Fiyat Teklifi Nedir ve İyi Bir Teklif Nasıl Yazılır?

İşte size işinize yarayacak bir fiyat teklifi şablonu hazırlamanız için adım adım rehberlik.

İçerik Tablosu

1. Fiyat Teklifi Nedir?

• Fiyat Teklifi vs Fiyat Tahmini
• Fiyat Teklifi ve Proforma Fatura
• Farklı Fiyat Teklifi Türleri Nelerdir?
• Ne Zaman Fiyat Teklifi Göndermelisiniz?
• Fiyat Teklifi Yasal Olarak Bağlayıcı mıdır?

2. Bir Fiyat Teklifi Şablonuna Neler Dahil Etmelisiniz?

3. İyi bir Fiyat Teklifi Şablonu nasıl oluşturulur?

4. Şirketiniz İçin En İyi Fiyat Teklifi Çözümünü Bulma

5. Someka Fiyat Teklifi Oluşturucu

6. Son Sözler

İster köklü bir şirketin satış müdürü ister yeni kurulan bir şirketin stajyeri olun, işiniz her zaman müşterileri içerecektir. Ve müşterilerinizle olan iş iletişiminiz fiyat teklifleri üzerinden yürütülmek zorundadır. Fiyat teklifiniz sadece bir kağıt parçası ve sadece ürünlerinizin fiyatlarını içeren bir belge değildir… ve olmamalıdır!

Burada öncelikle fiyat teklifinin ne olduğunu keşfedeceğiz, ardından her fiyat teklifinin içermesi gereken unsurları inceleyeceğiz ve size adım adım yol göstererek bir fiyat teklifinin nasıl yazılacağını açıklayacağız. Son olarak size alternatif fiyat teklifi çözümleri sunacağız.

1. Fiyat Teklifi Nedir?

En basit ifadeyle, bir fiyat teklifi müşterinize ürün sayısını ve fiyatlarını (ayrıntılarıyla birlikte) gösterir. Belgenin kendisi yazılıdır ve bir kağıda el yazısıyla yazılabilir (ki bu genellikle tavsiye edilmez) veya dijital olarak oluşturulabilir.

Her fiyat teklifinin sınırlı bir süresi vardır. Bu belirli süre birkaç gün, belki bir hafta, bir ay, birkaç yıl veya anlaşmanın her iki tarafı tarafından belirlenen bir süre olabilir.

Fiyatteklifiaynı zamanda “ fiyat teklifi”, “fiyat teklifi”, “satışteklifi” veya “hizmet teklifi” olarak da bilinir. Malların, ürünlerin ve hizmetlerin her birinin tüm maliyetlerinin yazılması gerekir. Bu münferit fiyatların toplanması da tüm anlaşmanın toplam maliyetini gösterecektir.

Bahsedeceğiniz birden fazla maliyet olabileceğinden, yazılı bir fiyat teklifi çok daha fazla tercih edilen bir yöntemdir. Anlaşma sözlü olarak yapılırsa, taraflar yalan söyleyebilir, konuları değiştirebilir veya hatta bazı ayrıntılar unutulabilir. Bu nedenle, elinizde belgenin yazılı bir kopyası varsa veya dijital olarak mevcutsa, bu kullanışlı olabilir. Ayrıca, herhangi bir çelişki veya endişe ortaya çıkarsa, herhangi bir sorunu düzeltmek için her zaman kopyayı çıkarabilirsiniz.

a) Fiyat Teklifi ve Fiyat Tahmini

“Fiyat teklifi” ve “fiyat tahmini” terimleri etrafında çok fazla karışıklık ve tartışma olmuştur. Bu terimlerin ne olduğuna ve birbirlerinden nasıl farklı olduklarına hızlıca bakalım.

Fiyat teklifi ve fiyat tahmini aynı şey midir?

Hayır, ikisi aynı şey değildir. İki terim arasındaki fark, fiyatın kesinliğinde yatmaktadır. Fiyat tahmini, tedarikçi (veya satıcı) tarafından bir tahmin olarak verilir. Detaylı, araştırılmış ve hatta yüzde yüz objektif olarak doğru bir belge değildir. Bir kağıt parçasına, hatta bir peçeteye yazılmış ya da hiç yazılmamış olabilir.

Bir Örnek:

Diyelim ki restoranın sahibi tabelanın tam olarak ne kadara mal olacağını bilmek istedi. O zaman malzemenin genişliğini ve fiziksel çalışmanızı yazabilirsiniz. Sattığınız ürünlerin ve verdiğiniz hizmetin tam fiyatları belgeye not edilmelidir. Şimdi, başarılı bir şekilde bir fiyat teklifi oluşturdunuz.

Bir tedarikçi olarak unutmamanız gereken en önemli kısım, müşterinin belgenin bir fiyat teklifi mi yoksa bir tahmin mi olduğunu bildiğinden emin olmaktır. İki belgeyi birbirinden net bir şekilde ayırmanız gerekir. Aralarındaki ayrım çok önemlidir ve taraflar arasındaki karışıklık ciddi sonuçlara neden olabilir.

b) Fiyat Teklifi ve Proforma Fatura

Şimdi insanların genellikle karıştırdığı iki kavram daha var.

Fiyat teklifi ile proforma fatura arasındaki en önemli fark, belgenin alıcıya gönderilme zamanıdır. Proforma fatura, alıcının satıcıya bir satın alma işlemi yapılacağına dair güvence vermesinden sonra gönderilir. Alıcıya bir dizi farklı ve hafifçe ayarlanmış proforma fatura belgesi gönderilebilir ve ayrıntılar müşterinin isteklerine göre her zaman değiştirilebilir.

c) Farklı Fiyat Teklifi Türleri Nelerdir?

Farklı amaçlar için kullanılacak farklı türde alıntılar ve belge şablonları vardır.

Fiyat Teklifi:

Fiyat teklifi, müşteriye bir işin bireysel ve toplam maliyeti hakkında bilgi verir. Bu blog yazısının bir sonraki bölümünde okuyabileceğiniz şirket ve müşterinin ayrıntılarını içerir.

Satış Teklifi:

Satış teklifi, alıcının satın aldığı tüm ürün veya hizmetlerin özetidir. Mal siparişinin ayrıntılarını ve fiyatları içerir. Online alışveriş yaptığınızda satış teklifi şablonlarını bulabilirsiniz. Sepetinizde bulunan ve satın almak üzere olduğunuz ürünlerin fiyatları, detayları ve genel özeti aslında bir satış teklifi belgesidir.

Satın alma emri:

Satın alma siparişi, alıcıdan gelen ilk resmi tekliftir. Ürün veya hizmet türlerini, ürünlerin hacmini ve fiyatlarını detaylandırır. Bu resmi belge (her iki tarafça da kabul edildikten sonra) alıcıya siparişte detaylandırılan ürünleri satın alma ve bir süre sonra ödeme yapma şansı verir. Genellikle PO olarak kısaltılan bir satın alma siparişi, sipariş şartları üzerinde anlaşmaya varılmadığı takdirde satıcı tarafından kabul edilebilir veya reddedilebilir. Ve kolay takip için her birinin bir PO numarası taşıması gerekir. Po dokümanınızı oluşturmak için satın alma siparişi oluşturucuyu kullanabilirsiniz.

İş Seyahati Teklifi:

İş seyahatleri bu tür teklifler kapsamındadır. Örneğin, seyahat biletinin fiyatı, konaklama detayları ve genel ulaşım maliyetleri bu belgede yer alması gereken detaylara örnek olarak verilebilir. Bu tür teklifler genellikle seyahat acenteleri tarafından bireylere, şirketlere ve çalışanlara gönderilir.

Kurumsal Etkinlik Teklifi:

Kurumsal etkinlikler genellikle dekorasyon, ikram, personel, müzik (veya DJ) ve ek gereksinimleri içerir. Etkinliği organize etme ve tüm eğlence işleriyle ilgilenme işi etkinlik planlayıcıları tarafından yapılır. Şirketin etkinlik planlayıcısından aldığı fiyat teklifi belgeleri, çoğunlukla hizmetlerini sunan tüm bireysel şirketlerden birden fazla fiyat teklifi içerir.

d) Ne Zaman Fiyat Teklifi Göndermelisiniz?

“Teklifi ne zaman göndermelisiniz?” sorusunun önemli yanıtı, mümkün olan en kısa süredir.

Fiyat teklifiyle birlikte hızlı ve profesyonel yanıt, sizi müşteriniz için ‘en iyi seçim’ haline getirebilir. İster alıcı ister satıcı olun, oturup başkalarının size ürünlerini ne kadara satmak istediklerini göndermelerini beklemek istemezsiniz. Onlara ne kadar hızlı teklif gönderirseniz, işe alınma şansınız o kadar artacaktır.

Fiyat teklifiniz, hızlı bir şekilde gönderseniz bile müşteriye çirkin görünebilir. Bu nedenle, öncelikle kendi fiyat teklifi belgenizi oluşturmak için gerekli zamanı, özeni ve dikkati gösterin.

e) Fiyat Teklifi Yasal Olarak Bağlayıcı mıdır?

Fiyat teklifinin yasallığı kaygan bir zemin oluşturabilir. Sözleşme hukuku kapsamında, fiyat teklifi yasal olarak bağlayıcı değildir. Resmi olarak (ve yasal olarak) bir teklif olmadığı için bağlayıcı bir sözleşme değildir. Ancak, her iki tarafın da fiyat teklifini kabul etmesi ve daha sonra alıcının satıcıya bir teklifte bulunması halinde, bu yasal olarak bağlayıcı bir belge oluşturur.

Kafa karıştırıcı bir konu olabilir, bu nedenle bazı örnekleri inceleyelim:

• Alıcı teklifi gönderirse, teklif yasal olarak bağlayıcı hale gelmez.
• Sadece satıcı teklifi kabul ederse, teklif yasal olarak bağlayıcı hale gelmez.

Teklifin yasal olarak bağlayıcı hale gelmesi için gereken tek şey, sırasıyla bir teklife ve bir sözleşmeye dönüşmesidir. Diyelim ki siz (alıcı olarak) potansiyel müşterinize bir fiyat teklifi gönderdiniz. Müşteri teklifi kabul etti ve size bir satın alma siparişi gönderdi. Şimdi, teklif bir teklif haline geldi. Alıcı olarak bu teklifi kabul ederseniz, teklifi bir sözleşmeye dönüştürmüş olursunuz.

Bununla birlikte, potansiyel müşterinizle anlaşmanın durumu hakkında ayrıntılı olarak konuşun ve belgenin yasallığı konusunda her ikinizin de aynı sayfada olduğundan emin olun.

2. Bir Fiyat Teklifi Şablonuna Neler Dahil Etmelisiniz?

Artık ne olduğunu biliyorsunuz, şimdi ne içerdiğini inceleyelim. Bir fiyat teklifi şablonundaki her ayrıntı ve bilgi bir amaca hizmet etmeli ve hem müşteriniz hem de şirketiniz için yararlı olmalıdır. Önemsiz hiçbir şey sayfada yer kaplamamalı, işle, ürününüzle veya müşteriyle önceki konuşmalarınızla ilgili her bilgi yer almalıdır.

Aşağıda, bir fiyat teklifi şablonunda yer alması gereken bazı temel öğelerin bir listesini bulabilirsiniz:

• Adınız, adresiniz ve logonuz
• Teklif kimliği veya numarası
• Geçerli tarih
• Son tarih(ler) veya son teslim tarih(ler)i
• Müşterinin şirket adı, kimliği ve adresi
• İrtibat kurulacak kişinin adı, e-posta adresi ve/veya telefon numarası
• Proje tanımı/iş tanımı
• Münferit ürün veya hizmetlerin miktarları
• Ürün veya hizmetlerin bireysel fiyatlandırılması
• Vergiler veya ek masraflar
• Genel maliyet
• Ödeme koşulları veya ödeme türü
• Banka hesap bilgileri
• Bir ‘için geçerli’ veya ‘kadar geçerli’ tarih veya saat
• Sözleşmenin hüküm ve koşulları
• Müşteri imzası için boşluk

Ek notlar:

Bunlar neredeyse her anlaşma için temel ve gerekli bilgilerdir. Bu nedenle, bu kalemleri kendi fiyat teklifinize mükemmel şekilde uyacak şekilde ayarlamanız gerekir.

3. İyi bir Fiyat Teklifi Şablonu nasıl oluşturulur?

İşte kendi fiyat teklifi şablonunuzu oluştururken izleyeceğiniz kolay adımlar:

1. Başlamadan Önce Araştırmanızı Yapın!

Bazı örneklere bakmadan kendi fiyat teklifi şablonunuzu oluşturmaya başlamak zor ve biraz bunaltıcı olabilir. Diğer fiyat teklifi örneklerini araştırın ve not alın.

Örneğin: Bazı şablonlar logonuzu sergilemek ve müşterinin ilk gördüğü şey haline getirmek için tasarlanmıştır. Böylece müşterinizin diğer şirketlerden aldığı diğer tekliflerden kolayca ayırt edilebilir.

Ancak bazı şablonlar şirket logosunu olabildiğince küçük koymayı tercih ediyor.

Her fiyat teklifi şablonunun kendi vergi (KDV) ve indirim bölümü olmalıdır. Ancak her ülkenin vergi sisteminin farklı olduğunu unutmamalısınız. Dolayısıyla, bunu yalnızca müşterinin konumuna göre değil, aynı zamanda fiyatların üzerinde anlaşmaya varılan para birimi türüne göre de değiştirmeniz ve ayarlamanız gerekir.

2. Okumayı Kolaylaştırın

Ne yazık ki, herkesin her fiyat teklifi belgesini dikkatle inceleyecek zamanı (veya bazen sabrı) yoktur. Bu nedenle şablonunuzun kolayca okunabilir olması önemlidir. Belgeye -belki de- şöyle bir göz atan müşteriye gerekli bilgileri vermelidir.

Bu, belgenin önemli kısımlarını büyük, kalın ve dikkat çekici hale getirmek anlamına gelir.

3. Özelleştirmeye Açık Olun

Fiyatlarınız, indirimleriniz veya ek bilgileriniz değişebilir. Bu nedenle teklifinizi kolayca özelleştirilebilecek şekilde oluşturmanız gerekir. Bir fiyat teklifinin ayrıntılarını dakikalar içinde değiştirmeniz ve göndermeniz gereken durumlar olabilir. Şablonunuz her müşteri durumu için özelleştirilebilir olmalıdır, böylece her seferinde yeni bir şablon oluşturmazsınız.

4. Güncelleme… Her şey!

Önceki paragrafta olduğu gibi, her şey değişebilir. Logonuzun ve adresinizin bile gelecekte güncellenmesi gerekebilir. Belgeyi müşterinize göndermeden önce tüm ayrıntıların güncel olup olmadığını kontrol edin. Bu süreci düzenli bir hale getirin.

Kontrol etmeniz ve buna göre güncellemeniz gereken en önemli bilgi iletişim bilgileridir. İrtibat kişiniz, e-posta adresiniz, telefon numaranız vb. bunların hepsi müşterinizin size ulaşmak için başvuracağı yollardır. Bu bilgiler eskiyse ve güncellenmemişse, müşteri sizinle iletişime geçemeyeceği için şansınızı kaçırmış olursunuz.

5. Vergiler ve İndirimler

Vergileriniz tek tek ürünlerin fiyatları olarak açıkça okunmalıdır. Bazı şirketler belgede gizlemeyi veya saklamayı tercih ediyor. Aksine, müşterinizin ödemesi gereken vergi miktarını diğer tüm bilgiler gibi net bir şekilde belirtmelisiniz.

Aynı durum indirimler için de geçerli olmalıdır. İster toplam maliyete ister bazı münferit ürünlere indirim uyguluyor olun, bunun anlaşılmasını kolaylaştırın. Bir fiyat teklifi şablonunun belki de en önemli unsuru, her bilginin kristal netliğinde olması gerektiğidir. Bu nedenle, teklif şablonunda ve dolayısıyla taraflar arasında herhangi bir karışıklık, karmaşık ayrıntılar veya karmaşık bir dil olmamalıdır.

4. Şirketiniz İçin En İyi Fiyat Teklifi Çözümünü Bulma

Şimdi, bir fiyat teklifiyle birlikte gelen tüm gerekli ayrıntıları okudunuz ve başarıyla araştırdınız. Fiyat teklifi oluşturmayı öğrendikten sonra, onu oluşturmaya başlamanız gerekiyor. Peki bunu yaparak ve kendi teklifinizi hızlı bir şekilde oluşturarak nasıl ilerlemelisiniz?

Blog yazısının bir sonraki bölümünde okuyabileceğiniz üçüncü taraf şablonlarını indirmeyi seçebilirsiniz. Ya da çevrimiçi olarak basit ve iyi tasarlanmış bir fiyat teklifi oluşturmak için SaaS (Hizmet Olarak Yazılım) çözümlerini kullanmayı da seçebilirsiniz.

Artık, kendi fiyat teklifi belgenizi çevrimiçi olarak oluşturmanıza olanak tanıyan yüzlerce farklı yazılım var. Bu çevrimiçi fiyat teklifi çözümlerinden bazıları karmaşıktır ve oldukça dik bir öğrenme eğrisine sahiptir; ancak bazılarının kullanımı son derece kolaydır.

‘Kullanımı kolay olanlardan’ bazılarını, her bir özellikleriyle ve iş masanıza getirdikleriyle birlikte aşağıda bulabilirsiniz:

• Scoro

İlk sırada Scoro var. Scoro’nun fiyat teklifi yazılımı hızlı ve kolaydır ve aynı zamanda tüm öğeler için büyük resmi görmenizi sağlar. Aynı yazılımda kendi fiyat teklifinizi oluşturabilir, müşterinizin iletişim bilgilerini içeren e-posta listeleri oluşturabilir ve sürecin her adımını yönetebilirsiniz.

Tekliflerin oluşturulması otomatiktir ve birkaç tıklama ile yapılabilir. Yazılımın kendisi de iş ve proje yönetimi için bölümler içerir. Bu, fiyat tekliflerinizin her bir sürecini tek bir sayfa bile değiştirmeden yürütebileceğiniz anlamına gelir. Yazılımın fiyatı aylık 26 dolardan başlıyor, ancak 14 gün boyunca ücretsiz olarak deneyebilirsiniz.

• Bitrix24

Bitrix24’ün fiyat teklifi ve fatura yazılımı ücretsizdir. Ücretsiz sınırsız fiyat teklifi, ücretsiz sınırsız CRM (özel ilişki yönetimi) ve ücretsiz sınırsız fatura ile birlikte gelir.

Ücretsiz özelliklerinin yanı sıra, yazılım çevrimiçi ödemeler için Xero ve PayPal ile entegrasyonlara sahip olmasıyla diğerleri arasında öne çıkıyor. Farklı teklifler için 5 GB ve 12 kullanıcı için bulut depolama alanına sahiptir. Açık kaynaklı bir yazılımdır (PHP programlama dili ile), bu nedenle kullanıcı dostudur. Üstelik Android ve iOS akıllı telefonlarla da uyumludur.

Kullanışlı özelliklere sahiptir ve ücretsiz yazılımın kendisi güçlü ve verimlidir. Bitrex24’ün teklif yazılımı kesinlikle internetteki en iyilerden biridir.

• DealHub

Salesforce CRM kullanıyorsanız veya Microsoft Dynamics CRM’de çalışıyorsanız, DealHub’ın fiyat teklifi yazılımı sizin için doğru seçimdir. Yazılım, bu CRM sistemlerinde yerel olarak çalışır.

Yazılımın kendisi ağırlıklı olarak CPQ (yapılandır, fiyatlandır, teklif ver) yaklaşımına odaklanmaktadır. CPQ çözümü, kritik iş süreçlerini inceleyerek size sadece birkaç tıklamayla fiyat teklifi verebilir. Hızlı ve kullanımı kolay bir sistemdir; ancak aynı zamanda en yenilikçi platformlardan biridir.

Zamandan tasarruf etmenizi ve daha hızlı çalışmanızı sağlar ve harika müşteri destek sistemi de bunları başarmak için çabalar. Web sitelerinden bir demo talep edebilir ve bir fiyat üzerinde anlaşabilirsiniz.

Üç iyi çevrimiçi seçeneği okuduktan sonra, çevrimiçi fiyat teklifi yazılımının bir dezavantajı olup olamayacağını merak ediyor olabilirsiniz. Ve var.

Elbette, bazı özellikler için otomasyon harika ve süreci çok daha hızlı bir şekilde ilerletiyor. Ancak, kendi fiyat teklifi şablonunuzu istediğiniz gibi özelleştiremiyorsanız, bu konuda hızlı olmak mantıklı değildir. Çevrimiçi olarak hızlı bir şekilde bir teklif şablonu oluşturabilirsiniz, ancak bu özelleştiremeyeceğiniz bir şablon olacaktır.

Bu sorunu çözmek için, indirilebilen ve bilinen yazılımlarda kullanılabilen üçüncü taraf şablonları kullanmayı tercih edebilirsiniz. Örneğin, Microsoft Excel için bir üçüncü taraf fiyat teklifi şablonu:

5. Someka Fiyat Teklifi Oluşturucu

Bu şablonla istediğinizi, istediğiniz şekilde özelleştirebilirsiniz! Someka’nın Fiyat Teklifi Şablonu hızlı ve verimlidir. Her biri 30 saniye içinde yeni teklifler oluşturmaya, güncellemeye ve hazırlamaya başlayabilirsiniz.

– Bu, Someka Fiyat Teklifi Oluşturucu ‘nun gezinme menüsüdür –

Şablonun kendisi üç ana bölümden oluşmaktadır:

1. Alıntı Oluşturucu
2. Ürün/Hizmet Veritabanı
3. Teklif ve Kayıt Takibi

Profesyonel görünümlü ve iyi yapılandırılmış şablon tasarımı, müşteri tarafından görüntülendiğinde bir etki yaratır. Ayrıca PDF dosyası olarak dışa aktarılabilir ve imzalar için de yazdırılabilir.

– Bu resim Excel Quote Generator by Someka – adresinden alınmıştır.

Teklif Oluşturucu sizin belgenizdir. Kendi şirketinizin logosunu koyabilir, renkleri değiştirebilir, bilgileri doldurabilir ve şablon boyunca yolunuzu özelleştirebilirsiniz! Oluşturucu, fiyat teklifi şablonunuza dahil edilmesi gereken tüm gerekli öğeleri size sağlar. Teklif verilerini daha sonra kullanmak üzere de kaydedebilirsiniz.

Ürün/Hizmet Veritabanı, bu şablonu diğerleri arasında öne çıkaran şeydir. Sattığınız bir ürün veya hizmet için bilgi girebilir, ürünle ilgili bilgileri, birim hacmini, birim fiyatını ve para birimini ekleyebilirsiniz. Bunu bir kez yaptıktan sonra, veritabanı bu ürünü ve tüm ayrıntılarını kaydedebilir. Yeni bir teklif oluştururken ve bu ürünü eklemek istediğinizde, açılır menüden seçmeniz yeterlidir!

Ayrıca, bilgi kutusuna ilgili ürün için web sitenizin bağlantısını koyduğunuzu varsayalım. Fiyat teklifi şablonunu PDF dosyası olarak dışa aktardığınızda, bağlantılar müşteriniz için tıklanabilir olacaktır!

6. SON SÖZLER

Şirketinizin fiyat teklifi, müşterilerinize verdiğiniz bir makbuz değildir. Mal, ürün ve hizmetlerinizin fiyatlarının yanı sıra şirketinizle ilgili ayrıntıları da içerir. Bunu potansiyel bir müşteriye verdiğiniz kartvizitiniz olarak düşünün. Karta baktıklarında, sizi işe alma ve sizinle çalışma konusunda hevesli ve heyecanlı olmaları gerekir.

Kendinize sorun:

Sadece şirketimin fiyat teklifine baksalar benimle çalışmak isterler miydi?

Bunu yapabilmek için fiyat teklifi şablonunuzu markanızı en iyi şekilde gösterecek şekilde özelleştirmeniz gerekir. Belgenin kendisine gereken özeni ve dikkati göstermeniz gerekir. Sohbeti canlı tutmak istiyorsanız aynı anda hem hızlı hem de verimli olmanız gerekir.

Önerilen Okumalar:

Satın Alma Siparişi vs Fatura: PO ve Fatura Arasındaki Fark Nedir?

Proforma Faturalar: Anlamı, Şablonları ve Nasıl Oluşturulacağı!

İzlenecek En İyi 20 Tedarik KPI’sı ve Metriği