KPI’lara Neden İhtiyacımız Var? – KPI Gösterge Panoları İçin En İyi Uygulamalar
Bugün neden KPI Gösterge Tabloları oluşturduğumuzu anlamaya çalışacağız ve en iyi KPI gösterge tablosu uygulamalarını keşfetmeye çalışacağız.
İçerik Tablosu
1. KPI nedir?
2. Neden KPI’lara ihtiyacımız var?
3. En iyi KPI Uygulamaları
4. Hazır KPI Gösterge Tablosu Şablonları
İşte başlıyoruz!
1. KPI nedir?
KPI, Anahtar Performans Göstergesi ile eşanlamlıdır. Yani bunlar aslında temel metrikler. Neden böyle bir tablo oluşturuyoruz? Neden bunu takip etmek istiyoruz? Açıklayalım.
Adından da anlaşılacağı üzere, temel performans göstergeleri (KPI’lar) bir işletmenin, departmanın veya kişinin önemli hedefleri ne kadar iyi karşıladığını gösteren sayılardır. İş analitiğinde KPI’lar bir kuruluşun hedeflerini ne kadar iyi karşıladığını ölçmek için kullanılır. Bunlar, önceliklerine veya performans standartlarına bağlı olarak her şirket ve sektör için farklıdır.
KPI’lar size hemen kullanabileceğiniz içgörüler sağladığında en iyi sonucu verir. En iyi KPI uygulamaları için, metriklerinizin açık, ölçülebilir, iş hedefleriyle ilgili olması ve tüm kuruluş genelinde iyi bir şekilde iletilmesi gerekir. Örneğin, bir şirket pazar payını büyütmek istiyorsa, bunu yapmasına yardımcı olabilecek temel performans göstergeleri (KPI’lar) yeni müşteri kazanma oranı, eski müşterileri tutma oranı ve pazar payındaki yüzde değişim olabilir.
Sonuç olarak, KPI ‘lar işletmeler için önemlidir, çünkü onlara temel hedeflerine ne kadar iyi ulaştıklarını ölçmek için bir yol sunarlar, bu da akıllı kararlar almalarına ve stratejik plan yapmalarına yardımcı olur. Düzenli olarak izlendiğinde ve harekete geçildiğinde, doğru KPI seti bir kuruluşun büyümesinde ve başarısında büyük bir fark yaratabilir.
2. KPI’lara neden ihtiyacımız var?
KPI’lara gerçekten ihtiyacımız var mı? Şirketler neden KPI’ları takip eder ve KPI Gösterge Tabloları oluşturur?
Hadi bunu tartışalım!
Örneğin, bir satış müdürü olabilir, bir hastane işletebilir veya bir mağaza zincirine sahip olabilirsiniz. Özellikle üst düzey bir yöneticiyseniz, takip etmek istediğiniz birçok metrik vardır. Çalışanların zamanında giriş çıkış yapıp yapmadıklarını kontrol etmekten finansal kârlılığa, iyi satış rakamlarına ve diğer birçok farklı konuya kadar.
Anlaşılır olması için basit bir örnek verelim. Bir marketiniz olduğunu varsayalım. Küçük bir mağazanın bile yönetilmesi gereken çok sayıda yönü vardır. İnsanlar bu KPI’ları kafalarında takip ediyorlar, ancak genellikle bunun farkında değiller.
İlginç noktalardan biri de bu. Çünkü insanlara bir KPI gösterge tab losundan ve bunun nasıl yapıldığından bahsettiğinizde, bazen tüm bunların nereden geldiğini merak ederek kafa karışıklığıyla tepki verirler. Özellikle KPI panoları hazırlanırken, bu veriler genellikle yeni çalışanlar, uzmanlar veya bu metrikleri anlamsız bulan yirmili yaşlardaki genç profesyoneller tarafından ele alınmaktadır.
Gerçekte, herkes sadece iş için değil, aile ve özel hayatı için de çok çeşitli faktörleri takip eder.
Bazı Temel Sorular:
Sadece küçük bir köşe dükkanı işlettiğinizi varsayın. Bu durumda bile göz önünde bulundurmanız gereken pek çok şey var:
- Ürünler size zamanında ulaştı mı?
- Size o ürünleri gönderen şirketlerin satış temsilcileri uğradı mı?
- Sattığınız ürünler kârlı mı?
- Para kazanıyor musunuz?
- Kaç telefon görüşmesi aldınız?
- Müşteriler sizi arayıp sorular soruyor mu?
Bu soruların cevaplarını biliyor musunuz? En iyi KPI uygulamaları nelerdir?
İK yönetimi için başka bir örnek. Diyelim ki bir çırak veya çalışan sizin için çalışıyor:
- Bu kişi işe zamanında geliyor mu?
- Maaşı ne kadar olmalı?
- Maaşını diğer piyasalarda çalışan çırakların maaşlarına göre mi ayarlamalıyız?
Küçük bir dükkanda resmi olarak kurulmamış olsalar da, bir bakıma İK, finans, satın alma, müşteri ilişkileri ve CRM gibi departmanlara sahip olduğunuza dikkat edin. Tüm bu departmanlar veya işlevler zihninizde ayrı ayrı aktiftir. Mesele de tam olarak bu.
KPI’lar neden önemlidir?
Daha büyük şirketlerde bu metriklere ve sonuçlara toplu olarak bakmak isteyen yöneticiler vardır, çünkü kendi dükkanını yöneten bir kişi kadar uygulamalı olamazlar.
Her şeyi kendi başına halleden bir mağaza sahibinin aksine, 500 çalışandan oluşan bir ekibi denetleyen üst düzey bir yönetici olarak orada olup biten her şeyden haberdar olamazsınız. Bu nedenle bazı özet metrikleri görüntülemeniz gerekir.
Anahtar Performans Göstergeleri ve KPI yönetimi fikrinin ilk ortaya çıktığı yer tam da burasıdır. Bu metrikleri belirleme ve izleme süreciniz işletmenize özgü ve uluslararası kabul görmüş normlara uygun olmalıdır.
Çağrı Merkezi Örneği ve En İyi KPI Uygulamaları
Sektöre, bölüme veya konuya bağlı olarak, çeşitli metriklerin izlenmesi kritik önem taşır. Örneğin, ülke geneline yayılmış 150 çalışanı olan bir çağrı merkezinden sorumluysanız, göz önünde bulundurmanız gereken belirli ölçütler vardır.
– Bu, Someka tarafından hazırlanan Çağrı Merkezi KPI Gösterge Tablosunun ana analiz bölümüdür –
Birçok üst düzey çağrı merkezi yönetim ekibinin dikkate aldığı metriklere bakmıyorsanız muhtemelen bir şeyleri kaçırıyorsunuz demektir. Bu yönergelerin ötesinde, kişisel olarak göz önünde bulundurmak isteyeceğiniz ek ölçütler de vardır. Bu sadece akıl yürütmenin ötesine geçer: “Madem herkes buna bakıyor, ben de bakmalıyım.”
Bu strateji daha çok sizin gibi bir yöneticinin doğal olarak görmek isteyeceği şeylere odaklanır. İşlerin nasıl gittiğine dair bir fikir edinmek için, bir çağrıya cevap vermenin genellikle ne kadar sürdüğünü bilmek isteyebilirsiniz. Alternatif olarak, bir çağrıya geri dönülmeyeli ne kadar oldu ve bu ne sıklıkla gerçekleşiyor? Çağrı merkezleri konusunda uzman değilim, ancak sorumlu olsaydım, bu metrikleri görmek isterdim çünkü önemli olduklarına inanıyorum. Bu ölçütlerin doğuşu budur.
3. En iyi KPI uygulamaları
Modern dünyada çok büyük miktarda veri ile çevrelenmiş durumdayız. Trilyonlarca terabayt verinin toplanması ve yorumlanması da dahil olmak üzere bu verilerle gerçekleştirdiğimiz eylemler en önemli konular arasında yer alıyor. İşletmeler için veri toplamak artık tek başına kayda değer bir başarı değil.
Her departman yöneticisi, toplanmış bir ton veri alır. Ancak önemli sorular şunlar: Bunu yakından inceleyebilecekler mi?
Bunu deşifre edebiliyorlar mı? Doğru olarak algıladıkları şeylere göre hareket edebiliyorlar mı? Bunlar önemli faktörlerdir. Eğer bunu yapmıyorsanız veri toplamanın bir anlamı yoktur. KPI metriklerimiz, onları tanımladığımızda anlamlı ve pratik olmalıdır.
Aksi takdirde, 100 adet sattığımızı veya ortalama yanıt süresinin 5 saniye olduğunu bilmek bilgilendirici değildir. Bu ne anlama geliyor? Yararlı mı yoksa zararlı mı? Norm nedir?
3.1. Karşılaştırılacak Metrikler?
Öncelikle çoğu KPI metriğinin yönetiminde ve takibinde uygulanan yöntem, bu verileri iki farklı şeye göre karşılaştırmaktır:
- Geçmiş Performans
- Hedefler / Sektör Karşılaştırmaları
Birincisi kendi şirketimizin geçmiş performansı. Peki geçen yıla kıyasla bu nasıl? İyileşti mi? Daha da kötüleşti mi?
İkinci olarak, belirlediğimiz hedeflere göre nasıl bir performans gösterdi? Örneğin bir çağrı merkezi yöneticisi olarak ortalama beş saniyede yanıt veriyorduk. Bu yıl dört saniyelik bir hedef belirledik ama aslında dört buçuk saniyeye ulaştık. Hedefimize ulaşamadık ama yine de bir yıl öncesine göre daha iyiyiz.
Bu metriklerin tümü, bunu inceleyen bir yönetici tarafından görülebilecektir. Bir rapor ideal olarak 25 ila 30 metrik içermelidir. Bundan fazlası aşırı bilgi yüklemesine neden olabilir ve bu da analiz ve yorumlama için gereken süreyi uzatır. Sonuç olarak yaklaşık 20 metriği izlemek mantıklıdır. Raporlarınıza bu miktardan fazlasını dahil etmeyin.
Bu sayının üzeri aşırı bilgi yüklemesine neden olabilir ve bu da analiz ve yorumlama için gereken süreyi uzatır. Sonuç olarak yaklaşık 20 metriği izlemek mantıklıdır. Raporlarınıza bu miktardan fazlasını dahil etmeyin.
3.2. Karşılaştırmaların Görselleştirilmesi: En İyi Uygulamalar
Bir yönetici bu rapora baktığında kırmızı ve yeşil renkte şeyler görür. KPI dashboard yazıp herhangi bir Google Görseline tıkladığınızda burada ne demek istediğimizi anlayabilirsiniz. Zaten çoğu rapor ve gösterge tablosu birbirine benzer. Aslında insanlar dikkatlerini kırmızı renkli alanlara çekmek isterler.
Bu kırmızı alanlar, durumun neden daha kötüye gittiği veya hedefimize neden ulaşılamadığı gibi endişelere yol açmaktadır. Aksi takdirde, her bir metriği ayrı ayrı inceleyemeyiz-3, 5, 100,7, vb. Şimdi başka bir örneğe bakalım.
Bu üretim tesisindeki hedefimiz üretim maliyetlerini düşürmektir. Bu ürün grubu için birim başına maliyet bir önceki yıl yaklaşık 100 birim idi. Bu yıl 90 birime düşürmek istedik ama gerçek rakam 110 oldu.
Bu durumda yönetici, ister finans müdürü ister fabrika müdürü olsun, iki kırmızı gösterge görecektir: biri hedefimizi kaçırdığımızı, diğeri ise bir yıl öncesine göre daha kötü performans gösterdiğimizi gösterecektir.
Bu, mevcut koşulların belirlenmesiyle ilgilidir. Ayrıca trendler de önemlidir. Sektöre bağlı olarak, bir yılı diğeriyle karşılaştırmak bazen çok uzun sürebilir, bu nedenle bu eğilimleri aylık veya hatta haftalık olarak izlemek isteyebiliriz. Şimdi trend unsurunu tartışalım.
3.3. Trendlerin Yorumlanmasına İlişkin En İyi Uygulamalar
Bir önceki bölümde ele aldığımız gibi, mevcut durumumuzu bir önceki döneme ve hedeflerimize göre değerlendirdik. Artık elimizde genel bir resim var. Trendleri incelemenin zamanı geldi.
Belirli bir ay kötü geçse de genel eğilim olumlu olabilir ya da tam tersi. Anomaliler tarafından kandırılmayı önlemek için bu örüntüleri araştırmalıyız.
KPI Gösterge Tablolarımızda da görebileceğiniz gibi hem anlık görüntü bölümü var hem de trendleri görüyoruz.
Yani ayın nasıl geçtiğine ya da incelediğiniz konuya göre hafta hafta, hatta bazen gün gün olabilir ama KPI metrikleri genellikle gün bazında incelenmez. Hafta bile aslında çok iddialı.
3.4. KPI Gösterge Tablolarında Frekans: En İyi Uygulamalar
Hangi metriklerin izleneceğini ve hangilerinin tanımlanacağını belirledikten sonra, raporlar yöneticinin tercih ettiği sıklıkta (aylık, haftalık veya üç aylık) oluşturulur. Bu, KPI gösterge tablosu olarak bilinen şeyin altında yatan temel fikirdir.
Konuya bağlı olarak, ilerlemeyi hafta hafta veya ay ay görüntüleyebiliriz. Ancak KPI metrikleri genellikle günlük olarak incelenmez. Haftalık ise biraz abartılıdır; genellikle her ay gözden geçirilirler. Bir yöneticinin bu raporları günlük veya haftalık olarak gözden geçirmesi pek olası değildir.
– Bu, BT KPI Gösterge Tablosu Excel Şablonunun aylık kümülatif sayfasıdır –
Aylık incelemeler dünya çapında standart bir uygulamadır çünkü denetlenmesi gereken günlük operasyonlar vardır. Toplam satış rakamları, hangi aylarda düşüş veya artış yaşandığını gösteren aylık eğilimleri göstermektedir.
3.5. Hangi metrikler izlenmeli?
Peki hangi ölçütleri takip etmeliyiz? Dünya çapında neler izleniyor? Bunun için farklı bir yazı setimiz hazır.
Takip edilecek en iyi metrikleri seçmek için sektörünüzü araştırmalı, kurumsal hedeflerinizi aklınızda tutmalısınız.
İster bir hastane yönetin, ister bir inşaat şirketine sahip olun ya da gıda sektöründe çalışın, izlemeniz gereken mantıklı metrikleri özetledik. Her sektör için yaklaşık 25 metrik olmak üzere 15-20 sektör için en popüler ve faydalı metrikleri derledik. Oradan, onlara bakabilirsiniz.
4. Hazır KPI Gösterge Tablosu Şablonları
Tüm bu hususları düşünmek istemiyorsanız, hazır KPI Dashboard şablonları vardır. İhtiyaç duymanız halinde küçük değişikliklerle bunları kolayca kullanabilirsiniz. Tüm bu dosyaları en iyi KPI uygulamaları yaklaşımı ile hazırladık.
Portföyümüzde, o endüstri, sektör veya departmanda kullanılan en yaygın metriklerin yer aldığı 20 farklı KPI gösterge tablosu bulunmaktadır.
EXCEL KPI GÖSTERGE TABLOLARI KOLEKSIYONU
Umarım makalemizi beğenirsiniz!
Önerilen Okumalar:
30 En Önemli Operasyonel KPI ve Metrik
Risk Değerlendirme Sürecine Genel Bakış: Önemi, Adımları ve Çerçevesi
İlgili Yazılar
