Sistematización empresarial: ¿Conoces las ventajas y desventajas?
En este artículo hablaremos de la sistematización, o la organización de los procesos empresariales con sus pros y sus contras. Intentaremos explorar las ventajas y desventajas de la sistematización empresarial.
¿Es la sistematización realmente tan importante como parece? ¿Qué compensaciones conlleva la sistematización y automatización empresarial? ¿Tiene pros y contras? Intentaremos responder a estas preguntas en las siguientes secciones.
Tabla de contenido
1. ¿Qué es el compromiso de sistematización?
2. Ejemplos de compensaciones de sistematización
3. Pros de la sistematización
4. Contras de la sistematización
5. Resumen
1. ¿Qué es la compensación por sistematización?
La contrapartida de la sistematización puede definirse como las cargas o los costes de sistematizar nuestros procesos empresariales. Como usted sabe, los pasos que se den en las empresas para la sistematización reducirán, de alguna manera, la flexibilidad en los procesos corporativos, y esto será el trade-off de la sistematización.
La sistematización es un concepto muy popular hoy en día porque permite procesos más rápidos y automatizados. Esta idea implica el uso de SKU, sistemas ERP, simplificación de procesos, definición de pasos en nuestras operaciones, empleo de condiciones de flujo, uso de diagramas de Gantt y muchos más avances técnicos y estructurales. Sin embargo, esto tiene un precio.
Estos procedimientos de sistematización se presentan actualmente como acciones que cualquier empresa debería emprender sin ningún inconveniente. Pero rara vez se menciona la correspondiente pérdida de flexibilidad. Si fuera un paso tan fácil y universalmente necesario, todas las empresas lo darían. Así pues, ¿por qué no lo hacen? Deberíamos debatir más sobre este tema.
Para las empresas, reducir la flexibilidad es una elección estratégica. Hay situaciones en las que los beneficios de la sistematización pueden no equilibrar los inconvenientes de una menor flexibilidad. En estas situaciones, existe una compensación negativa, por lo que puede que no sea la mejor línea de actuación para nosotros.
2. Ejemplos de contrapartidas de la sistematización
Para aclarar esta compensación, examinemos algunos casos concretos.
Ejemplo 1: Contrapartida de utilizar SKU
Las unidades de mantenimiento de existencias, o SKU, son códigos especiales vinculados a cada uno de nuestros productos.
– Esta es una captura de pantalla de muestra del Generador de números SKU de Someka –
Por otro lado, merece la pena considerar hasta qué punto es sensato asignar estos códigos únicos a todas nuestras unidades de venta, productos y categorías, o utilizar códigos únicos extensos y complejos, si somos una empresa de servicios o tenemos pocos productos. Esto limitará en cierta medida nuestra capacidad de adaptación.
Ejemplo 2: Contrapartidas del uso de sistemas ERP
El uso de sofisticados sistemas ERP como Oracle, SAP o Salesforce es otro ejemplo de costes de oportunidad. Sobre el papel suenan fantásticos, pero hacer el cambio no siempre es tan fácil. Por ejemplo, las plantillas de Excel siguen siendo muy utilizadas por las empresas. Esto se debe a que está dentro de su zona de confort y es más fácil de gestionar. Así que la mayoría de las empresas prefieren utilizar archivos de Excel en lugar de asumir la carga de cambiar a un sistema ERP o CRM.
A fin de cuentas, nuestra empresa está gestionada por personas, y no podemos ignorar los procesos a los que están acostumbrados nuestros empleados. Si somos un equipo de 10 personas, todas acostumbradas a un determinado sistema, emprender una gran integración ERP puede no ser beneficioso en términos de coste y tiempo. Esto también debe tenerse en cuenta.
De hecho, la sistematización -es decir, la organización de los procesos- beneficiará en cierta medida a muchas empresas aunque estos factores sean significativos. Teniendo en cuenta el estado actual de la inteligencia artificial y la tecnología, adoptar cierto grado de sistematización parece casi inevitable.
Examinemos ahora con más detalle las ventajas e inconvenientes de esta estrategia.
3. Ventajas de la sistematización
Repasaremos en cinco puntos las ventajas de adoptar procedimientos más estandarizados y organizados. La tabla siguiente resume los beneficios y las desventajas en términos de ventajas y desventajas de la sistematización.
Pro 1: Mejoras en la eficacia y la gestión del tiempo
Nuestra eficiencia y gestión del tiempo aumentarán a medida que adoptemos métodos más estandarizados y pasemos a la normalización programática y de software.
Pro 2: Tasas de error más bajas y controles de calidad más sencillos
Nuestras tasas de error bajarán si utilizamos más soluciones de software en nuestros procesos.
Los sistemas ERP, por ejemplo, limitan en cierta medida pero también disminuyen la posibilidad de errores y referencias incorrectas de artículos, lo que reduce la tendencia a cometer errores. Como resultado, nuestros procesos pasan por más etapas sin errores.
Pro 3: Medición y evaluación más sencillas
Es fundamental que las empresas evalúen sus operaciones comparándolas con trimestres, años u objetivos anteriores. Pero debemos asegurarnos de que las comparaciones que hacemos son adecuadas.
Los procedimientos estandarizados garantizan que las comparaciones que hagamos sean precisas, evitando escenarios en los que podríamos encontrarnos comparando manzanas con naranjas, lo que complicaría el análisis de cualquier mejora. Esta es una ventaja adicional de la sistematización.
Pro 4: Incorporación y formación más rápidas de los nuevos miembros del personal
Cuantos más procesos estandarizados utilicemos en nuestras empresas, más específico y estándar será el proceso de incorporación de los recién llegados. Esto reduce la necesidad de intervenciones manuales y disminuye significativamente el tiempo y el esfuerzo dedicados a la formación de los nuevos empleados.
Pro 5: Proceso de toma de decisiones más coherente y predecible
Los procedimientos estandarizados de nuestra empresa nos permiten hacer previsiones con mayor coherencia y precisión. Esto nos facilita predecir el futuro, lo que a su vez mejora el proceso de toma de decisiones.
4. Contras de la sistematización
Hablemos ahora de las desventajas y los aspectos que hay que tener en cuenta en relación con la sistematización y la estandarización.
Contras 1: Reducción de la flexibilidad y la adaptabilidad
Aquí abordamos uno de los aspectos negativos más significativos. Los procesos de su empresa que podrían avanzar mucho más rápido podrían ralentizarse debido a las normas y estandarizaciones impuestas por la sistematización. Esto puede conducir incluso a una burocracia excesiva. Por lo tanto, debe tener en cuenta la posible ralentización de los procesos de su empresa debido a la estandarización.
Esta es una de las más importantes en las compensaciones de la sistematización.
Por ejemplo, en su empresa hay un proceso específico que seguir cuando se introduce un nuevo pedido. Supongamos que introduce el código del producto en su sistema ERP y crea un registro de pedido, seguido de una orden de compra. Lo normal es que reciba un gran pedido telefónico que hay que atender de inmediato. Pero se arriesga a perder la venta si pide al cliente que espere mientras lo introduce en el sistema, o si lo traslada a un día laborable porque es fin de semana. Es fundamental estar preparado para este tipo de situaciones.
¿Qué salvaguardas puede poner en marcha?
En el proceso de normalización y sistematización de su empresa, preste mucha atención a dos factores importantes:
- Decida el nivel de sistematización adecuado para su empresa.
Evite sistematizar en exceso. Restrínjala a un nivel manejable.
Por ejemplo, si tiene 100 productos en cartera, evite utilizar códigos de 10 dígitos excesivamente complicados como números SKU. O evite intentar configurar una herramienta CRM excesivamente complicada si sólo gestiona 50 clientes. En su lugar, elija métodos que sean metódicos sin sacrificar drásticamente la flexibilidad.
- Deje espacio a la flexibilidad para adaptarse a situaciones cambiantes
Aunque sus procesos requieran sistematizar los pedidos en su sistema ERP, a veces debe ser capaz de gestionarlos manualmente, y los procesos de su empresa deben permitirlo. No lo pase por alto ni lo ignore; esa flexibilidad puede ser necesaria en ocasiones.
Contra 2: Limitación de la creatividad y la innovación
La innovación dentro de su sistema se verá obstaculizada si su empresa tiene un procedimiento estándar establecido que no cambia con el tiempo y no ha sido sistematizado para dar cabida a tales ajustes.
Tenga en cuenta, por ejemplo, su procedimiento actual de registro de clientes o su sistema de seguimiento de pedidos. Estos pueden tener ciertas deficiencias, y su empeño en mantenerlos así podría hacerle pasar por alto oportunidades de desarrollo. Es ventajoso permitir estas mejoras.
Debe diseñar los sistemas de su empresa que pueden mejorarse para crear un plan de acción. Asegúrese de tener en cuenta las actualizaciones, mejoras y desarrollos futuros cuando establezca un sistema de este tipo. El inconveniente es que, aunque al principio requiere mucho trabajo, al final le libera de muchas cargas.
Contra 3: Las soluciones únicas son inadecuadas para problemas complejos y dinámicos
Ciertos procesos tienen una complejidad inherente y pueden requerir una laboriosa introducción manual en momentos concretos. Intentar sistematizar todos estos intrincados procesos puede resultar muy difícil y llevar mucho tiempo.
Puede que quiera pensar en excluir algunos procesos para evitar los inconvenientes de la sistematización.
Es fundamental que identifique en su plan de acción qué aspectos de su sistema pueden sistematizarse fácilmente y cuáles necesitan la intervención humana.
Con 4: Disminución de la satisfacción laboral y de la motivación de los empleados
Un fuerte énfasis en los enfoques metódicos puede hacer que los empleados sientan que no están haciendo una contribución valiosa en algunas organizaciones.
Los empleados no deberían tener mentalidad de robot. Por lo tanto, es ventajoso disponer de áreas de mejora manual en las que puedan participar los empleados si tiene muchos procesos estandarizados.
Contra 5: Lentitud de respuesta a los cambios en las condiciones del mercado y de los clientes
Aunque disponga de un gran sistema, tanto el mercado como su plan de negocio cambiarán en el futuro. Por eso, es posible que tenga que volver a empezar el sistema desde cero si no es lo suficientemente flexible para adaptarse a esta evolución, lo que le costará mucho tiempo y esfuerzo.
Así que, como ya se ha dicho, es muy importante que tenga en cuenta tanto las condiciones actuales como las expectativas futuras a la hora de diseñar su sistema.
5. Resumen de las ventajas y desventajas de la sistematización
En resumen, la sistematización es un tema popular y muy recomendable. Aunque reconocemos su importancia, es fundamental tener en cuenta que también existen contrapartidas de la sistematización. Si fuera fácil, todo el mundo lo llevaría a cabo.
En consecuencia, decida el nivel de sistematización y normalización que va a aplicar en su organización en lugar de saltárselo. Así pues, tenga en cuenta las desventajas mencionadas y cree una estructura que las tenga en cuenta, junto con planes de acción adaptados a sus necesidades.
Lecturas recomendadas:
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