¿Qué es el diagrama PERT? ¿Cómo planificar mejor los proyectos utilizando el diagrama PERT?

¿Para qué sirve un diagrama PERT?

El diagrama PERT es una de las herramientas de organización y gestión más útiles en las que cualquiera puede sumergirse. No importa en qué esté trabajando; no importa el tamaño de su empresa o negocio; e independientemente de los otros programas que esté utilizando, el diagrama PERT es constantemente práctico y conveniente para sus necesidades.

¿Qué es el diagrama PERT?

Conozcamos los conceptos básicos del PERT. Las siglas PERT son la abreviatura de Técnica de Evaluación y Revisión de Programas. En raras ocasiones podrá ver que también se utiliza la palabra «Proyecto» en lugar de «Programa».

El objetivo principal de un diagrama PERT es analizar, revisar y demostrar las tareas necesarias para completar un proyecto. Se trata de una herramienta de gestión de proyectos que, sorprendentemente, utilizan sobre todo los directores de proyectos. Esta herramienta estadística se centra generalmente en el tiempo necesario para completar las tareas mencionadas y la comparación entre unas y otras.

La historia del PERT

El método en sí fue desarrollado por primera vez en 1958, en particular por la Marina de los Estados Unidos. El motivo de la creación de esta técnica surgió con el desarrollo de los misiles balísticos UGM-27 Polaris. Estos misiles balísticos se lanzaban desde submarinos, por lo que las propias misiones y el disparo de estos misiles requerían una gran capacidad de planificación, organización y comprobación. Debido al hecho de que pueden causar enormes daños y perjuicios al mundo entero, las complejas misiones exigían técnicas de gestión de proyectos nunca antes experimentadas. Así, se desarrolló la Técnica de Evaluación y Revisión de Programas (PERT).

Además, aunque los diagramas de Gantt se desarrollaron casi 40 años antes que los diagramas PERT, se popularizaron casi al mismo tiempo en los últimos años de la década de 1950. Los diagramas de Gantt se consideraban la versión más básica del PERT. Encontrará la diferencia entre estas dos técnicas de gestión de proyectos en los siguientes capítulos.

Convendría mencionar otro método de gestión de proyectos que se desarrolló junto con el PERT en 1957. El método del camino crítico (CPM), también conocido como análisis del camino crítico (CPA), es una técnica basada en algoritmos para programar adecuadamente las tareas de un proyecto. Aunque el PERT y el CPM funcionan por separado y se desarrollaron de forma independiente el uno del otro, se utilizaron (y se siguen utilizando hoy en día) conjuntamente.

Ahora que sabe qué es exactamente el gráfico PERT y cómo surgió, quizá se pregunte por qué debería utilizarlo. Veamos en detalle para qué se utilizan los gráficos PERT dentro de los proyectos y por parte de los gestores de proyectos.

¿Por qué debe utilizar los diagramas PERT?

Afortunadamente, la respuesta a esta pregunta es fácil. Porque utilizar el PERT es útil, provechoso y eficaz para ejecutar proyectos con éxito. A continuación encontrará las razones por las que los diagramas PERT facilitan estos procesos:

Gestión del tiempo (y del proyecto)

Los diagramas PERT se utilizan para calcular el tiempo mínimo que necesitará para finalizar su proyecto. La propia técnica examina cada una de las tareas y su duración. Y con los diagramas que presenta, contribuye al análisis de las conexiones entre estas tareas. Al final, da el resultado de la estimación del tiempo que necesita para completar su proyecto.

Gestión y organización visual

Todos estos datos numéricos y detalles pueden parecer complicados debido a que no existen suficientes representaciones visuales de esta información. Los diagramas PERT están aquí para cambiar eso. Al convertir y procesar todos los datos numéricos complejos en gráficos visuales sencillos, estará desordenando la gestión de su proyecto.

Ningún proyecto es ya «demasiado complicado

El progreso de los empleados, los detalles y aportaciones de los miembros del equipo para el proyecto y la comunicación entre todos los implicados puede parecer demasiado para manejarlo. Sinceramente, puede serlo. Sin embargo, tanto si es usted el gestor del propio proyecto como si es un miembro del equipo, funcionará mejor y más rápido con ‘información directa’.

Nadie quiere ocuparse de detalles «demasiado complicados» de un proyecto ya de por sí difícil de descifrar. Los diagramas PERT toman estos detalles y crean ilustraciones visuales y sencillas del proyecto. Al hacer llegar la información necesaria directamente a todos los miembros del proyecto, no habrá ningún proyecto que sea ‘demasiado complicado’ para ninguno de los implicados.

Mejora de la comunicación entre equipos

Un PERT es una herramienta tanto de gestión como de organización. Algunos proyectos pueden recibir la contribución de diferentes equipos en varios departamentos. Y por ello, algunos detalles pueden perderse durante la comunicación e interacción entre estos equipos de miembros. La creación de diagramas PERT también puede detallar qué departamento y qué miembros están realizando qué tareas. Ayuda a diferenciar claramente las responsabilidades particulares de varios departamentos en un proyecto. El diagrama PERT no sólo organizará las tareas de los departamentos, sino que también gestionará la duración de estas tareas.

El potencial de los posibles proyectos

Algunas veces puede que necesite planificar, organizar y gestionar proyectos mucho antes de la ejecución de los mismos. Eso significa que está creando gráficos PERT para «posibles proyectos» y estudiando el potencial de los mismos. Al desglosar la estructura y detallar el uso del tiempo para los proyectos, podrá ver si merece la pena desarrollar el proyecto. Se puede decir que los diagramas PERT le ayudan a examinar los ‘escenarios hipotéticos’.

Como puede ver, no es tan difícil averiguar por qué la mayoría de los gestores de proyectos utilizan los diagramas PERT. Es una de las herramientas más prácticas para la correcta gestión y organización de proyectos. Todo gestor de proyectos debería utilizar esta técnica no porque sea popular entre sus colegas, sino porque es uno de los mejores medios para alcanzar el éxito.

Comprender la terminología

Como todo concepto, los diagramas PERT también tienen sus propios términos. No es necesario que conozca hasta el más mínimo detalle de cada uno de los términos del glosario. Sin embargo, si no conoce el nombre de los términos y sus significados, no podrá crear un diagrama PERT adecuado. Debería familiarizarse al menos con los términos clave y sus definiciones que se enumeran a continuación:

Hito

Los hitos se utilizan para indicar el inicio y el final de una actividad o una tarea incluida en el proyecto. Este término también se conoce como evento PERT. El inicio de una actividad se denomina ‘hito de inicio’ o ‘evento predecesor’. Asimismo, el final de una tarea puede denominarse ‘hito de finalización’ o ‘evento sucesor’. Ambos hitos pueden utilizarse para señalar más de una tarea y actividad. Al tratarse sólo de un indicador, no utiliza tiempo ni recursos.

Tarea

La tarea en sí utiliza tanto tiempo como recursos. Los recursos consumidos para una tarea pueden incluir mano de obra humana, materias primas o procesadas, espacio físico y maquinaria intrincada.

La tarea es la representación del gasto de tiempo, energía y recursos en aras del proyecto. La tarea también puede denominarse «actividad PERT». Una tarea no puede iniciarse y ejecutarse sin un hito de inicio establecido. El símbolo de una tarea puede ser la forma de una flecha en un proyecto, que representa que la tarea debe ejecutarse. El símbolo de una tabla de tareas en un gráfico PERT es una forma similar a un rectángulo.

La tabla de tareas puede estimar el tiempo de inicio y finalización de las actividades, proyecta las fechas de inicio y finalización de las actividades e incluye la información del propietario de la tarea.

Camino crítico

La ruta crítica muestra el «camino» del proyecto. Es el camino que sigue el proyecto desde el primer evento PERT hasta el último para completar todo el trabajo dado. El camino crítico también incluye la duración de todas las tareas del proyecto, que pueden sumarse para mostrar el periodo de tiempo total. Traza el camino más largo posible desde el principio hasta el final.

Algunos proyectos pueden constar de múltiples rutas críticas que calculan la duración individual de todas las tareas. Así, estas rutas críticas también pueden calcular la duración global de todo el proyecto. El camino crítico se determina mediante el Método del Camino Crítico o también conocido como CPM, que ya se ha mencionado en los capítulos anteriores.

Holgura

Si alguna de las tareas se retrasa, entonces la duración del camino crítico también se retrasa. Sin embargo, si una tarea se retrasa y no provoca ningún retraso en la duración global del proyecto, se denomina holgura. Se puede pensar en un retraso individual para una tarea individual. Esta holgura no afecta (en términos de tiempo) a ninguna de las demás tareas incluidas en ella ni al proyecto en sí.

Este término también se conoce como holgura.

Actividad crítica (camino)

Si no hay holgura para ninguna de las tareas del camino crítico del proyecto, esa actividad se denomina actividad del camino crítico.

Plazo

Esta duración le indica cuánto debe emplear (en términos de tiempo) para completar una tarea o una actividad. El plazo de ejecución indica la duración «ideal» para completar una tarea sin que ello suponga un retraso o un impacto para las tareas posteriores.

Tiempo de retraso

El tiempo de retraso es la cantidad mínima de tiempo entre dos tareas. El tiempo de retraso muestra lo pronto que una tarea puede seguir a otra.

Tiempo optimista

El tiempo optimista es el tiempo mínimo posible necesario para realizar una tarea, una actividad o una ruta crítica. No se tienen en cuenta los acontecimientos inesperados, las tragedias repentinas y las catástrofes que pueden alterar radicalmente el tiempo optimista.

Tiempo pesimista

Es la mayor cantidad de tiempo necesaria para completar una tarea, una actividad o un camino. De nuevo, de forma similar al tiempo optimista, el tiempo pesimista tampoco incluye los acontecimientos inesperados y de impacto negativo. Puede considerarlo como «el peor escenario posible».

Nodos

Los nodos son sólo símbolos para representar visualmente acontecimientos e hitos. En un gráfico PERT, los nodos pueden tener forma de rectángulo o de círculo, según prefiera el director del proyecto.

Vectores

Los vectores son símbolos de la duración de las tareas. Pueden ser flechas sólidas o punteadas según el tipo de actividad o de tarea.

Lectura relacionada: Guía de tipos de diagramas UML: Más información sobre herramientas y ejemplos

Pros y contras del diagrama PERT

Sin duda, el PERT tiene más ventajas que inconvenientes. Pero sigue siendo importante conocerlas para decidir si desea utilizar esta técnica en sus proyectos o no.

Las ventajas de los diagramas PERT

• Un diagrama PERT aclara cuánto tendrá que dedicar a las tareas individuales y al proyecto en su conjunto.
• Presenta estructuras y desgloses detallados de la secuencia del proyecto.
• Mejora su capacidad de gestión.
• Facilita los procesos de gestión del proyecto.
• Crea (o refuerza) la comunicación entre usted y sus empleados, compañeros de trabajo, supervisores, etc.
• No sólo le ayuda a gestionar su tiempo y el del proyecto, sino que también le asiste sobre cómo puede gestionar también sus recursos.
• Esta gestión adecuada del proyecto conduce a la disminución de todo tipo de residuos.
• Analiza el tiempo, el presupuesto y las limitaciones de sus proyectos y de cada una de las actividades.
• También hace que el proceso de contribución entre diferentes departamentos al mismo proyecto esté disponible y sea mucho más fácil.
• Como ya se ha mencionado en los capítulos anteriores, se puede calcular el potencial de los proyectos como en los análisis «qué pasaría si…».
• Un diagrama PERT no sólo mejora su capacidad de toma de decisiones como gestor de proyectos sino que, además, permite presentar el proyecto de una forma mucho más sencilla y directa.
• Por último, pero no por ello menos importante, los diagramas PERT también aumentan la confianza entre el negocio y la empresa. El potencial de alta satisfacción del cliente se hace mucho más real.

Las desventajas de los diagramas PERT

• Aunque se realizan muchos cálculos para cada una de las tareas y la duración global de todo el proyecto, todos ellos se basan en estimaciones y conjeturas. Eso significa que una persona que no sea experta en la técnica puede llegar a resultados inexactos.
• La ventaja de un diagrama PERT es el ahorro de tiempo; pero en realidad, se necesita una cantidad considerable de tiempo y energía para reunir toda la información y crear un diagrama PERT. Se necesita tiempo para ahorrar tiempo. Es un aspecto importante a tener en cuenta en todo el proceso.
• Al igual que con los cálculos, si una persona que no está familiarizada con el concepto PERT aplica el método a los datos que le dan, puede tener consecuencias peligrosas. Supongamos que esa persona con cálculos inexactos para el proyecto ha elaborado un diagrama PERT. Este diagrama se presentará a los responsables para que confirmen o rechacen el inicio del proyecto. Si el diagrama es erróneo y confunde a personas como supervisores, jefes de proyecto y accionistas, entonces el proyecto sería denegado.
• Todo el concepto se basa en el hecho de que «una tarea debe terminar para poder empezar una nueva». Como sabe, las cosas no ocurren así en la vida real. De hecho, muchas tareas se realizan simultáneamente al mismo tiempo por trabajadores iguales o diferentes.

¿Cómo se utilizan los gráficos PERT en la gestión de proyectos?

Un diagrama PERT suele utilizarse antes de un proyecto con el fin de identificar claramente el tiempo, la energía y la mano de obra necesarios para el proyecto. Estos primeros pasos también pueden considerarse la primera parte del proyecto o, en algunos casos, como «preproducción».

La gestión del proyecto maneja la posibilidad de los riesgos que deben tenerse en cuenta. Calcular la duración del proyecto, averiguar cómo y cuándo completar cada tarea creará un calendario aplicable al proyecto. Además, los gestores de proyectos no sólo se ocupan del tiempo, sino también de los empleados, los supervisores, la comunicación independiente y otras responsabilidades personales o empresariales en general. Por ello, la gestión de cada uno de los proyectos es crucial para decidir si se sigue adelante con él o no.

Otra de las herramientas que los gestores de proyectos utilizan para la gestión es, como ya se ha mencionado en esta entrada del blog, el diagrama de Gantt. Los diagramas de Gantt también pueden utilizarse con los diagramas PERT; sin embargo, sus funcionalidades difieren realmente entre sí. Veamos las distintas capacidades de estas dos técnicas.

Diagramas PERT frente a diagramas de Gantt

Ambos tipos de diagramas permiten al usuario presentar su proyecto de forma visual. El usuario, pongamos por caso el gestor del proyecto, puede exponer las tareas y actividades del proyecto en ambas herramientas. Recogen los datos y los presentan a su manera. Y esa es exactamente la diferencia que adquieren: En cómo presentan los datos de todo el proyecto.

Diagramas de Gantt

Los diagramas de Gantt también pueden considerarse diagramas de barras. La cronología de todas las tareas, actividades y del proyecto en su conjunto se presenta de forma lineal. Mientras que el eje Y del gráfico presenta las tareas individuales del proyecto, el eje X representa el tiempo. Por lo tanto, hace que la línea temporal del diagrama de Gantt sea cronológica.

Al tiempo que mantiene una gestión eficaz del tiempo, el director del proyecto también puede organizar y personalizar las tareas, las personas responsables de dichas tareas y los detalles.

En comparación con los diagramas PERT, los diagramas de Gantt se utilizan sobre todo una vez iniciado el proceso. Se utiliza para la moderación y el seguimiento con el fin de lograr un nivel de transparencia para que los empleados y supervisores puedan seguir claramente el progreso. Todas las tareas, los detalles y los calendarios previstos para todo el proyecto.

Tanto si es el director general de una empresa, el gestor de un único proyecto o un miembro de un equipo, necesitará un diagrama de Gantt para realizar un seguimiento. Además de seguir el progreso de los proyectos individuales, podrá ver el panorama general de forma clara. Y si no sabe por dónde empezar para crear un diagrama de Gantt, ¡empiece con una plantilla de Excel!

El Excel Gantt Chart Maker de Someka está diseñado específicamente para los miembros de un proyecto, independientemente de su cargo. Esta plantilla tiene el enfoque profesional perfecto para la visualización de sus proyectos. A la vez que le ahorra tiempo con su interfaz básica pero detallada, ¡también le permite personalizar casi todas sus funciones! Con sólo pulsar un botón, podrá crear el propio diagrama de Gantt de su proyecto en cuestión de minutos. Se trata de una herramienta excepcionalmente útil para todos los implicados en la gestión de proyectos. También tenemos una plantilla de diagrama de Gantt de Google Sheets en nuestra cartera.

¿Cómo hacer un diagrama PERT en Microsoft Excel?

El proceso de creación de un diagrama PERT desde cero puede ser una tarea complicada y que requiere mucho tiempo. Por eso, en este capítulo, se le informará sobre el proceso paso a paso para crear un diagrama PERT sencillo en el programa más adecuado: Microsoft Excel.

La guía para principiantes’ de los diagramas PERT pasa por la creación de los nodos del gráfico con cuadros de texto o formas básicas en Excel. Pero, ¿qué pasos debe seguir?

Paso 1: Determine todos los hitos y tareas del proyecto

Por ejemplo, el proyecto en el que está trabajando es el aspecto visual de un edificio. Necesita a alguien que haga un boceto del edificio, detalle todas las partes cruciales para que funcione correctamente y luego las transfiera a los archivos digitales.

Sus hitos pueden ser:

• La fecha de inicio del proyecto
• La finalización de un boceto básico
• Los ajustes y anotaciones en el boceto
• El primer borrador del dibujo
• Los detalles añadidos
• Las notas finales
• La ilustración final completada

Sus tareas pueden ser:

• Contratar o asignar dibujantes
• Se entrega a los artistas el esquema del proyecto
• Se les entregan los bocetos básicos
• Se entregan las notas
• Se modifica o ajusta el diseño en consecuencia
• Se entrega el dibujo final
• Se paga a los artistas

Paso 2: Establezca la conexión entre las tareas

Algunas tareas pueden ser independientes de otras y otras pueden depender unas de otras. En cuanto al ejemplo anterior, el pago a los artistas que trabajaron en el proyecto y la entrega de los bocetos deben seguirse uno al otro. Pero el pago debe ser aprobado por el departamento de contabilidad. Debe tenerse en cuenta la comunicación en estas tareas porque puede retrasar, afectar y alterar el progreso del proyecto.

Paso 3: Crear las formas necesarias

Ahora es el momento de crear los círculos y rectángulos en Excel. Al principio puede resultar un poco complicado, por eso puede ser útil poner primero el hito de inicio y el hito de finalización. Si sabe dónde empezar y dónde terminar, podrá calcular las tareas y los hitos intermedios con mucha más facilidad y rapidez.

Paso 4: Calcule el tiempo

Una vez introducidas las tareas que desea completar, debe calcular la duración de cada una de las actividades.

Paso 5: Encuentre la ruta crítica de su proyecto

El camino crítico, como se detalló en capítulos anteriores, es el camino que le llevará más tiempo. Es su plan (algo) exagerado para completar su proyecto. Puede verse como un paso innecesario; sin embargo, como se suele decir, «planifique para lo mejor, prepárese para lo peor«.Por lo tanto, no hay nada malo en que calcule el mayor tiempo posible que tardará en concluir su proyecto.

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