¿Se puede utilizar Excel para la contabilidad?

El dinámico sector tecnológico y el mundo en constante e incansable cambio obligan a todos a utilizar las herramientas necesarias para alcanzar el éxito. Y en contabilidad, la herramienta que le llevaría al éxito es Microsoft Excel.

Microsoft Excel se convierte en el mejor amigo de todo contable si se utiliza al máximo de su potencial.

Todos los profesionales y expertos financieros llevan utilizando Microsoft Excel desde la creación del software. Antes de Microsoft Excel, los departamentos de contabilidad y los analistas de esos departamentos pasaban horas y horas calculando cada cuenta y cada estado financiero. Esto se hacía o bien manualmente (es decir, con bolígrafo y papel y una calculadora) o bien con uno de los primeros ordenadores del mercado. Pero ahora, sólo le llevará un par de minutos calcular algoritmos pesados, procesar grandes cantidades de datos y crear hojas de cálculo.

Aparte de los departamentos de contabilidad, casi todas las oficinas utilizan Excel. Marketing, recursos humanos, dirección general; hoy en día, casi todos los ordenadores de cualquier oficina tienen Microsoft Excel abierto en su monitor. Aunque no trabaje en una oficina o aunque no trabaje en absoluto, habrá utilizado Microsoft Excel en algún momento de su vida. Pero si trabaja en una empresa de contabilidad o en un departamento financiero de una gran compañía, seguro que ha utilizado y sigue utilizando Microsoft Excel a diario.

¿Por qué Excel es importante para la contabilidad?

En cualquier puesto de contabilidad, las herramientas que más se utilizan son los gráficos, los cuadros y las hojas de cálculo. Y más de la mitad de las empresas de EE.UU. y Canadá utilizan Microsoft Excel para sus tareas contables. Concretamente, en la elaboración de presupuestos y la planificación, el 54% de las pequeñas, medianas y grandes empresas de Estados Unidos utilizan Microsoft Excel. Y este espectro va desde las nuevas empresas con unos ingresos anuales inferiores a 25 millones de dólares hasta los conglomerados gigantes en sus campos con unos ingresos anuales de 5.000 millones de dólares o más. Este porcentaje sube hasta el 56% en Canadá, Microsoft Excel a la cabeza de otras herramientas en presupuestación y planificación.(Robert Half, 2019).

Ahora bien, si se pregunta por qué la mayoría de Norteamérica opta por utilizar Microsoft Excel en sus departamentos de contabilidad, veamos algunas de las ventajas que ofrece Excel:

Formato sencillo pero detallado

Microsoft Excel hace que el proceso de manejar muchos datos en lo que se refiere a informes financieros sea una tarea fácil. Lo consigue presentando un diseño sencillo y funcionalidades fáciles de aprender y «difíciles de olvidar». Y aún así, se las arregla para ser muy detallado y cuenta con una gran variedad de tipos de cuadros, gráficos y plantillas. También puede descargar y empezar a utilizar plantillas de terceros para contabilidad y finanzas, que puede consultar al final de esta entrada del blog.

Organización de datos

Depende completamente de usted cómo presente sus datos. Mediante cuadros, gráficos y tablas, puede introducir sus datos y dejar que Excel los procese. Puede vincular y comparar datos relacionados con la información financiera que introduzca en sus hojas de cálculo. Además, siempre puede hacer un seguimiento de cómo han cambiado los datos financieros de la empresa a lo largo de los años y ver el contraste en diferentes conjuntos de datos de su empresa o compararlos con los de otras empresas.

Análisis cuantitativo

Los analistas financieros optan por utilizar Microsoft Excel por sus útiles funciones en lo que respecta a la gestión del riesgo financiero y también al seguimiento de las inversiones. Básicamente, casi cualquier acción relacionada con las consecuencias financieras puede realizarse en Excel.

Dominio del mercado

Como se documentó en el informe de Robert Half, más de la mitad de las oficinas situadas en Norteamérica utilizan Microsoft Excel. No se trata de un monopolio en el mercado del software de hojas de cálculo, Excel sigue teniendo sus competidores. Sin embargo, estos porcentajes demuestran que, aunque se trate de una carrera, Microsoft Excel va ganando y domina este mercado. ¡Porque está en todas partes! La mayoría de los análisis financieros que realizan los expertos y empleados de los departamentos de contabilidad y finanzas de las distintas empresas se hacen en Excel. Contables, asesores y directivos realizan todos la misma acción y completan el mismo proceso. Extraen datos de sus sistemas para crear hojas de cálculo, cuadros y gráficos en Microsoft Excel.

Sin curva de aprendizaje

Si empieza aunque sea como becario en un departamento de contabilidad o en una empresa, incluso antes de empezar a trabajar en ella, estará al menos familiarizado con Microsoft Excel. Hoy en día, en un mundo en constante evolución, Excel junto con otras aplicaciones de Microsoft Office se enseña en las escuelas y se utiliza notablemente en las universidades. Aunque no haya abierto el programa Excel en su vida (lo cual es una excepción), captaría lo esencial y realizaría acciones básicas en un par de minutos. Porque es mucho más fácil de aprender, utilizar y familiar en comparación con otras herramientas y programas de hojas de cálculo.

Más barato y extenso

No importa si utiliza un dispositivo Windows o Mac, estaría pagando la misma cantidad para obtener el programa Excel con el paquete de Microsoft 365. Además, en contraste con sus competidores, es mucho más barato. Sin embargo, una herramienta de hoja de cálculo más barata no significa que sea menos detallada y menos funcional que las más amplias. Al contrario, Microsoft Excel es uno de los programas de hojas de cálculo más baratos y también, uno de los más (quizás el más) completos del mercado.

VBA y macros

Con su lenguaje de programación VBA (Visual Basic para Aplicaciones), Excel también proporciona un tipo de acciones automatizadas. La «macro» adecuada creará sus propias conclusiones, cálculos y resultados con sólo pulsar un botón. Con el uso de macros, también puede automatizar los procesos de introducción de datos o de creación de conjuntos de datos.

¿Qué funciones o fórmulas utilizan más las cuentas?

Excel dispone de casi 400 funciones. Los contables o personas dedicadas a la contabilidad utilizan la mayoría de ellas al crear cuadros y gráficos o al introducir y procesar sus datos financieros. Sin embargo, algunas de ellas son cruciales y quizá sean las más utilizadas por la gente de los departamentos financieros. Éstas son:

Análisis de suposición Y si…

Esta función ayuda a estimar y prever los resultados financieros de un cambio potencial. Ajustando y cambiando los datos que introduce, puede probar nuevos resultados y consecuencias. Piense en ella como la función de «prueba y error» de Microsoft Excel. Se utiliza sobre todo en el seguimiento del flujo de caja, los salarios, los ingresos y, por supuesto, las pérdidas. Esta herramienta de gestión le permite ver cuál puede ser el resultado si cambia un factor de la fórmula que ha introducido. Si desea utilizar esta función en Excel, sólo tiene que ir al menú Datos de la parte superior de la barra de herramientas.

Gráficos y tablas dinámicas

Las tablas y gráficos dinámicos son una herramienta interactiva que ayuda a resumir la gran cantidad de datos que ha introducido en Excel. Las grandes empresas pueden tener una enorme colección de datos en bruto y sin procesar y le llevaría mucho tiempo ordenarlos, clasificarlos y utilizarlos para crear gráficos. Además, ¡siempre aparecerá nueva información! Por eso, insertando gráficos pivotantes o tablas pivotantes, podrá reunir fácilmente los resultados y resúmenes de grandes cantidades de datos financieros complicados. Sin embargo, esta función no está disponible en las versiones para Mac del programa Excel.

Hojas de previsión

Las hojas de previsión utilizan tendencias de datos pasados y datos financieros generales anteriores para predecir otros nuevos. La información financiera que introduzca se procesará y comparará con tendencias y datos pasados para crear una representación visual de lo que puede venir a continuación. Estas hojas pueden mostrarle cómo puede verse afectada su empresa en el futuro con las próximas tendencias de los datos. Y realiza esta acción procesando informes pasados y comparando sus datos con ellos.

IF, SUM y LOOKUP

Similar al análisis de suposición Y si…, la funcionalidad de las afirmaciones SI es una de las más utilizadas y útiles en contabilidad. Si tiene una pregunta «si» en relación con lo que está haciendo financieramente, puede obtener sus respuestas y opciones al introducir los datos necesarios en Microsoft Excel. También funciona con cálculos.

Antes de que se creara Excel, los contables y expertos financieros se entretenían con calculadoras. Calculaban todo uno por uno y les llevaba mucho tiempo sumar y resolver todo. Después, también se ocupaban de escribirlos en trozos de papel con un bolígrafo o utilizaban dispositivos informáticos muy lentos para manejar sus datos. Sin embargo, con la función SUMA de Microsoft Excel, resaltando todos los datos que desea sumar y seleccionando la función SUMA, todo se haría en un segundo. Le ahorrará tiempo y energía que podrá dedicar a otras tareas que necesite realizar en su lugar.

¿Utiliza a menudo la herramienta «Buscar» en alguno de sus programas? ¿Si? Ahora, piense en una función que pueda encontrar datos relacionados con su información seleccionada. La función LOOKUP logra eso en Microsoft Excel. Tiene dos selecciones diferentes con HLOOKUP y VLOOKUP. LOOKUP horizontal y vertical consigue encontrar coincidencias exactas o parciales incluso en una colección compleja de datos procesados.

Plantillas gratuitas de Microsoft Excel para contabilidad y finanzas

Someka pone a su disposición numerosas plantillas Excel gratuitas para que consiga lo que se proponga en contabilidad y finanzas. Están diseñadas específicamente para expertos en finanzas, contables y profesionales del sector.

Calculadora de nóminas

Esta plantilla de Excel gratuita ofrece a los propietarios o gerentes de pequeñas, medianas y grandes empresas la posibilidad de realizar un seguimiento de los salarios y nóminas de sus empleados. Si se pregunta cómo puede utilizar una calculadora de nóminas sin calcular en ella las tasas impositivas, las adiciones y las deducciones, ¡no se lo pregunte más! Porque esta calculadora de nóminas Excel tiene una sección separada para calcular únicamente los impuestos. Incluso puede ajustar la normativa fiscal en función de su país y el resto lo calculará la propia plantilla. Y no importa cuántos empleados tenga; la plantilla Calculadora de Nómina Excel admite tantos como tenga su empresa. Además, las diferentes opciones de generación de informes como los gráficos y tablas dinámicas que se mencionaron en el capítulo anterior como una de las funciones más utilizadas en Microsoft Excel.

Plantilla de balance

Si desea crear balances financieros en relación con su departamento o empresa, Someka le ofrece una Plantilla Excel de Balance gratuita para que pueda hacerlo. Su diseño profesional y a la vez sus funciones fáciles de usar le ayudarán a mostrar a la gente de contabilidad y finanzas las tendencias, encontrar problemas en sus cuentas o informes financieros y prever futuros desarrollos o pérdidas. Como todas las plantillas Someka, funciona tanto en dispositivos Windows como Mac. También cuenta con un detallado cuadro de mandos repleto de gráficos para calcular los ratios financieros. Entre estos ratios se incluyen el actual, el de endeudamiento y el de deuda sobre fondos propios. También muestra el importe del capital circulante para estos gráficos financieros.

Plantilla de cuenta de pérdidas y ganancias

Esta plantilla gratuita de Excel de pérdidas y ganancias consta de dos secciones principales: El panel de pérdidas y ganancias y la base de datos. El cuadro de mandos de pérdidas y ganancias muestra los beneficios anuales de su empresa, los estados de pérdidas e ingresos anuales, el gasto total y un gráfico de los ingresos de la empresa. Esta plantilla imprescindible para los expertos en contabilidad y finanzas también cuenta con un tablero para que usted rellene los datos de los ingresos. Puede introducir y calcular los ingresos, los gastos adicionales y los impuestos relacionados con su negocio o empresa. También se puede utilizar como plantilla de estado financiero con sus funciones y siempre está lista para que la imprima. Si desea una versión en línea de esta plantilla, también disponemos de una Plantilla de Google Sheets de pérdidas y ganancias, a la que podrá acceder desde todos los dispositivos.

Plantilla de Estado de Flujo de Caja

La plantilla del estado de flujo de caja le ayuda a ver su flujo de caja futuro y potencial. Le ofrece una visión crucial de la rentabilidad de su empresa para periodos futuros. También evalúa la salud financiera de su empresa al tiempo que le proporciona un cuadro de mandos con tablas y gráficos detallados. Recopilando e introduciendo las operaciones de tesorería de explotación, inversión y financiación, verá en qué situación puede encontrarse su negocio o empresa en el futuro. Podría pensarse que es cara con su diseño profesional y sus completas funciones; sin embargo, como ocurre con cada plantilla Excel de Someka de esta lista, ¡es gratuita!

Plantillas de factura

Si desea crear facturas para sus clientes, Someka le ofrece una variedad de plantillas Excel gratuitas. Con la plantilla de factura, cree sus facturas de forma sencilla y directa. También incluye el tipo impositivo y una sección de descuentos con el pago y las tasas.

O si desea realizar un seguimiento de sus facturas, Someka tiene para usted el Rastreador de facturas. Su diseño específicamente ajustado para pequeñas empresas proporciona fechas, nombres de clientes, importes, impuestos y descuentos para que pueda realizar un seguimiento de sus diferentes facturas con facilidad. Además, le ofrece una comparación entre el pago medio mensual y el rendimiento.

La otra plantilla de factura que puede utilizar es la plantilla de factura proforma. Este documento de factura proforma gratuito tiene cinco secciones diferentes para que pueda crear y enviar sus facturas proforma. Dispone de dos bases de datos con una de clientes y otra de productos. También tiene una sección sólo para los detalles de pago. La selección de facturas le ofrece una plantilla de factura sencilla para cumplimentar y enviar facturas rápidamente. Y también, una sección de facturas detalladas para tomarse su tiempo e introducir detalladamente todos los datos de su cliente.

Puede consultar nuestras otras Facturas para ahorrar tiempo para su actividad principal.