Akış Şeması Nedir? Sık Sorulan Sorular, Türler, Araçlar ve İpuçları!

Akış şeması, bir şirketin iş akışını, önemli bir iş sürecini veya bir sorunun çözümünü gösteren grafik gösterimdir. Günümüzde akış şeması, şirketlerin kullanımı kolay sistematik diyagramlarla iletişimlerini belgelemeleri, incelemeleri, planlamaları ve daha iyi hale getirmeleri için temel bir iş aracı olarak düşünülebilir.

Herhangi bir konunun ilerleyişi kutular, oklar, üçgenler (veya hangi şekli kullanmak isterseniz) kullanılarak gösterilebilir. Meslektaşlarınızla veya amirlerinizle paylaşmanız için teknik bir araç olabilir. Öte yandan, vizyonunuzu izleyicilerinizle paylaşmanız için basit diyagramlar içeren yaygın bir araç da olabilir.

Akış Şeması Oluşturmanın Faydaları Nelerdir?

• Sistematik Görsel Temsil

Akış şeması kullanmanın en önemli faydası, kuruluşunuzun geçirdiği gelişimi, ilerlemeyi veya herhangi bir sırayı görsel olarak gösterebilmesidir. Ayrıca, kağıt yığınları veya uzun sunum slaytları ile uğraşmayacaksınız. Çok sayıda ayrıntılı diyagram yalnızca tek bir belgeye yerleştirilebilir. Şirketin iş akışını, ilerleyişini ve hatta başarısızlığını, hem çalışanlarınıza hem de işverenlerinize yazması ve okuması kolay bir şekilde sunabilirsiniz. Buna ek olarak, oluşturduğunuz tüm belgeler satışlarınızı artırmak için müşterileriniz, müşterileriniz ve genel kitle ile paylaşılabilir olacaktır.

• İletişim Artık Çok Kolay

Kolayca bir e-posta göndermek varken kim sabahını gereksiz bir toplantıyla geçirmek ister? Hiç kimse! Bu nedenle, akış şemalarını kullanarak ekipler gereksiz ve karmaşık brifinglerle uğraşmadan kendi aralarında ve birbirleriyle kolayca iletişim kurabilirler. Bir sürecin netleştirilmesi ekip üyelerinin iş akışlarını anlamalarına ve geliştirmelerine yardımcı olur. Üstelik bu görsel yöntem her çalışana zamandan tasarruf etme şansı verir.

• Her Sürecin Analizi

Akış şemaları ‘sürecin ne olduğunu’, ‘nasıl iyileştirilebileceğini’ ve en önemlisi ‘bu iyileştirmeyi sağlamak için hangi adımların atılması gerektiğini’ gösterebilir. Kuruluşunuzun verilerini analiz ederek, kuruluşunuzun her sürecinin seçenekleri herkes tarafından net bir şekilde görülebilir ve anlaşılabilir. Özellikle analistlerin şirketin kararlarını ve seçimlerini görsel bir şekilde etkili bir şekilde gerçekleştirmelerine yardımcı olur.

• Herkes Arasında Koordinasyon

Akış şemaları, şirketinizin veya kuruluşunuzun alanı ne olursa olsun proje yöneticileri için çok önemli bir araçtır. Olayları planlama ve insanları endişelenmeden atama yeteneği, başarısızlık riskini azaltır. Sürecin gereksiz unsurlarını ortadan kaldırarak proje yöneticilerinin zaman ve kaynak tasarrufu yapmalarına yardımcı olurlar. Ek olarak, serbest çalışanların veya sık çalışan çalışanların ‘ne yapacaklarını’ veya ‘hangi eylemi gerçekleştireceklerini’ daha iyi görmelerine yardımcı olur.

• İş Verimliliği

Bu iletişim ve koordinasyon faydaları, elbette çalışanlarınızın verimliliğine bakıldığında da kendini gösterecektir. Diyagramlar bir çalışanın atacağı her ve gerekli adımı listeler. Bu nedenle, amaçsız her ayrıntıyı ortadan kaldırır. Gereksiz unsurları ortadan kaldırma sürecinde hata potansiyelini de ortadan kaldırır. Bir akış şeması, herhangi bir süreçte başarıya ulaşmak için gereksinimlerin görsel temsilidir.

• Sorunlar ve Çözümler

Hata potansiyelinden bahsedildiği için, akış şemaları herhangi bir sorun için eylem yollarını incelemek için her zaman yararlıdır. Çalışanlar için bir sorun görsel olarak ortaya çıkarsa, çözüm bulmak daha kolay hale gelir.

• Formalleştirilmiş Dokümantasyon

Bir kağıt parçası üzerinde sıkıcı, renksiz ve karmaşık çizelgelere bakarken şevkle çalışacak değilsiniz. Ancak bir akış şeması ile şirketinizin önemli bölümlerine tercih ettiğiniz herhangi bir teknolojik cihazdan bakabilirsiniz. Ve hatta yazdırmak isterseniz, bunu da kolayca yapabilirsiniz!

Akış Şemaları Çeşitli Alanlarda Nasıl Kullanılır:

Eğitim alanında, yapabilirsiniz:

• Plan müfredatları
• Sınıf için bir kurs ödevi oluşturun
• Öğrencilerin akademik gerekliliklerini yerine getirmelerine yardımcı olun
• Sunumlar oluşturun
• Bir grup projesi düzenleyin
• Ödev taslağı hazırlayın, hazırlayın ve düzenleyin
• Yaratıcı yazma örnekleri yapılandırın
• Edebiyatta veya filmde karakter gelişimini gösterin
• Bilimsel algoritmaları öğretin
• Biyolojik, kimyasal ve fiziksel süreçleri çizin

Satış ve pazarlamada, yapabilirsiniz:

1. Bir anket planlayın (soruları, süreci ve sonuçları)
2. Satış konuşmanızı oluşturun
3. Pazarlama stratejilerini araştırın
4. Potansiyel eksiklikleri tespit edin
5. Verileri işleyin
6. Müşteri memnuniyetini analiz edin
7. Kaynak israfı noktalarını belirleyin
8. Gereksiz harcama noktalarını belirtin
9. Satış akışını gösterin (artış veya azalış)

Finans sektöründe, yapabilirsiniz:

• Şirket içinde kurallar ve düzen oluşturun
• Çalışanın (veya çalışanların) günlük rutinini gösterin
• Bir ziyaretçinin şirketin web sitesinde attığı adımları gerçekleştirin
• Müşterinin mağaza içinde izlediği yolu belirleyin
• Şirketin her iş sürecinde gerekli belgeleri alın
• Bir departmanı veya şirketin kendisini denetleyin
• Başarılı bir veri yönetimi süreci elde edin

İmalatta, yapabilirsiniz:

• Bir ürünün içeriğini belirtin
• Üretim sürecini baştan sona görselleştirin
• Sorunları ve şirketin eksik olduğu alanları keşfedin
• Her türlü verimsizliği çözün
• Tasarım ürünleri
• Üretim sürecini sürekli gelişen teknoloji ile güncelleyin
• Bir kitleye yeni bir ürün tanıtın
• Çalışanlara ve müşterilere yeni ürünün nasıl kullanılacağını gösterin

Akış Şemasının Temel Sembolleri Nelerdir?

• The Oval

Oval şekil, bir sürecin başlangıcını veya sonunu göstermek için kullanılır. Bazen ‘sonlandırıcı’ olarak da bilinir. Ancak, bu şekli hem sürecin başlangıcında hem de sonunda kullanmayı unutmayın.

• Dikdörtgen

Dikdörtgen, bir iş akışını, bir iyileştirmeyi veya herhangi bir oluşturma sürecini şemalaştırdığınız herhangi bir adımı temsil eder. Dikdörtgen şeklini, temel görevler veya basit eylemler gibi sürecin her adımında kullanabilirsiniz.

• Ok

Ok, belgeyi takip eden kişiyi yönlendirmek için kullanılır. Oklar, grafiklerinizin ve diyagramlarınızın ‘tur rehberi’dir: her şeyin temiz görünmesini sağlar ve belirli noktaları vurgular.

• Elmas

Elmas şekli, belgede ilerlemek için bir karar verilmesi gerektiğini gösterir. Bu karar basit bir ‘evet ya da hayır’ sorusu olabileceği gibi, kişinin zaman ayırıp düşünmesi gereken daha karmaşık bir karar da olabilir.

Farklı Akış Şeması Türleri Nelerdir?

• Belge Akış Şemaları

Bu tür çizelgeler, çeşitli departmanlar arasında ve departmanlar arasındaki kağıt akışını gösterir. Bu belge akış sisteminin amacı, bir kuruluştaki departmanların her birine özgü kontrolleri ve işleyişi göstermektir. Özellikle şirket analistleri için çok önemli bir araçtır. Çünkü analistlerin şirkette gerçekleşen farklı iş süreçlerini anlamalarına ve kaydetmelerine yardımcı olurlar. Özellikle soldan sağa doğru okunmaları gerekir. Bunun nedeni, şirketteki farklı birimler aracılığıyla iş akışının gösterilmesidir.

• Veri Akış Şemaları

Veri akış şemaları, bir şirketin bilgi sistemi içindeki veri akışının görsel temsilidir. Bu tür grafikler, verilerin bilgi sistemi içindeki kanallar aracılığıyla iletimini göstermek için özel olarak tasarlanmıştır. Vurgulanan kanallar veri akış süreçlerini, verilerin depolanmasını ve şirketin verileriyle ilgili harici varlıkları gösterir. Verilerin ve bilgilerin gereksiz ayrıntılarına dalmadan sistemin genel görünümünün bir resmini oluşturmaya yardımcı olur. Veri akış şemaları Veri Akış Diyagramları (DFD) olarak da bilinir.

• Sistem Akış Şemaları

Bu tür şemalar, bir sistemin bileşenleri aracılığıyla veri akışını ve verilerin kontrolüne ilişkin kararları tasvir eder. Bu eylemler arasında veri girişi, programların, medyanın, işlemcilerin ve ağların sistemlere dahil edilmesi yer alır. Bu tür çizelgeler basitçe ‘kullanılacak cihazları tanımlar’. Örneğin: Modern bir otomobil. Bir otomobilin sistem akış şeması, motora yakıt akışı şemasını da dahil ederek hız sabitleyici mekanizmasını tasvir edebilir. Hız sensörlerinin başarılı bir şekilde çalışması ve otomobil hızlanırken motor sisteminin nasıl tepki verdiği. Hız sabitleyici mekanizmasının düzgün çalışması için tüm bu eylemler bir sistem şemasında detaylandırılabilir.

• Süreç Akış Şemaları

Süreç akış şemaları ya da diğer adıyla süreç akış diyagramları (PFD), kimya ve süreç mühendisliğinde üst düzey süreçleri göstermek için kullanılır. Şirket içindeki ana bileşenler arasındaki önemli ilişkileri görsel olarak tasvir ederler. Bir akış şeması aracılığıyla, büyük ve önemli olaylara ve süreçlere odaklanırlar. Bir PFD’de küçük ve önemsiz ayrıntıları bulamazsınız.

• Program Akış Şemaları

Bu tür çizelgeler, kodlanmış talimatları temsil eden grafik sembolleri sağlamak için tasarlanmıştır. Bir sistem içindeki dahili kontrolleri gösterirler. Bir program akış şeması oluşturmak için dört anahtar sembol kullanılır. Bu semboller başlangıç, süreç, karar ve sondur. Özellikle yazılım geliştiricilerin ve bilgisayar programcılarının yazdıkları koddaki hataları bulmalarına, düzeltmelerine ve güncellemelerine yardımcı olurlar.

• İş Süreci Modeli ve Notasyonu

Basitçe BPMN olarak bilinen bu yöntem, bir kuruluştaki iş süreçlerinin sırasını ve ilerlemesini tasvir etmek için kullanılır. Bir şirketin ticari faaliyetlerini ve mali işlerini detaylandırır. Çalışanların ve işverenlerin bir şirketin attığı kesin adımları fark etmelerine yardımcı olur. BPMN özellikle analistler, proje yöneticileri, muhasebeciler ve iş danışmanları için faydalıdır.

Akış Şeması Nasıl Oluşturulur?

Başarılı bir akış şeması organize bir şekilde sunulmalıdır. Bilgileri ayrıntılı ancak karmaşık olmayan bir şekilde aktarmalıdır. Aşağıda, bir akış şemasının nasıl oluşturulacağına dair temel adımları bulabilirsiniz:

1. Amacınızı tanımlayın

Bir şekil, hatta bir çizgi çizmeden önce amacınıza karar vermelisiniz. Bu belge ile neyi başarmayı hedefliyorsunuz? Bu soruyu yanıtlayarak bir sonraki adıma geçebilirsiniz.

2. Araştırmanızı yapın

Akış şemalarının ayrıntılı ve kapsamlı olması ve aynı zamanda herhangi bir kişinin bakarken ve okurken anlayamayacağı kadar karmaşık olmaması gerekir. Oluşturduğunuz konu ve şemanın türü hakkında uzman olabilirsiniz, ancak her insanın konuya hakim olmadığını unutmayın.

3. Kapsamı belirleyin

İhtiyacınızdan fazla veri ve bilgiye sahip olabilirsiniz. Gereksiz dağınıklığa yer vermemek için bazı unsurları kaldırabilir veya değiştirebilirsiniz. Grafiğinizde neyi bilmek ‘istediklerini’ değil, neyi bilmeleri ‘gerektiğini’ belirtin ve ancak o zaman boyut ve kapasiteye karar verebilirsiniz.

4. Olay ve karar sıranızı belirleyin

Akış şemaları, içine dahil ettiğiniz konu, tür ve unsurlardan bağımsız olarak kronolojik sırada olmalıdır. Bu nedenle bir zaman çizelgesi oluşturmak önemlidir. Bunu başarmak için katılımcılarla konuşabilir, verileri işleyebilir ve geçmiş hesapları gözden geçirebilirsiniz.

5. Organize edin… her şeyi!

Artık gerekli her unsura sahip olduğunuza göre, bunları düzenlemenizin ve sıraya koymanızın zamanı gelmiştir. Bunlar arasında süreç detayları, kararlar, veri ve bilgiler, çoktan seçmeli sorular, girdiler ve çıktılar yer alır.

6. Diyagramların oluşturulması

Şekillerinizi çizebilir ve oluşturabilirsiniz. Bunu elle ve her şeyi tek tek çizerek yapabilirsiniz, ancak bu blog yazısının ilerleyen bölümlerinde diyagramlarınızı dijital platformlarda oluşturmanın çok daha kolay yollarını bulabilirsiniz.

7. Her bilgi parçasını doğrulayın

İnsanların eklediğiniz veri ve bilgileri teyit etmesini sağlayın. Büyük veya küçük hatalar yapmadığınızdan, önemli bir şeyi atlamadığınızdan veya önemli veya kilit olayları veya kararları atlamadığınızdan emin olun.

Online Araçlar Microsoft Excel’e Karşı

İnternette bulabileceğiniz birçok farklı akış şeması oluşturucu, ücretsiz ve ücretli hizmetler vardır. Bu bölümde birkaç farklı program kullanımları, platformları ve fiyatlarıyla birlikte sunulacaktır. Daha sonra, bu çevrimiçi araçlar ile Microsoft Excel arasında bir karşılaştırma yapmak çok daha kolay olacaktır.

Bulabileceğiniz birçok çevrimiçi araçtan biri Edraw by Wondershare. Yukarıda bahsedilen akış şemaları, veri akış diyagramları ve BPMN oluşturabilirsiniz. Windows, Mac ve Linux platformlarında kullanılabilir. Bununla birlikte, dezavantajları, fiyatının 29 ila 145 dolar arasında değişmesidir. Ayrıca, her çevrimiçi araç gibi aylık abonelik ücreti de vardır. Ayrıca, bu programın belki de en büyük dezavantajı, tasarımcıların aşina olduğu yazılım ve programların entegrasyonunun olmamasıdır.

Draw.io sadece tarayıcı üzerinden erişilebilen bir başka çevrimiçi araçtır. Akış şeması oluşturucuları, süreç diyagramları ve ağ diyagramları sağlar. Departmanlarda kullanımı oldukça fazladır. Tasarımcılar, geliştiriciler ve analistler bu çevrimiçi aracı kullanmaktadır. Ayrıca, ‘.io’ ile biten web sitelerinde olduğu gibi, ücretsizdir. Tüm dijital cihazlarla ve tüm tarayıcılarla uyumlu olsa da, ‘sürükle ve bırak’ yöntemi uzmanların ve profesyonellerin kullanması için çok basittir.

Gliffy aynı zamanda sürükle bırak tabanlı bir çevrimiçi diyagram oluşturma aracıdır. Özellikleri ve işlevleri, aslında, yerleşik tarayıcı çevrimiçi araçlarında sıklıkla bulunmayan bir yelpazeyi temsil eder. Sezgisel bir kullanıcı arayüzü (UI), sorunsuz nesne içe aktarma ve kolayca yerine oturan şekillere sahiptir. Bununla birlikte, sağladığı renk ve şekiller açısından kişiselleştirmesi eksiktir. Ayrıca, Google Chrome tarayıcısında kullanıldığında biraz hatalı olabilir. Ek olarak, Gliffy aylık 4.99$ ile aylık ücretli abonelik yöntemini kullanıyor.

Akış şemalarınızı oluşturmak için en iyi programın hangisi olduğunu merak ediyor olabilirsiniz. Şüphesiz ki bu Microsoft Excel‘dir. Her şeyden önce, Excel için bir öğrenme eğrisi yoktur. Büyük ya da küçük her şirket Excel kullanır ve çalışanları bu programa aşina olmalıdır. Daha sonra, indirmeniz gereken bazı programlar Mac cihazlarla uyumlu değildir.

Ancak Excel her platformda ve her platformla uyumludur. Programlar için karmaşık araçlar öğrenmenize veya sürükle ve bırak araçlarının basit tasarımıyla uğraşmanıza gerek yoktur. Tek yapmanız gereken verilerinizi ve bilgilerinizi girmek ve bundan sonrasını Excel hallediyor! Akış şemalarınızı sadece bir düğmeye tıklayarak oluşturabilirsiniz. Ayrıca, belgedeki herhangi bir veriyi, bilgiyi, şekli veya rengi değiştirmek isterseniz, her şeyi baştan yapmanıza gerek yoktur. Sadece değiştirmek istediğinizi değiştirebilirsiniz ve Excel bunu sizin için güncelleyecektir!

Akış Şemaları Kullanmanın Avantajları:

Akış şemaları, işinizin boyutu veya alanı ne olursa olsun oluşturulması kolay araçlardır. Herhangi bir konuyu görsel bir şekilde belirtmek veya detaylandırmak için en önemli araçlardan biridir. Sadece çalışanlarınıza veya işverenlerinize ihtiyaç duydukları görsel netliği sağlamakla kalmaz, aynı zamanda konunuzun gözden kaçırmış olabileceğiniz bazı önemli yönlerini de size gösterebilir.

Her şirket, her departman için her proje için uygun belgelere ihtiyaç duyar. Bu kayıtlar, şirket içinde herhangi bir sorun ortaya çıktığında saklamak ve daha sonra gözden geçirmek için çok önemlidir. Bu nedenle, çizelgeler ve diyagramlar şirketin kararlarını, olaylarını, seçimlerini ve ilişkilerini temsil eder.

Akış şemaları bilgiyi işleyerek sindirilebilir hale getirmek için kullanılır. Bu şekilde kafa karışıklığı, karmaşık diyagramlar ve hatalar olmaz. Şirketteki herkes arasındaki ilişki ve iletişim olabildiğince açıksa, olası hata riski de azalır.

Aşağıda, bu süreçleri sizin için daha kolay ve sorunsuz hale getirebilecek bazı ipuçları bulabilirsiniz:

1. 1. Başlamadan önce hedef kitlenize karar verin. Oluşturduğunuz her diyagramın ve yaptığınız her sunumun kendi hedef kitlesi vardır.
   2. Detaylar üzerinde çok fazla durmayın. Grafikler, bir bilgiyi veya bir kararı birine aktarmanız için oluşturulur. Kimse bir iş belgesinde gereksiz ayrıntıları okumak istemez, bu nedenle yalnızca önemli bilgileri ekleyin.
   3. Grafiklerinizi düzenleyin. Grafiğinizin bir güncellemeye veya güncellemelere ihtiyacı varsa, küçük veya büyük ayrıntıları değiştirebilirsiniz. Başarılı ve kolay okunur bir grafik olması için akış en önemli faktördür.
   4. Her şekli, detayı veya veriyi aynı alana sıkıştırmayın. Grafikleri ve bilgileri farklı sayfalara ve diyagramlara bölebilirsiniz.
   5. Sembollerin anlamını unutmayınız. Bir önceki bölümde bahsedilen semboller sadece bir ‘stil’ unsuru olarak görülebilir. Ancak işlevleri çok önemlidir. Her şekil bir şeyi temsil eder ve okuyucuya bilgi sağlar

.

Özet & Ücretsiz Şablonlar

• Risk Değerlendirme Şablonu, şirketinizle ilgili tüm potansiyel riskleri ve etkilerini detaylandırabilmeniz için kullanımı kolay bir risk yönetimi formuna sahiptir. Ayrıca uzmanlar ve profesyoneller için profesyonel bir görünüme ve tasarıma sahiptir. Kurulum gerektirmeden hem Windows hem de Mac cihazlarla uyumludur. Ücretsiz olarak indirebilir ve hemen kullanmaya başlayabilirsiniz
• Kanban Panosu Excel Şablonu, Microsoft Excel’de kullanılmak üzere özel olarak tasarlanmış bir Otomatik Kanban Panosuna sahiptir. Ayrıca dinamik grafiklerle gelişmiş bir raporlama mekanizmasına sahiptir. Kullanımı kolay filtreleri, sizin ve grafiklere bakan herkesin çalışanların genel performansını görmesini sağlar. Ayrıca, Someka’nın şablonlarında olduğu gibi, hem Mac hem de Windows işletim sistemlerinde çalışır.
• Stok ve Envanter Takibi, şirket envanteriniz açısından aradığınız her şeye sahiptir. Excel’de kendi Basit Envanter İzleyicisine sahiptir. Ayrıca, şirketinizin envanter durumunu görebilmeniz için bir gösterge tablosuna sahiptir. Ek olarak, genel envanter raporunu da kullanabilir ve her ürünü ve miktarını tek bir raporda görebilirsiniz. Ayrıca ürün listeleri, satışlar, alınan ürünler, birimler, ürünlerin kodları ve envanterdeki ürünlerin kategorisi için bölümler içerir. Ücretsizdir ve sadece bir indirme ile kullanıma hazırdır!
• Eisenhower Matris Şablonu doldurması kolay bir veri bölümüne sahiptir. Bununla birlikte, verilerinizi endişelenmeden koyabilirsiniz ve Someka’nın şablonu size ‘önemli’ ve ‘acil’ sütunları sağlayacaktır. Bu şablon, ‘yapılacaklar listenizi’ kontrol altında tutmanız için özel olarak tasarlanmıştır. Ayrıca, organize edilmiş yapılacaklar listenizin çıktısını almak ve yanınızda taşımak isterseniz, bunu yapabilirsiniz. Someka ürünleri siz ve şirketiniz için her zaman tamamen baskıya hazırdır!

Akış şemalarınızı oluşturmanız için temel araç Someka’nın Otomatik Akış Şeması Oluşturucusudur. yverilerinizi ve özelleştirilebilir kimlik konumu ile istediğiniz her küçük ayrıntıyı özelleştirin. Şekiller, renkler, tipler, karar etiketleri hepsi sizin elinizde! Bunun bir akış şeması aracı için yeterli olduğunu düşünebilirsiniz, ancak Someka’nın Otomatik Akış Şeması Oluşturucusu size şekil ayarları, genişlik ve yükseklik, boşluk boyutu, şekillerin dikey ve yatay yönü ve yazı tipi boyutunun özelleştirilmesini sağlar.

Bunun da ötesinde, sürükle-bırak aracını kullanmak isterseniz, grafiği düzenlemeyi de seçebilirsiniz. Ayrıca, açma ve kapama işlevi ile size açık, sayfa üzerinde talimatlar sağlar. Kurulum gerektirmeden hem Mac hem de Windows cihazlarla uyumludur. İndirebilir ve Microsoft Excel’de kullanabilirsiniz. Üstelik alternatiflerine göre çok daha ucuzdur. Ve Someka’nın Otomatik Akış Şeması Oluşturucu burada hakkında bilgilendirme videosunu bulabilirsiniz.

Elbette her akış şeması farklıdır, ancak hepsi aynı unsurlardan oluşur: Analiz, dokümantasyon, standardizasyon ve iletişim. Bu kavramlar, doğru ve başarılı bir şekilde kullanıldığında, sizi başarılı bir grafik ve diyagram oluşturma sürecine götürecektir.