¿Se puede utilizar Excel como CRM?

Hace tiempo que la información de los clientes pasó de las tarjetas de visita a las plataformas digitales. Todos sabemos que guardar nuestros valiosos datos en sistemas es una forma mucho más segura que escribirlos en papeles al azar e intentar no perderlos después.

Antes de entrar en detalles, veamos un rápido tutorial de Someka CRM Google Sheets Template:

El CRM es uno de los procesos que no debe manejarse de forma desorganizada; debe cuidarse adecuadamente. Existen herramientas y software adecuados para ello. Así que la pregunta es: ¿puede utilizarse «Excel» como CRM? Definitivamente sí puede. He aquí por qué. El sistema de gestión de las relaciones con los clientes, comúnmente conocido como CRM, es el proceso definitivo de almacenar la información de los clientes de forma organizada. ¿Para qué es realmente bueno Excel? Almacenando información de forma organizada. Incluso puede almacenar datos en Excel, ya que es una herramienta completa para almacenar archivos de datos. Es esencial convertir imágenes de formato JPG a Excel. Esto hace que las imágenes sean sencillas de añadir a los documentos de Excel. Cuando empiece a utilizarlo, sabrá bien que le va a ahorrar tener que andar con información dispersa. En este caso, Excel puede ser una gran solución para las necesidades de CRM.

Ventajas de utilizar Excel como CRM

Los beneficios generales de Excel son innumerables. Esta herramienta de Microsoft Office siempre le ofrece algo que mejora su trabajo. Lo mismo ocurre con el CRM. Hay muchas razones para adoptar Excel como su herramienta CRM. Especialmente cuando lo utiliza de la forma correcta y con las funciones adecuadas; se beneficia de Excel al máximo nivel. Veamos qué puede ganar si decide utilizarlo.

• Facilidad de uso: Excel es una herramienta fácil de usar y tiene una interfaz sencilla, por lo que es un buen punto de partida sobre todo cuando sus datos no son tan amplios al principio. Siga las instrucciones básicas y hágalo todo en unos pocos clics. Como casi cualquier proceso, el CRM también se puede hacer dentro de Excel fácilmente.
  
• Asequibilidad: Además de ser ampliamente conocido, Excel también es asequible. Comparado con otras herramientas es barato y eso es una gran ventaja. No le costará mucho y podrá centrarse en gestionar las relaciones con sus clientes en lugar de preocuparse por costeárselo.
• Funciones prácticas: Cuando necesite organizar ciertos datos, Excel le proporciona la estructura adecuada y las características organizativas como gráficos y tablas. Recuerde por qué necesita un espacio digital para CRM en primer lugar; para que la información esté lo más ordenada posible. Las funciones de Excel le proporcionan lo que necesita. Las tablas y los gráficos existen en Excel para agrupar la información y ordenarla.
• Orden: Una de las mejores partes de Excel es que puede guardar sus datos en una única hoja de cálculo. Llegar a lo que busca hojeando la hoja es mejor que perder el tiempo buscando en distintos lugares. Los usuarios pueden almacenar sus datos en el mismo lugar, por lo que todo estaría aún más organizado, que es algo que deseamos al crear CRM.

Qué debe incluirse al crear su CRM en hoja de cálculo Excel

Cuando vaya a construir su CRM de Excel, debería dividir su hoja de cálculo en dos partes principales como son los datos de los clientes y el estado de progreso. Una incluye los datos de contacto de los clientes y la otra representa sus relaciones con ellos; por ejemplo, cómo van las ventas o qué medidas tomará para prospectar las ventas. Cree las secciones principales y luego elabórelas. Puede hacerlo abriendo dos pestañas en su hoja de cálculo, o si utiliza una plantilla ya preparada verá que dichas secciones ya están estructuradas.

Consulte el ejemplo de plantilla de lista de clientes potenciales que figura a continuación. En esta plantilla, la información CRM relevante se ofrece en dos partes como datos del cliente y el progreso.

Los datos del cliente se especifican en tres categorías: Información general, Información de dirección e Información digital.

En Información general, se introduce la información esencial como el nombre de la empresa, la categoría de la empresa y el nombre del contacto. Address Info incluye dirección, país, ciudad, estado, código postal, región, número de teléfono y número de fax. Digital Info, por su parte, incluye el correo electrónico principal, el correo electrónico alternativo, el sitio web y las notas.

Además de introducir sus datos de contacto, se puede elegir el progreso en el menú desplegable en función de si ya son clientes o no. Esto facilita el control de los clientes potenciales y la adopción de medidas en consecuencia.

Puede seleccionar la situación en la sección de progreso. Esto representará cómo va su progreso con ese determinado cliente. Tras seleccionar el progreso, aparecerá un icono de bandera de estado en la siguiente columna.

Someka también proporciona una versión para Google Sheets de este archivo: Customer Follow Up Google Sheets Template. Puede utilizar esta versión en línea para un trabajo simultáneo con sus colegas.

Así, puede tener un enfoque similar mientras construye su hoja de cálculo Excel para CRM. Es posible que desee reducir la información de contacto y tener sólo su nombre, número y correo electrónico, por ejemplo. También podría añadir más, como el perfil de LinkedIn, las cuentas de las redes sociales y cualquier otro tipo de información que considere necesaria. Tome forma en función de su negocio y sus necesidades. Lo que simplemente debe hacer es incluir la información básica sobre los clientes y todas las acciones relacionadas con sus trabajos con ellos.

¿Cuándo pasar de una hoja de cálculo a un software CRM?

Excel es adecuado para CRM sólo si se trata de una pequeña empresa. Puede ayudarle al principio; almacenar la información de unos pocos clientes no supone muchos problemas para Excel. Especialmente si está siendo cuidadoso con el presupuesto, Excel es probablemente lo que está buscando. Pero no se puede sustituir por un software CRM al fin y al cabo, y a medida que empiece a crecer se vuelve insuficiente. Debe saber cuándo dejarlo y empezar a adaptar su hoja Excel a un software CRM. Veamos la comparación de Excel vs. CRM

Limitaciones de Excel

Algunas desventajas de Excel con las que los usuarios pueden tener problemas son:

• la pérdida de tiempo que supone introducir los datos manualmente
• la difícil accesibilidad para varias personas
• la posibilidad de pérdidas de datos.

Demasiados clientes y tantos datos pueden convertirse de repente en un CRM deficiente en Excel. Por lo tanto, el mejor momento para pasar de una hoja de cálculo a un software CRM es cuando se tienen muchos más datos de los que se pueden manejar. Los empleados que se ocupan de los registros de Excel pueden marcharse o el número de clientes puede aumentar rápidamente, de modo que acabe intentando organizar una enorme cantidad de información desordenada. A medida que las cosas crecen, aparecen las limitaciones.

Ventajas del software CRM

Un software CRM ofrece una automatización específica para este fin y le evita tener que introducir los datos manualmente. Esto significa ahorro de tiempo y eficacia. La automatización también reduce el riesgo de errores dando a los usuarios la posibilidad de comprobarlos. No tiene que preocuparse de que los archivos se pierdan, ya que todo se guarda en el sistema en la nube. Al contrario que en Excel, cualquiera puede acceder al sistema y trabajar conjuntamente. Además, proporciona informes avanzados al final. Tener datos desorganizados o demasiados clientes ya no son un reto aquí.

Si tiene cientos de clientes y quiere organizar su información de forma eficaz, entonces necesita un software CRM. Utilice Excel al principio, guarde su dinero en el bolsillo; pero cuando las cosas se compliquen, considere pasarse a un software CRM.

Plantillas CRM Excel gratuitas

El CRM tiene otras dimensiones además de almacenar la información básica sobre los clientes. Usted querrá tener un calendario para planificar sus trabajos, o hacer un seguimiento de los procesos y gestionar las tareas. Para tales fines, existen herramientas automatizadas de Excel. Las plantillas de Excel listas sin duda hacen que los usuarios tengan mejores experiencias con Excel aportando soluciones prácticas. Estamos a punto de ver esas soluciones desde el punto de vista del CRM. Someka le ofrece las siguientes plantillas que podrá adaptar a sus trabajos de CRM. Diferentes herramientas para diferentes necesidades. Puede tenerlas todas.

• Plantilla CRM

La plantillaCRM de Excel le ofrece una plantilla completa de gestión de las relaciones con los clientes con funciones de canalización de procesos, seguimiento del rendimiento de los vendedores y calendario. La canalización de procesos le proporcionará una vista Kanban de todas las tareas de sus clientes. También hemos creado una Plantilla CRM Google Sheets por si necesita realizar un seguimiento de sus tareas de relación con los clientes en una plataforma en línea.

• Plantillas de bases de datos de clientes

Mantener todos los datos de sus clientes en un solo lugar es extremadamente importante para una gestión eficaz de la relación con los clientes. Puede utilizar nuestras plantillas de base de datos de clientes de Excel o de Google Sheets para realizar un seguimiento de toda su información.

• Plantilla de lista de clientes potenciales

Crear su propia hoja de Excel está bien; sin embargo, disponer de una herramienta que le ayude a hacerlo todo más rápidamente es aún mejor. Para hacer un seguimiento de los datos clave de sus clientes sin necesidad de estructurar las categorías o grupos por su cuenta, puede beneficiarse de esta Plantilla de lista de clientes potenciales. Es sencilla y está libre de macros. Por lo tanto, aunque sea un principiante en Excel podrá utilizarla cómodamente. Le resultará útil para el seguimiento de clientes en su CRM.

Las categorías necesarias ya están configuradas dentro de la herramienta y todo lo que tiene que hacer es insertar sus datos específicos sin crear nada. Las categorías se especifican en «datos del cliente» y «progreso». Este enfoque le permite saber cómo almacenar la información relacionada con sus clientes. Cuando abra la plantilla, no verá muchas secciones; es sencilla y clara desde el principio. Se supone que debe introducir la información del cliente en las partes de información general, información de dirección e información digital. Éstas forman la sección de datos del cliente. Las columnas bajo estas partes ya están configuradas para que sepa qué información va a insertar. A continuación, el único paso que queda es elegir la situación de progreso. Seleccione la situación de esa sección de progreso y entonces el icono de la bandera de estado se mostrará en la siguiente columna.

Además, hay una tabla donde se muestra el desplegable de progreso con la parte del valor de progreso donde puede definir su progreso por porcentajes. En función de este valor, la bandera de estado cambiará y se volverá a colorear. Siempre puede editar y cambiar sus selecciones; el proceso y las columnas de estado se actualizarán en consecuencia. Lead List Template es una solución sencilla y eficaz para gestionar sus relaciones con los clientes.

• Plantilla de tablero Kanban

Como otra plantilla gratuita de Someka, la Plantilla de tablero Kanban satisface sus necesidades de CRM con sus características. Kanban es un método y un sistema de programación para mejorar el trabajo a través de sistemas humanos. Esto se aplica a muchos trabajos que constan de factores humanos, incluido el CRM.

Esta herramienta Kanban le permite gestionar un proceso de trabajo y realizar análisis relacionados sobre ellos.

En la plantilla, se encontrará con cuatro secciones principales. La configuración donde podrá determinar su información, la base de datos donde introducirá las tareas e indicará las preferencias, el panel de control de donde obtendrá el análisis y el kanban donde se muestra todo el trabajo y podrá comprobar si todo ha ido bien. Los gráficos dinámicos facilitan su trabajo visualizando los segmentos en los que trabaja y ofreciéndole la posibilidad de actualizarlos en cualquier momento. También tiene la flexibilidad de añadir más filas o realizar cambios. Introduzca sus datos, visualice su progreso, haga arreglos si es necesario y alcance el resultado de su trabajo. Al igual que encontrará todo lo necesario para realizar el seguimiento de un proyecto desde el principio, también podrá utilizarlo en nombre de CRM.

• Rastreador de ventas y vendedores

Si desea realizar un seguimiento de sus ventas y vendedores, también puede utilizar archivos Excel para una solución sencilla. Someka proporciona la plantilla de Excel de seguimiento de objetivos de ventas para realizar un seguimiento de todo su equipo de ventas y vendedores. También puede encontrar Sales Target Google Sheets Template para utilizar una versión en línea.

• Planificador automático de horarios

La organización es el elemento clave del CRM y quizá el primer paso esencial para organizar sea la planificación. Nos mantiene alejados de complicar las cosas. Automatic Schedule Planner de Someka está ahí para usted, otra herramienta rentable y práctica. Puede disponer de ella para establecer sus planes y gestionar sus reuniones.

Su uso es bastante sencillo. La plantilla viene en forma de vista de trabajo y el calendario. Usted introduce sus planes en la lista de tareas y luego los ve fijados en el calendario. En primer lugar, tiene que fijar la fecha en el calendario. Seleccione el mes y el año en el menú y todos los días de ese mes aparecerán fácilmente en la vista de calendario. A continuación, vaya a la vista de trabajos, fije la fecha e introduzca sus trabajos en la columna correspondiente. Si hay algo incorrecto en la fecha que ha seleccionado, verá un mensaje de advertencia en la siguiente columna como «¡Esta fecha es fin de semana!». Después de rellenar la sección de vista de trabajos vaya de nuevo a la vista de calendario para ver su programación. Allí aparecerán todos los trabajos que haya asignado al calendario.

Así pues, lo que hace la plantilla es calendarizar sus tareas pendientes de forma ordenada. Además, la plantilla es imprimible, lo que significa que puede llevarla como copia impresa y tenerla en la mano.

También disponemos de la Plantilla Excel de Calendario Dinámico para hacer planes diarios. Puede descargar la versión Calendario Dinámico Google Sheets para una solución en línea.

PALABRAS FINALES

Todas estas plantillas gratuitas proponen soluciones a sus necesidades. Cada una tiene características únicas y prácticas de las que puede beneficiarse. CRM requiere organización y orden, que son lo que principalmente necesita y esperaría de una plantilla. Esté atento a nuestras próximas plantillas crm.