Comprender los fundamentos del Sistema de Seguimiento de Candidatos: Guía completa para RRHH
El sistema de seguimiento de solicitantes (A TS) es el nuevo nombre de la tecnología en la contratación moderna. Definitivamente, el ATS revoluciona la forma en que las organizaciones buscan, evalúan y contratan nuevos talentos.
Tabla de contenido
1. ¿Qué es el sistema de seguimiento de candidatos?
2. ¿Cómo funcionan los Sistemas de Seguimiento de Candidatos?
3. Características clave de un sistema de seguimiento de candidatos
4. ¿Por qué utilizar un ATS?
5. ATS vs CRM
6. El futuro de los sistemas de seguimiento de candidatos
7. Un ejemplo de sistemas de seguimiento de candidatos
8. Conclusión
Este artículo pretende explicar el sistema de seguimiento de solicitantes desde todos los aspectos. En primer lugar, ofreceremos una visión general de su definición, funciones, características clave y razones de su adopción generalizada. Además, pasaremos de los ATS a los sistemas de gestión de las relaciones con los candidatos (CRM ), y discutiremos los futuros desarrollos tecnológicos de los ATS.
1. ¿Qué es un sistema de seguimiento de candidatos?
Un Sistema de Seguimiento de Candidatos (ATS) es una aplicación de software que simplifica y agiliza el proceso de contratación, desde la publicación del puesto de trabajo hasta la contratación del candidato.
Por ello, lo utilizan principalmente las empresas y las agencias de contratación. El sistema actúa como un eje central para publicar ofertas de empleo y organizar y cribar eficazmente las candidaturas recibidas.
Breve historia de los ATS:
Los ATS se crearon para gestionar el creciente volumen de solicitudes de empleo de una forma más organizada y eficaz. Internet y las bolsas de trabajo en línea agravaron aún más este problema. Así que ahora, los ATS resuelven este problema automatizando el proceso de selección y gestión de currículos.
Antes, los departamentos de RRHH estaban llenos de currículos en papel . Ahora, con la tecnología ATS, se han automatizado muchos aspectos del proceso. Por ejemplo, puede publicar ofertas de empleo en múltiples plataformas, analizar los currículos en busca de información relevante y gestionar las comunicaciones con los candidatos.
Además, un ATS recopila y almacena los currículos en una base de datos de candidatos, lo que permite a los reclutadores buscar candidatos utilizando palabras clave relacionadas con los requisitos del puesto de trabajo, como habilidades, formación y puestos anteriores. Este sistema ahorra tiempo y mantiene un proceso de contratación estructurado. Garantiza que no se pase por alto a ningún candidato e identifica a los más adecuados para su contratación.
Así, las soluciones ATS modernas gestionan las solicitudes, programan las entrevistas, envían correos electrónicos automatizados a los candidatos y generan informes sobre el proceso de contratación. Los sistemas ATS son fáciles de usar, lo que facilita a los reclutadores la gestión de las tareas y a los candidatos el envío de solicitudes y el seguimiento de los progresos.
Las grandes empresas utilizan los ATS como práctica habitual, y las empresas más pequeñas los están adoptando para mejorar la eficacia de la contratación. La importancia de esta herramienta radica no sólo en su capacidad para ahorrar tiempo y reducir las cargas administrativas, sino también en su papel en la promoción de prácticas de contratación justas. Lo consigue minimizando los sesgos humanos en las fases iniciales de selección.
2. ¿Cómo funcionan los sistemas de seguimiento de candidatos?
En primer lugar, tratemos de entender cómo funcionan los sistemas de seguimiento de solicitantes (ATS). Esto es muy importante tanto para los reclutadores como para los demandantes de empleo. El ATS consta de varias etapas clave que agilizan la contratación e identifican a los mejores candidatos.
1. Publicación y distribución de ofertas de empleo:
El equipo de RRHH o el reclutador utiliza el ATS para crear y publicar ofertas de empleo. El sistema puede distribuir las ofertas de empleo a múltiples bolsas de trabajo, plataformas de medios sociales y el sitio de empleo de la empresa desde un único panel. Esta amplia distribución ayuda a atraer a un grupo diverso de candidatos.
2. Recepción de solicitudes:
Los currículos, las cartas de presentación y los formularios de solicitud de los demandantes de empleo se cargan en el ATS cuando solicitan un puesto.
3. Análisis y selección de currículos en el sistema de seguimiento de candidatos:
El análisis sintáctico de los currículos es una de las funciones más importantes de las herramientas ATS. Se trata de extraer información de los currículos, como la experiencia laboral, las aptitudes, la formación y los datos de contacto personales, y organizarla en un formato estructurado. El sistema coteja los currículos con los requisitos del puesto mediante algoritmos para clasificar a los candidatos en función de su relevancia para los criterios del puesto.
4. Clasificación y filtrado de candidatos:
A continuación, los reclutadores pueden filtrar la lista clasificada para identificar a los que mejor se ajustan a los requisitos del puesto. Este paso reduce el esfuerzo manual necesario para revisar cada currículum.
5. Comunicación y gestión del flujo de trabajo:
Asimismo, las plataformas ATS suelen disponer de herramientas para gestionar la comunicación con los candidatos. Por ejemplo, los correos electrónicos automatizados pueden notificar a los candidatos el estado de su solicitud, solicitar información adicional o programar entrevistas. El sistema también puede asignar tareas y recordatorios al equipo de contratación, garantizando que no se pase por alto a ningún candidato.
6. Programación de entrevistas y recogida de opiniones:
Algunas soluciones de ATS ofrecen herramientas de programación integradas para que los candidatos seleccionen horarios de entrevistas que funcionen para ambas partes. Los comentarios de los responsables de contratación y de los entrevistadores pueden recogerse y almacenarse dentro del ATS después de las entrevistas, lo que ayuda en el proceso de toma de decisiones.
7. Oferta e incorporación:
Por último, cuando se selecciona a un candidato, el ATS puede ayudar en el proceso de la carta de oferta y, en algunos casos, en las fases iniciales de la incorporación, recopilando los documentos y la información necesarios del nuevo contratado.
3. Características clave de un sistema de seguimiento de candidatos
Un sistema de seguimiento de candidatos (ATS) tiene varias características que optimizan el proceso de contratación. Estas características ayudan a gestionar las solicitudes de manera más eficiente y mejoran la experiencia de los reclutadores y los candidatos.
¿Cuáles son las características clave de un sistema de seguimiento de candidatos?
- Análisis y almacenamiento de currículos
- Publicación de ofertas de empleo
- Distribución de los anuncios
- Selección de candidatos
- Clasificación de los candidatos
- Automatización
- Gestión del cumplimiento
- Gestión de las relaciones con los candidatos
- Accesibilidad móvil
- Interfaz fácil de usar
Así pues, estas son algunas de las características clave que puede buscar en un ATS si está buscando la mejor solución para su búsqueda de talentos. Además, debe comparar los precios y los costes generales de la creación de un sistema de seguimiento de candidatos para su proceso de contratación.
4. ¿Por qué utilizar las herramientas del sistema de seguimiento de candidatos?
La implantación de un sistema de seguimiento de solicitantes (ATS) puede transformar el proceso de contratación de las organizaciones. Por eso, ofrece numerosas ventajas que agilizan las operaciones y mejoran los resultados de la contratación.
Las empresas deberían plantearse utilizar un ATS por las siguientes razones de peso:
a. Eficacia en la gestión de solicitudes de gran volumen:
Clasificar manualmente cada currículum puede resultar abrumador y poco práctico para las empresas que atraen a un gran número de solicitantes. Un ATS automatiza el proceso de selección, gestionando y filtrando cientos o miles de solicitudes para destacar a los candidatos más cualificados.
b. Mejora de la calidad de la contratación:
Mejora la calidad de la contratación al garantizar que sólo se preseleccionan los candidatos más adecuados, ajustando sus aptitudes y experiencias a los requisitos del puesto. La precisión del proceso aporta talentos bien alineados con las necesidades de la empresa.
c. Reducción del tiempo de contratación:
Las herramientas ATS tratan de automatizar las tareas repetitivas. Esto puede incluir la publicación de ofertas de empleo, la clasificación de currículos y la programación de entrevistas, entre otras. Esta reducción del tiempo hasta la contratación mejora la productividad del equipo de contratación y mejora la experiencia del candidato al garantizar una comunicación y una retroalimentación oportunas.
d. Mejora de la experiencia del candidato:
Con un ATS fácil de usar, puede mejorar enormemente la experiencia del candidato, lo que a su vez mejora su imagen de marca como empleador.
e. Ahorro de costes con el sistema de seguimiento de candidatos:
Además, automatizar el proceso de contratación con un ATS puede suponer un ahorro de costes al reducir la necesidad de personal adicional para gestionar las tareas de contratación. Los ATS son eficaces y rápidos, lo que se traduce en una ocupación más rápida de los puestos y en una reducción de los costes asociados a las vacantes.
f. Toma de decisiones basada en datos:
Un ATS ofrece herramientas de elaboración de informes integradas que proporcionan valiosas perspectivas sobre el proceso de contratación. Estos conocimientos incluyen las fuentes de los mejores candidatos, las métricas de tiempo de contratación y los cuellos de botella en la contratación.
g. Cumplimiento y mantenimiento de registros en el sistema de seguimiento de candidatos
Una herramienta ATS ayuda a mantener el cumplimiento de las leyes y reglamentos laborales mediante la estandarización del proceso de contratación y el almacenamiento seguro de los datos de los candidatos. Esta característica es crucial para mitigar los riesgos legales y garantizar unas prácticas de contratación justas.
h. Marca de empleador más potente
Además, si tiene un proceso de contratación fluido y eficiente, esto también afectará positivamente a su marca de empleador. Así, un ATS ayuda a las empresas a interactuar de forma profesional y atractiva con los candidatos, contribuyendo a una imagen positiva de la empresa.
i. Escalabilidad:
Es escalable, lo que significa que puede adaptarse fácilmente a los crecientes volúmenes de solicitudes y a la evolución de las estrategias de contratación a medida que crece una empresa.
j. Contratación colaborativa en el sistema de seguimiento de candidatos
Además, facilita la contratación colaborativa. Las plataformas ATS suelen contar con herramientas de colaboración que permiten a los miembros del equipo compartir opiniones y tomar decisiones de contratación colectivas.
Este enfoque garantiza una evaluación más exhaustiva de los candidatos y la alineación con los objetivos del equipo y de la organización.
5. Sistema de seguimiento de solicitantes frente a gestión de las relaciones con los candidatos
En el ámbito de la gestión del talento, los sistemas de seguimiento de solicitantes (ATS) y los sistemas de gestión de las relaciones con los candidatos (CRM) son herramientas esenciales. Aunque están relacionados, cumplen funciones distintas. Es crucial que las organizaciones comprendan las diferencias entre los sistemas ATS y CRM para aprovechar cada uno de ellos de forma eficaz en sus estrategias de contratación y gestión del talento.
¿Cuál es la diferencia entre ATS y CRM?
He aquí una tabla resumen para que pueda comparar ATS y CRM en la contratación:
| SISTEMA DE SEGUIMIENTO DE CANDIDATOS | GESTIÓN DE LAS RELACIONES CON LOS CANDIDATOS |
| Función principal: Automatiza la gestión de las ofertas de empleo, el seguimiento de los solicitantes, el análisis de los currículos y la selección de los candidatos. | Función principal: Un sistema CRM para la contratación se centra en la creación y gestión de relaciones con los candidatos potenciales. |
| Funciones principales: Análisis sintáctico de currículos, distribución de ofertas de empleo, selección y clasificación de candidatos, programación de entrevistas y gestión del cumplimiento. | Funciones clave: Compromiso de los candidatos mediante campañas de correo electrónico, gestión de eventos, segmentación de la reserva de talentos y análisis de las interacciones de los candidatos. |
| Ventaja : Capacidad para ahorrar tiempo y recursos en el proceso de contratación mediante la automatización de las tareas administrativas y la gestión eficaz de grandes volúmenes de solicitudes. | Ventaja: Capacidad de crear una reserva de talentos para futuras necesidades de contratación. Permite a las empresas mantener el contacto con los candidatos pasivos. |
En resumen, tanto los sistemas ATS como los CRM son herramientas valiosas en las estrategias de contratación modernas, pero sirven para diferentes etapas del proceso de adquisición de talentos. Un ATS se centra en gestionar eficazmente el proceso de contratación, mientras que un CRM hace hincapié en establecer relaciones con los candidatos potenciales. Juntos, proporcionan un enfoque integral para atraer, contratar y retener a los mejores talentos.
6. El futuro de los sistemas de seguimiento de candidatos
El futuro de los sistemas de seguimiento de solicitantes (ATS) evoluciona continuamente debido a los avances tecnológicos y a la dinámica cambiante del mercado laboral.
Hablaremos de algunos de los temas principales que darán forma al futuro de los Sistemas de Seguimiento de Candidatos
IA y contratación:
La Inteligencia Artificial (IA) es uno de los temas más populacheros de la actualidad. Así pues, el ATS también está llamado a ser revolucionado por la IA, que automatizará tareas más complejas como la interpretación de los matices de los currículos, la realización de entrevistas preliminares a través de chatbots e incluso la predicción del éxito de los candidatos en puestos específicos.
Esta tecnología puede mejorar significativamente la eficacia del cribado y la calidad de la selección de candidatos.
Análisis predictivo:
Asimismo, el ATS utilizará el análisis de datos para proporcionar información sobre las necesidades de contratación, el éxito de los candidatos y las tasas de rotación. Estas percepciones pueden ayudar a las organizaciones a planificar sus estrategias de adquisición de talento de forma más eficaz e identificar posibles problemas antes de que se conviertan en problemáticos.
Currículos en vídeo:
También se espera que aumente la adopción de videocurrículos y cartas de presentación a medida que la mano de obra se vuelve más digital. Los sistemas ATS pueden incluir la funcionalidad de evaluación del envío de vídeos, lo que permite a los candidatos mostrar sus personalidades y habilidades blandas más allá de lo que es posible en un currículum tradicional.
Mayor experiencia del candidato:
Las futuras plataformas de ATS darán prioridad a la experiencia del candidato, haciendo que el proceso de solicitud sea más atractivo e interactivo. El texto analiza los beneficios potenciales de los algoritmos avanzados y la IA en el proceso de contratación, incluyendo comentarios personalizados, funciones de comunicación en tiempo real y un seguimiento de la solicitud más transparente para los candidatos.
Diversidad en los lugares de trabajo:
También destaca la importancia de promover la diversidad y la inclusión, y se espera que las futuras versiones de ATS incluyan herramientas como funciones de cribado ciego y detección de prejuicios en las descripciones de los puestos de trabajo para reducir los prejuicios inconscientes.
Integración con otros sistemas de RRHH:
Además, ATS se integrará más perfectamente con otros sistemas de RR.HH., incluidas las plataformas de incorporación, gestión del rendimiento y compromiso de los empleados. Esta integración proporcionará una visión más unificada del ciclo de vida del empleado y facilitará la toma de decisiones basada en datos.
El mundo móvil y los medios sociales:
Además, las plataformas de ATS seguirán mejorando sus interfaces móviles para adaptarse al creciente uso de los teléfonos inteligentes para la búsqueda de empleo y las solicitudes. Esta optimización hará que el proceso de solicitud sea accesible y fácil de usar en cualquier dispositivo.
Los ATS mejorarán las capacidades de búsqueda de candidatos directamente desde las redes sociales y los sitios de redes profesionales, lo que permitirá a los reclutadores llegar a los candidatos pasivos de forma más eficaz y aprovechar los análisis de las redes sociales para realizar campañas de reclutamiento específicas.
Estos son los temas principales de cara a los sistemas de seguimiento de candidatos. Continuemos con un ejemplo.
7. Un ejemplo para los sistemas de seguimiento de candidatos
Por último, concluiremos con un ejemplo de ATS de nuestra cartera. Disponemos de una herramienta única para realizar el seguimiento de los candidatos y supervisar todo el proceso de contratación.
>> Descargar plantilla Excel de seguimiento de la contratación
Esta herramienta incluirá las características clave de un ATS:
- Almacenamiento de candidatos
- Seguimiento de vacantes
- Análisis de currículos
- Cribado de candidatos
- Filtrado y clasificación de candidatos
- Entorno multirreclutador
- Análisis del proceso de contratación
>> Descargar plantilla Excel de seguimiento de la contratación
Y a diferencia de los caros softwares de terceros, esta herramienta lo es:
- Proporcionada en Excel y Google Sheets
- Descarga instantánea
- Listo para usar
- Sin curva de aprendizaje
- No necesita instalación
También puede ver nuestro vídeo corto sobre estas Herramientas de Contratación:
8. Conclusión para el sistema de seguimiento de solicitantes
En el mundo de la contratación, los sistemas de seguimiento de solicitantes (ATS ) suponen un importante salto adelante en la forma en que las organizaciones abordan la adquisición de talentos. Estos sistemas son dinámicos y están en constante evolución.
A lo largo de este artículo, hemos explorado cómo los ATS pueden mejorar su proceso de contratación.
En conclusión, de cara al futuro, el papel de los ATS en la configuración de la próxima generación de prácticas de contratación no sólo es apasionante, sino también esencial para quienes se comprometen a atraer, contratar y retener a los mejores talentos.
Esperamos que disfrute de nuestra guía.
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