Excel’de Veritabanı Nasıl Oluşturulur? Verilerinizi Düzenli Tutmak İçin İpuçları

Bu çağda verilerin nasıl yönetileceğini, düzenleneceğini ve analiz edileceğini bilmenin ne kadar önemli olduğunun altını çizmeye gerek yok. Ve Excel hala tüm dünyada veri tutmak için en çok kullanılan yazılımlardan biri, belki de birincisi. Peki ama Excel’de bir veritabanı nasıl oluşturulur? Sorunsuz bir veri tablosu için temel ipuçları nelerdir?

İçerik Tablosu

1. Veritabanı nedir?
2. Excel’de Veritabanı nasıl oluşturulur?
3. Excel Veritabanı Tabloları Hakkında Uzman İpuçları
4. Ücretsiz Veritabanı Şablonları
5. Excel neden veritabanı olarak kullanılır?
6. Sonuç

Excel’de en iyi veritabanları için tüm önemli püf noktalarını gözden geçireceğiz.

1. Veritabanı nedir?

Veritabanı, sistematik bir veri koleksiyonudur. Veritabanları, verilerin elektronik olarak depolanmasını ve manipüle edilmesini destekler ve verilerinizi depolamak için farklı programlar kullanabilirsiniz. Yine de çoğu insan verilerini güvende ve düzenli tutmak için Excel kullanır.

Bu makaledeki ana odak noktamız Excel’de en iyi veritabanı formatını oluşturmaktır.

2. Excel’de Veritabanı nasıl oluşturulur?

Excel veritabanı oluşturma, yalnızca birkaç temel adım gerektiren basit bir işlemdir.

Adım 1: Veri çerçevenizi ayarlayın

İlk adım, verileriniz için bir çerçeve oluşturmaktır. Bu, ne tür verileri depolayacağınıza ve bunları nasıl düzenleyeceğinize karar vermeyi içerir.

Örneğin, bir çalışan veritabanı oluşturuyorsanız, isimler, pozisyonlar, departmanlar ve iletişim bilgileri için sütunlar isteyebilirsiniz. Verilerinizin düzenli kalmasını sağlamak için bunu önceden planlamak önemlidir. Ya da bir müşteri veritabanı oluşturuyorsanız, iş ayrıntılarını, adres bilgilerini ve e-posta, web sitesi gibi dijital bilgileri ekleyeceksiniz.

– Bu görsel Someka tarafından hazırlanan Müşteri Takip Excel Sayfasından alınmıştır –

Adım 2: Veri ekleyin veya içe aktarın

Çerçeveniz hazır olduğunda, veri eklemeye başlayabilirsiniz. Verileri doğrudan Excel’e yazabilir veya çeşitli kaynaklardan içe aktarabilirsiniz. İşte tablonuza veri eklemenin bazı yolları:

• Verilerinizi manuel olarak yazın
• Başka bir elektronik tablodan veri kopyalama ve yapıştırma
• Veri içe aktarma

Öncelikle, verilerinizi manuel olarak ekleyecekseniz, bu işlem güvenli ancak zaman alıcıdır. Ancak, yazmayı tamamladıktan sonra veritabanınızı minimum çabayla düzenli olarak güncelleyebilirsiniz.

İkinci olarak, verileri başka bir sayfadan kopyalayıp yapıştıracaksanız, orijinal biçimlendirmenizi veritabanında tutmak için her zaman Değer Olarak Yapıştır seçeneğini öneririz.

Son olarak, Excel diğer elektronik tablolardan, metin dosyalarından ve hatta çevrimiçi kaynaklardan veri aktarımını destekler. Excel’e veri aktarmak için:

Veri > Veri Al ‘a gidin ve veri kaynağınızı seçin. Bu şu olabilir

Böylece Excel, CSV, XLM, JSON, PDF ve benzeri gibi farklı formatlardaki diğer dosyalardan veri alabilirsiniz. Ya da SQL, Access, Oracle, MySQL ve benzeri veritabanlarından veri aktarabilirsiniz. Aslına bakarsanız, Excel veri içe aktarma özellikleri konusunda çok gelişmiştir.

Adım 3: Tablonuzu biçimlendirin

Excel’de bir veritabanı nasıl oluşturulur konusunda, verilerinizi ekledikten sonra, şimdi verilerimizi düzenli tutmak için şık tasarımlı bir tabloya ihtiyacımız var.

İlk olarak, yapılandırılmış referanslar olan Excel’in yerleşik tablolarını kullanabilirsiniz. Bu tablolar, yerleşik filtreleme, sıralama, yeni satırlar için otomatik biçimlendirme, dilimleyiciler gibi analiz araçları, hızlı hesaplama özellikleri gibi otomatik özelliklerle size yardımcı olacaktır.

Alternatif olarak, normal aralıklarla gidebilir ve biçimlendirmenizi sıfırdan yapabilirsiniz.

Hangisini kullanırsanız kullanın, veritabanınızda bu biçimlendirme adımlarını uyguladığınızdan emin olmalısınız:

• Üstbilgilerinizi biçimlendirin
• Sayı biçimlerini seçin
• Hizalamalarınızı yapın
• Kenarlıklarınızı ekleyin

Adım 4: Verilerinizi analiz edin

Veritabanınızı oluşturduktan sonra, verilerinizi analiz etmek için dinamik bir Gösterge Tablosuna sahip olmak güzel olacaktır. Veritabanınızı böyle bir Gösterge Tablosuna bağlarsanız, herhangi bir hızlı toplantı, sunum veya özel görüşme için her zaman hazır olursunuz.

– Bu, Someka tarafından hazırlanan Müşteri Veritabanı Şablonunun gösterge tablosu bölümüdür –

Böylece, verilerinizi analiz etmek için formüller, pivot tablolar ve grafikler kullanabilirsiniz.

3. Excel Veritabanı Tabloları Hakkında Uzman İpuçları

Excel veritabanınızdan en iyi şekilde yararlanmak için bu uzman ipuçlarını dikkate alın:

• Hücreyi Biçimlendir iletişim kutusunu açmak için CTRL+1 kısayol tuşunu kullanın ve buradaki tüm seçenekleri deneyin.

• Excel’deki normal aralıklar ve Tablolar biçimleri arasındaki önemli farkları aklınızda bulundurun ve ihtiyaçlarınız için en iyisini seçin. Hiçbiri diğerinden daha iyi değildir, bu sadece bir gereksinim meselesidir.
• Verilerinizde sıralamayı ve formülleri engelleyebilecekboş satırlardan kaçının
• Formüle edilmiş alanlarınız varsa, bu sütunlar için farklı biçimlendirme kullanın. Bu, formüllerinizin üzerine yazılmasını önleyecektir.

• Ek olarak, başlıklarınız için Dondurma Böl melerini unutmayın.
• Ayrıca, koruma özelliklerini de kullanabilirsiniz. Veri giriş alanını açık bırakın ve ardından formüllerinizi güvende tutmak için sayfanızı parolalı veya parolasız koruyun.

• Okunabilirlik ve verilerin düzgün görüntülenmesini sağlamak için sütun genişliklerini ayarlayın. Esnek veri sütunlarında temiz bir görünüm için Shrink-to-fit seçeneğini kullanabilirsiniz.
• Filtreleme ve sıralama çok kullanışlı, ancak aynı zamanda veri güvenliğine karşı riskli araçlardır. Yanlış verileri veritabanınızdan kaldırmak anlık bir dikkatsizlik meselesidir. Analizinizi bitirdikten sonra filtrelerinizi her zaman kaldırın.
• Veritabanı tablolarınızdaki veri tutarsızlığını önlemek için veri doğrulamayı kullanın.

Ve bonus iki ipucu:

BONUS 1: Her zaman bir yedek bulundurun!

Veritabanlarınız için yedekleme yapmak üzere yinelenen bir bildirim ayarlamanızı öneririz.

BONUS 2: Düzenli Güncellemeler!

Veritabanınızın tazeliğinden her zaman emin olmalısınız. Aksi takdirde, eski dosyaların farklı sürümlerinde kaybolabilirsiniz.

4. Ücretsiz Veritabanı Şablonları

Şimdi Someka portföyünden Excel’de temiz veritabanlarının en iyi örneklerini keşfedelim. Bu veritabanları, Excel’de bir veritabanının nasıl oluşturulacağına ilişkin en iyi uygulamalar için size referanslar verecektir. Ayrıca özel ihtiyaçlarınız için kullanmak üzere ücretsiz olarak indirebilirsiniz.

Çalışan Veritabanı Şablonu

İşte personel bilgilerinizi düzenli tutmak için bir çalışan veritabanı.

>> Çalışan Veritabanı Excel Şablonunu İndirin

Ayrıca, bu basit bir veritabanı tablosu değildir, İK ihtiyaçlarınız için size dinamik özellikler de sunar:

• Veritabanı
• Gösterge Tablosu
• Çalışan Formları
• Çalışan Listeleri

Müşteri Veritabanı Şablonu

İşte müşteri etkileşimlerini ve ayrıntılarını izlemek ve yönetmek için benzersiz bir araç. Modern görünümlü bir düzene sahip eksiksiz bir müşteri veritabanı:

>> Müşteri Veritabanı Excel Şablonunu İndirin

Ayrıca, bu şablonda bir Grafik Analizi, Müşteri Listesi ve dinamik Formlar bulacaksınız.

Ürün Veritabanı Şablonu

İşte ürünlerinizi veya envanterlerinizi takip etmek için bir başka kullanışlı araç. Bu elektronik tablo, tüm ürünlerinizi SKU’ları ve varyasyonları ile izlemenizi sağlar:

>> Ürün Veritabanı Excel Şablonunu İndirin

Bu, envanter ve üretim takip sistemlerinize önemli bir katkı sağlayacaktır.

Excel Kişi Listesi Şablonu

Bu rehber, iletişim bilgilerinizi düzenli tutmak için basit ama sahip olunması gereken bir listedir:

>> Kişi Listesi Excel Şablonunu İndirin

Böylece aileniz, işiniz veya diğer üçüncü taraf ilişkileriniz için tüm iletişim bilgilerini saklayabilirsiniz.

Veritabanı ile Quatation Generator

Veritabanları yalnızca çalışanlar, müşteriler veya ürünler için değildir. Müşterilerinize gönderdiğiniz fiyat teklifleriniz için de bir günlük tutmak istiyor olabilirsiniz. Bu yüzden bu araç teklif verme süreçleri için özel olarak tasarlanmıştır:

>> Veritabanlı Teklif Oluşturucuyu İndirin

Bu nedenle, bu araç yalnızca otomatik teklifler oluşturmanıza değil, aynı zamanda teklif geçmişinizin kaydını tutmanıza da olanak tanır.

Parola Bekçisi

Son örneğimiz, günümüzün dijital dünyasında tuttuğumuz çok sayıda şifre göz önüne alındığında bir zorunluluk olan şifre veritabanları olacak:

>> Password Keeper Excel Şablonunu İndirin

Bu araç ile bir şifre veritabanı tutacak ve tüm bilgileri bir açılır liste ile görüntüleyebileceksiniz.

5. Excel neden veritabanı olarak kullanılmalı?

Çoğu işletme bilgilerini Excel veritabanlarında tutar, ancak Excel’in faydaları olduğu kadar sınırlamaları da vardır. Bu makalede Excel’de nasıl veritabanı oluşturulacağı anlatılmıştır. Şimdi, Excel’in bir veritabanı olarak artılarını ve eksilerini özetleyelim:

Artıları:

• Erişilebilir
• Uyarlanabilir ve esnek
• Kolay kullanım
• Daha karmaşık veritabanı yazılımlarına aşina olmayan kullanıcılar için uygundur
• Çevrimdışı erişim
• Analiz araçlarıyla kolay entegrasyon

Eksiler:

• SQL’in aksine, Excel tam özellikli bir veritabanı programı değildir.
• İlişkisel veri depolama gibi sofistike veritabanı özelliklerinden yoksundur.
• Son derece büyük veri kümelerini işleme yeteneği sınırlıdır.

6. Sonuç: Excel’de Veritabanı Nasıl Oluşturulur?

Excel, küçük ve orta ölçekli veri kümelerini düzenlemek ve analiz etmek için harika bir araçtır. Kapsamlı özellik seti ve kullanım kolaylığı, verileri verimli bir şekilde düzenlemeye çalışan herkes için onu hayati bir araç haline getirir.

Excel’de nasıl veri tabanı oluşturacağınızı bildiğiniz sürece, elektronik tablolarda saklanan verileriniz konusunda kendinizi güvende hissedebilirsiniz. Kapsamlı analiz araçlarıyla dinamik veri analizi panolarına sahip olmak her zaman mümkündür.

Excel veritabanları hakkındaki makalemizi beğeneceğinizi umuyoruz!

Önerilen Okumalar:

Potansiyel Müşteri Listesi Eğitimi: Excel’de Kendi CRM’inizi Oluşturun!

Excel dosyalarınızın ÇOK daha iyi görünmesini nasıl sağlarsınız?

Excel ile Yapabileceklerinizin Tam Listesi