Tutorial sobre listas de clientes potenciales: ¿Cómo hacer un seguimiento de los clientes potenciales en Excel?

¿Desea realizar un seguimiento y organizar sus clientes potenciales en una herramienta sencilla? Aquí tiene una guía completa sobre cómo hacer un seguimiento de los clientes potenciales en Excel.

Tabla de contenido

1. ¿Por qué es importante la gestión de clientes potenciales para su negocio?
2. ¿Cómo hacer un seguimiento de los clientes potenciales en Excel?
3. ¿Cómo importar sus datos a una hoja de cálculo?
4. ¿Se puede utilizar Excel como CRM?
5. ¿Cómo crear un CRM en Excel?
6. Palabras finales

La gestión de clientes potenciales es uno de los procesos más importantes que hay que seguir para conseguir clientes con éxito. Mediante la organización y el seguimiento de sus clientes potenciales, las empresas consiguen cada vez más compradores. Por lo tanto, un lead de ventas significa el interés que otra empresa, un cliente o un comprador muestra por su producto o servicio.

A veces puede resultar un poco confuso para los departamentos de atención al cliente y de marketing determinar qué puede considerarse exactamente un «cliente potencial».

Antes de entrar en detalles, le ofrecemos un rápido tutorial sobre la Hoja de seguimiento de clientes de Someka que puede utilizar para realizar un seguimiento de sus clientes potenciales:

Un cliente potencial de ventas puede ser cualquier cosa. Desde una pequeña comunicación con un mensaje directo en cualquiera de las plataformas de medios sociales hasta una solicitud detallada de compra por correo electrónico.

Debe tomarse en serio cada comunicación de un cliente y perseguirla tan rápido como pueda. Debido al hecho de que cada pista de ventas tiene la oportunidad de un beneficio para su empresa.

No importa lo pequeño que sea un lead, siempre puede acabar en una compra. Sin embargo, determinar los criterios sobre qué clientes potenciales seguir y qué clientes potenciales priorizar será útil y provechoso para su empresa y sus empleados. Esto significa que la organización y el seguimiento de sus clientes potenciales es un proceso que debe tener en cuenta toda empresa.

1. ¿Por qué es importante la gestión de clientes potenciales para su empresa?

Quizá se pregunte por qué la gestión de clientes potenciales es importante para su empresa. Es seguro decir que sin ninguna gestión y organización de sus clientes potenciales, estaría dando el primer paso equivocado para obtener más beneficios. O mejor dicho, no estaría dando ningún paso para alcanzar el éxito. Porque esta organización de sus clientes potenciales le ayuda a centrarse en su objetivo.

Así que, ya sea utilizando Excel o con soluciones crm en SaaS, sin duda debe realizar un seguimiento de sus clientes potenciales y llevar a cabo una gestión eficaz de los mismos y un seguimiento de los clientes.

No desperdicie ninguno de sus recursos

Para realizar un seguimiento de sus clientes potenciales, primero debe recordar que, sin ninguna gestión, estaría malgastando sus recursos como tiempo, dinero y trabajadores en las personas equivocadas; personas que no están interesadas en sus productos o servicios.

El seguimiento de sus clientes potenciales le sacará de estos callejones sin salida y le ayudará a centrarse en los clientes que sí quieren comprar sus productos y servicios.

Presupuestación

El seguimiento de los clientes potenciales no sólo le brinda la oportunidad de aumentar sus ingresos, sino que también le ayuda a saber cómo asignar sus recursos financieros. El seguimiento y la organización de los clientes potenciales dan como resultado una «visión general» detallada de sus asuntos financieros. Incluye sus ingresos, sus ventas, su presupuesto de marketing, su gasto total, etc.

Calcularlos y organizar cada pequeño gasto o ganancia financiera le ayudará con el tiempo a entender los patrones de su negocio, el rendimiento financiero y también, a mejorar en la predicción del futuro financiero de su empresa. Estará fijando objetivos de ventas y, al mismo tiempo, limitando su presupuesto de gastos.

Mejorar las etapas de venta

Esto no significa que la gestión de clientes potenciales le ayude a imponer sus productos a sus clientes. Pero le mostrará en qué fase sus clientes se niegan a comprar sus productos y servicios y también, en qué fase se convencen de que quieren comprarlos. Por ejemplo, su gestión de clientes potenciales muestra que cuanto más tarde se pone en contacto con sus clientes, menos compran el producto. Ajustando su tiempo de contacto y su servicio de atención al cliente, estaría en posición de conseguir más ventas, más clientes y -por supuesto- más beneficios.

2. ¿Cómo hacer un seguimiento de los contactos de ventas en Excel?

La forma que elija para realizar el seguimiento y organizar sus clientes potenciales depende completamente de usted y de las necesidades de su empresa. Antes de reunir sus clientes potenciales y ponerlos en una hoja de cálculo en Microsoft Excel; primero, decida con qué cuenta su empresa actualmente y cuáles son sus necesidades.

Debe evaluar los aspectos de su empresa relacionados con sus clientes potenciales que se indican a continuación:

Presupuesto

El seguimiento y la organización de sus contactos de ventas en Excel pueden ir desde una hoja de cálculo básica hasta una gestión detallada de las relaciones con los clientes (CRM). Aunque los CRM pueden ayudarle a largo plazo, son la opción más cara en comparación con los sistemas de gestión de clientes potenciales.

Pregunte a sus supervisores o al responsable de presupuestos para asignar la cantidad de dinero necesaria y determinada al seguimiento y la organización de los contactos de ventas. La elección de utilizar un sistema de gestión de clientes potenciales o un CRM depende del presupuesto que reciba y de la disposición de la empresa a invertir la cantidad necesaria.

Objetivo

¿Cuál es el volumen de sus clientes anuales? ¿Cuál es el objetivo de la empresa en cuanto a cotización o ingresos? ¿Con cuántos clientes trata la empresa al año? Las respuestas a estas preguntas le ayudarán a decidirse por un sistema de gestión de clientes potenciales. De este modo, podrá crear un plan de seguimiento de sus clientes potenciales después de determinar los objetivos financieros de la empresa.

Empleados para realizar el seguimiento de los clientes potenciales

Al tiempo que determina el objetivo financiero de la empresa, tiene que ajustar a sus empleados también a ese objetivo. Rastrear a los clientes potenciales y seguir la comunicación no es una tarea fácil ni a corto plazo. Necesita un equipo de empleados que puedan hacer llamadas constantes a los clientes potenciales, mantener incansablemente el contacto por correo electrónico, analizar la información y hacer un seguimiento permanente de los nuevos clientes.

Las personas que contrate y el número de personas del equipo determinarán su voluntad de alcanzar el objetivo de la empresa. Haga del objetivo de la empresa, su objetivo; entonces, continuará de una manera mucho más decidida y entusiasta.

Análisis del seguimiento de clientes potenciales en Excel

El crecimiento de cualquier empresa se basa en el análisis de los errores del pasado. Si actualmente dispone de un sistema de gestión de clientes potenciales (o de un sistema de gestión de relaciones con los clientes), busque sus puntos débiles. Analizando lo que puede mejorarse, localizará el problema. En otras palabras, encuentre el problema y, a continuación, busque una solución para dicho problema.

Registros de seguimiento de prospectos de ventas en Excel

Quizá la parte más importante del seguimiento y la organización de sus clientes potenciales en Microsoft Excel sea el proceso de registro. Pero la pregunta es: ¿Qué información desea registrar? Resulta un proceso intrincado y complicado averiguar qué información anotar y conservar y cuál no.

Depende del área de su empresa y la información sobre los clientes que debe anotar cambia en consecuencia. Por ejemplo, podría pensar que la talla de zapato de su cliente potencial no sería importante, ¿verdad? Sin embargo, ¿y si es usted fabricante de zapatos? La talla de zapato de sus clientes potenciales sería la información número uno que guardaría en sus registros. Pero independientemente del campo en el que opere su empresa, hay cierta información y datos de contacto de sus clientes potenciales que siempre debería registrar y conservar:

Información general:

• Nombre de la empresa
• Nombre de la persona contactada
• Categoría del negocio
• Progreso de la comunicación: Muestra la fase en la que se encuentra usted o uno de los empleados de su equipo. Se anotaría cuánto progreso lograron al hablar con el cliente. Y también se puede detallar dónde estaría el porcentaje con respecto al afán del cliente por adquirir el producto y el servicio.
• Estado de la comunicación: Esta información expone el método por el que se contactó con el cliente. Puede tratarse de un correo electrónico, una llamada telefónica, un mensaje directo o incluso la respuesta a un comentario en cualquiera de las plataformas de medios sociales.

Información sobre la dirección:

• Dirección de la empresa (o dirección personal del cliente)
• País
• Región
• Estado
• Ciudad
• Código postal

Información de contacto:

• Teléfono
• Correo electrónico
• Correo electrónico alternativo (o secundario)
• Página web de la empresa
• Número de Fax
• Notas adicionales

3. ¿Cómo importar los datos de sus clientes potenciales a una hoja de cálculo?

Si determina los aspectos mencionados en el capítulo anterior, podrá iniciar su proceso de seguimiento de clientes potenciales. Sin embargo, la gestión de clientes potenciales consiste en tomar decisiones y aplicarlas a su trabajo. Por eso, otra decisión importante que debe tomar es la forma que elija para importar sus datos a una hoja de cálculo.

Hoy en día, en la era digital, existen innumerables aplicaciones, herramientas en línea y software de terceros para que importe e introduzca sus datos en una hoja de cálculo. Pero los programas más utilizados y útiles son Microsoft Excel y Google Sheets. Mientras que Excel es la forma más tradicional, Google Sheets ofrece una gran cantidad de enfoques diferentes para importar sus datos desde aplicaciones y software externos.

Veamos las distintas formas de importar sus datos a una hoja de cálculo utilizando Microsoft Excel o Google Sheets.

Métodos en Microsoft Excel

Importe manualmente sus datos en Excel:

• Quizás el enfoque más básico pero también el más primitivo que puede seguir es la forma manual de importar sus datos. Esto significa introducir manualmente, uno a uno, todos sus datos desde una fuente externa. Este es también el método que más tiempo y energía consume, el de importar sus datos en una hoja de cálculo. Sólo parece comprensible utilizar este método si está transfiriendo sus datos de una hoja de papel a una hoja de cálculo. De lo contrario, intente evitar esta forma tan extensa y engorrosa de introducir todos sus datos en una hoja de cálculo.
• Microsoft Excel dispone de casi más de 400 funciones para ayudarle a que su proceso de introducción de datos sea más fácil y rápido. Excel es estupendo para crear sistemas básicos de procesamiento de datos; por lo tanto, también le resultará útil cuando realice el seguimiento y la organización de sus clientes potenciales.

Complementos de Excel o plantillas de terceros:

Si cree que las funciones integradas de Excel no son suficientes para importar sus datos con éxito, siempre puede probar a utilizar complementos y otras herramientas como las plantillas de terceros.
Imagine una plantilla de seguimiento de clientes potenciales con la que pueda crear tablas básicas pero profesionales.

Y además, le proporciona menús desplegables para que pueda elegir y actualizar fácilmente su ‘Estado’ de ventas y el ‘Progreso de la comunicación’ con su cliente. Ahora, imagine que esta plantilla sea gratuita. Parece imposible, ¿verdad? En realidad, ¡no lo es! Esta plantilla de lista de clientes potenciales le ofrece registrar y realizar un seguimiento de los datos de sus clientes con el fin de seguir a sus clientes potenciales de ventas. Es compatible con dispositivos Windows y Mac sin necesidad de instalación, inmediatamente lista para usar después de descargarla. Y además, ¡es completamente gratuita!

La otra opción para importar sus datos a Excel es hacerlo a través de una base de datos. Si hace clic en «Datos» en la esquina superior derecha de la barra de herramientas, verá la opción «Obtener datos externos». Esta es la herramienta principal para importar sus datos desde una base de datos. Puede elegir importar su base de datos a través de Microsoft Access, desde cualquier sitio web, desde una base de datos basada en texto o desde otras fuentes (de terceros).

Métodos en Google Sheets

Para realizar el seguimiento de sus clientes potenciales, también puede utilizar Google Sheets en lugar de Excel.

Importe manualmente sus datos a las Hojas de cálculo:

El proceso manual de introducir sus datos en la aplicación es casi el mismo con ambos software; sin embargo, después de introducir sus datos, éstos se guardan simultáneamente y se suben a la nube en Google Sheets. Esto significa que, sin necesidad de acordarse de guardar o actualizar su documento en las soluciones CRM de Google Sheets, éste se guarda en los servidores de Google; por lo tanto, resulta accesible desde cualquier dispositivo digital con el que pueda iniciar sesión en su cuenta de Google.

Herramientas y complementos de terceros:

Una de las más populares se llama Supermetrics. Está diseñada para que importe sus datos de un montón de plataformas de medios sociales diferentes como Facebook, Twitter, Instagram, Reddit, etc. y también de plataformas publicitarias como Google Adwords y Facebook Ads.

Y es súper fácil de usar. Sólo tiene que instalarlo, seleccionar la plataforma de la que desea importar sus datos y realizar consultas. E incluso si no se abre, Supermetrics programa refrescos y actualizaciones automáticas de los datos que ha importado.

Importe sus datos desde una base de datos establecida:

Lo mismo que Microsoft Excel. De nuevo, si utiliza el complemento Hojas de Supermetrics, también puede importar sus datos desde un servidor SQL.

Importar desde diferentes almacenamientos de datos formateados:

Si guarda sus datos en formato XML, HTML, RSS o CSV, también es posible importar los datos almacenados en ellos a una hoja de cálculo de Google Sheets. Esto significa que puede introducir datos de entradas de blog, descripciones de productos de diferentes tiendas en línea y URL en general.

Escriba su propio código personalizado:

Si tiene conocimientos técnicos sobre la importación de datos, puede utilizar la herramienta de scripting basada en la nube Google Apps Script (que también es un lenguaje de programación) para escribir código con el fin de automatizar diferentes tareas y facilitarle el proceso.

Estas son las formas que tiene de crear hojas de cálculo compuestas por tablas básicas con sus datos importados. Sin embargo, si desea que su lista de clientes potenciales sea una lista detallada y con varias hojas de cálculo, puede recurrir a la creación de un sistema de gestión de relaciones con los clientes (CRM).

4. ¿Se puede utilizar Excel como CRM?

La respuesta corta es un rotundo ¡sí! Sin embargo, para poder utilizar Microsoft Excel como su CRM, necesita entender qué es y qué hace un CRM. En pocas palabras, un CRM no es diferente de una agenda o un planificador que utilizaba en los años ochenta. Aunque el concepto es el mismo, con los avances en la era digital, las funciones y la usabilidad del concepto son muy prácticas.

El CRM se esfuerza por ofrecer accesibilidad desde cualquier dispositivo digital, conectividad con su equipo de empleados, informes de análisis precisos y detallados, un amplio catálogo de personalización para garantizar que cumple los requisitos de la empresa. También ofrece seguridad para sus datos sensibles y automatización para un proceso más sencillo.

Pros y contras del seguimiento de prospectos de ventas en Excel

Ahora es posible utilizar Microsoft Excel como CRM; sin embargo, esta integración tiene sus pros y sus contras:

+ Excel es el programa de hojas de cálculo más conocido en todo el mundo. Todas las empresas de contabilidad y todos los vendedores registran y realizan un seguimiento de los datos de sus clientes y empresas de la misma forma o desde en Excel.

+ Puede descargar e integrar infinidad de plantillas para mejorar su sistema CRM. A continuación encontrará algunas de estas plantillas que le ayudarán a crear su sistema CRM.

+ Aunque originalmente se trata de una herramienta de hoja de cálculo, es mucho más barata, sobre todo en comparación con sus competidores, como los complicados programas CRM.

+ Como se ha mencionado, otras aplicaciones y herramientas CRM son complejas y casi todas están construidas para profesionales del negocio. Excel está construido para que todo el mundo pueda aprenderlo fácilmente y empezar a utilizarlo, incluso si desea utilizarlo como CRM.

– Quizás la única y más importante característica de la que carece Microsoft Excel es la capacidad de colaboración. Tiene que guardar y enviar los archivos .xls o .xlsx para poder colaborar entre su equipo de empleados. Además, carece de la opción simultánea de editar en directo y colaborar en el mismo archivo.

Las mejores plantillas Excel de seguimiento de clientes potenciales

Aquí tiene algunos ejemplos de las mejores plantillas de Excel para el seguimiento de clientes potenciales de ventas. Veamos cómo organizar sus prospectos de ventas con plantillas Excel.

Plantilla Someka Lead List

La plantilla Excel de seguimiento de clientes potenciales de Someka Lista de clientes potenciales tiene el marco para el seguimiento de su lista de contactos, así como la personalización para cada menú desplegable con el que se encuentre.

>> Descargar Hoja de seguimiento de clientes en Excel

Con un diseño limpio pero profesional, también se puede exportar como PDF, como ocurre con todas las plantillas de Someka. También proporcionamos una Plantilla de Seguimiento de Clientes en Google Sheets para aquellos que prefieran un archivo en línea para rastrear la información de sus clientes potenciales. ¡Y puede descargarla ahora de forma totalmente gratuita!

Plantilla CRM Someka

Si está buscando un rastreador CRM más complejo, entonces puede consultar la Plantilla CRM todo en uno:

>> Descargar plantilla CRM Excel

Esta plantilla le ayudará a realizar un seguimiento de sus clientes potenciales, equipo de ventas, rendimientos de conversión, etc.

Plantilla CRM Vertex42

La Plantilla CRM de Vertex42 ofrece una amplia gama de tablas. Puede introducir y ajustar sus datos en el Registro de contactos, el Registro de ventas y los Detalles de contacto. También proporciona una tabla sólo para los miembros de su equipo, de forma que pueda asignar fácilmente a sus empleados diferentes funciones y detallar el número de clientes con los que tratan. La plantilla también es gratuita, ¡puede descargarla ahora y utilizarla en Excel como su CRM!

Cuadros de mando de ventas Chandoo

Las diferentes plantillas deCuadros de mando de ventas deChandoo de distintos desarrolladores ofrecen múltiples versiones del mismo concepto. Algunas de las plantillas tienen cuadros de mando dinámicos que se actualizan automáticamente; otras ofrecen menos gráficos visuales y se centran en la legibilidad de los datos. Lea sus descripciones, seleccione la que prefiera y descárguela. Además, ¡la mayoría son gratuitas!

Plantillas de TemplateLAB

TemplateLAB también ofrece diferentes plantillas CRM; sin embargo, su diseño se basa principalmente en la simplicidad de la importación de datos. Sólo puede introducir sus datos en columnas y filas, sin la opción de cuadros o gráficos integrados.

5. ¿Cómo crear un CRM en Excel?

Aunque las plantillas de Excel proporcionadas en el capítulo anterior le ayudarán mucho, hay algunos componentes de un CRM que debería incluir en Excel.

– Registro de tareas: Para hacer un seguimiento de sus reuniones, tareas, empleados y -por supuesto- de sus clientes potenciales, necesita una lista. Piense en ella como en una «lista de tareas pendientes». Esto le ayudará, en primer lugar, a relacionarse con sus empleados y a estar en sintonía con ellos. Y más tarde, cuando trate con los clientes, podrá saber fácilmente qué hacer a continuación.

– Hoja de calendario: Como se menciona en esta entrada del blog, los CRM también pueden verse como un calendario. El planificador automático de calendarios de Someka ofrece una vista de los trabajos y una vista completa del calendario en su exclusivo generador automático de calendarios en Excel. Ahorra tiempo porque casi todas sus acciones están automatizadas y también ahorra dinero porque es más barato que otras herramientas de calendario.

– Seguimiento de pagos: La sección de seguimiento de pagos puede ser similar a un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP). Puede ser un poco complejo y demasiado detallado como para incluirlo en su ya abarrotado sistema CRM.

– Hoja Kanban/Gestión de proyectos: Tiene que hacer un seguimiento de sus proyectos y eventos importantes para poder crear un sistema CRM detallado. Someka ya dispone de una Plantilla de Excel de Tablero Kanban gratuita para que la descargue y la utilice.

– Plantilla CRM: También puede descargar la Plantilla Excel CRM o la Plantilla Google Sheets CRM de Someka para probar todas esas funciones en un archivo todo en uno.

6. Palabras finales sobre el seguimiento de prospectos de ventas en Excel

Puede utilizar Microsoft Excel como su principal sistema de gestión de clientes potenciales. Por otro lado, también puede utilizar Excel como su sistema de gestión de relaciones con los clientes y KPI de CRM.O incluso puede mantener los datos de sus clientes como una base de datos en sus hojas de cálculo de Excel.

Hemos intentado explicarle cómo realizar el seguimiento de sus clientes potenciales en Excel.

Lo mejor de utilizar Microsoft Excel en sus procesos contables y financieros es que tiene la opción de hacer lo que quiera. Debe planificar y basar sus procesos en los requisitos y necesidades de su empresa. Y Excel le guiará por el camino.

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