, sino que sigue funcionando sin esfuerzo.

+ SQL tiene una estructura coherente. Su organización funciona con éxito porque sus tablas son estrictas en tener los datos exactos con los resultados exactos.

+ A diferencia de Excel, presta atención a los entornos de equipo y se centra en las funciones de colaboración del software.

+ Separa los informes de análisis y los propios datos. De ese modo, ambos funcionan por separado y de forma distinta el uno del otro; al mismo tiempo, pueden conectarse y funcionar juntos si lo desea.

Si todas las personas de su equipo tienen el mismo conjunto de datos, puede limitarse a enviar un archivo .txt con las instrucciones. Para que todos puedan obtener los mismos resultados. Al hacer esto, elimina el riesgo de que archivos corruptos dañen el único archivo de datos que tiene. Y además, el tamaño del archivo de datos sigue siendo pequeño.

+ SQL le permite guardar consultas para que, cuando haya entrado nueva información en el sistema, pueda realizar fácilmente la misma consulta con los nuevos datos.

+ Informes, informes, informes. Al igual que la intrincada función de generación de informes de Microsoft Access, SQL también proporciona informes estables y ofrece cálculos coherentes y precisos con ella.

– SQL no es para el usuario medio… en absoluto. De hecho, es un lenguaje , hay que aprender este lenguaje antes de operar con él. Y además, es único y no se parece a ningún otro lenguaje de programación.

– Como se ha mencionado, es para uso de programadores y expertos en el manejo de datos. Al igual que cualquier plataforma de bases de datos (como Microsoft Access), necesita formación y práctica para su aprendizaje.

– Como trata grandes cantidades de datos, ocupa mucho espacio. Es posible que necesite espacio y memoria adicionales para sus diferentes conjuntos de datos.

Plantillas Someka con opciones de base de datos

Purchase Order Generator and Tracker

Esta plantilla Excel profesional y bien estructurada ofrece tres secciones principales en sí misma. Con el Generador de órdenes de compra, podrá crear sus órdenes de compra fácilmente y también exportarlas como PDF para enviarlas a sus compradores o vendedores.

También dispone de una base de datos de productos, así como de una base de datos de servicios. En esta sección se anotan todos los detalles de los productos, como la descripción, la información general, el número de artículo, el volumen unitario y el precio.

Y la otra sección es Seguimiento de pedidos. En ella, puede realizar un seguimiento de sus pedidos actuales y también, de los pedidos anteriores.

La plantilla está diseñada específicamente para que ahorre tiempo y continúe con sus pedidos de compra sin preocuparse de guardarlos o hacer un seguimiento de los mismos.

Small Business ERP Template

La planificación de recursos empresariales (ERP) es uno de los sistemas imprescindibles para que toda empresa gestione y realice un seguimiento de sus informes contables y financieros.

Esta plantilla Excel para pequeños ERP ofrece objetivos de ventas para el futuro de su empresa, costes de productos y precios de venta, registros de facturas, compras y existencias y prácticamente todo lo relacionado con las cuentas financieras de su negocio.

Con su innovador sistema ERP integrado en Excel y el diseño único y profesional que puede utilizarse en presentaciones, esta plantilla es la mejor plantilla ERP de Excel que puede encontrar en línea.

Proforma Invoice Template

La otra plantilla Excel con base de datos es la Factura Proforma. Esta plantilla gratuita ofrece dos bases de datos detalladas con una base de datos de clientes y otra de productos. Será la única herramienta que necesite cuando quiera enviar su factura proforma a sus clientes. Está diseñada para que pueda operar rápidamente, crear una factura con todos los detalles que desee y enviarla a sus compradores.

Si desea saber qué es una factura proforma, los errores más comunes que cometen las empresas y cómo crear una fácilmente en Excel, consulte esta práctica guía.

Product Database Templates

Para guardar todos los datos de sus productos y/o servicios en un solo lugar, una plantilla de base de datos de productos personalizable puede ahorrarle una gran cantidad de esfuerzo. Con las opciones de lista dinámica, formulario de producto y panel de control, también podrá analizar su cartera con métricas reales.

Si desea mantener la información de sus productos en una herramienta en línea, entonces la plantilla de base de datos de productos de google sheets puede ser adecuada para usted.

Customer Database Templates

Llevar un registro de todos sus clientes en una herramienta bien organizada puede ahorrarle mucho tiempo. Con nuestras plantillas de base de datos de clientes de Excel y de base de datos de clientes de Google Sheets, podrá tanto guardar la información de sus clientes en un solo lugar como analizarlos según datos demográficos.