Sistema de Gestión de Reclutamiento: Guía Completa con Consejos y Soluciones
En este artículo, evaluaremos el Sistema de Gestión de la Contratación desde diferentes aspectos para ayudar a la gente de RRHH a comprender la importancia de dichos sistemas para un programa de contratación eficaz.
Tabla de contenido
1. ¿Qué es un sistema de gestión de la contratación?
2. ¿Cómo funciona un sistema de gestión de la contratación?
3. ¿Quién debe utilizar un RMS?
4. ¿Cómo elegir la herramienta de gestión de la contratación adecuada?
5. Sistema de gestión de la contratación en Excel
6. Conclusión
La contratación consta de muchos pasos, como la publicación de ofertas de empleo, la búsqueda de candidatos, la selección, las entrevistas y, por último, la incorporación. En la era digital actual, muchas empresas buscan ayuda en la tecnología para mejorar estos procesos. Por ejemplo, la tecnología VoIP facilita una comunicación fluida y rentable con los candidatos de todo el mundo, mejorando la eficacia de las entrevistas y las conversaciones de seguimiento. Así pues, un sistema de gestión de la contratación (RMS) equipado con funciones VoIP puede ser un salvavidas para los profesionales de RRHH y los reclutadores en esta situación.
Así pues, un Sistema de Gestión de la Contratación (RMS ) es un salvavidas para los profesionales de RRHH y los reclutadores en esta situación.
Antes de entrar en los detalles de los RMS, este artículo le dará un resumen de lo que son, cómo funcionan, las ventajas que ofrecen y cómo elegir el mejor para su empresa.
1. ¿Qué es un sistema de gestión de la contratación?
Un sistema de gestión de la contratación (RMS) es cualquier software que ayude a automatizar y gestionar el proceso de contratación. Por lo tanto, es básicamente un subconjunto del sistema de información de recursos humanos (SIRH) más amplio. Desde anunciar los puestos vacantes hasta recoger las solicitudes, revisarlas y, en última instancia, realizar una contratación, todo resulta mucho más fácil con este sistema.
Los sistemas de gestión de la contratación pueden hacer mucho más que llevar un control de los solicitantes. Incluyen una serie de capacidades, como:
- Distribución de ofertas de empleo
- Seguimiento de solicitantes
- Búsqueda de candidatos
- Comunicación
- Informes y análisis de datos
- Cumplimiento
Básicamente, los sistemas de gestión de la contratación liberan a los responsables de RR.HH. y a los reclutadores para que se concentren en las partes estratégicas de su trabajo, como captar candidatos y desarrollar estrategias de adquisición de talento, automatizando tareas mundanas pero necesarias.
2. ¿Cómo funciona un sistema de gestión de la contratación?
Un sistema de gestión de la contratación (RMS, por sus siglas en inglés) automatiza tareas que suelen requerir mucho trabajo y son propensas a errores al integrar diferentes partes del proceso de contratación en una plataforma cohesionada.
Hay una serie de pasos críticos que conforman la funcionalidad de un RMS, y todos ellos están ahí para mejorar varios aspectos del proceso de reclutamiento y seguimiento de candidatos:
- Solicitud de empleo: El primer paso consiste en redactar una solicitud de empleo en la que se especifiquen las funciones, aptitudes y experiencia necesarias para el puesto vacante.
- Publicación del puesto: Después de dar luz verde a la solicitud, el RMS puede encargarse de publicar el puesto de trabajo en diferentes lugares, como el sitio de empleo de la empresa, las bolsas de trabajo y las redes sociales, para que pueda llegar a un público amplio.
- Búsqueda: El RMS puede buscar activamente candidatos en bases de datos externas, redes profesionales y solicitantes anteriores, aumentando así la reserva de talentos, además de recibir solicitudes de las ofertas de empleo.
- Criba: El RMS criba y organiza todas las solicitudes entrantes y hace un seguimiento de cada candidato a medida que avanza en el proceso de contratación.
- Programación de entrevistas: Automatizando los correos electrónicos, las invitaciones a las entrevistas y los seguimientos, el sistema facilita el contacto con los candidatos.
- Evaluación: Este proceso puede incluir entrevistas en vídeo, tests de personalidad y pruebas de aptitudes.
- Oferta de empleo: Después de elegir a un candidato, el RMS tiene capacidad para crear y enviar cartas de oferta.
Finalmente, a esto le sigue el proceso de incorporación. Algunas de las herramientas de RMS también pueden incorporar pasos de onboarding.
Además, una de las características más importantes del sistema de gestión de la contratación es la elaboración de informes y el análisis de datos. Así, el RMS recopila datos a lo largo del proceso de contratación que pueden utilizarse para analizar la eficacia del proceso de contratación.
3. ¿Quién debe utilizar el RMS?
Definitivamente, los Sistemas de Gestión de la Contratación están diseñados para ayudar en todo el proceso de contratación de cualquier organización. Por lo tanto, deben construirse de forma flexible y adaptable para que todas las empresas de todos los tamaños puedan beneficiarse de estas herramientas.
En las pequeñas y medianas empresas (PYME), los recursos humanos son en su mayoría limitados. Así que, con un RMS eficaz, las PYME también pueden competir por el talento de forma más eficaz sin necesidad de un gran departamento de RRHH. Las start-ups también se encuentran en este grupo. ara seguir el ritmo de su rápida expansión, las start-ups deben ampliar rápidamente su plantilla. Al automatizar y centralizar el proceso de contratación, un RMS puede facilitar esta rápida expansión permitiéndoles localizar y contratar rápidamente el talento que necesitan para impulsar su crecimiento.
También las grandes organizacionesy corporaciones utilizan un RMS para gestionar un gran número de solicitudes. Además de contar con un departamento de RRHH estructurado, las grandes empresas también emplean sistemas de gestión de la contratación para mantener el ritmo de circulación de un gran número de empleados.
Otro grupo importante de usuarios de los RMS son las agencias de contratación. Así, estas empresas de contratación pueden hacer un seguimiento de todos los candidatos que manejan y organizar sus procesos de contratación para múltiples clientes.
También las organizaciones del sector educativo pueden utilizar estos sistemas. Los RMS ayudan a las escuelas, universidades y facultades a agilizar sus procesos de contratación para puestos docentes y administrativos, aumentando la probabilidad de que reciban solicitudes de personas cualificadas.
Por último, a la hora de contratar nuevos empleados, los organismos públicos y gubernamentales tienen que cumplir con frecuencia estrictas normativas relativas a la apertura y el cumplimiento. La coherencia, la imparcialidad y el cumplimiento de la normativa pueden lograrse mediante el uso de un RMS en el proceso de contratación.
4. ¿Cómo elegir la herramienta de gestión de la contratación adecuada?
Antes de invertir en cualquier herramienta de gestión de la contratación, primero debe definir las características clave que busca en este RMS. Porque este sistema implicará:
- Una gran cantidad de dinero
- Tiempo de implantación
- Mano de obra
- Curva de aprendizaje
Así pues, una vez que se decide por un sistema, no es fácil eliminarlo y establecer otro.
Veamos algunas de las características clave que puede y/o debe incluir un sistema de gestión de la contratación:
- Facilidad de uso: La interfaz de usuario del sistema debe ser sencilla de utilizar para todos los usuarios, incluidos los candidatos, los responsables de contratación y los profesionales de recursos humanos.
- Capacidad de integración: Lacapacidad del RMS para integrarse con otras aplicaciones de terceros y con su actual software de RRHH, incluidos los sistemas de nóminas y el SIRH, es esencial. Asimismo, la integración con bolsas de trabajo o canales de redes sociales como, por ejemplo, LinkedIn, es una ventaja para las herramientas de gestión de la contratación.
- Opciones de personalización: Los procedimientos de contratación de cada empresa son diferentes. Por lo tanto, debe poder adaptar el RMS a sus requisitos exclusivos.
- Análisis e informes: Para supervisar los indicadores de rendimiento como la eficacia de las fuentes, el coste por contratación y el tiempo transcurrido hasta la contratación, el RMS debe proporcionar capacidades exhaustivas de elaboración de informes y análisis.
- Escalabilidad: Su RMS debe tener la capacidad de expandirse junto con su negocio.
- Soporte y formación: Asegúrese de que el proveedor del RMS dispone de sólidos recursos de formación y atención al cliente para ayudar a su equipo a sacar el máximo partido del sistema.
A la hora de decidirse por el mejor sistema de gestión de la contratación, puede evaluar las características y capacidades mencionadas, así como los precios y las reseñas de los proveedores.
5. Sistema de gestión de la contratación en Excel
Si no quiere invertir grandes cantidades de dinero, tiempo y esfuerzo en complicados Sistemas de Gestión de la Contratación, entonces puede utilizar Excel para su monitor de contratación.
Hemos creado un Seguimiento de la Contratación en Excel para gestionar todos sus procesos de contratación de principio a fin. Además, proporciona un panel de análisis detallado como se ve a continuación:
>> Descargar la plantilla Excel del Rastreador de Contratación
Lo mejor de esta herramienta es que se proporciona en Excel. Por lo tanto, puede modificar fácilmente el archivo según sus necesidades, lo que puede incluir el cambio de colores, fuentes, tipos de gráficos, etc.
Además, no necesitará ninguna curva de aprendizaje ni instalación para esta herramienta. Con una descarga instantánea, podrá empezar a utilizarla.
Por ejemplo, las imágenes siguientes muestran cómo hacer un seguimiento de las evaluaciones de los reclutadores con un formato colorido:
>> Descargar plantilla Excel de seguimiento de la contratación
Con esta herramienta, podrá
- Adaptar el archivo según sus necesidades
- Listar sus vacantes
- Construir su base de datos de candidatos
- Seguir sus puestos vacantes
- Agilice sus evaluaciones
- Controle el rendimiento de cada reclutador
Aquí tiene un breve vídeo para ver cómo funciona:
Por último, puede utilizar Excel para controlar todos sus procesos de contratación.
6. Conclusión
En resumen, necesitará un sistema de gestión de la contratación si dirige o trabaja en un entorno laboral dinámico. No siempre es fácil atraer a los verdaderos talentos a su empresa, por lo que debería crear un sistema de gestión de la contratación para garantizar un programa de contratación continuo, en lugar de un trabajo puntual.
Dependiendo del tamaño y los requisitos de sus organizaciones, puede definir las características básicas que necesita en cualquier sistema de gestión de la contratación y, a continuación, decidir cuál es la mejor solución para usted. Puede tratarse de un software complicado o de una plantilla de hoja de cálculo eficaz.
¡Esperamos que disfrute de nuestro artículo sobre la creación de sistemas de gestión de la contratación!
Lecturas recomendadas:
¿Qué es el reclutamiento en RRHH? Definición y consejos para un proceso de contratación eficaz
¿Cómo crear un organigrama en Excel?
¿Qué es la gestión del talento? Definición, estrategia, proceso
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