Eisenhower Matrisi Nedir ve Nasıl Kullanılır?

Günümüz dünyasında hepimiz çok meşgulüz ve yapılacaklar listemiz onlarca görev ile dolu. İşte bu gibi durumlarda stres ve verimliliğimiz düşüyor. Çünkü yapılacaklar listesini açınca önümüzde onlarca iş görünce görevler arasında dağılıyoruz. Eminim siz de herkes gibi gün içinde ayırdığınız vakitten en verimli şekilde yararlanmak istersiniz.

İşte bu gibi yoğun iş takvimimizde görevleri önceliklendirmek ve onları doğru sıraya almak çok önemli. Eisenhower matrisi görevleriniz arasında önem ve aciliyet sırasına göre sıralama yapar.

Bu sıralama metodu ile hayatınızdaki önemli görevleri asla kaçırmazsınız. Ayrıca önceliklendirme ve sıralama yaparak görevlere ne kadar zaman ayıracağınızı doğru ayarlayarak zamandan da kazanabilirsiniz. Ek olarak stres altında her işi yetiştirmek zorunda hissine kapılmazsınız.

Eisenhower matrisine görevlerinizi ekledikçe buradan takip edebilir ve tüm görevleri kontrolünüz altında tutabilirsiniz.

Eisenhower Matrisi nedir?

Eisenhower matrisi aynı zamanda aciliyet & önem matrisi olarak da bilinir. Bu matrise göre değerlendirdiğiniz tüm görevlerinizi sırasıyla yaptıkça yanlarında bulunan açılır liste yardımı ile yapıldı olarak işaretleyerek üstünü çizebilirsin.

Değerlendirmeler sayesinde hangi görevlerinin daha önemli ve acil olduğuna karar vererek önceliklendirebilirsin.

Günümüz dünyasında her gün önümüze gelen onlarca yapılacak arasında hangi göreve zaman ayıracağınıza karar vermek en az o görevler kadar önemli bir sorundur. Aciliyet ve önem matrisi sayesinde günlük veya haftalık takviminizi kolaylıkla organize edebilirsiniz. Bu yolla en acil görevleri daha önemsiz olanlardan ayırt edebilir ve harcadığınız zamandan maksimum verimi alabilirsiniz.

Hangi görevler yapılmaya değerdir?

Görev değerlendirmesi, o işin hayatınızdaki veya işinizdeki önemine göre yapılır. Takviminizi verdiğiniz kararlara göre önceden organize ederek, her işe gerektiği zamanı ayırabilirsiniz. Bu sayede acil durumlar ortaya çıksa bile her şey planladığınız gibi gider.

Ek olarak değerlendirme sonucunda diğer görevlerden daha önemsiz veya acil olmayan görevleri belirlemek de hem stres yükünüzü azaltır hem de diğer görevlere ayırdığınız zamanı arttırır.

Eisenhower matrisi genellikle iki şekilde tasarlanır. İlki kişisel işleriniz için ikincisi ise iş hayatınızla ilgili olandır. Bu yolla iş ve özel hayat dengesi de kurabilirsiniz.

Eisenhower Matrixi görevlerinizi 4 temel bölüme ayırır. Bu bölümler:

• Acil ve önemli
• Acil değil fakat önemli
• Acil ama önemli değil
• Acil değil ve önemli değil

1. Acil ve Önemli Görevler Bölümü

İlk kategoride yer alan görevler kesinlikle yapmanız gereken işleri kapsar. Eisenhower matrisi yardımı ile ayrıştırdığınızda acil ve önemli olarak işaretlenen görevler en önemli görevlerdir. Bu alanda yer alan yapılacaklar, takviminizde ilk eklemeniz gerekenlerdir.

Acil ve önemli olarak işaretlediğiniz görevler Eisenhower matrisinin sol üst kısmında yer alır. Bu kısımdaki yapılacaklar hemen dikkatinizi vermeniz gereken işlerdir. Genellikle son teslim tarihi çok yakın veya geçmiş görevler burada yer alır.

Someka’nın tasarladığı Eisenhower Matrisi Excel ve Google Sheets şablonlarında da bazı örnek görevler eklenmiş olarak gelir. Buradaki görevlerden kendi görevlerinizi değerlendirmek için fikir alabilirsiniz.

Birkaç örnek vermek gerekirse;

• O güne veya yarına yetişmesi gereken projeler
• Son teslim tarihi geçmiş işler
• Ailevi acil durumlar
• Planlanmamış görevler
• Acil yardım gereken işler

Bu örneklerde gördüğünüz üzere, birçok iş içinden bazı görevler sıyrılarak en acil ve en önemli olarak atfedilir. Bu görevler takviminizde ilk yer alması gereken işlerdir.

2. Acil Olmayan ama Önemli Görevler Bölümü

İkinci önemli kategorisi ise karar listesi olarak tanımlanabilir. Bu listede yer alan görevler acil değil fakat iş veya özel yaşamınızda önemli görevlerdir. Bunları ilk kategorideki görevleri yerleştirdikten sonra zamanınız kaldığı takdirde ekleyebilir veya daha sonraya ertelemeyi seçebilirsiniz. Eğer zamanınız varsa bu görevler takviminize eklemeniz gereken görevlerdir. Bu sayede gelecekte birçok görevin acil durumuna dönmemesini sağlarsınız.

Bu alanda genellikle kişisel işler veya sosyal çevrenizle alakalı yapmanız gerekenler yer alır.

Birkaç örnek vermek gerekirse;

• Kişisel buluşmalar
• Spor yapmak
• Kilo vermek
• Uzun dönem sağlık hedefleri
• Uzun dönem kariyer hedefleri

2. kategori olan acil olmayan ama önemli görevler arasında bulunur.

3. Acil ama Önemli Olmayan Görevler Bölümü

3. önem sırasına sahip liste ise delege edilmesi gereken işlerin listesidir. Diğer kategorideki görevleriniz bittiği takdirde bunlara zaman ayırabilir veya diğer insanlardan bu görevleri yapmasını rica edebilirsiniz. Bu alanda hem kariyer hem de kişisel görevler bu alanda yer alabilir.

Bu görevler, toplantı organizasyonu veya ürün video çekimi gibi ufak sorunları barındırabilir. Devret listesi için birkaç örnek vermek gerekirse;

• Randevular
• Alışveriş
• Kira vb. ödemeler
• Ev temizliği
• Bozuk aletlerin tamiri

gibi acil olmayan fakat hayatınızda önemli bir yeri olan birçok görev devret kısmında yer alır. 3. Kategoride yer alan bu gibi görevler sizin tarafından halledilmesi gerekmeyen veya ertelenebilecek görevler olarak da özetlenebilir.

4. Acil Değil ve Önemli Olmayan Görevler Bölümü

4. ve son kategori olan iptal listesidir. Bu görevler Eisenhower Matrisinde en aşağıda yer alır ve diğer tüm gruplar tamamlanmadan başlanmaması gereken görevleri içerir. Yoğun bir temponuz bulunuyorsa direk bu alanda yer alan görevleri takviminizden silebilir veya gelecekte yapılmak üzere erteleyebilirsiniz.

İş veya özel hayatınızda yapmanız gereken çok önemli işler varken zaman harcadığınız tüm ufak işleri düşünün. İşte bu alan o ufak işlerin zamanınızı ve konsantrasyonunuzu bozmamanız için silmeniz gereken görevlerin bütünü içindir.

Bu bölümdeki yapılacaklar sizi hayatınızda önemli yer tutan diğer görevlerden uzaklaştırabilir veya onların zamanından çalmanıza sebep olarak, gerekli özeni verememenize neden olabilir. Bu nedenle bahsi geçen tipte geçen tüm görevler takviminizden silinmeli veya gelecekteki bir zamana ertelenmelidir.

Eisenhower matrisine göre değerlendirilen görevler 4. Bölüme geldiği takdirde onlarsız yaşayabilir ve yapmadığınız takdirde size bir zararı olmayan görevlerin bütünüdür.

Örnek vermek gerekirse;

• Salonunuzun tasarımı değiştirmek
• İş bilgisayarınızdaki gereksiz dosyaları temizlemek
• Ekmek yapmasını öğrenmek
• Yeni pazarlar aramak
• LinkedIn profilini güncellemek

gibi örnekler verilebilir.

Peki 4’lü Matrise Neden Eisenhower Matrixi Denir?

Önem ve Aciliyet Matrisinin tasarımcısı 34. Amerika Birleşik Devletler Başkanı olan Dwight D. Eisenhower’dır. Kendisi 1890 yılında doğmuş ve 1969 yılında hayata veda etmiştir. Amerikan başkanı olmadan önce bir orgu generali olan ve 2. Dünya savaşında görev alan Eisenhower, yönlendirici kişiliği ve liderlik vasıflarıyla öne çıkmıştır.

Amerika Birleşik Devletleri başkanı olduktan sonra gerek dış politika gerekse SSCB ile uzay yarışı gibi konularda önünde her zaman önemli görevler bulundu. Bu nedenle onlarca görev arasında çalışacağı süreyi her zaman doğru işe yönlendirmesi gerekiyordu. Bu nedenle yapacakları arasında önceliklendirme yaparak planlama yapması gerekti. Tasarladığı matris sayesinde Eisenhower, her zaman en önemli görevleri seçti. Bu yüzden de Amerika Birleşik Devletleri tarihinde en başarılı başkanlardan birisi olarak anılıyor.

Eisenhower Matrisini Kullanmanın Avantaj ve Dezavantajları

Her araç gibi Eisenhower matrixini de kullanmanın bazı fayda ve zararları vardır.

Yararlarından kısaca bahsetmek gerekirse;

• Eisenhower matrisi ile kolaylıkla zaman yönetimi yapabilirsiniz.
• Görevleriniz arasında hangisine vakit ayırması gerektiği hakkında sorgulama yaparsınız.
• Görevlerinizi değerlendirme ve analiz konusunda gelişmenizi sağlar.
• Eisenhower matrixi sadece azman yönetimi sağlamaz, zamandan da kazanmanızı sağlar.

Dezavantajlarından bahsetmek gerekirse;

• Görevlerinizi değerlendirirken önem ve aciliyet sırasına göre planladığınız için görevin karmaşıklık oranını dışarda bırakırsınız.
• Bazı acil işler diğer acil işlerden daha çabuk yapılması gerekir ve bu noktada Eisenhower matrisi görevleri sıralamaz.
• Günlük veya haftalık olarak Eisenhower Matrisini doldurmak yorucu gelebilir.
• Acil ve önemli iş bölümleriniz çok dolu olunca stres düzeyiniz artabilir.
• Her tamamlanan görev için listeyi güncellemek zaman kaybettirebilir.

Excel’de Kendi Eisenhower Matrisinizi Nasıl Oluşturursunuz?

Excel size verdiği esneklik ve tasarım alanı sayesinde Eisenhower matrisi oluşturmak en uygun programlardan biridir. Aynı zamanda birçok iş alanındaki insan için alışıldık bir program olduğu için de hazırlaması çok daha kolay olur. Ek olarak, farklı yerlerden eklenen şablonlar genellikle sorunsuz olarak çalıştığı için de tercih sebepleriniz arasında yer almalıdır.

Someka’nın hazırladığı Eisenhower Matrisi Excel Şablonu, güncel olan tüm Excel versiyonları ile sorunsuz çalışır. Excel’in sunduğu tüm avantajlardan yararlanılarak hazırlanan şablon basit arayüzü ve kullanım kolaylığı açısından sizi rahatlatır. Şablonu açtığınızda tek yapmanız gereken görevlerinizi yazıp değerlendirmek ve işlerinizi tamamladıkça tabloda işlerin yanında olan açılır liste yardımı ile bitirdiğinizi belirtmek.

Diğer Eisenhower Matrixlerinin aksine Someka’nın hazırladığı şablonun ücretsiz versiyonu bulunuyor. Ücretsiz Eisenhower Matrisi Excel Şablonunu indirip hemen denemeye başlayabilirsiniz.

Eğer Excel değil de Google Sheets kullanmak isterseniz Someka Eisenhower Matrisi Google Sheets Şablonunu da kullanabilirsiniz.

Son Söz

Eisenhower matrisi oluşturmak için ilk olarak günlük veya haftalık tüm işlerinizi listelemeniz gerekiyor. Daha sonra Eisenhower Matrixinin detaylarına inebilirsiniz. Yapılacaklar listesi oluşturmak sizi günlük veya haftalık olarak daha planlı ve organize bir şekilde çalışmanızı sağlar. Aynı zamanda yapılacaklar listesi oluşturarak stresinizi azaltabilirsiniz.

Ek olarak Eisenhower matrisini ister Excel ister Google Sheets’de kullanabilirsiniz.

Eisenhower Matrisin Şablonunu, şimdi ücretsiz indirip yarınki takviminizi ekleyerek kullanmaya başlayabilirsiniz. İşlerinizi tamamladıkça, matrisde görevlerin üstünü çizebilir ve diğer görevlere başlayabilirsiniz.

Tabii ki Eisenhower matrisinin öne çıkan özelliği olan önceliklendirme ve değerlendirme size zaman planlaması ve organizasyon konusunda avantaj sağlar.