Başvuru Takip Sisteminin Temellerini Anlamak: İK için Kapsamlı Rehber

Başvuru Takip Sistemi (ATS), modern işe alımlarda teknolojinin yeni adıdır. ATS, kuruluşların yeni yetenekleri arama, değerlendirme ve işe alma yöntemlerinde kesinlikle devrim yaratıyor.

İçerik Tablosu

1. Başvuru Takip Sistemi Nedir?
2. Başvuru Takip Sistemleri nasıl çalışır?
3. Bir başvuru takip sisteminin temel özellikleri
4. Neden ATS kullanılmalı?
5. ATS vs CRM
6. Başvuru Takip Sistemlerinin Geleceği
7. Başvuru Takip Sistemleri İçin Bir Örnek
8. Sonuç

Bu makale Başvuru Takip Sistemini tüm yönleriyle açıklamayı amaçlamaktadır. İlk olarak, tanımı, işlevleri, temel özellikleri ve yaygın olarak benimsenmesinin nedenleri hakkında genel bir bakış sunacağız. Ek olarak, Aday İlişkileri Yönetimi (CRM ) sistemlerine ATS uygulayacağız ve gelecekteki ATS teknolojisi gelişmelerini tartışacağız.

1. Başvuru Takip Sistemi Nedir?

Başvuru Takip Sistemi (ATS), iş ilanından aday işe alımına kadar işe alım sürecini basitleştiren ve kolaylaştıran bir yazılım uygulamasıdır.

Dolayısıyla, Başvuru Takip Sistemi (ATS) temel olarak iş ilanından aday işe alımına kadar işe alım sürecine yardımcı olan bir yazılım uygulamasıdır. Öncelikle işletmeler ve işe alım ajansları tarafından kullanılır. Sistem, iş ilanlarını yayınlamak ve alınan başvuruları verimli bir şekilde düzenlemek ve elemek için merkezi bir merkez görevi görür.

ATS’lerin Kısa Tarihçesi:

ATS, artan iş başvurusu hacmini daha düzenli ve verimli bir şekilde ele almak için oluşturuldu. İnternet ve çevrimiçi iş panoları bu sorunu daha da kötüleştirdi. Şimdi ATS, özgeçmiş tarama ve yönetim sürecini otomatikleştirerek bu sorunu çözüyor.

İK departmanları geçmişte kağıt özgeçmişlerle doluydu. Şimdi ATS teknolojisi ile sürecin pek çok alanında otomasyon sağlandı. Örneğin, birden fazla platformda iş ilanları yayınlayabilir, ilgili bilgiler için özgeçmişleri ayrıştırabilir ve aday iletişimlerini yönetebilir.

Ayrıca, bir ATS özgeçmişleri bir aday veritabanında toplayıp depolar ve işe alım uzmanlarının beceriler, eğitim ve önceki iş unvanları gibi iş gereklilikleriyle ilgili anahtar kelimeleri kullanarak adayları aramasına olanak tanır. Bu sistem zaman kazandırır ve yapılandırılmış bir işe alım süreci sağlar. Hiçbir adayın gözden kaçırılmamasını sağlar ve işe alım için en uygun adayları belirler.

Böylece, Modern ATS çözümleri başvuruları ele alır, mülakatları planlar, adaylara otomatik e-postalar gönderir ve işe alım süreciyle ilgili raporlar oluşturur. ATS sistemleri kullanıcı dostudur, işe alım uzmanlarının görevleri yönetmesini ve adayların başvuru göndermesini ve ilerlemeyi takip etmesini kolaylaştırır.

Büyük şirketler ATS’yi standart bir uygulama olarak kullanırken, daha küçük işletmeler de işe alım verimliliğini artırmak için benimsiyor. Bu aracın önemi yalnızca zamandan tasarruf sağlama ve idari yükleri azaltma kabiliyetinde değil, aynı zamanda adil işe alım uygulamalarını teşvik etme rolünde de yatmaktadır. Bunu, ilk tarama aşamalarında insan önyargılarını en aza indirerek başarır.

2. Başvuru Takip Sistemleri nasıl çalışır?

Öncelikle Başvuru Takip Sistemlerinin (ATS) nasıl çalıştığını anlamaya çalışalım. Bu hem işe alım yapanlar hem de iş arayanlar için çok önemlidir. ATS, işe alımı kolaylaştıran ve en iyi adayları belirleyen birkaç temel aşamaya sahiptir.

1. İş ilanı ve Dağıtım:

İK ekibi veya işe alım uzmanı, iş ilanları oluşturmak ve yayınlamak için ATS’yi kullanır. Sistem, iş ilanlarını tek bir kontrol panelinden birden fazla iş panosuna, sosyal medya platformuna ve şirketin kariyer sitesine dağıtabilir. Bu geniş dağılım, farklı bir aday havuzunu çekmeye yardımcı olur.

2. Başvuruların Alınması:

İş arayanların özgeçmişleri, kapak mektupları ve başvuru formları, pozisyonlara başvurduklarında ATS’ye yüklenir.

3. Başvuru Takip Sisteminde Özgeçmiş Ayrıştırma ve Tarama:

Ayrıca, özgeçmişlerin ayrıştırılması ATS araçlarının en önemli özelliklerinden biridir. Bu, özgeçmişlerden iş deneyimi, beceriler, eğitim ve kişisel iletişim bilgileri gibi bilgilerin çıkarılmasını ve yapılandırılmış bir formatta düzenlenmesini içerir. Sistem, adayları iş kriterlerine uygunluklarına göre sıralamak için algoritmalar kullanarak özgeçmişleri iş gereksinimlerine göre tarar.

4. Başvuru Sıralaması ve Filtreleme:

İşverenler daha sonra sıralı listeyi filtreleyerek iş gereksinimlerine en uygun olanları belirleyebilir. Bu adım, her bir özgeçmişi incelemek için gereken manuel çabayı azaltır.

5. İletişim ve İş Akışı Yönetimi:

Ayrıca, ATS platformları genellikle adaylarla iletişimi yönetmek için araçlara sahiptir. Örneğin, otomatik e-postalar başvuru sahiplerini başvuru durumları hakkında bilgilendirebilir, ek bilgi talep edebilir veya mülakatları planlayabilir. Sistem ayrıca işe alım ekibine görevler ve hatırlatıcılar atayarak hiçbir adayın gözden kaçmamasını sağlayabilir.

6. Mülakat Planlaması ve Geri Bildirim Toplama:

Bazı ATS çözümleri, adayların her iki taraf için de uygun olan mülakat zamanlarını seçmeleri için entegre planlama araçları sağlar. İşe alım yöneticileri ve mülakatçılardan gelen geri bildirimler, mülakatlardan sonra ATS içinde toplanabilir ve saklanabilir, böylece karar verme sürecine yardımcı olunabilir.

7. Teklif ve İşe Alım:

Son olarak, bir aday seçildiğinde, ATS teklif mektubu sürecine ve bazı durumlarda yeni işe alınan kişiden gerekli belge ve bilgileri toplayarak işe alımın ilk aşamalarına yardımcı olabilir.

3. Başvuru Takip Sisteminin temel özellikleri

Bir Başvuru Takip Sistemi (ATS) işe alım sürecini optimize eden çeşitli özelliklere sahiptir. Bu özellikler, başvuruların daha verimli bir şekilde yönetilmesine yardımcı olur ve işe alım görevlileri ile adaylar için deneyimi geliştirir.

Bir başvuru takip sistemi için temel özellikler nelerdir?

1. Özgeçmiş ayrıştırma ve depolama
2. İş ilanı
3. İlanların dağılımı
4. Aday taraması
5. Başvuru sahiplerinin sıralanması
6. Otomasyon
7. Uyum yönetimi
8. Aday İlişkileri Yönetimi
9. Mobil erişilebilirlik
10. Kullanıcı dostu arayüz

Yetenek avınız için en iyi çözümü arıyorsanız, bir ATS’de arayabileceğiniz temel özelliklerden bazıları bunlardır. Ayrıca, işe alım süreciniz için bir başvuru takip sistemi kurmanın fiyatlarını ve genel maliyetlerini karşılaştırmalısınız.

4. Başvuru Takip Sistemi araçları neden kullanılmalı?

Bir Başvuru Takip Sistemi (ATS) uygulamak, kuruluşlar için işe alım sürecini dönüştürebilir. Bu nedenle, operasyonları kolaylaştıran ve işe alım sonuçlarını iyileştiren çok sayıda avantaj sunar.

Şirketler aşağıdaki zorlayıcı nedenlerden dolayı bir ATS kullanmayı düşünmelidir:

a. Yüksek Hacimli Uygulamalarda Verimlilik:

Her bir özgeçmişi manuel olarak sıralamak , çok sayıda başvuru alan işletmeler için bunaltıcı ve pratik olmayabilir. Bir ATS, en nitelikli adayları öne çıkarmak için yüzlerce veya binlerce başvuruyu yöneterek ve filtreleyerek eleme sürecini otomatikleştirir.

b. Geliştirilmiş İşe Alma Kalitesi:

Bu, yalnızca en uygun başvuru sahiplerinin kısa listeye alınmasını, becerilerinin ve deneyimlerinin iş gereklilikleriyle eşleştirilmesini sağlayarak işe alım kalitesini artırır. Sürecin hassasiyeti, şirketin ihtiyaçlarıyla uyumlu yetenekleri bir araya getirir.

c. Azaltılmış İşe Alma Süresi:

ATS araçları tekrar eden görevleri otomatikleştirmeye çalışır. Bu görevler arasında iş ilanı vermek, özgeçmişleri sıralamak ve mülakatları planlamak vb. yer alabilir. İşe alım süresindeki bu azalma, işe alım ekibinin verimliliğini artırır ve zamanında iletişim ve geri bildirim sağlayarak aday deneyimini geliştirir.

d. Geliştirilmiş Aday Deneyimi:

Kullanıcı dostu bir ATS ile aday deneyimini büyük ölçüde geliştirebilirsiniz, bu da işveren markanızı geliştirir.

e. Başvuru Takip Sistemi ile Maliyet Tasarrufu:

Ayrıca, işe alım sürecini bir ATS ile otomatikleştirmek, işe alım görevlerini yönetmek için ek personel ihtiyacını azaltarak maliyet tasarrufu sağlayabilir. ATS’ler verimli ve hızlıdır, bu da pozisyonların daha hızlı doldurulmasını ve boş pozisyonlarla ilişkili maliyetlerin azalmasını sağlar.

f. Veriye Dayalı Karar Verme:

Bir ATS, işe alım sürecine ilişkin değerli bilgiler sağlayan yerleşik raporlama araçları sunar. Bu içgörüler arasında en iyi adayların kaynakları, işe alım süresi ölçümleri ve işe alım darboğazları yer alır.

g. Başvuru Takip Sisteminde Uyumluluk ve Kayıt Tutma

Bir ATS aracı, işe alım sürecini standartlaştırarak ve aday verilerini güvenli bir şekilde depolayarak istihdam yasaları ve yönetmelikleriyle uyumluluğun korunmasına yardımcı olur. Bu özellik, yasal riskleri azaltmak ve adil işe alım uygulamaları sağlamak için çok önemlidir.

h. Daha güçlü İşveren Markası

Ayrıca, sorunsuz ve verimli bir işe alım süreciniz varsa, bu işveren markanızı da olumlu yönde etkileyecektir. Dolayısıyla, bir ATS, şirketlerin adaylarla profesyonel ve ilgi çekici bir şekilde etkileşime girmesine yardımcı olarak olumlu bir şirket imajına katkıda bulunur.

i. Ölçeklenebilirlik:

Ölçeklenebilirdir, yani bir şirket büyüdükçe artan başvuru hacimlerine ve gelişen işe alım stratejilerine kolayca uyum sağlayabilir.

j. Başvuru Takip Sisteminde İşbirlikçi İşe Alım

Ayrıca, işbirliğine dayalı işe alımları kolaylaştırır. ATS platformları genellikle ekip üyelerinin geri bildirim paylaşmasına ve toplu işe alım kararları almasına olanak tanıyan işbirliği araçlarına sahiptir.

Bu yaklaşım, adayların daha kapsamlı bir şekilde değerlendirilmesini ve ekip ve kurumsal hedeflerle uyumlu olmasını sağlar.

5. Başvuru Takip Sistemi vs Aday İlişkileri Yönetimi

Yetenek yönetimi alanında, Başvuru Takip Sistemleri (ATS) ve Aday İlişkileri Yönetimi (CRM) sistemleri temel araçlardır. Birbirleriyle ilişkili olsalar da farklı işlevlere hizmet ederler. Kuruluşların ATS ve CRM sistemleri arasındaki farkları anlamaları, işe alım ve yetenek yönetimi stratejilerinde her ikisinden de etkili bir şekilde yararlanabilmeleri için çok önemlidir.

ATS ve CRM arasındaki fark nedir?

İşte size işe alımda ATS ve CRM’i karşılaştırmanız için özet bir tablo:

Bu İşe Alım Araçları ile ilgili kısa videomuzu da izleyebilirsiniz:

8. Başvuru Takip Sistemi için Sonuç

İşe alım dünyasında, Başvuru Takip Sistemleri (ATS) kuruluşların yetenek kazanımına yaklaşımında önemli bir adımdır. Bu sistemler dinamiktir ve sürekli gelişmektedir.

Bu makale boyunca, ATS’nin işe alım sürecinizi nasıl iyileştirebileceğini araştırdık.

Sonuç olarak, geleceğe baktığımızda, ATS’nin yeni nesil işe alım uygulamalarını şekillendirmedeki rolü sadece heyecan verici değil, aynı zamanda en iyi yetenekleri çekmeye, işe almaya ve elde tutmaya kararlı olanlar için de gereklidir.

Umarım rehberimizi beğenirsiniz!

Önerilen Okumalar:

İşe Alımı Kolaylaştıracak Bir İş Başvuru Formu Oluşturmak İçin İpuçları

İzlenecek En Önemli 20 İK KPI’sı ve Metriği

Çalışan Performans Değerlendirme Süreci: Sorunsuz ve Verimli Performans Değerlendirmeleri