Excel’de Restoran için Finansal Plan Nasıl Yapılır?

İçindekiler

• Giriş: Kar Değerlendirmesi & Excel ile Başlayın
• 1.0 – Menü Öğeleri ve Satış Kanalları
• 2.1 – Satış Projeksiyonları
• 2.2 – Fiyatlandırma Varsayımları
• 2.3 – Gelir Varsayımları
• 3.0 – Maliyet Varsayımları
• 4.0 – Raporlama
• Son Düşünceler

Hayaliniz için yollar oluşturmaya karar verdiniz: Kendi restoranınızı açmak.

Kavramları somut bir alana taşımak ve işleri başlatmak için çok heyecanlısınız.

Sırada ne var?

Muhasebe muhtemelen sizi cezbeden şeylerden biri değildi. Ancak restoranınızın finansal açıdan mantıklı olup olmadığını bilmeniz gerektiği bir sır değil.

Çünkü rakamları bilmek, bu acımasız sektöre atlamadan önce mali durumunuzu öngörmenize gerçekten yardımcı olur.

Göründüğü kadar zor değil ve muhasebe ve finans alanında ustalaşmanıza gerek yok. Bunu yapmak için sadece biraz rehberliğe ihtiyacınız var.

Bu blog yazısı, restoran sahipliğinin finansal hesapları hakkında bilmeniz gerekenleri adım adım özetliyor ve Excel’de nasıl ayarlayacağınız konusunda size yol gösteriyor.

Basit Gerçek: Kâr!

Kuş bakışı görünüme geçelim.

Çocuğunuz ev yapımı lezzetli kreplerinize bayılıyor ve sizden Okul Kermesi için krep yapmanız istendi.

Şimdi, krep satışlarıyla ilgili ilk düşünceniz ne olurdu?

Kâr, değil mi?

Muhtemelen kreplerinizi “satılan malın maliyetini” karşılayacak makul bir fiyata satarsınız. Un, kabartma tozu, beyaz şeker vs. toplam maliyeti. Çünkü ellerinizi kirletmeye ve kar için biraz para toplamaya DEĞER olmalıdır.

Tek bir krep üretme maliyetiniz 1,50 dolarsa ve bu krepler 3 dolara satılıyorsa, bu harika çalışır.

İki dolara satmaya ne dersin? Hâlâ mantıklı mı? Duruma göre değişir. Daha derine inebilir ve 0,5 dolar çabalarınızı karşılıyorsa maliyetler veya günlük satışlar hakkında varsayımlarda bulunabilirsiniz.

İşte fizibilite çalışması burada devreye girer. Bazı gerçek hayat örneklerine odaklanalım ve Excel’deki temel bilgileri vurgulayalım.

Restoranınızın Finansal Plan Tablosunu Oluşturmaya Başlarken:

Muhtemelen ne olduğunu zaten bildiğiniz iki ana kavram vardır: Gelir ve Maliyetler.

İşçilik maliyeti veya nakit akışı gibi parametreleri değerlendirmeden önce, elektronik tablonun genel yapısını görselleştirelim:

Dört basit adımda, restoranınız için fizibilite finansal planınızı nasıl yapacağınızı göstereceğiz.

Öyleyse temel bilgilerle başlayalım: menü öğeleriniz.

1.0 – MENÜ ÖĞELERİ ve SATIŞ KANALLARI

Öncelikle, genel görünümü düzenlemek ve yiyecek maliyetinin hesaplanmasını basitleştirmek için öğelerinizi Yiyecek ve İçecek olarak gruplayabilirsiniz. Ve menü öğelerinizi bu 2 gruba göre girin.

Başka bir yerde yemek yemeyi tercih eden müşteriler için birden fazla satış kanalı sunmanız durumunda, iki seçenek daha sunmayı düşünelim: Take-Away ve Online Sipariş.

Menü öğelerinizi yeni satış kanallarınıza da koyun.

• Ana Kurslar – Götürün
• Ana Kurslar – Online Sipariş

Bunlar satış projeksiyonlarınız için özetlenecektir:

2.1 – SATIŞ PROJEKSİYONLARI

Satış projeksiyonları, restoranınızın ROI*‘sini kolay anlaşılır hale getirir ve kârlı bir işletmenin nasıl doğru yönetildiği konusunda netlik sağlar. Belirli bir süre boyunca satış hacminizi tahmin ettiğinizde, bu bilgileri gelecekteki satış tahminleri için kullanabilirsiniz.

ROI (Return on Investment): “Yatırım getirisi (ROI), net kar (bir dönem boyunca) ile yatırım maliyeti (zamanın bir noktasında bazı kaynakların yatırımından kaynaklanan) arasındaki orandır. Yüksek bir ROI, yatırımın kazancının maliyetine kıyasla olumlu olduğu anlamına gelir.”

Wikipedia

Söylemeye gerek yok, günlük toplam satış hacmi varsayımlarını girmek size daha doğru sonuçlar verir, ancak bunu en baştan tanımlamak zor olabilir. Bu nedenle, şimdilik haftalık tutun ve her haftanın satış hacimlerini yazın.

Şimdi menü öğelerinize ve satış kanallarınıza göre, buna benzer bir şey göreceksiniz:

Burada, satışları birim bazında girdiğimizi fark edeceksiniz Her hafta kazandığınız parayı DEĞİL.

Çünkü satış hacmi, fiyatlandırma olmadan parasal değeri ölçmez (ki buna birazdan değineceğiz). Şuna bir bakın:

Satış varsayımlarını sadece satış gelirlerine göre yaparsanız, bu doğru bir tahmin olmayacaktır. Fiyat değişikliklerinizi kontrol etmenize izin vermez.

Şimdi bir adım daha ileri gidelim ve satış hacminizi aylık bazda genişletelim.

Haftalık satışları dörtle çarpın:

Ancak, hiçbir şey aynı kalmaz: Satış hacminizdeki artışı göz önünde bulundurun. Bir hafta içinde bile restoranınıza bazı müşteriler çekebilirsiniz. Bu yüzden haftalık / aylık / üç aylık / yıllık tutmak en iyisi olacaktır.

Gördüğünüz gibi, burada satış tahminleri her ay %2 oranında artırılmaktadır:

Tüm zaman dilimlerini içeren gelecek varsayımlarını formüle ettik, ancak siz kendi varsayımlarınızı manuel olarak girebilirsiniz:

Şimdi, ürünlerinizin fiyatlandırmasını da dikkatle değerlendirmelisiniz.

2.2 – FİYATLANDIRMA

Şirketinizin kârını artırmak istiyor ve nereden başlayacağınızı bilmiyorsanız, fiyatlandırmaya odaklanın. Kendiniz için farklı fiyatlandırma stratejileri üzerine senaryolar çalıştırın ve bunun nelere yol açtığını görün.

Örneğin, online müşteriler Sit-Down hizmetinden daha düşük ödeme yaparlarsa memnun olurlar. Dolayısıyla, farklı satış kanalları için fiyatlandırma yapmak işinizi artırabilir.

Her bir satış kanalı için birim fiyatı koyalım:

Aslında hiç kimse “yeterince para kazanıyormuş” gibi hissetmez, ancak maliyetlerinizi karşılamak bile bir miktar kâr elde etmenizi ve belki de işinizi büyütmenizi sağlayabilir. Bu yüzden fiyatlandırma konusunda düşünmek için zaman ayırın. Paranızı çarçur etmek istemezsiniz.

Önceki satış hacmi örneklerinde olduğu gibi, fiyatlandırma zaman içinde aynı kalmayacaktır, bu nedenle haftalık, aylık, üç aylık veya yıllık bazda artışlar için bir tablo hazırlayalım.

Yıllık fiyat artışının %5 olarak belirlenmesi durumunda, takip eden dönem sonuçları şu şekilde ayarlanacaktır:

Şimdi sıra hacimleri ve fiyatları çarpıp restoranımızdan elde edeceğimiz geliri bulmaya geldi. En iyi kısım!

2.3 – GELİR

Hepimiz öngörülebilir gelir istiyoruz, değil mi? Bu tabii ki zaman ve çok sayıda deneme-yanılma gerektirir.

Ancak bu makaleyi buraya kadar okuduysanız, gelirinizi oluşturmak için yeterli veriye sahipsiniz: Satış Hacmi ve Fiyatlandırma. Bu, birimlerin ve fiyatların basit bir çarpımıdır.

İşte olası aylık geliriniz. Bu verileri projeksiyon yıllarınıza göre genişletebilirsiniz:

Şimdi, bir an için pembe gözlüklerimizi çıkaralım ve iş yapmanın maliyetine bakalım:

3.0 – MALİYETLER

Maliyetleri göz ardı ederseniz, kağıt üzerinde para kazandığınızı ancak gerçekte nakit paraya sahip olmadığınızı görmek şaşırtıcı olmayacaktır.

Bu bölümde, bilmediğiniz bir şey okumayacaksınız, ancak size 3 tür maliyet hakkında birkaç şey hatırlatacağız:

Değişken maliyetleri ilk birkaç ayda tanımlamak zor olabilir. Bunlar, bir ürünün üretim miktarındaki değişiklikten etkilenen maliyetlerdir.

Sabit maliyetler, ürün veya hizmetinizden bir birim daha satmanızdan etkilenmeyecek bağımsız maliyetlerdir.

Başlangıç maliyetleri, işletmeniz kurulup faaliyete geçmeden önce harcadığınız ilk yatırım maliyetleridir. Bu, restoranın uzun vadeli planlarını etkileyebilir, bu nedenle dikkatli bir planlama gerektirir.

Ardından, restoranınızın tüm maliyetlerini hesaplayacaksınız.

3.1 – DEĞİŞKEN MALİYETLER

Bir restoranın en yaygın değişken maliyeti yiyecek ve içeceklerdir. Burada, ayrı ayrı hesaplamak yerine, satış varsayımları tablonuza ürün birim maliyetini (COGS) ekleyin:

Daha sonra birim ürün maliyet artışını dikkate alarak süreyi aylık olarak uzatabilirsiniz:

Ardından, toplam COGS’nizi hesaplamak için Birim Maliyet ve Satış Hacmini çarpın:

**DİĞER BİLGİLER: Brüt Marj

Gelir ve Satılan Malın Maliyeti size restoranınızın brüt marj değerini verecektir. Brüt marj, satışlarınızın maliyetlerinizi karşılamaya yetip yetmediğini gösterir ve şu şekilde hesaplanır:

Brüt Marj = (Toplam Gelir - Satılan Malın Maliyeti)/Toplam Gelir x 100. 

"İdeal" brüt kar marjı yüzdesini söylemek zordur çünkü bir sektör için iyi olan başka bir sektör için iyi olmayabilir. Bununla birlikte, bir restoran işletmesi için ortalama bir brüt kar marjı yoktur, ancak sektöre bir bütün olarak baktığımızda brüt kar marjının %25 ila %35 civarında olması sizin için iyi olacaktır

.
Sabit maliyetlerle devam edelim:

3.2 – SABİT MALİYETLER

Satış performansınız ne olursa olsun kira, elektrik, maaşlar, bakım gibi sabit maliyetlerinizi ödemeniz gerekir (bu yüzden bunlara “sabit” maliyetler denir).

Dolayısıyla, burada hesaplama yapmanıza gerek yok, maliyet tahminleriniz için aylık sabit maliyetler tablosu oluşturabilirsiniz:

Mali açıdan bakıldığında sabit maliyetlerin hesaplanması kolay görünse de fizibilite çalışması için bir diğer önemli faktördür.

**PRO-TIP:

Toplam maaş maliyetiniz olması durumunda, 

- gelirinizin %50'sini aşıyor VEYA 
- gelirinizin %10'undan daha düşük

Bir şeyler yanlış olabilir ve yeniden gözden geçirilmesi gerekebilir.

Yapıyor olabileceğiniz şeyin sakıncalarını anlamak için farklı senaryolar deneyin. Ne kadar çok farklı durum denerseniz, o kadar çok gerçek elde edersiniz.

Ardından, başlangıç maliyetlerinizi göz önünde bulundurun.

3.3 – BAŞLANGIÇ MALİYETLERİ

Başlangıç maliyetleri muhtemelen girişimci olma konusundaki temel endişelerinizden biridir. Beyaz fillere istediğiniz kadar para atabilirsiniz ancak maliyetleri, riskleri ve potansiyel faydaları değerlendirmeye çalışmalısınız.

Bu, sıfır çizgisini ne zaman geçeceğinizi tahmin etmek için önemlidir.

Şimdi, tüm maliyetleri listeleyin ve buna benzer bir tablo oluşturun:

İşletme ilk aşamalarda maliyetli olacaktır. Kanatlarınızı büyütmek ve bir miktar kâr elde etmek için tüm masrafları karşılamak zaman alır.

Burada restoranınızın başa baş noktasını merak ediyor olabilirsiniz. Basit bir ifadeyle, restoranınızın kâr elde etmesi ne kadar sürer?

**DAHA FAZLA BİLGİ: Başa Baş Analizi

Sektör standartlarına göre ortalama 1,5-2 yıl sürebilmekle birlikte bu süre çoğunlukla sektör/şirket büyüklüğüne göre değişmektedir. Büyük ölçekli şirketlerde başa baş noktasına ulaşmak 5-10 yıl sürerken, küçük işletmeler toplam maliyetlerini 6 ayda bile karşılayabilir

.
Artık büyük resmi anlamlandırmanızı sağlayacak tüm bilgilere sahipsiniz.

• Menü öğeleri ve satış kanalları,
• Haftalık satış hacmi
• Ürünler için birim fiyat
• Gelir
• Maliyetler

Şimdiye kadar bulduğunuz tüm sonuçları derleyelim:

4.0 – RAPORLAMA

Yukarıdaki değerleri kullanarak hazırladığımız FAVÖK raporumuzda, dokuzuncu ayda kâr etmeye başladık. Ancak dikkatli olun, bu kümülatif bir kâr değil. Bu sadece o ayda elde edilen belirli bir kârı gösterir:

Restoran işimizde başarılı olmak için başlangıç maliyetlerini ve önceki ayların zararlarını karşılamalıyız.

Başabaş analizimizi ve kümülatif kârlarımızı da kontrol edelim:

Vay canına! Bu fiyatlar ve planla tüm masrafları karşılamak ve restoranımızdan “gerçek kâr” elde etmeye başlamak neredeyse dört yıl alır. Bu biraz uzun bir süre.

Belki de fiyatları artırmalıyız? Ya da daha fazla mı satmalıyız? Ya da aynı satışları daha az çalışanla mı yapmalıyız?

Ayrıca brüt kârınızı kontrol edebilir ve her üründen elde ettiğiniz kârı belirleyebilirsiniz. Çünkü bu, restoran kaynaklarınızı ne kadar etkin kullandığınızı gösterir.

Burada her şey stratejinizin neyi nasıl başarması gerektiğine bağlıdır. Finansal fizibilite sadece yol haritanız için bazı cevaplar bulmanıza yardımcı olacaktır. Öyleyse, iyi performans gösteren iş stratejileri oluşturmak için kolları sıvamanın zamanı geldi.

Bunlara ek olarak, finansal tabloları düzgün bir şekilde tutmak, restoranınızın genel bir finansal görüntüsünü sağlar:

SON DÜŞÜNCELER:

Mali fizibilite çalışması, atacağınız adımları belirleyebilir, bazı soruları yanıtlayabilir ve planınızın başarıya ulaşma olasılığının olup olmadığını tespit edebilir.

Bu makalenin amacı, muhasebe veya finans konusunda sınırlı bilgiye sahip olanlar için gerekli mali hususları birleştiren bir çerçeve sunmaktır.

İstediğiniz kadar plan yapabilirsiniz, ancak yapmadan hiçbir şey olmaz. Bu yüzden kendi finansal planınızı oluşturmaya başlayın. Ya da bir tane yapmak için zamanınız yoksa şablonumuza göz atın: Restoran Finansal Planı Excel Şablonu

Başarılı bir restoran işletmesi için gizli bir formüle sahip değildir, ancak sahip olduğunuz her finansal bilgi için yapılandırılmış bir plan sunar ve restoran finansınızı doğru bir şekilde raporlar. Günün sonunda, bu verileri işinizi etkili bir şekilde yürütmek için kullanabilirsiniz.

Bu kılavuzun kendi çalışmalarınız için faydalı olmasını umuyoruz. Gözden kaçırdığımız bir şey olduğunu düşünüyorsanız, bunu sizden duymak bizi çok mutlu edecektir.

Restoran işine girmek üzereyseniz, özel indirimli Restoran Excel Şablonları Paketimize de göz atmanızı öneririz.