Excel’de Fatura Nasıl Oluşturulur? Rehber, Örnekler ve Şablonlar

Bu makalede Excel’de nasıl fatura oluşturulacağını inceleyeceğiz. Hem adım adım rehberlik ve örnekler hem de ücretsiz şablonlar bulacaksınız.

Bu nedenle, defter tutmanın önemli bir unsuru olarak, profesyonel fatura oluşturmanın ana adımlarını özetleyeceğiz.

1. Excel’de fatura nasıl oluşturulur?

Excel’de fatura oluşturmak birkaç temel adımda basitleştirilebilir. Bu nedenle, bu kılavuz faturalarınızı tamamlamanıza yardımcı olacaktır.

Ancak başlamadan önce, faturanın ne olduğunu net bir şekilde anlamamız gerekiyor.

Şimdi, basit adımlarla Excel’de nasıl fatura oluşturulacağını keşfedelim.

Adım 1: Excel’de bir fatura şablonu indirin

İlk olarak, bir fatura şablonu indirerek başlayacağız.

Microsoft Excel, fatura galerisinde kolayca indirebileceğiniz farklı fatura tasarımları sunar. Ayrıca, Excel fatura şablonları için üçüncü taraf sağlayıcılar da vardır.

Bugün Someka’nın Fatura Oluşturucusunu kullanacağız, çünkü bu araç fatura oluşturmak için hepsi bir arada bir çözümdür:

• Profesyonel tasarım
• Düzenlenebilir
• Yazdırılabilir
• Anında İndirme
• Windows ve Mac ile uyumlu

>> Excel’de Fatura Şablonunu İndirin

Şimdi, şablonunuzu indirdiyseniz, faturalarımızı oluşturmaya başlayabiliriz.

Adım 2: Müşteri verilerinizi ekleyin

İlk olarak, fatura sürecimizi otomatikleştirmek için bir müşteri veritabanı oluşturacağız. Bu, aşağıdakileri içeren çok basit bir tablodur:

• Müşteri adı
• Müşteri adresi
• Müşteri web sitesi
• Müşteri e-posta ve/veya telefon numarası

Excel faturası oluştururken müşterinizin bilgilerini girmek için sağlanan alanları kullanabilirsiniz:

Özel gereksinimlerinize uygun hale getirmek için gerektiğinde alanlara bölüm eklemekten veya çıkarmaktan çekinmeyin. Bir müşteri kimliği veya belirli ödeme koşulları, eklemek isteyebileceğiniz şeylere iki örnektir.

Adım 3: Şirket logonuzu değiştirin

Benzer şekilde, şablonda logo yer tutucusunu da bulacaksınız. Böylece, faturanın üst kısmında arayarak kolayca kendi logonuzla değiştirebilirsiniz.

Şirket logosunu değiştirmek için:

Logoyasağ tıklayın ve Resmi Değiştir ‘e gidin ve cihazınızdan kendi logonuzu seçin.

Adım 4: Excel Faturanız için ödeme bilgilerinizi ekleyin

Faturanın alt kısmı veya belirli bir bölümü, ödeme koşullarınızı belirtmeniz için bir yer olarak kullanılabilir. Son ödeme tarihinden kabul edilen ödeme yöntemlerine ve geç veya erken ödemeler için uygulanacak cezalara kadar her şey burada ayrıntılı olarak belirtilir.

Hızlı ve kolay ödemeyi kolaylaştırmak için, banka bilgilerinizi veya diğer ilgili ödeme bilgilerinizi eklediğinizden emin olun.

Adım 5: Müşterinizi seçin

Zaten bir müşteri veritabanı hazırladığımıza göre, şimdi tek yapmamız gereken açılır menüden ilgili müşteriyi seçmek.

Adım 6: Ürünlerinizi/hizmetlerinizi ekleyin

Ardından, Excel’de bir fatura oluşturmak için faturalandırdığımız mal ve hizmetler hakkında öğenin açıklaması, miktarı, birim fiyatı ve toplamı gibi ayrıntılı bilgileri eklemeliyiz:

Bu şablonda yine birimlerinizi seçmek için açılır menüler bulacaksınız. Burada, fatura ile ilgili ürünler/hizmetler hakkında aşağıdaki bilgileri eklediğinizden emin olun:

• Miktar
• Birim
• Kod/SKU
• Açıklama
• Birim Fiyat
• Toplam

Adım 7: Excel Faturanızdaki Toplamları Hesaplayın

Şimdi toplam ödenecek tutarları hesaplamamız gerekecek. Burada tanımlamamız gerekecek:

1. İskonto Oranı
2. KDV Oranı

Ardından şablon Alt Toplam ve Toplam tutarı otomatik olarak hesaplayacaktır.

Şimdi faturamız oldukça hazır.

Adım 8: Faturanızı yazdırın ve gönderin

Faturanızın doğru olduğundan emin olduktan sonra yazdırabilir veya PDF formatında kaydedebilirsiniz. Bu şablon baskıya hazır olarak sağlanmıştır. Bu nedenle, yazdırmak için CTRL+P ‘ye veya pdf faturanızı indirmek için PDF Olarak Kaydet’e tıklamanız yeterlidir.

Bu yönergelere bağlı kalarak, Excel’de şirketinizin özel gereksinimlerini karşılayan, faturalama sürecini basitleştiren ve profesyonel bir hava yansıtan profesyonel faturalar oluşturabileceksiniz.

2. Bir faturada neler yer almalıdır?

Kapsamlı ve ayrıntılı bir fatura yalnızca ödemelerin zamanında yapılmasını kolaylaştırmakla kalmaz, aynı zamanda satıcı ile alıcı arasındaki işlemin bir kaydı olarak da işlev görür. Açıklık ve profesyonellik sağlamak için, belirli unsurlar her zaman bir faturaya dahil edilmelidir:

Fatura Detayları:

• Başlık: “Fatura” kelimesi, amacını açıkça belirtmek için belgenin üst kısmında belirgin bir şekilde gösterilmelidir.
• Fatura Numarası: Her faturanın benzersiz bir fatura numarası olmalıdır.
• Düzenleme Tarihi: Faturanın düzenlendiği tarih açıkça belirtilmelidir.

Satıcı Detayları:

• Satıcının Bilgileri: Satıcının adını, adresini, telefon numarasını, e-posta adresini ve varsa web sitesini ekleyin.
• Ödeme Bilgileri: Banka hesap numaranızı ve diğer ayrıntıları eklemelisiniz.
• Ödeme Koşulları: Son ödeme tarihi, kabul edilen ödeme yöntemleri (banka havalesi, kredi kartı veya çevrimiçi ödeme platformları gibi) ve geç ödeme cezaları veya faizleri dahil olmak üzere üzerinde anlaşmaya varılan ödeme koşullarını belirtin.

Alıcı Detayları:

• Alıcı Bilgileri: Satıcının bilgilerine benzer şekilde, alıcının adını, adresini ve iletişim bilgilerini ekleyin.

Ödeme Tutarı Dağılımı:

• Mal veya Hizmetlerin Açıklaması: Bir Excel faturası oluşturmak için, miktarlar, birim fiyatlar ve her bir satır kalemi için toplam fiyat dahil olmak üzere sağlanan ürün veya hizmetlerin ayrıntılı bir listesini sağlayın. Bu döküm, alıcının ne için ücretlendirildiğini anlamasına yardımcı olur.
• Ara toplam: Herhangi bir vergi veya indirim eklemeden önce, ara toplam tutarını listeleyin. Bu, herhangi bir ek ücret alınmadan önce sağlanan tüm mal veya hizmetlerin toplam maliyetidir.
• Vergiler ve İndirimler: İşlem için geçerli olan tüm vergileri, indirimleri veya ek ücretleri açıkça belirtin. Buna satış vergisi, KDV veya erken ödeme için sunulan indirimler dahildir.
• Ödenmesi GerekenToplam Tutar: Bu, tüm vergiler, indirimler ve ücretler uygulandıktan sonra alıcının satıcıya borçlu olduğu nihai tutardır.

Son olarak, Notlar veya Ek Bilgiler de ekleyebilirsiniz ve bu bölüm teşekkür notları, ödeme talimatları veya garanti bilgileri gibi fatura veya işlemle ilgili her türlü ek bilgiyi eklemek için kullanılabilir.

3. Bir faturanın kritik işlevleri nelerdir?

Bu nedenle, bir faturanın ne işe yaradığını anlamak da önemlidir. İşte faturaların ana işlevleri:

• Ödeme Talebi: Özünde fatura, sağlanan mal veya hizmetler için alıcıdan satıcıya ödenmesi gereken tutarı özetleyen resmi bir ödeme talebidir.
• Yasal Belge: Fatura, üzerinde anlaşmaya varılan fiyatları ve satış koşullarını detaylandırdığı için, bir anlaşmazlık durumunda kanıt olarak kullanılabilecek yasal bir belge görevi de görür.
• Kayıt Tutma: Her iki taraf da faturaları kayıt tutma amacıyla kullanır. Satıcı için, satışların ve envanterin izlenmesine yardımcı olur. Alıcı için ise satın alma ve giderlerin yönetilmesine yardımcı olur.
• Vergi ve Uyumluluk: Faturalar vergi amaçları için çok önemlidir. İşletmeler için gelir kanıtı görevi görürler ve her iki taraf için de vergi beyannamesi verirken, kesinti talep ederken ve düzenlemelere uygunluğu sağlarken gereklidirler.
• Profesyonellik: İyi düzenlenmiş ve ayrıntılı bir fatura göndermek profesyonelliği yansıtır ve satıcı ile alıcı arasında güven tesis edilmesine yardımcı olur. Satıcının işi konusunda ciddi olduğunu ve iyi iş uygulamalarını sürdürdüğünü gösterir.

Bu sorumlulukları iyi kavramak, eksiksiz ve doğru fatura düzenlemenin önemini vurgular.

4. Fatura Örnekleri

Excel’de nasıl fatura oluşturulacağını ve faturanın ne olduğunu kritik işlevleri ve ana unsurlarıyla keşfettiğimize göre, şimdi bazı fatura örneklerini görelim:

Faturalar her bir iş türü tarafından kullanılır. Yani herhangi bir meslek veya şirket için herhangi bir örnek bulabilirsiniz.

Aşağıda web geliştirme için bir fatura örneği yer almaktadır. Böylece, proje veya saat bazında faturalandırılan web geliştirme ile ilgili hizmetlerin yanı sıra ana unsurları da açıkça görebilirsiniz.

>> Web Geliştirme Fatura Şablonunu İndirin

Başka bir örnek de bir marangoz faturasından. Artık açıklamada hem hizmeti hem de malları görebilirsiniz:

>> Marangoz Fatura Şablonunu İndirin

Son örneğimiz bir tüccar faturası olacak. Bir tüccar olarak faturanıza saatlik bazda sattığınız hizmet veya mallarınızı da ekleyebilirsiniz:

>> Sole Trader Fatura Şablonunu İndirin

Bunlar Excel Faturaları için yalnızca birkaç örnektir.

5. Excel’de kendi faturamı nasıl oluşturabilirim?

Boş bir Excel sayfası açmak ve kendi fatura biçiminizi oluşturmak istiyorsanız, aşağıdaki adımları izlemeniz gerekir:

1. Excel’i Açın ve Yeni Bir Belge Oluşturun
2. Fatura Düzeninizi Kurumsal Renkleriniz ve Logonuz ile Tasarlayın
3. Başlık ekle
4. Fatura numarası ve tarihiyle birlikte fatura bilgilerini ekleyin
5. Müşterinin adı, adresi ve diğer iletişim bilgileri için bir müşteri bilgileri bölümü hazırlayın
6. Sağlanan mal ve/veya hizmetler için bir tablo oluşturun
7. İskonto ve vergi oranlarını ekleyin
8. Excel’in TOPLA İşlevini ve diğer formülleri kullanarak Alt Toplamları ve Toplamları Hesaplama
9. Ödeme bilgileri, ödeme koşulları ve ek bilgiler ekleyin
10. Fatura Şablonunuzu Kaydedin

Bu, kendi faturanızı oluşturmanın temel adımlarıdır. Ancak, her zaman hazır bir şablon kullanabileceğinizi ve daha sonra ihtiyaçlarınıza göre özelleştirebileceğinizi unutmayın. Çünkü bu, Excel’de fatura oluşturmanın çok daha kolay bir yolu olacaktır.

6. Excel’de otomatik olarak nasıl fatura numarası oluşturabilirim?

Faturaların temel işlevlerinden biri doğru kayıt olduğundan, fatura numaraları faturaların çok önemli bir parçasıdır.

Peki, her seferinde fatura numaralarını hatırlamak zorunda mısınız? Hayır, elbette değil.

Excel’de otomatik fatura numaraları oluşturmak için dinamik bir formül veya VBA kodlaması oluşturabilirsiniz.

Seçenek 1: Fatura Numaralarını Oluşturmak için Dinamik Formül

Sıralı numaralar için ROW Fonksiyonunu kullanabilirsiniz. Tamamen sayısal bir diziyle başlıyorsanız ve sonraki her satırda yeni bir fatura oluşturmayı planlıyorsanız, fatura numaranızı otomatik olarak artırmak için ROW() işlevini kullanabilirsiniz.

Örneğin, ilk fatura numaranız A2’de ise (1000 ile başlayan), girebilirsiniz:

Bu formül, fatura numarasını satır numarasına göre ayarlayarak sıralı artışa izin verir.

Seçenek 2: Yapılandırılmış referanslara sahip Excel Tabloları

Faturalarınızı yönetmek için bir Excel tablosu kullanıyorsanız, yapılandırılmış referanslar ve SATIR işlevi ile fatura numaralandırmayı otomatikleştirebilirsiniz. Fatura Numaraları için Bir Formül Ekleyin: Tablonuzdaki fatura numarası sütununun ilk satırına, satır numarasına başvuran bir formül girin.

Örneğin, 1000 numaralı fatura ile başlamak istiyorsanız, şunu kullanabilirsiniz:

Bu formül, satırın tablodaki konumuna göre fatura numarasını hesaplar.

Seçenek 3: Fatura numaraları oluşturmak için makroları kullanma

Tarihi dahil etmek veya doğrusal olmayan bir numaralandırma sistemine sahip olmak gibi daha gelişmiş ihtiyaçlar için, fatura numaralarını otomatik olarak oluşturmak üzere bir VBA makrosu kullanmayı düşünebilirsiniz. Bu, Excel’in VBA düzenleyicisine ve programlama kavramlarına biraz aşina olmayı gerektirir.

Seçenek 4: Otomatik Fatura numarası oluşturucu kullanma

İşte fatura numarası oluşturmanın en kolay yolu. Someka’nın Ticari Fatura Oluşturucu şablonu, otomatik fatura numaraları oluşturmanıza ve önceki tüm faturalarınızın kaydını tutmanıza olanak tanır:

>> Ticari Fatura Oluşturucuyu İndirin

Bu şablonla, Önekinizi tanımlayabilecek ve ardından bir düğmeye tıklayarak bir sonraki fatura numaranıza sahip olacaksınız. Ayrıca, tüm fatura verilerini kaydedebilirsiniz, bu da ödemeleri, satışları ve ayrıca müşteri etkileşimlerini izlemek için önceki faturalarınızın kaydını tutmanıza olanak tanır.

7. Sonuç: Excel’de fatura nasıl oluşturulur?

Bir işletme sahibi olan, serbest çalışan veya faturalama ve finansal işlemlerden sorumlu olan herkes Excel’de nasıl fatura oluşturulacağını öğrenmekten büyük fayda sağlayacaktır.

Bu nedenle, bu makalede Excel’de veya başka bir elektronik tabloda fatura oluşturma hakkında tam bir rehberlik vermeye çalıştık. Buradaki ana konu, bir faturanın işlevlerinin yanı sıra bir faturanın sahip olması gereken kritik bileşenleri anlamaktır. Ayrıca, şık tasarımlı bir formata sahip olmak, müşterileriniz karşısında profesyonelliğinizin bir kanıtı olacaktır.

Bu yüzden bazı profesyonel fatura formatlarını da ekledik. Tüm bu fatura şablonları:

• Düzenlenebilir
• Yazdırılabilir
• Kullanıma hazır olarak sağlanır
• Excel’de kullanılabilir
• Profesyonel tasarım

Fatura rehberimizin sonuna geldik. Faturalama ihtiyaçlarınız için muhasebe şablonlarımıza da göz atmayı unutmayın. Bunların hepsi size sorunsuz bir defter tutma ve finansal analiz süreci sağlamak için tasarlanmıştır.

Önerilen Okumalar:

Fiyat Teklifi Nedir ve İyi Bir Fiyat Teklifi Nasıl Yazılır?

Excel Muhasebe için Kullanılabilir mi?

Satın Alma Siparişi vs Fatura: PO ve Fatura Arasındaki Fark Nedir?