Matriz de Asignación de Responsabilidades en Google Sheets

Utilizar una plantilla de Google Sheets de matriz de asignación de responsabilidades (RAM) es una forma de asegurarse de que todo el mundo comprende cada paso del proyecto. Todos los miembros del equipo pueden ver dónde encaja su parte del trabajo en la cronología consultando el gráfico. Esto ayuda a que todos entiendan de qué son responsables y dónde encaja su parte del proyecto.

Hay dos herramientas excepcionales que pueden facilitar la vida de un gestor de proyectos. Estas herramientas son la plantilla de la matriz de asignación de responsabilidades y la hoja de la estructura de desglose del trabajo.

Nuestra plantilla RAM, a la que se puede acceder directamente en Google Sheets, incluye tanto un diagrama EDT como un diagrama RACI (que significa Responsable, Contable, Consultado e Informado) en un único archivo.

Además, esta plantilla de Google Sheets proporciona información explícita sobre el papel de cada persona en cada actividad.

Matriz de Asignación de Responsabilidades Google Sheets Características:

Ante todo, hemos desarrollado una herramienta de gestión de proyectos sencilla pero completa, la Matriz de Asignación de Responsabilidades, que consta de tres elementos. La Carta RACI se divide en tres secciones: 1) Ajustes, 2) Matriz de Asignación de Responsabilidades (RAM), y 3) Estructura de Desglose del Trabajo (EDT).

1. Ajustes

En esta parte puede establecer rápidamente las categorías de personas, puestos y asignaciones. Como resultado, los datos de esta sección se utilizarán en toda la plantilla de google sheets. Los cuadros de ajustes son sencillos:

Para empezar, introduzca manualmente los datos del equipo o los nombres del personal. En segundo lugar, siga incluyendo sus cargos, así como el acceso directo que desea mostrar en el gráfico de matriz de asignación de responsabilidades. Si necesita líneas adicionales, simplemente haga clic en el botón «+» de la esquina superior izquierda de la hoja de opciones para aumentar la cantidad hasta un máximo de cien.

A continuación, pase a las opciones de‘Categorías de asignación‘ para definir las etiquetas de las categorías que desee y los símbolos representativos. Mientras tanto, puede cambiar el nombre de cada etiqueta y rellenar las categorías con un máximo de 10 categorías de trabajo diferentes.

2. Matriz de asignación de responsabilidades (RAM)

En la matriz RAM definirá todas las tareas de su proyecto. Escribirá las descripciones de las tareas y las asignará a determinados miembros del equipo mediante las opciones desplegables.

Como se ha explicado anteriormente, puede definir estas categorías de asignación en la sección «ajustes» de la plantilla del diagrama R ACI.

Si es necesario, puede insertar o eliminar filas de la tabla. Utilice siempre valores especiales al copiar y pegar datos. Aunque es opcional, la introducción de ID es necesaria para crear la estructura de desglose del trabajo (EDT).

3. Estructura de desglose del trabajo (EDT)

La Estructura de Desglose del Trabajo es el elemento final de esta plantilla de matriz de asignación de responsabilidades, y proporciona una instantánea visual de las funciones. Es una forma de árbol jerárquico que se generó utilizando los ID y las descripciones de los puestos de trabajo de la hoja RAM, así como las personas y los títulos de la hoja Configuración.

Además, puede seleccionar el contenido de este gráfico utilizando el menú desplegable de la sección«Contenido del gráfico«.

También puede utilizar las herramientas de filtrado para personalizar el gráfico EDT. ‘Rol asignado‘ y‘Persona‘ son los filtros disponibles. El rol asignado especificará qué categorías de asignación deben incluirse en el gráfico, mientras que la persona personalizará el gráfico resaltando las tareas que pertenecen a esta persona.

Además, el usuario puede actualizar aquí los detalles del proyecto con fines de impresión, como añadir un nombre de proyecto, una fecha y/o un supervisor responsable. Además, como el área de impresión es dinámica, no tendrá que actualizarla manualmente. Tenga en cuenta que el número máximo de personas o roles visibles por asignación es de cinco.

Mientras tanto, todo lo que necesita es una conexión a Internet y una cuenta de Google para empezar. ¡Y todo estará sincronizado!

Plantilla de Google Sheets de la Matriz de Asignación de Responsabilidades – Gráfico RACI Resumen de características:

• Herramienta de gestión de proyectos en Google Sheets
• Cree, asigne y gestione tareas y responsabilidades
• Notas informativas incluidas
• No necesita instalación, listo para usar
• Funciona en cualquier sistema operativo
• Apto para cualquier dispositivo, incluidos móviles, tabletas y ordenadores de sobremesa
• No incluye ningún código VBA ni macros