Las 10 mejores técnicas de gestión de inventarios: Una guía completa
En este artículo le explicaremos las principales técnicas de gestión de existencias con ejemplos y características clave. Así, podrá descubrir los mejores métodos y elegir el más adecuado para gestionar sus existencias con eficacia.
Tabla de contenido
I. ¿Qué es la gestión de stocks?
II. ¿Qué significa Técnicas de Inventario?
III. Principales técnicas de gestión de inventarios
- Justo a tiempo (JIT)
- Análisis ABC
- FIFO, LIFO o Media Ponderada
- Cantidad Económica de Pedido (EOQ)
- Stock de seguridad
- Seis Sigma
- Envíos directos
- Niveles PAR
- Fórmula del punto de pedido
- Gestión perpetua de inventarios
IV. ¿Cómo hacer un seguimiento de mi inventario?
I. ¿Qué es la gestión de stocks?
Hacer un seguimiento del inventario es una parte importante de cualquier empresa que venda bienes físicos. Porque, una gestión eficaz del inventario significa vigilar cómo se mueven las cosas de las fábricas a los almacenes y luego a las tiendas donde se venden. El objetivo principal de la gestión del inventario es asegurarse de que siempre haya existencias suficientes para satisfacer las necesidades de los clientes y no demasiadas existencias que ocupan espacio y cuestan dinero.
Las empresas pueden reducir costes, mejorar el flujo de caja y ganar más dinero gestionando bien su inventario. Incluye muchas tareas, como hacer pedidos, almacenar, hacer un seguimiento y gestionar el inventario. Las empresas pueden evitar quedarse sin existencias o tener demasiadas si utilizan buenas técnicas de gestión del inventario. De este modo, siempre podrán satisfacer las expectativas de los clientes.
II. ¿Qué significa técnicas de inventario?
Las técnicas de inventario son los planes y estrategias que se utilizan para hacer un buen seguimiento y gestión de las existencias. Estas técnicas ayudan a las empresas a averiguar cuántas existencias deben tener a mano, cuándo deben volver a hacer pedidos y cómo hacer un seguimiento de sus niveles de inventario.
Además, hay diferentes formas de gestionar el inventario, y cada una tiene sus propias ventajas y las mejores situaciones para su uso. Por eso, el tipo de negocio, los productos y el tamaño de las operaciones afectan a qué técnica es la mejor.
Una gestión más eficaz del inventario traerá consigo costes más bajos y clientes más satisfechos.
Así pues, descubramos los métodos clave para que pueda gestionar sus existencias con mayor eficacia.
III. Principales técnicas de gestión de existencias
A continuación, le explicaremos las principales técnicas de gestión de existencias con ejemplos sencillos y fáciles de entender:
1. Justo a tiempo (JIT)
Cuando utiliza la gestión de inventarios justo a tiempo (JIT), sólo pide y recibe inventario cuando lo necesita para la producción. Por tanto, este método reduce los costes de mantenimiento y la cantidad de capital que se queda atascado en el inventario.
Pero el JIT necesita predicciones precisas de la demanda y proveedores fiables para no quedarse sin existencias..,
2. Análisis ABC
Básicamente, el análisis ABC es una forma de dividir el inventario en tres grupos en función de la importancia de cada uno:
- Losartículos A son artículos caros que no se venden muy a menudo.
- Losartículos B son productos con un valor moderado que no se venden muy a menudo.
- Losartículos C son artículos de poco valor que se compran mucho.
Este método ayuda a las empresas a organizar su trabajo de gestión para que las cosas más importantes reciban la mayor atención.
>> Descargar plantilla de análisis ABC
Para que un Análisis ABC sea eficaz, debe
- Calcular los valores de sus artículos/productos
- Clasificar sus artículos según su valor
- Definir sus tasas ABC
- Clasificar sus artículos
Nuestra plantilla ABC le ayudará a agrupar su inventario según la regla ABC con fórmulas, clasificación y formato automatizados. Además, se incluye un cuadro de mandos profesional.
3. FIFO, LIFO o la media ponderada como técnicas de gestión de existencias
Una de las decisiones más importantes en la estrategia de existencias es definir las direcciones de entrada y salida de existencias al calcular los valores de inventario. Los métodos de cálculo más habituales son el FIFO, el LIFO y la media ponderada.
¿Qué es el FIFO?
En primer lugar, cuando se utiliza el FIFO (primero en entrar, primero en salir) para calcular cuánto vale un inventario, los artículos más antiguos se venden primero. Este método funciona bien para mercancías que se estropean rápidamente o que tienen fechas de caducidad, porque se asegura de que las existencias más antiguas se agoten antes de que se estropeen.
¿Qué es LIFO?
En segundo lugar, el LIFO (Last in Last Out) supone que los artículos más nuevos se venden primero. En épocas en las que los precios suben, el sistema LIFO puede ser útil porque reduce la base imponible al igualar los costes recientes más elevados con los ingresos actuales.
¿Qué es la media ponderada como técnica de gestión de inventarios?
En tercer lugar, la media ponderada consiste en calcular el valor de sus existencias calculando todo el valor total de las existencias y dividiéndolo entre la cantidad total.
Supongamos que tenemos 50 unidades de existencias con un precio unitario de 10 $. En primer lugar, compraremos 50 unidades más con un precio unitario de 12 $ y, a continuación, otro lote de 50 unidades con un precio unitario de 14 $. Después, venderemos 80 unidades. Ahora, calculemos el COGS (Coste de los bienes vendidos) y los valores finales de inventario según estos tres métodos diferentes.
Con FIFO, la cantidad vendida empezará a salir de las existencias más antiguas. Así, las primeras 50 unidades procederán del inventario inicial, y las 30 unidades restantes procederán del inventario de la compra 1. Entonces el COGS será de 860 $ y el Valor Final de las Existencias será de 940 $.
Por otro lado, con LIFO, las primeras 50 unidades procederán de las existencias más nuevas, en este caso de las existencias de la Compra 2, mientras que las 30 unidades restantes procederán de la Compra 1. Entonces, el COGS será de 1.060 $ y las existencias finales serán de 740 $.
Por último, con la Media ponderada como técnica de gestión de existencias, calculamos el precio unitario medio ponderado de todas las existencias y, a continuación, lo multiplicamos por la Cant. de ventas para calcular el COGS. Así, con este método, el COGS será de 960 $ y las existencias finales de 840 $.
Así, puede comparar los resultados y decidir el método en función de su situación financiera, objetivos, normativa legal, tipo de producto, coyuntura económica, etc.
4. Cantidad de pedido económica (EOQ)
La cantidadeconómica de pedido (EOQ) es una fórmula para encontrar la mejor cantidad de pedido que mantenga los costes de gestión de inventario lo más bajos posible, teniendo en cuenta tanto el coste de hacer pedidos como el de mantener el inventario.
Las empresas pueden utilizar la fórmula EOQ para encontrar el mejor equilibrio entre los costes de hacer pedidos y los costes de mantener existencias. Las empresas pueden reducir las existencias innecesarias, evitar quedarse sin artículos y mejorar el flujo de caja calculando el EOQ.
- D es la demanda anual del producto (unidades al año).
- S es el coste de pedido por unidad (coste por pedido).
- H es el coste de mantenimiento o transporte por unidad y año.
Con la fórmula EOQ, puede encontrar la mejor cantidad de pedido que mantenga los costes totales de inventario lo más bajos posible, lo que incluye los costes de pedido y de mantenimiento. La fórmula EOQ ayuda a las empresas a calcular la cantidad de pedido que les ahorrará más dinero cada vez.
Así pues, este método funciona mejor para las empresas que tienen una demanda constante, y puede añadirse a los sistemas de gestión de inventarios para que el proceso de pedido sea más eficaz y automatizado.
5. Stock de seguridad
El stock de seguridad es el inventario extra que se mantiene a mano en caso de que se agoten las existencias debido a cambios en la demanda o a problemas en la cadena de suministro. Así, este método garantiza que siempre haya existencias suficientes para satisfacer la demanda que surja de improviso.
Si su mercado es demasiado sensible a cambiar de proveedor, es mejor que disponga de existencias de seguridad.
6. Seis Sigma en las técnicas de gestión de inventarios
Seis Sigma es un método basado en datos que pretende mejorar los procesos empresariales deshaciéndose de los errores y reduciendo la variación. Cuando se trata de la gestión de inventarios, las técnicas Seis Sigma ayudan a las empresas a ser más precisas y eficientes encontrando y deshaciéndose de las razones por las que se producen errores e incoherencias en el proceso.
>> Descargar plantilla de calculadora Seis Sigma
Este método utiliza un cuidadoso análisis estadístico para realizar un seguimiento y mejorar el rendimiento operativo, lo que a la larga ahorra dinero, aumenta la calidad y hace más felices a los clientes. Las empresas pueden mejorar su rendimiento empresarial general, reducir sus niveles de inventario y acelerar sus cadenas de suministro utilizando Seis Sigma.
7. Envíos directos
Elenvío directo es una forma que tienen las tiendas de gestionar su inventario en la que no mantienen productos en stock, sino que envían los pedidos de los clientes y la información de envío a un proveedor externo, que envía la mercancía directamente al cliente.
Este método reduce la necesidad de almacenar inventario, el coste de hacerlo y el riesgo de quedarse sin existencias o tener demasiadas.
El drop-shipping permite a las empresas vender muchos artículos diferentes sin tener que comprar muchas existencias de una sola vez. Por lo tanto, esto lo convierte en una buena opción para las tiendas en línea que quieren crecer rápidamente pero no tienen mucho dinero para gastar. Sin embargo, para asegurarse de que las entregas se realizan a tiempo y los clientes están contentos, necesita unas relaciones sólidas con sus proveedores y unos sistemas de procesamiento de pedidos que funcionen bien.
8. Niveles PAR
Los niveles dereposición automática periódica (PAR ) son niveles de inventario establecidos para cada artículo que harán que se vuelva a pedir. Así, cuando las existencias caen por debajo de estos niveles, se realiza un reaprovisionamiento automático para que vuelvan a alcanzar el nivel PAR.
Además, este método garantiza que siempre haya suficiente cantidad de las cosas más importantes sin tener demasiadas. Los niveles PAR se utilizan a menudo en ámbitos como la sanidad y la hostelería, donde los suministros deben estar disponibles en todo momento.
Manteniendo la cantidad adecuada de inventario a mano, las empresas pueden mantener bajos sus costes de transporte, evitar quedarse sin los productos esenciales y asegurarse de que siempre tienen acceso a ellos.
9. Fórmula del punto de pedido
La fórmula del punto de pedido calcula el nivel específico de inventario al que debe hacerse un nuevo pedido.
>> Descargar plantilla de planificación de pedidos de suministros
Así pues, esta técnica garantiza que las existencias se vuelvan a pedir antes de que se agoten, teniendo en cuenta el plazo de entrega y la utilización media diaria. S, debe crear los pedidos de compra cuando sus niveles de existencias desciendan hasta el punto de reorden.
10. Gestión perpetua del inventario
Con la gestión perpetua del inventario, la cantidad de existencias siempre se está comprobando y modificando a medida que se producen las transacciones. Los sistemas de inventario perpetuo utilizan tecnología como escáneres de códigos de barras, etiquetas RFID y software de gestión de inventarios para actualizar los recuentos de inventario automáticamente cada vez que se vende, se compra o se devuelve un artículo.
En realidad, esto es diferente de los sistemas de inventario periódicos, que sólo actualizan los registros cada cierto tiempo. Así, las empresas pueden utilizar este método para obtener información precisa y actualizada sobre sus niveles de inventario, lo que les ayuda a tomar decisiones inteligentes sobre reordenación, almacenamiento y estrategias de venta.
Al mostrar siempre el estado del inventario, la gestión perpetua del inventario ayuda a evitar que se agoten las existencias, a reducir las existencias sobrantes y a aumentar la eficacia general. Este método funciona especialmente bien para las empresas que realizan muchas transacciones y quieren conectar su gestión del inventario con otras tareas empresariales como la contabilidad y las ventas.
IV. ¿Cómo hacer un seguimiento de mi inventario?
Por último, sea cual sea la estrategia o el método que decida, debe establecer un sistema de seguimiento de su inventario. De hecho, puede utilizar un software o simplemente crear una hoja de cálculo de inventario para controlar y calcular el valor y los niveles de su inventario de forma dinámica.
Aquí tiene la plantilla de seguimiento de existencias e inventario de Someka para ayudarle a organizar todo su proceso de entrada y salida de existencias.
>> Descargar Rastreador de existencias e inventario
Así pues, disponible en Excel, esta plantilla le proporciona una herramienta de gestión de inventarios rentable y fácil de poner en marcha:
- Enumere sus artículos
- Registre sus compras y ventas
- Controle en su tablero los movimientos de existencias
Así de fácil. Además, se trata de una plantilla editable e imprimible, que puede personalizar según sus necesidades y utilizar en sus presentaciones. Además, también puede descargar plantillas excel de inventario para otras necesidades de gestión de existencias, como hojas de recuento, análisis abc o generador de sku, etc.
V. Consejos adicionales sobre técnicas de gestión de inventarios
También existen algunas preguntas frecuentes (FAQ) sobre técnicas de gestión de inventarios. Así que también intentaremos responderlas:
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¿Cuáles son los métodos para gestionar el inventario?
Los métodos más comunes para la gestión de inventarios son Justo a Tiempo (JIT), Análisis ABC, FIFO-LIFO, Cantidad Económica de Pedido (EOQ), stock de seguridad, Stock de Seguridad, Fórmula del Punto de Reorden, Seis Sigma, Drop shipping, PAR (Reaprovisionamiento Periódico Automático) y Gestión Perpetua de Inventarios. Así pues, cada técnica es adecuada para un motivo diferente y puede adaptarse para ajustarse a las necesidades y circunstancias de una empresa.
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¿Cuál es la mejor forma de hacer un seguimiento de mi inventario?
La mejor forma de llevar un control del inventario depende del tipo de empresa y de su funcionamiento. Sin embargo, en la mayoría de los casos puede conseguir los mejores resultados utilizando una mezcla de técnicas, como el EOQ para determinar la mejor cantidad de pedido, manteniendo unas existencias de seguridad y clasificando el inventario mediante el análisis ABC. Además, el uso de software para la gestión del inventario también puede automatizar y agilizar muchas de estas tareas.
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¿Cuál es la forma más habitual de hacer un seguimiento del inventario?
El método FIFO es la forma más común de llevar la cuenta del inventario. Mucha gente utiliza el FIFO porque funciona con la forma en que el inventario se mueve de forma natural, asegurándose de que los artículos más antiguos salen primero de las existencias. Además, este método es especialmente importante para las empresas que tratan con mercancías que se estropean rápidamente o tienen fechas de caducidad.
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¿Cuál es la diferencia entre LIFO y FIFO?
FIFO(primero en entrar, primero en salir) y LIFO(último en entrar, primero en salir) son dos formas diferentes de calcular cuánto vale un inventario. FIFO significa que los artículos más antiguos del inventario salen primero de las existencias, lo que es estupendo para las mercancías que se estropean rápidamente. LIFO significa que el inventario más reciente sale primero de las existencias, lo que puede ayudar a reducir la base imponible cuando los precios suben. Debe elegir entre FIFO o LIFO según el plan financiero de su empresa y el tipo de inventario.
VI. Conclusión: Técnicas de gestión de inventarios
En este artículo hemos intentado ofrecer una recopilación de las principales técnicas de gestión de inventarios. Como todas tienen pros y contras, es importante comprender claramente la dinámica para elegir la mejor opción u opciones para su empresa.
Cualquier empresa que venda bienes físicos necesita ser capaz de gestionar bien su inventario para tener éxito. Los distintos métodos, como el justo a tiempo (JIT), el análisis ABC, el FIFO, el LIFO, el EOQ, las existencias de seguridad y la fórmula del punto de pedido, tienen cada uno sus propias ventajas y pueden diferir para adaptarse a las necesidades de una empresa.
Por último, el uso de estos métodos junto con un software de gestión de inventarios puede darle una gran ventaja en el competitivo mercado actual.
¡Esperamos que haya disfrutado de nuestro artículo!
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