CRM Yerine Excel Kullanılabilir mi?

İş kartlarındaki müşteri bilgilerinin dijital platformlara aktarılmasının üzerinden bir süre geçti. Hepimiz verilerimizi rastgele kağıtlara yazmak ve sonra kaybetmemeye çalışmak yerine, sistemlerde saklamanın çok daha güvenli bir yol olduğunu biliyoruz. CRM, düzensiz bir şekilde ele alınmaması gereken süreçlerden biridir; düzgün bir şekilde yönetilmelidir. Bu işi yapmak için uygun araçlar ve yazılımlar bulunmaktadır. Peki soru şu: “CRM Yerine Excel Kullanılabilir mi?”

Kesinlikle kullanılabilir. İşte nedeni. Müşteri ilişkileri yönetim sistemi, CRM olarak bilinen, müşteri bilgilerini düzenli bir şekilde saklama sürecidir. Excel aslında ne konuda çok iyidir? Bilgileri düzenli bir şekilde saklama konusunda. Kullanmaya başladığınızda, dağınık bilgilerle uğraşmaktan sizi kurtaracağınızı çok iyi biliyorsunuz. Bu durumda, Excel, CRM ihtiyaçları için harika bir çözüm olabilir.

Excel’i Bir CRM Olarak Kullanmanın Avantajları

Excel’in genel avantajları sayısızdır. Bu Microsoft Office aracı her zaman işinizi geliştiren bir şey sunar. Aynısı CRM için de geçerlidir. Excel’i CRM aracınız olarak benimsemek için birçok neden vardır. Özellikle doğru şekilde ve uygun özelliklerle kullanırsanız; Excel’den maksimum düzeyde fayda sağlarsınız. Neden kullanmanız gerektiğini görelim. 

• Kullanım Kolaylığı: Excel, kullanımı kolay bir araçtır ve basit bir arayüze sahiptir, bu nedenle verileriniz başlangıçta çok geniş değilse başlamak için iyi bir yerdir. Temel talimatları takip edersiniz ve her şeyi birkaç tıklamayla halledersiniz. Hemen hemen her süreç gibi, CRM de Excel içinde kolayca yapılabilir.
   
• Uygun Maliyet: Excel, geniş çapta bilinmesinin yanı sıra uygun maliyetlidir. Diğer araçlarla karşılaştırıldığında ucuzdur ve bu büyük bir avantajdır. Size çok fazla maliyet getirmez ve onu karşılayıp karşılayamayacağınız konusunda endişelenmek zorunda kalmazsınız. 
• Pratik Özellikler: Belirli verileri düzenlemeniz gerektiğinde, Excel size uygun yapıyı ve grafikler ve tablolar gibi düzenleme özelliklerini sağlar. İlk başta dijital bir alanın neden gerektiğini hatırlayın; bilgileri mümkün olduğunca düzenli hale getirmek için. Excel’in özellikleri ihtiyacınızı karşılar. Tablolar ve grafikler, bazı bilgileri gruplandırmak ve düzenlemek için Excel içinde bulunur.
• Düzenlilik: Excel’in en iyi yanlarından biri verilerinizi tek bir elektronik tabloda tutabilmenizdir. Sayfada göz atarak aradığınıza ulaşmak, farklı yerleri aramak yerine zaman kaybetmekten daha iyidir. Kullanıcılar verilerini aynı yerde saklayabilir, böylece her şey daha da düzenli olur, bu da CRM oluştururken istediğimiz bir şeydir. 

Excel Elektronik Tablonuzu Oluştururken Neleri İçermelidir?

Kendi Excel CRM’nizi oluştururken elektronik tablonuzu iki ana bölüme ayırmalısınız: müşteri verileri ve ilerleme durumu. İlki müşterilerin iletişim bilgilerini içerirken, diğeri onlarla olan ilişkilerinizi temsil eder; satışlar nasıl gidiyor veya satışları geliştirmek için ne gibi adımlar atacaksınız gibi; Ana bölümleri oluşturun ve ardından detaylandırın. Bu işlemi çalışma sayfanızda iki sekme açarak yapabilirsiniz, veya hazır bir şablon kullanıyorsanız, bu tür bölümlerin zaten yapılandırıldığını göreceksiniz.

Aşağıdaki örnek olan Potansiyel Müşteri Listesi Şablonu‘na bakın. Bu şablonda, ilgili CRM bilgileri müşteri verileri ve ilerleme olarak iki kısımda verilmiştir.

Müşteri verileri üç kategoriye ayrılmıştır: Genel Bilgiler, Adres Bilgileri ve Dijital Bilgiler.

Genel Bilgiler altında iş adı, iş kategorisi ve iletişim adı gibi temel bilgileri girebilirsiniz. Adres Bilgileri adres, ülke, şehir, eyalet, posta kodu, bölge, telefon numarası ve faks numarasını içerir. Dijital Bilgiler ise ana e-posta, alternatif e-posta, web sitesi ve notlar içerir. 

İletişim bilgilerini girdikten sonra, ilerlemenizi açılır menüden seçebilirsiniz; müşterilerle ilgili aksiyon almayı kolaylaştırır. 

İlerleme bölümünden durumu seçebilirsiniz. Bu, belirli bir müşteriyle olan ilerlemenizin nasıl gittiğini temsil eder. İlerlemeyi seçtikten sonra bir durum bayrağı simgesi bir sonraki sütunda görüntülenir.

Someka ayrıca bu dosyanın Google Sheets sürümünü de sağlar: Müşteri Takip Google Sheets Şablonu. Bu sürümü çevrimiçi olarak iş arkadaşlarınızla eşzamanlı çalışma için kullanabilirsiniz.

Bu nedenle, CRM için Excel elektronik tablonuzu oluştururken benzer bir yaklaşım benimseyebilirsiniz. İletişim bilgilerini daraltmak ve sadece adlarını, numaralarını ve e-postalarınızı içerebilirsiniz. Ayrıca LinkedIn profili, sosyal medya hesapları ve gerektiğini düşündüğünüz diğer bilgi türlerini ekleyebilirsiniz. Şekil, işinize ve ihtiyaçlarınıza bağlı olarak şekillenir. Temel bilgileri müşteriler hakkında içermeli ve onlarla yapılan çalışmalarla ilgili tüm eylemleri içermelisiniz. 

Elektronik Tablodan CRM Yazılımına Geçme Zamanı Ne Zaman Gelir?

Excel, yalnızca küçük işletmeler için uygun bir CRM aracıdır. Başlangıçta size yardımcı olabilir; birkaç müşterinin bilgilerini saklamak Excel için çok fazla sorun yaratmaz. Özellikle bütçeye dikkat ettiyseniz, Excel muhtemelen aradığınız şeydir. Ancak en sonunda CRM yazılımıyla değiştirilemez ve büyümeye başladığınızda yetersiz kalır. Ne zaman bırakmanız gerektiğini ve Excel tablonuzu CRM yazılımına adapte etmeye ne zaman başlamanız gerektiğini bilmelisiniz. Hadi Excel’e karşı CRM karşılaştırmasını görelim. 

Excel’in Sınırlamaları

Kullanıcıların sorun yaşayabileceği Excel’in bazı dezavantajları:

• Verileri manuel olarak girmekten kaynaklanan zaman kaybı
• Birden fazla kişi tarafından zor erişilebilirlik
• Veri kaybı olasılığı

CRM yerine Excel kullanılabilir mi sorusunun cevabı olsa da çok fazla müşteri ve çok fazla veri, aniden Excel’de zayıf bir CRM’ye dönüşebilir. Bu nedenle, bir elektronik tablodan bir CRM yazılımına geçmek için en iyi zaman, başa çıkabileceğinizden çok daha fazla veriye sahip olduğunuz zamandır. Excel kayıtlarını yöneten çalışanlar ayrılabilir veya müşteri sayısı hızla artabilir; bu da düzensiz bir şekilde çok miktarda bilgiyi düzenlemeye çalıştığınız anlamına gelir. Şeyler büyüdükçe, sınırlamalar daha belirgin hale gelir.

CRM Yazılımının Avantajları

Bir CRM yazılımı, bu amaç için özelleştirilmiş bir otomasyon sunar ve verileri manuel olarak girmekten sizi kurtarır. Bu, zaman tasarrufu ve verimlilik demektir. Otomasyon ayrıca hataların riskini azaltır ve kullanıcılara kontrol etme fırsatı verir. Dosyaların kaybolma riski olmaması için her şey bulut sistemine kaydedilir. Excel’in aksine, herkes sisteme erişebilir ve birlikte çalışabilir. Ayrıca, sonunda gelişmiş raporlama sağlar. Düzensiz verilere veya çok fazla müşteriye artık burada meydan okuma yok. 

Yüzlerce müşteriniz varsa ve bilgilerini verimli bir şekilde düzenlemek istiyorsanız, o zaman bir CRM yazılımına ihtiyacınız var demektir. Başlangıçta Excel’i kullanın, paranızı cebinize koyun; ancak işler karmaşık hale geldiğinde, CRM yazılımına geçmeyi düşünmeyi düşünün.

Ücretsiz CRM Excel Şablonları

CRM’nin, temel müşteri bilgilerini saklamanın ötesinde diğer boyutları da vardır. İşlerinizi planlamak için bir zaman çizelgesine sahip olmak isteyebilirsiniz veya süreçleri izlemek ve görevleri yönetmek isteyebilirsiniz. Bu tür amaçlar için otomatikleştirilmiş Excel araçları bulunmaktadır. Hazır Excel şablonları, kullanıcıların Excel ile daha iyi deneyimler yaşamasını sağlayan pratik çözümler sunar. CRM açısından bu çözümleri görelim. Someka size, CRM işlerinize adapte edebileceğiniz aşağıdaki şablonları sunar. Farklı ihtiyaçlar için farklı araçlar. Hepsi sizin olabilir.

• CRM Şablonu

Excel CRM şablonu, işlem akışı, satış elemanı performans takipçisi ve takvim özellikleri ile tam bir müşteri ilişkileri yönetimi şablonu sunar. İşlem akışı, tüm istemci görevlerinizi Kanban görünümünde verir. Ayrıca, müşteri ilişkisi görevlerinizi çevrimiçi bir platformda takip etmeniz gerekiyorsa CRM Google Sheets Şablonu‘nu kullanabilirsiniz.

• Müşteri Veritabanı Şablonları

Tüm istemci verilerinizi tek bir yerde tutmak, etkili bir müşteri ilişkileri yönetimi için son derece önemlidir. Excel Müşteri Veritabanı veya Google Sheets Müşteri Veritabanı şablonlarını kullanarak tüm bilgilerinizi takip edebilirsiniz.

• Potansiyel Müşteri Listesi Şablonu

Kendi Excel tablonuzu oluşturmak iyidir; ancak her şeyi daha hızlı bir şekilde yapmanıza yardımcı olan bir araca sahip olmak daha iyidir. Kendi kategorilerinizi veya grupları oluşturmadan anahtar müşteri verilerinizi takip etmek için bu Potansiyel Müşteri Listesi Şablonu‘ndan faydalanabilirsiniz. Basit ve makrosuzdur. Bu yüzden Excel konusunda yeni başlayanlar bile rahatlıkla kullanabilir. CRM’deki müşterileri takip etmek için yardımcı olur.

Gerekli kategoriler zaten araç içinde kurulmuş ve yapmanız gereken tek şey özel verilerinizi oluşturmadan özel bilgileri eklemektir. Kategoriler “müşteri verileri” ve “ilerleme” olarak belirtilir. Bu yaklaşım, müşteriyle ilgili her şeyi düzenli bir şekilde tutmanıza olanak tanır. Bir sonraki adımlarınızı planlamak ve müşteri ilişkilerinizi daha etkili bir şekilde yönetmek için kullanabilirsiniz.

Sonuç Olarak

CRM yerine Excel kullanılabilir mi sorusunun cevabı gördüğünüz üzere evet fakat bazı hatırlanması gereken noktalar var. Excel’in müşteri ilişkileri yönetimi için uygun bir araç olabileceği açıktır, ancak işler karmaşıklaştıkça ve müşteri sayınız arttıkça, özel CRM yazılımları gereklilik haline gelir. Excel’in kullanım kolaylığı, düşük maliyeti ve temel düzenleme özellikleri gibi avantajları vardır; ancak bir CRM yazılımı otomasyon, veri güvenliği, büyüme için ölçeklenebilirlik ve gelişmiş raporlama gibi avantajlar sunar.

Eğer işiniz büyüyor ve müşteri tablonuz genişliyorsa, CRM yazılımı düşünmeye başlamak için iyi bir zaman olabilir. Ayrıca, Someka gibi kaynaklar, ihtiyaçlarınıza uygun ücretsiz veya uygun maliyetli Excel şablonları sunmaktadır. Bu şablonlar, müşteri bilgilerini düzenli ve etkili bir şekilde yönetmenize yardımcı olabilir.

Sonuç olarak, hangi yöntemi seçerseniz seçin, müşteri ilişkileri yönetimini ciddiye almak ve verileri düzenli bir şekilde saklamak işinizi büyütmek ve başarılı olmak için hayati önem taşır.