Bilgi İşlem Organizasyon Şeması: IT Departmanlarında Görev Tanımları ve Hiyerarşi

IT departmanları, bir şirkette bilgi teknolojisi sistemlerini uygulamak ve sürdürmekle sorumlu olan temel ekiplerdir. Ancak işletmeniz için bir IT yani bilgi işlem organizasyon şeması nasıl oluşturulur? İşte adım adım talimatlar ve tanımlamalarla tam bir rehber.

İçindekiler

• IT departmanı nedir?
• IT hizmet ekibinin rolü nedir?
• IT departmanı şirket organizasyon şemasında nerede bulunur?
• IT Organizasyon Yapısı
• IT Organizasyon Şeması Pozisyonları
• Bir IT Organizasyon Şeması Nasıl Oluşturulur?
  • #Adım 1 – Organizasyon şema türünü belirleme
  • #Adım 2 – Taslak hazırlama
  • #Adım 3 – Uygun platformu seçme
  • #Adım 4 – Organizasyon şemasını nihai hale getirme
• IT Organizasyon Şemalarıyla İlgili Sık Sorulan Sorular

1. IT departmanı nedir?

İlk olarak, IT departmanı ya da bilgi işlem departmanı  bir işletmedeki bilgi teknolojilerinin kurulumu, entegrasyonu ve bakımından sorumlu olan bir ekip insanın olduğu bir departmandır. Ayrıca, işletme genelinde günlük teknolojik sorunlarla ilgili tüm organizasyona teknik destek sağlarlar; bu sorunlar bilgisayar ağ sistemleri veya başka herhangi bir donanım veya yazılım sorunuyla ilgilenebilir.
Son olarak, IT ekibinin sayısı şirketin özel ihtiyaçlarına bağlı olarak değişebilir. Bazı şirketler sadece bir IT çalışanına sahipken, çoğu şirket 2-50 çalışanlık bir iç IT ekibine sahiptir.

2. IT hizmet ekibinin rolü nedir?

IT hizmetleri, iş sektörüne ve şirket büyüklüğüne bağlı olarak çok geniş bir sorumluluk yelpazesi olabilir. İşte IT ekiplerinin genel sorumluluklarından bazıları:

• IT Sistemlerinin Kurulumu ve Bakımı: IT sistemleri, bir işletmedeki tüm operasyonların çekirdeğidir. Farklı departmanları ve operasyonları entegre ederler ve tüm ekipler arasında iletişim sağlarlar. Ve genellikle, bu sistemler hem maddi hem de zaman açısından büyük bir yatırım gerektirir. Bu hizmetlerin kurulumu teknik taraf açısından ciddi bir uzmanlık gerektirir. IT ekipleri bu hizmetlerin uygulanmasıyla ilgilenir. Tüm sistem üçüncü bir şirket tarafından dış kaynak kullanımı yapılsa bile, bu tür büyük operasyonlar düzenli bakım gerektirir.
• Otomasyon Süreçleri: IT ekipleri ayrıca iş operasyonlarını otomatikleştirme ile uğraşır. İletişim ve otomasyon sistemlerini işletmenin her bir operasyonunun her parçasını entegre etmek için uyarlarlar. Genellikle bu sistemler, işletmenin genel iş akışlarını ve ihtiyaçlarını anlamak için profesyonel iş analistleri tarafından desteklenir.
• Teknik Destek: IT personeli genellikle organizasyonun tüm ekibine ağ sistemleri, bilgisayar donanımı, yazılım, üçüncü taraf sistemleri, uygulamalar veya diğer teknik sorunlar hakkında teknik destek sağlar.

• Veri Yönetimi: IT hizmetleri, iş verilerini depolamak, işlemek ve korumak için gerekli sistemi kurar ve sürdürür. Bu aynı zamanda sistem güvenliğini içerir.
• Teknolojik Tedarik: Teknolojideki uzmanlıkları nedeniyle IT personeli, genellikle 3. parti hizmet sağlayıcılarıyla da ilgilenir. Dış yazılım ihtiyaçları, bulut hizmetleri veya diğer teknolojik ihtiyaçlar için hizmet sağlayıcılarına başvururlar. Bu aynı zamanda bu sağlayıcılar için tedarikçi risk değerlendirmesi içerecektir, çünkü teknoloji hizmetleri şirketlerin en önemli, hassas ve savunmasız bölgelerinden biridir.

3. IT departmanı şirket organizasyon şemasında nerede bulunur?

Şirketlerin ihtiyaçlarına ve kurumsal kültürüne göre, IT departmanının organizasyon şemasındaki yeri değişebilir. Ancak çoğu şirket, CEO’ya doğrudan rapor veren bir CTO (Chief Technology Officer) (Baş Teknoloji Sorumlusu) bulundurur. Aşağıda, IT yöneticilerinin yerini gösteren bir c-level organogram bulunmaktadır.

Şirket ayrıca organizasyonun bilgi teknolojisi işletmesinden sorumlu olan ayrı bir CIO (Chief Information Officer) (Baş Bilgi Sorumlusu) ve/veya bilgi sistemlerinin güvenliği konusunda sorumluluğu olan bir CISO (Chief Information Security Officer) (Baş Bilgi Güvenliği Sorumlusu) olabilir.

Bazı küçük şirketler IT ekiplerini operasyonel hizmetler altına yerleştirebilir.

4. IT Organizasyon Yapısı

Şirketler, IT ekiplerinin yapısı konusunda farklı yaklaşımlar uygulayabilirler.
Merkezi IT Organizasyon Yapısı: Eğer tüm IT ağları merkezi bir merkezden yönlendiriliyorsa, bu durum merkezi bir yapıdan bahsedebiliriz. Bu yaklaşım, tüm bilgi teknolojileri hizmetleri için daha standart ve daha kolay bir yönetim sistemini getirecektir. Diğer yandan, bu merkezi yapıların karar mekanizmasını yavaşlatabileceği ve operasyonel etkinliği azaltabileceği açıktır.

Dağıtılmış IT Organizasyon Yapısı: Bazı şirketler IT sistemlerini ayırmayı ve her merkezi kontrol sistemi tarafından yönetmeyi tercih ederler. Diğer bir deyişle, tüm IT sorumlulukları farklı merkezler arasında bölünür ve ayrı ayrı çalıştırılır. Bu yaklaşım genellikle hizmetlere çeviklik getirirken, standart olmayan uygulamalara yol açabileceği için risk oluşturur.

Bu yapılar, işletmenin özel ihtiyaçlarına bağlı olarak proje ekipleri, destek ekipleri, operasyon ekipleri, geliştirme ekipleri veya süreç ekipleri içerebilir.

5. IT Organizasyon Şeması Pozisyonları

IT ekipleri çeşitli roller ve pozisyonlara sahip olabilir. Aşağıdaki liste, IT departmanlarında en yaygın rollerin kısa bir özetini verir:

– Bu Görüntü, Someka tarafından hazırlanan Org Şeması Oluşturucu ile Oluşturulmuştur –

• CTO (Chief Technology Officer): Bu pozisyon, tüm teknoloji departmanından sorumludur ve CEO’ya doğrudan rapor verir.
• CIO (Chief Information Officer): Bu pozisyon, şirketin tüm bilgi teknolojisi sistemlerinin stratejisi ve uygulanmasından sorumludur.
• CISO (Chief Information Security Officer): Bu, işletmenin bilgi sistemlerinin güvenliğini kurma ve sürdürme konusunda sorumlu başka bir c-level pozisyonudur.
• IT Yöneticileri: IT ekibinin ihtiyaçları ve fonksiyonlarına bağlı olarak bu pozisyon, IT Proje Yöneticisi, IT Ürün Yöneticisi veya koordinatör içerebilir.
• IT Ağ Yöneticisi: Bu yönetim seviyesi, ağ mühendisleri, mimarlar ve analistlerin rapor verdiği ağ sistemleriyle ilgilenir.
• Geliştiriciler: IT ekiplerinin temel pozisyonlarından biri kod yazarlarıdır. Bazı şirketler içeride geliştiricilere sahipken, bazıları dış kaynak kullanmayı tercih eder.
• Tasarımcılar: IT ekipleri, yazılımlarını veya uygulamalarını daha kullanıcı dostu hale getirmek için UI/UX tasarımcılarına ihtiyaç duyabilir.
• IT Analistleri: Bu çalışanlar, sistemleri sürekli olarak analiz etmek ve geliştirmek için farklı uzmanlık alanlarına sahip olabilirler.
• QA Testciler: Bu ekipler, sistemlerin, yazılımın veya uygulamaların Kalite ve Güvence testini yapmaktan sorumludur.
• Güvenlik Mühendisleri: Bu ekipler, işletmenin bilgi teknolojisi sistemlerini olası tehditlere karşı korumaktan sorumludur.
• Veri Bilimcileri: Bu çalışanlar veya diğer bir deyişle veri analistleri, işletmenin verileri depolamak, işlemek ve korumak için sistemlerini uygular, sürdürür ve geliştirir.

IT departmanında, IT departmanının ve genel olarak şirketin büyüklüğü ve ihtiyaçlarına göre birçok başka rol olabilir.

6. Bilgi İşlem Organizasyon Şeması Nedir?

Özetle, IT organizasyon şeması, bir IT departmanının hierarşik seviyelerinin görselleştirilmesidir.
Bu nedenle, bu diyagram, IT çalışanları arasındaki ilişkileri gösterir ve tüm departmanın iç raporlama modelini vurgular.

Diğer departmanlar gibi, IT departmanları da düz organizasyon şemaları, matrix organizasyon şemaları ve fonksiyonel organizasyon yapıları gibi farklı türde organizasyon şemalarını tercih edebilirler. IT şirketleri için organizasyon şablonlarını kullanabilirsiniz.

7. Bir Bilgi İşlem Organizasyon Şeması Nasıl Oluşturulur?

İşte bir IT Organizasyon Şeması oluşturmak için adım adım bir kılavuz:

#Adım 1 – Organizasyon şema türünü belirleme

İlk olarak, IT departmanınızın genel raporlama sürecini belirlemeli ve ardından ihtiyaçlarınıza uygun olan organizasyon şema türünü seçmelisiniz.

#Adım 2 – Taslak hazırlama

Ekibinizin rollerini ve raporlama hiyerarşilerini netleştirdikten sonra, IT organizasyon şema diyagramınızın bir taslağını hazırlayabilirsiniz.

#Adım 3 – Uygun platformu seçme

İlk olarak, organizasyon şemaları yapmak için birçok araç ve yazılım bulunmaktadır. Bu nedenle Microsoft Office programları gibi Word, Excel, Powerpoint veya Microsoft Visio yazılımı gibi platformlar gibi farklı platformları kullanabilirsiniz. Ayrıca Excel’de organizasyon şemaları oluşturmanın farklı yöntemleri ve diğer platformlarda nasıl yapılacağına dair çeşitli yöntemler bulunmaktadır.

#Adım 4 – Organizasyon şemasını nihai hale getirme

Kullandığınız platforma göre, taslağınızı kolayca nihai organizasyon şema diyagramına uyarlabilirsiniz.
Ayrıca, kendi IT organizasyon şemalarınızı oluşturmak için hazır bir Excel şablonumuzu kullanabilirsiniz. Bu durumda yapmanız gereken tek şey, çalışan verilerinizi girmek ve bir düğmeye tıklamak, şemanız hazır.

Şemanızı bir tıklamayla PDF olarak dışa aktarabilirsiniz:

Someka’dan Otomatik Organizasyon Şeması Oluşturucu’yu İndirin

Ayrıca, şablonumuzun nasıl çalıştığını aşağıda bulabilirsiniz:

Daha fazla bilgi için organizasyon şeması eğitim videosunu ziyaret edebilirsiniz.

8. IT Organizasyon Şemalarıyla İlgili Sık Sorulan Sorular

1. Tipik bir organizasyon şemasında bilgi teknolojisi kime rapor verir?
Öncelikle, tipik bir organizasyon şemasında bilgi teknoloji departmanının başı CEO’ya doğrudan rapor verir. Ayrıca bu seviyenin başı CTO, CIO veya CISO olabilir.

2. Teknoloji şirketi için en iyi organizasyon yapısı nedir?

Bu büyük ölçüde şirketin boyutu ve ihtiyaçlarına bağlıdır. Bununla birlikte, merkezi IT organizasyon yapısı genellikle daha büyük teknoloji şirketleri için daha yaygınken, küçük teknoloji şirketleri genellikle daha dağıtılmış bir yapı tercih edebilir.

3. Bir IT organizasyon şeması oluşturmanın en iyi yolu nedir?

Bir IT organizasyon şeması oluşturmanın en iyi yolu, ihtiyaçlarınıza ve hedeflerinize bağlıdır. İlk olarak, ekibinizin rollerini ve sorumluluklarını netleştirmeniz gerekecektir. Ardından, organizasyon şema türünü belirleyebilir ve uygun bir platform veya araç seçebilirsiniz. Son olarak, taslağınızı hazırlayabilir ve nihai organizasyon şema diyagramını oluşturabilirsiniz.

Bu, IT organizasyon şeması oluşturmanın temel adımlarını içeren bir rehberdir. Organizasyon şemanızı şirketinizin özel ihtiyaçlarına ve gereksinimlerine uyacak şekilde uyarlayabilirsiniz. İyi şanslar!