¿Se puede utilizar Excel para la gestión de proyectos?

Todo el mundo trabaja en proyectos. Su trabajo ni siquiera tiene que establecer un proyecto para que usted trabaje en uno. Pongamos un ejemplo y digamos que usted es el gerente de un restaurante. Su proyecto es ocuparse del restaurante en su conjunto y hacer que el restaurante gane dinero. O en el otro extremo del espectro, digamos que es usted becario en un enorme conglomerado del sector financiero. Su proyecto es trabajar como empleado de la empresa.

Todos estos «proyectos» tienen otros propósitos más pequeños en sí mismos. El gerente del restaurante tiene que satisfacer a los clientes además de tratar con los empleados del restaurante. El becario tiene que cumplir los requisitos de su puesto de trabajo además de contentar a sus supervisores. Todos trabajan en proyectos.

Responsabilidad del director del proyecto

Sin embargo, el término «gestión de proyectos» adquiere un significado totalmente distinto si trabaja como gestor de proyectos. No es necesario ser gestor de proyectos para organizarlos. Pero adquiere mucha más importancia si está a cargo de uno y de los empleados que trabajan a sus órdenes.

Eso significa que necesita un sistema de gestión de proyectos. Lo más básico para uno de ellos puede ser sólo un papel en el que pueda garabatear a todos los empleados y el trabajo que les asigna. Pero, ¿es sostenible este método en la era digital del siglo^XXI? Por supuesto que no. Siempre puede colocar un planificador semanal junto a su escritorio en su lugar de trabajo o su estudio en casa; sin embargo, va a necesitar una herramienta digital de gestión de proyectos. Ésta puede estar en su teléfono, su ordenador, su tableta o incluso puede estar en su smartwatch. Y el programa más utilizado y más fácil de usar para su gestión de proyectos es Microsoft Excel.

Uso de Microsoft Excel para la gestión de proyectos

Rastrear datos, crear tablas y gráficos para acompañar esos datos, obtener resultados y organizar distintas variables son algunas de las tareas que Excel ejecuta con éxito. La forma de hoja de cálculo de Excel es perfecta para la gestión de sus proyectos. Tanto si trabaja en el sector financiero como si no, las funciones de Excel harán mucho más fluido el proceso de gestión de proyectos que comprueba a diario.

Además, puede deshacerse de la agenda semanal que suele tener en su escritorio. Porque si bien puede llevar un registro digital de todas las tareas que usted y los empleados que tiene asignados deben realizar, siempre puede imprimirlo y conservarlo en su lugar de trabajo. Ser directivo y crear un sistema de gestión coherente requiere responsabilidad por su parte. Tiene que ser responsable de sus empleados, del trabajo que hacen y del trabajo que presenta a su cliente. Si pierde la noción del tiempo, se le pasa un plazo o no organiza correctamente su trabajo, no podrá ser un gestor de proyectos de éxito. Excel está aquí para rescatarle de todas estas situaciones potencialmente perjudiciales.

Excel controla el tiempo por usted, organiza a los empleados para que pueda comprobar si avanzan en su trabajo. Cuando pone la información necesaria, almacena los datos por usted para que no tenga que llevarlo a todas partes. Si lleva su teléfono consigo, entonces, tendrá acceso a su sistema de gestión. En el primer capítulo encontrará explicaciones detalladas sobre por qué Excel es tan bueno en la gestión de proyectos.

Lo que Excel hace mejor para la gestión de proyectos

Como ocurre con todas las aplicaciones y programas informáticos y con todo en la vida, nada es perfecto. Esto también se aplica a Microsoft Excel. Tiene defectos como las herramientas de colaboración y los problemas de conectividad, pero tiene más ventajas que inconvenientes. A continuación encontrará algunas de estas ventajas en relación con la gestión de proyectos.

Una hoja de trabajo interminable

El formato de hoja de cálculo de Microsoft Excel hace que el proceso de gestión de proyectos sea mucho más fácil de seguir. Excel tiene más de un millón (1.000.000) de filas en una sola hoja de cálculo. Si se compara con uno de sus competidores, Google Sheets tiene un total de 400.000 celdas en una de sus hojas de cálculo. En teoría, Excel tiene más de diecisiete mil millones (17.000.000.000) de celdas en una de sus hojas de cálculo. La cantidad de datos que pueden caber en una sola hoja de cálculo y en un solo archivo es increíble. Sus proyectos integrales no perderán ninguno de sus detalles cuando introduzca sus datos en una hoja de cálculo Excel.

Formato condicional

Esta función de Excel le permite dar formato a cualquiera de las celdas de su hoja de cálculo. Puede resaltar, cambiar la forma de la fuente, el tamaño y el formato. Si tiene un gran número de empleados y varias tareas incluidas en su hoja de cálculo, algunos de los detalles pueden pasar desapercibidos. El formato condicional de Excel le permite ver con claridad cada pequeño detalle de sus proyectos.

Almacenar sus datos

El software no sólo sirve para gestionar y organizar sus datos, sino también para almacenarlos. Además, el factor de accesibilidad para abrir ese archivo desde su ordenador personal a su ordenador de trabajo, a su teléfono, a su smartwatch lo hace todo más fácil.

Funciones y fórmulas

Excel tiene más de 450 funciones incorporadas en su software. Estas funciones y fórmulas VBA (Visual Basic for Applications) permiten realizar diversas tareas. Éstas van desde operaciones matemáticas básicas hasta el cálculo y la organización de sus datos. Es quizá la mejor característica de Microsoft Excel y le quita a usted la responsabilidad de las operaciones difíciles en su proceso de gestión de proyectos.

Tablas y gráficos personalizables

La capacidad de presentar visualmente su sistema de gestión de proyectos es una de las mayores ventajas de Excel. No sólo le ofrece muchas opciones para elegir entre distintos cuadros y gráficos, sino también una amplia personalización. Puede exponer los datos que ponga exactamente como desee. Puede cambiar los colores de las líneas y los gráficos, puede ajustar las formas y los tamaños, etc.

El programa también proporciona una pestaña de Gráficos recomendados. Si no está familiarizado con las opciones de gráficos y diagramas que ofrece Excel, siempre puede consultar los distintos gráficos que Excel recomienda en función de los datos que le proporcione.

Tablas dinámicas

Una de las funciones integradas de Excel es utilizar tablas y gráficos dinámicos. Se trata de una herramienta interactiva que resume su gran cantidad de datos. De este modo, no tendrá que procesar por sí mismo la interminable colección de datos en bruto. Puede acceder fácilmente a los datos que las tablas dinámicas que ha creado han ordenado y categorizado por usted.

Esta función convierte la gestión de sus proyectos en un proceso fácilmente digerible y organizable. No necesita ordenar datos complicados y desordenados. Puede limitarse a resumirlos y analizarlos y continuar a partir de ahí.

Programa de hoja de cálculo más popular

En la escuela, en sus clases de la universidad, en el trabajo, en algún momento ha utilizado Microsoft Excel. El programa se creó en 1985 y ha sido el programa de hojas de cálculo líder desde entonces. Más de 1.200 millones de personas disponen del paquete Office 365 en sus dispositivos digitales. Aunque no todos los clientes de Microsoft Office utilizan el programa Excel, se calcula que Excel cuenta con la increíble cifra de 800 millones de usuarios en todo el mundo.*

El programa de hojas de cálculo que ocupa el segundo lugar por detrás de Microsoft Excel es Google Sheets. Se calcula que tiene entre 160 y 180 millones de usuarios en todo el mundo. Eso significa que Excel tiene casi cinco veces más usuarios que el programa que viene detrás.*

Sin curva de aprendizaje

Debido al hecho de que casi todas las personas que necesitan gestionar proyectos han utilizado Microsoft Excel en algún momento, no hay un largo proceso de aprendizaje. E incluso si no sabe operar en Excel, puede aprender fácilmente a realizar tareas básicas en sólo un par de horas. Es sencillo en su uso pero más detallado que sus competidores. Eso hace que Microsoft Excel «sobresalga» entre sus rivales en términos de gestión de proyectos.

Actividades en Excel para diferentes áreas de la gestión de proyectos

Es posible que tenga que abordar varias actividades diferentes para mantener un organizador coherente de sus diversas tareas y asuntos en Excel. En este capítulo del blog podrá encontrar algunos de los aspectos importantes de la gestión de proyectos.

Una estrategia global

Gestión» es planificación. Sin un plan detallado y exhaustivo, no podrá poner en marcha un sistema de gestión de proyectos. Si está a cargo de un proyecto, ya sea pequeño o grande, será responsable desde el principio hasta el final. La estrategia empresarial para el proyecto, los empleados asignados para realizar el trabajo, otros posibles contratistas, la comunicación entre su empresa y su cliente, cada paso del camino tendrá que ser asegurado por usted. Además, será usted quien responda a todas las preguntas de las partes. Por lo tanto, haga un plan, elabore una estrategia y cúmplala mientras utiliza también Excel.

Análisis de datos

Sólo con los datos, los nombres de sus empleados, las fechas, los plazos, no avanzará mucho en su proceso de gestión de proyectos. Necesita analizar esos datos y encontrar la forma de plasmarlos en un planificador en Excel. Puede optar por hacerlo manualmente utilizando las numerosas funciones y fórmulas incorporadas de Excel con VBA. O también puede dejar que plantillas de terceros hagan el trabajo duro por usted. Encontrará descripciones detalladas de estas plantillas en los capítulos posteriores más abajo.

Seguimiento del presupuesto

Cuando habla con sus clientes, acuerda un precio por su servicio. Cuando habla con sus empleados, éstos aceptan un salario o un pago por su trabajo. Tendrá que hacer un seguimiento de su presupuesto a cada paso, de lo contrario, puede fracasar. La gestión le muestra qué parte del presupuesto ha gastado y cuánto puede gastar. La gestión también le ayuda a mantener a flote su proyecto, su negocio y su empresa y, además, ¡a hacer felices a sus supervisores mientras usted gasta menos dinero!

Seguimiento de plazos

No sólo hay que controlar el presupuesto, sino también los plazos. Un proyecto entregado fuera de plazo no es un proyecto de éxito. La gestión de proyectos le muestra el panorama general, el plan completo, ya que puede ver y actualizar el trabajo de sus empleados. Estos gráficos de progreso en Excel también pueden ayudarle a comunicarse con su cliente. Actualizar regularmente a su cliente sobre el progreso es muy útil para establecer la confianza con sus clientes. ¡Y puede hacerlo gracias a su sistema creado en Excel!

Control y garantía de calidad

Puede entregar su proyecto a tiempo, pero eso no significa que vaya a ser bueno. Como tiene el título de director de proyecto, su trabajo consiste en garantizar la calidad de su proyecto. Porque aunque cientos de personas puedan trabajar en ese proyecto, usted será quien se lo presente a su cliente. Por eso es suyo. Y la calidad del mismo también es algo de lo que usted será responsable. Tiene que asegurar a sus jefes en su empresa, al cliente al que entrega y también, a los empleados que trabajaron para ese proyecto.

Gestión de la fabricación

Si se dedica a la fabricación, todos los productos que fabrique necesitarán una gestión de proyectos para que se realicen correctamente. Si está diseñando productos, puede poner los datos entre usted y sus diseñadores y también, el presupuesto con el que está trabajando. En su sistema de gestión de proyectos en Excel podrá encontrar fácilmente errores y retrasos en su calendario. Y otra ventaja para los fabricantes es que Excel ofrece muchas herramientas personalizables. Puede mostrar a todo el mundo el proceso visual que sigue su empresa en cada proyecto de principio a fin.

Plantillas Excel para la gestión de sus proyectos

Excel es una gran herramienta para la gestión de proyectos… sin embargo, ¿hace algún daño mejorar su experiencia en Excel con plantillas increíbles? En absoluto. Estas plantillas de Someka van a mejorar su proceso de gestión de proyectos en términos de velocidad, funcionalidad y gasto:

Cuadro de mando de los KPI de gestión de proyectos

Para establecer un modelo de negocio y hacer un seguimiento de las métricas necesarias, tiene que investigar muchísimo. Tiene que dedicar tiempo y su energía a encontrar las métricas y poner los datos. El panel de indicadores clave de rendimiento (K PI ) de gestión de proyectos de Someka ha encontrado los 15 indicadores clave de rendimiento (KPI) más importantes para su gestión de proyectos. Estas métricas incluyen indicadores como el índice de rendimiento de costes (CPI), la desviación programada (SV) y la utilización de recursos. No tiene que sumergirse en el complicado mundo de las métricas y los modelos de negocio, ¡esta plantilla le proporciona los 15 principales! Dispone de las herramientas más necesarias en las categorías de tiempo, presupuesto y gasto y eficacia.

También proporciona desgloses mensuales y agregados para que pueda alcanzar sus objetos. Establece claramente sus valores objetivo para que pueda ver dónde quiere acabar al final del proyecto. También evalúa los datos de años anteriores para que tenga una idea clara de sus próximos proyectos.

El sencillo diseño de la plantilla está siempre listo para que lo imprima. Si va a realizar una presentación, los cuadros interactivos y los gráficos personalizables quedarán de maravilla en la sala de conferencias. No requiere configuración; ¡descárguela y empiece a utilizarla en Excel!

Excel Gantt Chart Maker

Tanto si es el director general de una empresa, el jefe de equipo de su proyecto o un empleado, necesitará un diagrama de Gantt. El Excel Gantt Chart Maker de Someka le proporcionará el tiempo necesario para cada parte de su proyecto. Al visualizar también su flujo de trabajo, su proceso de gestión será mucho más fácil y rápido de seguir.

Estos diagramas de Gantt generados automáticamente le muestran el progreso de sus tareas en una vista diaria, semanal o mensual, según elija. Puede visualizar los plazos y los hitos de sus proyectos. También establece muchas secciones diferentes para las subtareas, la coloración, las categorías de tareas y, además, las vacaciones y los días libres de los empleados. Someka afirma que, a diferencia de otras complicadas herramientas de diagrama de Gantt, con esta plantilla puede iniciar su proceso de gestión de proyectos ¡en sólo 30 segundos!

Plantilla de lista de tareas

La gestión de proyectos consiste en anotar las tareas y tacharlas una vez finalizadas. Por eso, la plantilla de lista de tareas de Someka va a ser una de las herramientas más útiles para crear su sistema de gestión en Excel. Podrá llevar un control diario, semanal o mensual de cada una de sus tareas. Los estados de las tareas también se muestran como un gráfico de progreso visual para que todo le resulte mucho más fácil.

Lo mejor de esta plantilla de diseño sencillo pero detallado es que es completamente gratuita. Puede descargarla y empezar a utilizarla ahora mismo para la gestión de sus proyectos.

También disponemos de una versión para Google Sheets de esta plantilla. Si prefiere un archivo en línea, puede descargar Daily, Weekly, Monthly Task List Google Sheets Template.

Plantilla de análisis DAFO

No importa lo grande o pequeña que sea una empresa, tiene que pasar por el proceso de gestión de proyectos en cada uno de sus lanzamientos de productos o servicios. La plantilla de análisis DAFO de Someka le proporciona el panorama general de su empresa. Tanto los defectos como los logros, tanto las debilidades como los puntos fuertes y tanto los riesgos como las oportunidades.

Si desea mejorar su gestión y organización, averiguar en qué punto se encuentra por detrás o en qué punto ha mejorado la empresa es un paso crucial. El diseño profesional de esta plantilla gratuita le permite imprimirla y compartirla con todos los empleados, jefes y clientes de su proyecto. La concienciación es clave para operar y gestionar una empresa con éxito.

Plantilla Excel de tablero kanban

La plantilla de tablero kanban en Excel de Someka le permite realizar un seguimiento de todo su proyecto en cada paso del camino. La coherencia y la calidad de sus tareas deben ser uno de los aspectos importantes que usted, como gestor de proyectos, cuide con los tableros kanban. Por ello, esta plantilla le ayudará a garantizar estas características en cada uno de sus proyectos.

La plantilla Excel de tablero kanban ofrece informes avanzados con gráficos dinámicos. Además, observando estos gráficos, podrá ver el rendimiento global de sus empleados. Sólo tiene que introducir los datos necesarios en el sistema y ver cómo esta plantilla gratuita hace su magia.

Seguimiento de problemas

Ser gestor de proyectos le obliga a trabajar en muchos proyectos diferentes al mismo tiempo. Llevar la cuenta de todas las tareas de estos proyectos puede convertirse en una pesadilla. La plantilla de Excel Issue Tracker de Someka le permite poner todas las tareas que tiene que realizar de todos sus proyectos. También puede descargar Issue Tracker Google Sheets Template para acceder a su archivo desde todos los dispositivos.

Puede personalizar el nombre de su asunto (tarea), poner el detalle del departamento, seleccionar la prioridad del asunto y actualizar el estado. También puede introducir el nombre de la persona encargada del asunto y las fechas de las tareas. Su vida empresarial diaria y su sistema de gestión de proyectos mejorarán mucho cuando empiece a utilizar esta plantilla gratuita.

PALABRAS FINALES

La parte importante de la que ya debería ser consciente es que la gestión de proyectos no es una opción para su empresa. Es una necesidad. Las empresas, y especialmente las nuevas startups, fracasan mucho más rápido debido a que no llevaron a cabo su gestión de proyectos de forma adecuada y eficaz.

Ningún proyecto es demasiado pequeño para que usted cree un sistema de gestión de proyectos. Porque todos los proyectos son importantes para su empresa. Son éstos los que mantienen viva su empresa. Si carece de gestión de proyectos, es más fácil que pierda dinero, que rompa con sus clientes de confianza y que pierda empleados. No es sólo una herramienta que deban utilizar los gestores de proyectos; es un sistema importante que debe integrarse en toda empresa.