Tutorial de diagrama de flujo: Preguntas comunes, tipos, herramientas y consejos

Un diagrama de flujo es la representación gráfica que demuestra el flujo de trabajo de una empresa, el proceso empresarial crucial o la solución de un problema. Hoy en día, un diagrama de flujo puede considerarse una herramienta empresarial esencial para que las empresas documenten, estudien, planifiquen y mejoren su comunicación con diagramas sistemáticos fáciles de usar.

He aquí un rápido tutorial de la herramienta Someka Flowchart Maker:

La progresión de cualquier tema puede mostrarse mediante el uso de recuadros, flechas, triángulos (o cualquier forma que desee utilizar). Puede ser una herramienta técnica para compartir con sus colegas o supervisores. O, por otro lado, puede ser una herramienta común con diagramas sencillos para que comparta su visión con su audiencia.

¿Cuáles son las ventajas de crear un organigrama?

• Representación visual sistemática

La principal ventaja de utilizar un organigrama es la capacidad de demostrar visualmente la mejora, la progresión o cualquier secuencia por la que pase su organización. Además, no tendrá que lidiar con pilas de papel o largas diapositivas de presentación. Se pueden poner numerosos diagramas detallados en un solo documento. Puede presentar el flujo de trabajo de la empresa, la progresión o incluso el fracaso de la misma, a través de un documento fácil de escribir y de leer tanto para sus empleados como para sus empleadores. Además, todos los documentos que haya creado podrán compartirse con sus clientes, consumidores y público en general para impulsar sus ventas.

• La comunicación hecha fácil

¿Quién quiere pasar la mañana con una reunión innecesaria cuando puede ser fácilmente un correo electrónico? Nadie. Así, mediante el uso de organigramas, los equipos pueden comunicarse fácilmente entre sí sin tener que lidiar con reuniones informativas inútiles y complicadas. Aclarar un proceso ayuda a los miembros del equipo a comprender y mejorar su flujo de trabajo. Además, este método visual ofrece a todos los empleados la posibilidad de ahorrar tiempo.

• Análisis de cada proceso

Los organigramas pueden mostrar «qué es el proceso», «cómo puede mejorarse» y, lo que es más importante, «qué pasos hay que dar para conseguir esta mejora». Analizando los datos de su organización, las opciones de cada proceso de su organización pueden ser claramente vistas y comprendidas por todos. Sobre todo ayuda a los analistas a darse cuenta de las decisiones y opciones de la empresa de forma visual.

• Coordinación entre todos

Los organigramas son una herramienta crucial para los gestores de proyectos, independientemente del ámbito de su empresa u organización. La capacidad de programar eventos y asignar personas sin preocupaciones disminuye el riesgo de fracaso. Ayudan a los gestores de proyectos a ahorrar tiempo y recursos eliminando los elementos innecesarios del proceso. Además, ayuda a los autónomos o a los empleados que trabajan con frecuencia a ver mejor «qué hacer» o «qué acción tomar».

• Eficacia en el trabajo

Estos beneficios de comunicación y coordinación, por supuesto, van a mostrarse al observar la eficiencia de sus empleados. Los diagramas enumeran todos y cada uno de los pasos necesarios que daría un empleado. Por lo tanto, elimina todos los detalles inútiles. Y en el proceso de eliminar los elementos innecesarios, elimina también el potencial de errores. Un diagrama de flujo es la representación visual de los requisitos para alcanzar el éxito en cualquier proceso.

• Problemas y soluciones

Tal y como se menciona el potencial de errores, los organigramas siempre son útiles para diseccionar las líneas de actuación ante cualquier problema. Si un problema aparece visualmente para los empleados, resulta más fácil encontrar una solución.

• Documentación formalizada

Usted no va a trabajar con entusiasmo mientras mira unos gráficos aburridos, incoloros y complicados en un trozo de papel. Sin embargo, con un organigrama, puede consultar las partes importantes de su empresa en cualquier dispositivo tecnológico que prefiera. E incluso si desea imprimirlo, ¡también puede hacerlo fácilmente!

Cómo se utilizan los organigramas en diversos campos:

En el campo de la educación, puede:

• Planificar programas de estudios
• Establecer un plan de estudios para la clase
• Ayudar a los alumnos a cumplir sus requisitos académicos
• Crear presentaciones
• Organizar un proyecto de grupo
• Redactar, preparar y organizar los deberes
• Estructurar ejemplos de escritura creativa
• Mostrar el desarrollo de personajes en la literatura o el cine
• Enseñar algoritmos científicos
• Trazar procesos biológicos, químicos y físicos

En ventas y marketing, puede

1. Planificar una encuesta (sus preguntas, proceso y resultados)
2. Construir su discurso de ventas
3. Investigar estrategias de marketing
4. Detectar posibles deficiencias
5. Procese los datos
6. Analice la satisfacción del cliente
7. Identifique los puntos de despilfarro de recursos
8. Indicar puntos de gasto innecesario
9. Mostrar el flujo de ventas (aumento o disminución)

En el sector financiero, puede

• Establecer normas y orden en la empresa
• Demostrar la rutina diaria de un empleado (o empleados)
• Darse cuenta de los pasos que sigue un visitante en la página web de la empresa
• Averiguar el camino que sigue un cliente dentro de la tienda
• Obtener los documentos necesarios en cada proceso comercial de la empresa
• Auditar un departamento o la propia empresa
• Consiga un proceso de gestión de datos satisfactorio

En la fabricación, puede

• Indicar los ingredientes de un producto
• Visualizar el proceso de fabricación de principio a fin
• Descubrir los problemas y las carencias de la empresa
• Resolver cualquier ineficiencia
• Diseñar productos
• Actualizar el proceso de fabricación con la tecnología en constante desarrollo
• Presentar un nuevo producto al público
• Mostrar a los empleados y a los clientes cómo utilizar el nuevo producto

¿Cuáles son los símbolos esenciales de un organigrama?

• El óvalo

La forma ovalada se utiliza para mostrar el principio o el final de un proceso. A veces también se conoce como «el terminador». Sin embargo, no olvide utilizar esta forma tanto al inicio del proceso como al final del mismo.

• El rectángulo

El rectángulo representa cualquier paso en el que esté diagramando un flujo de trabajo, una mejora o cualquier proceso de establecimiento. Puede utilizar la forma de rectángulo en cada paso del proceso, como tareas básicas o acciones sencillas.

• La Flecha

La flecha se utiliza para guiar a la persona que sigue el documento. Las flechas son la «guía turística» de sus gráficos y diagramas: hacen que todo parezca limpio y enfatizan ciertos puntos.

• El diamante

La forma de diamante indica que se requiere una decisión para avanzar en el documento. Esta decisión puede ser una simple pregunta de «sí o no» o quizá una más compleja que necesite tiempo y contemplación para que la persona la tome.

¿Cuáles son los distintos tipos de organigramas?

• Organigramas documentales

Este tipo de organigramas muestra el flujo de papel entre los distintos departamentos. Su finalidad es mostrar los controles y el funcionamiento propios de cada uno de los departamentos de una organización. Son una herramienta crucial sobre todo para los analistas de la empresa. Porque ayudan a los analistas a comprender y registrar los distintos tipos de procesos de trabajo que tienen lugar en la empresa. Concretamente, deben leerse de izquierda a derecha. La razón de ello es la indicación del flujo de trabajo a través de las diferentes unidades de la empresa.

• Diagramas de flujo de datos

Los diagramas de flujo de datos son la representación visual del flujo de datos dentro de un sistema de información de una empresa. Este tipo de gráficos están diseñados específicamente para mostrar la transmisión de los datos a través de los canales dentro del sistema de información. Los canales destacados muestran los procesos de flujo de datos, el almacenamiento de datos y las entidades externas en relación con los datos de la empresa. Ayuda a crear una imagen de la visión general del sistema sin sumergirse en los detalles innecesarios de los datos y la información. Los diagramas de flujo de datos también se conocen como diagramas de flujo de datos (DFD).

• Diagramas de flujo del sistema

Este tipo de diagramas representan el flujo de datos a través de los componentes de un sistema, así como las decisiones de control de los datos. Estas acciones incluyen la entrada de datos, la inclusión de programas, medios, procesadores y redes dentro de los sistemas. Estos tipos de gráficos simplemente «identifican los dispositivos que se van a utilizar». Por ejemplo: Un automóvil moderno. Un diagrama de flujo del sistema de un automóvil puede representar el mecanismo del control de crucero incluyendo el diagrama del flujo de combustible al motor. El funcionamiento correcto de los sensores de velocidad y cómo responde el sistema del motor cuando el automóvil acelera. Todas estas acciones pueden detallarse en un diagrama del sistema para que el mecanismo del control de crucero funcione correctamente.

• Diagramas de flujo del proceso

Los diagramas de flujo de procesos o también conocidos como diagramas de flujo de procesos (PFD) se utilizan para demostrar procesos de alto nivel en ingeniería química y de procesos. Representan visualmente las relaciones importantes entre los componentes principales dentro de la empresa. A través de un diagrama de flujo, se centran en los acontecimientos y procesos principales e importantes. En un PFD no podrá encontrar detalles menores y triviales.

• Diagramas de flujo del programa

Este tipo de diagramas se diseñan para proporcionar los símbolos gráficos que representan las instrucciones codificadas. Ilustran los controles internos de un sistema. Para crear un diagrama de flujo de programa se utilizan cuatro símbolos clave. Estos símbolos son inicio, proceso, decisión y fin. Ayudan específicamente a los desarrolladores de software y a los programadores informáticos a localizar, corregir y actualizar fallos y errores en el código que han escrito.

• Modelo y notación del proceso empresarial

Este método conocido simplemente como BPMN se utiliza para representar la secuencia y la progresión de los procesos empresariales de una organización. Detalla las actividades comerciales de una empresa y sus asuntos financieros. Ayuda a empleados y empresarios a darse cuenta de los pasos precisos que da una empresa. BPMN es especialmente útil para analistas, gestores de proyectos, contables y consultores empresariales.

¿Cómo se crea un diagrama de flujo?

Un diagrama de flujo exitoso debe presentarse de forma organizada. Debe transmitir la información de forma detallada pero no complicada. A continuación encontrará los pasos básicos para crear uno:

1. Identifique su propósito

Antes de dibujar una forma o incluso una línea, tiene que decidir cuál es su propósito. ¿Qué pretende conseguir con este documento? Si responde a esta pregunta, podrá pasar al siguiente paso.

2. Investigue

Los organigramas deben ser detallados y minuciosos y, al mismo tiempo, no lo suficientemente enrevesados como para que cualquier persona pueda entenderlos al mirarlos y leerlos. Puede que usted sea un experto en el tema y en el tipo de diagrama que está creando, sin embargo, tenga en cuenta que no todas las personas dominan el tema.

3. Decida el alcance

Puede que tenga más datos e información de los que necesita. Puede eliminar y cambiar algunos de los elementos para no incluir desorden innecesario. Especifique lo que «necesitan» saber, no lo que «les gustaría» saber en su gráfico y, sólo entonces, podrá decidir el tamaño y la capacidad.

4. Determine su orden de acontecimientos y decisiones

Los organigramas deben seguir un orden cronológico, independientemente del tema, el tipo y los elementos que incluya en ellos. Por eso es importante establecer una línea temporal. Para ello, puede hablar con los participantes, procesar los datos y revisar los relatos anteriores.

5. Organice… ¡todo!

Ahora que tiene todos los elementos necesarios, es el momento de organizarlos y ponerlos en orden. Entre ellos se incluyen los detalles del proceso, las decisiones, los datos y la información, las opciones múltiples, las entradas y las salidas.

6. Construir diagramas

Puede dibujar y crear sus formas. Puede hacerlo a mano y dibujando todo uno a uno, sin embargo, más adelante en esta entrada del blog, encontrará formas mucho más sencillas de crear sus diagramas en plataformas digitales.

7. Valide cada dato

Haga que la gente confirme los datos y la información que ha incluido. Asegúrese de que no ha cometido ningún error mayor o menor, de que no ha pasado por alto nada importante o de que no ha omitido ningún acontecimiento o decisión importante o clave.

Herramientas en línea frente a Microsoft Excel

Hay muchos generadores de organigramas diferentes que puede encontrar en línea, servicios gratuitos y de pago. En este capítulo se van a presentar un par de programas diferentes con su uso, plataforma y precio. Entonces, será mucho más fácil realizar una comparación entre estas herramientas en línea y Microsoft Excel.

Una de las muchas herramientas en línea que puede encontrar es Edraw de Wondershare. Puede crear diagramas de flujo, diagramas de flujo de datos y BPMN, como se ha mencionado anteriormente. Puede utilizarse en plataformas Windows, Mac y Linux. Sin embargo, sus desventajas son que su precio oscila entre 29 y 145 dólares. Además, como toda herramienta en línea, también tiene una cuota de suscripción mensual. Además, quizá la mayor desventaja de este programa sea la falta de integración del software y los programas con los que están familiarizados los diseñadores.

Draw.io es otra herramienta en línea a la que sólo se puede acceder en un navegador. Proporciona generadores de diagramas de flujo, diagramas de procesos y diagramas de red. Su uso en los departamentos es abundante. Diseñadores, desarrolladores y analistas utilizan esta herramienta en línea. Además, como ocurre con los sitios web que terminan en ‘.io’, es gratuita. Aunque es compatible con todos los dispositivos digitales y todos los navegadores, su método de ‘arrastrar y soltar’ es demasiado sencillo para que lo utilicen expertos y profesionales.

Gliffy también es una herramienta en línea de construcción de diagramas basada en el método de ‘arrastrar y soltar’. Sus características y funciones, de hecho, representan una gama que no suele encontrarse en las herramientas en línea incorporadas en los navegadores. Dispone de una interfaz de usuario (IU) intuitiva, una importación de objetos fluida y formas que se encajan fácilmente en su lugar. Sin embargo, le falta personalización en cuanto al color y las formas que ofrece. Además, puede presentar algunos fallos cuando se utiliza en el navegador Google Chrome. Además, Gliffy utiliza el método de suscripción de pago mensual con 4,99 dólares al mes.

Tal vez se pregunte cuál es el mejor programa para crear sus organigramas. Sin lugar a dudas, es Microsoft Excel. En primer lugar, no existe una curva de aprendizaje para Excel. Todas las empresas, grandes o pequeñas, utilizan Excel y sus empleados deberían estar familiarizados con él. Luego, algunos de los programas que necesita descargar no son compatibles con los dispositivos Mac.

Sin embargo, Excel es compatible en y con todas las plataformas. No necesita aprender complicadas herramientas para los programas ni lidiar con el sencillo diseño de las herramientas de arrastrar y soltar. Todo lo que tiene que hacer es introducir sus datos y la información y Excel se encargará de todo lo demás. Puede crear sus organigramas con sólo pulsar un botón. Además, si desea cambiar algún dato, información, forma o color en el documento, no necesita hacerlo todo de nuevo. ¡Sólo tiene que cambiar lo que desee y Excel lo actualizará por usted!

Ventajas de utilizar diagramas de flujo:

Los organigramas son herramientas fáciles de crear sea cual sea el tamaño o el ámbito de su empresa. Es uno de los instrumentos más importantes para especificar o detallar cualquier tema de forma visual. No sólo proporciona a sus empleados o empresarios la claridad visual que necesitan, sino que también puede mostrarle algunos de los aspectos importantes de su tema que quizá haya pasado por alto.

Toda empresa necesita una documentación adecuada para cada proyecto de cada departamento. Estos registros son muy importantes para conservarlos y revisarlos más tarde, si se produce algún problema dentro de la empresa. Así, los gráficos y diagramas representan las decisiones, acontecimientos, elecciones y relaciones de la empresa.

Los organigramas se utilizan para procesar la información y hacerla digerible. De este modo, no hay confusiones, ni diagramas complicados, ni errores. Si la relación y la comunicación entre todos en la empresa es lo más clara posible, entonces, el riesgo de posibles errores disminuye.

A continuación encontrará algunos consejos que pueden facilitarle estos procesos y hacerlos más fluidos:

1. Decida su público antes de empezar. Cada diagrama que cree y cada presentación que haga tienen su propio público.
2. No se detenga tanto en los detalles. Los diagramas se crean para que usted transmita información o una decisión a alguien. Nadie quiere leer detalles innecesarios en un documento comercial, por lo tanto, incluya sólo la información importante.
3. Edite su gráfico. Puede cambiar detalles menores o mayores si su gráfico necesita una actualización o puesta al día. La fluidez del mismo es el factor más importante para que tenga éxito y sea fácil de leer.
4. No apriete todas las formas, detalles o datos en el mismo espacio. Puede dividir los gráficos y la información en diferentes páginas y diagramas.
5. No olvide el significado de los símbolos. Los símbolos -mencionados en un capítulo anterior- pueden considerarse sólo un elemento de «estilo». Sin embargo, su función es crucial. Cada forma representa algo y proporciona información al lector.

Resumen y plantillas gratuitas

• La plantilla de evaluación de riesgos presenta un formulario de gestión de riesgos fácil de usar, para que pueda detallar todos los riesgos potenciales y los impactos relativos a su empresa. Además, tiene un aspecto y un diseño profesionales para expertos y profesionales. Es compatible con dispositivos Windows y Mac, sin necesidad de instalación. Sólo tiene que descargarla gratuitamente y empezar a utilizarla de inmediato.
• La plantilla de tablero kanban en Excel cuenta con un tablero kanban automatizado diseñado específicamente para ser utilizado en Microsoft Excel. También cuenta con un mecanismo avanzado de generación de informes con gráficos dinámicos. Sus filtros fáciles de usar le permiten a usted y a todos los que consulten los gráficos ver el rendimiento general de los empleados. Además, como ocurre con las plantillas de Someka, funciona tanto en sistemas operativos Mac como Windows.
• Stock & Inventory Track er tiene todo lo que busca en cuanto al inventario de su empresa. Dispone de su propio Rastreador de Inventario Simple en Excel. También dispone de un cuadro de mandos para que pueda ver la situación del inventario de su empresa. Además, puede utilizar también el informe de inventario global y ver cada producto y su cantidad en un único informe. También incluye secciones para listas de artículos, ventas, productos recibidos, unidades, códigos de los productos y la categoría de los artículos en el inventario. Es gratuita y está lista para usar con sólo descargarla.
• La plantilla de matriz Eisenhower incluye una sección de datos fácil de rellenar. Con ella, podrá poner sus datos sin preocuparse y la plantilla de Someka le proporcionará las columnas «importante» y «urgente». Esta plantilla está diseñada específicamente para que pueda tener controlada su ‘lista de tareas pendientes’. Además, si desea imprimir su lista de tareas organizadas y llevarla consigo, puede hacerlo. ¡Los productos Someka siempre están totalmente listos para imprimir para usted y su empresa!

La herramienta esencial para crear sus organigramas es el Creador automático de organigramas de Someka. susdatos y personalizar cada pequeño detalle que desee con la posición de identificación personalizable. Formas, colores, tipos, etiquetas de decisión ¡todo está en sus manos! Podría pensar que esto es suficiente para una herramienta de diagramas de flujo, sin embargo, Automatic Flowchart Maker de Someka le ofrece la personalización de la configuración de las formas, la anchura y la altura, el tamaño de los huecos, la dirección vertical y horizontal de las formas y el tamaño de la fuente.

Además, si desea utilizar la herramienta de arrastrar y soltar, también puede elegir editar el diagrama. También le proporciona instrucciones claras y en hoja con la función de encendido y apagado. Es compatible con dispositivos Mac y Windows sin necesidad de instalación. Puede descargarlo y utilizarlo en Microsoft Excel. Además, es mucho más barato que sus alternativas. Y puede encontrar el vídeo informativo sobre el Creador automático de diagramas de flujo de Someka aquí.

Cada diagrama de flujo es diferente, por supuesto, pero todos constan de los mismos elementos: Análisis, documentación, normalización y comunicación. Estos conceptos, si se utilizan correctamente y con éxito, le van a conducir a un proceso exitoso de creación de diagramas y diagramas.