GAP Analizi Nasıl Yapılır?
GAP analizi hazırlamak işiniz hakkında hangi önemli bölümleri atladığınızı gösteren önemli bir yöntemdir. Bu blog GAP analizi nasıl yapılır ve nelere dikkat etmelisiniz tamamını içerir.
İçerik
- GAP analizi nedir?
- GAP analizi nasıl yapılır?
- GAP analizinin yararları
- Pazar analizi ve stratejik analiz arasındaki farklar
- GAP analizi örnekleri
- GAP analizinin çerçeveleri
- GAP analizi için araçlar
- Excel ile GAP analizi yapmak
İş geliştirme süreçleri gerek küçük şirketler gerek se uluslararası şirketler için zorludur. Ulaşılmak istenen nokta ile şu an şirketin bulunduğu yer arasında farklar bulunur. Bu farkların analizinin bütününe ise GAP analizi denir.
Varılmak istenen nokta ve şu an ki nokta belirlendiği takdirde, tek yapmanız gereken sistemli bir şekilde koyduğunuz hedefe ilerlemektir. Analiz yoluyla oluşturduğunuz çerçeve bir yol haritası çizmekte en büyük destekçiniz olacaktır.
GAP Analizi Nedir?
İlk olarak, GAP analizi şirketin ne durumda olduğu ve ne durumda olunması istenildiği hakkında genel bir bilgi verir. Buna ek olarak koyduğunuz hedeflere ulaşmanın da daha açık bir yolunu sunmaya yardımcı olur.
GAP analizi hedefinizden ne kadar uzakta olduğunu tasvir ettiği için aynı zamanda hedefe ulaşma süresi hakkında da net bir bilgi verir.
Bu metot yoluyla olası tüm stratejileri yaratıp, uygun fırsatları değerlendirebilirsiniz. Ayrıca bu yöntemi sadece bir ürün veya şirketin bütünü için uygulayabilirsiniz. Hatta bir ürünün sadece belli bir departmanı için dahi uygulayabilirsiniz.
Buna ek olarak farklı yaklaşımlar üzerinden de bu yöntemi uygulayabilirsiniz. İster stratejik analiz ister operasyonel analiz yapabilirsiniz.
GAP Analizi Nasıl Yapılır?
Aşağıda ayrıntılı bir şekilde açıkladığımız 8 adımı takip ederek kendi GAP analizinizi yapabilirsiniz:
GAP Analizi Nasıl Yapılır: 1. Şirketinizin durumunu belirlemek
GAP Analizi nasıl yapılır kavramadan önce, ilk iş olarak şu anki pozisyonunuzu saptamanız gereklidir. Durumunuzu belirlerken gerek iç ve dış tehlikeleri ve fırsatları değerlendirmeniz gerekir. Eğer yoğunlaşmak istediğiniz ürün veya bir iş süreci varsa bu noktadan itibaren yoğunlaşabilirsiniz.
Örneğin; Bir kıyafet üretim şirketiniz var. Günlük olarak 1000 gömlek ürettiğinizi ve daha fazla üretmek istediğinizi varsayalım. Burada yoğunlaşmanız gereken alan üretim ve şuan ki durumunuz; 1000 gömlek.
Bir diğer örnek olarak; sosyal medya ajansının sahibi olduğunuzu düşünelim ve burada bir marka için reklam yaratmak istiyorsunuz. Burada beklentileriniz ve ölçüm yöntemleriniz öncekinden tamamen farklı olacaktır.
Yani durumunuz ve analiz yönteminiz değişebilir ama buradaki amaç aynıdır. Şu anki durumunuzu doğru yansıtabilmek.
GAP Analizi Nasıl Yapılır: 2. Hedef Koymak
O anki durumunuzu belirledikten sonra ilk yapmanız gereken hedeflerinizi ortaya koymaktır.
Gerçekçi hedefler koymak ve idealist bir şekilde onları planlamalısınız. Bunun için pazarın ve kendi şirketinizin güçlü ve zayıf yönlerini bilmeli ve hangi noktalara geliştirmeler yapmak istediğinizi de tanımlamasınız. Bu noktada koyduğunuz hedeflerin gerçekçi ve ulaşılabilir hedefler olup olmadığını anlamalısınız. Gerçekçi olmayan hedefler şirketinizde başarısızlık hissi yaratabilir veya çalışanlarınız üstünde sürekli baskı hissedip performanslarında düşüş yaşanabilir.
Güçlü ve zayıf yönlerinizi SMART metodolojisi ile kolaylıkla belirleyebilirsiniz. Ulaştığınız bu sonuçlar sonucunda daha mantıklı ve ulaşılabilir hedefler koyabilirsiniz.
GAP Analizi Nasıl Yapılır: 3. Anlık durum ve hedef arasını doldurmak
İlk iki adım tamamlanınca artık ne noktada olduğunuzu ve nereye varmak istediğinizi biliyor olacaksınız. Şimdi bu iki nokta arasındaki farkı kapatmak için yapılacakları belirlemek var.
Şimdi yukardaki örneklerden olan kıyafet şirketi örneğinden devam edelim. Günlük üretim kapasiteniz 1000 gömlek ve bunu arttırmak istiyorsunuz. Hedeflediğiniz kapasiteniz günlük 1500 gömlek olduğunu varsayalım.
Şimdi hem şirketinizin hem güncel durumunu hem de hedefini biliyorsunuz. Aradaki fark 500 gömlek. Şimdi bu aradaki farkın temel sebeplerini analiz etmek gerekli.
İlk olarak bu farka sebep olan sorunları ortaya koymalısınız. Ortaya çıkan bu sorunların temel sebeplerine inerek çözüm yollarını ortaya koymaya başlayabilirsiniz.
GAP Analizi Nasıl Yapılır: 4. Çözüm üretmek
GAP analizi adımlarından biri de hedef ile güncel durum arasındaki farka sebep olan sorunları bulmak ve bunların çözümüne yönelik adımları artık ortaya koymaktır.
Eğer farklı çözüm yolları var ise hangisinin daha kolay ulaşılabilir ve hangisinin daha zor ulaşılabilir olduğunu saptayabilirsiniz.
GAP Analizi Nasıl Yapılır: 5. Çözüm yollarını listelemek
Güncel durum ile hedef arasındaki farkın sebeplerini bulunca farklı çözüm yolları ortaya çıkabilir. Bu çözüm yollarını listeleyip en ulaşılabilirleri arasından seçerek başlayabilirsiniz. Bu yolla hedefe giden yolda işlemler yapmaya başlayabilirsiniz.
GAP Analizi Nasıl Yapılır: 6. Şirketinizin olumlu ve olumsuz yönlerini değerlendirmek
Ortaya koyduğunuz çözüm yollarının zorluk ve kolaylık derecesini belirlemek için şirketinizin güçlü ve zayıf yanlarını iyi bilmeniz gerekir. Bu sayede hangi çözüm yolunun şirketiniz tarafından daha uygulanabilir olduğunu anlayabilirsiniz.
GAP Analizi Nasıl Yapılır: 7. Çözümleri değerlendirmek
Şirketinizin güçlü ve zayıf yönlerini ortaya koyduğunuz ve çözüm yollarını buna göre listelediğiniz zaman GAP analizinin önemli bir kısmını tamamlamış olursunuz. Çözümleri güçlü yönlerinize göre değerlendirdiğiniz zaman, en uygun çözüm yolları sırasıyla önünüze gelecektir. Burada yer alan çözümler vasıtasıyla hedefe doğru ilerlemeye başlayabilirsiniz.
GAP Analizi Nasıl Yapılır: 8. Hedef ile güncel durum arasındaki farkı kapatmak
Bu aşamada, planınızı şirketteki ekibiniz ile paylaşarak onları da bu hedefler ile ilgili bilgilendirebilirsiniz. Şirketinizin diğer paydaşlarının bu planlarla ilgili sizinle aynı sayfada olduğuna emin olmanı önemlidir.
Çünkü hedefe giden yolda herkesin uygulanacak çözümler konusunda aynı fikirde olması önemlidir. Bu sayede hedeflediğiniz aksiyonları daha kolay uygulayabilirsiniz.
GAP Analizi Nasıl Yapılır ve GAP Analizinin Yararları
- Şirket performansı hakkında genel bilgi: Performanslarınızı GAP analizi yoluyla ortaya koyabilir ve organizasyonunuzu daha iyi anlayabilirsiniz.
- Geliştirilebilir alanları saptamak: Güncel durum analizine sahip olmanız, hangi alanların geliştirilebilir olduğunu anlamanızı sağlar.
- Sorunları çözmek: GAP analizini yaparak, sorunların çözümü ve şirketin geliştirilebilir noktalarını daha iyi ortaya koyabilirsiniz.
- Şirketinizin potansiyelini gerçekleştirmek: Analizlerden ortaya çıkan sorunları çözdükçe şirketinizin performansı artar bu vasıtayla, şirketiniz tam potansiyeline ulaşabilir.
Pazar Analizi ve Stratejik Analiz Arasındaki Farklar
Pazar GAP analizi size yarıştığınız pazarda neler olup bittiği hakkında genel bir bilgi verir. Aynı zamanda pazardaki rakipleriniz hakkında neler yapabileceğiniz ve onların neleri iyi yaptığınız hakkında daha kapsamlı bir bilgi verir.
Pazar Analizinden sonra stratejik GAP analizi yoluyla, şirketinizin neler yapabileceğiniz hakkında daha ayrıntılı bilgi sahibi olarak burada yapabilecekleriniz yoluyla pazarda daha büyük pay alabilirsiniz.
GAP Analizi Örnekleri
İlk olarak, daha önce belirttiğimiz gibi GAP analizi çok çeşitli yollarla kullanılabilir. Örneğin:
Ürün Lansmanı: GAP analizi yeni çıkan ürünlerin Pazar doğru entegre olması ve istenen Pazar payını yakalaması noktasında önemli bir yardımcı olarak kullanılır.
Ürün Optimizasyonu: Hali hazırda pazarda satılan bir ürünün Pazar payını arttırmak veya daha karlı hale getirmek için GAP analizi kullanılabilir.
Müşteri Memnuniyeti: Şirketinizin hedeflerinden biri müşterilerinizin hizmet veya ürününüzden menün kalması ise müşteri memnuniyeti özelinde GAP analizi yaparak bu noktada gelişmeler yapılabilir.
Stratejik Planlama: GAP analizi stratejik planlama yapmak için kullanarak, şirketinizin genel değerini ve karlılığını arttırabilir pazarda yaptığınız işlemlerde daha emin adımlarla devam edebilirsiniz.
Bireysel Gelişim: Takım lideri olarak, takımınızda yer alan insanların GAP analizini yaparak bu kişilerin performansı hakkında daha detaylı bilgi sahibi olabilir ve onların performansını nasıl geliştirebileceğiniz hakkında daha fazla bilgi olabilirsiniz. Bu yolla aksiyon alarak takımın genel performansını da arttırabilirsiniz.
GAP Analizi Nasıl Yapılır? Hangi Araçlar Kullanılabilir?
Analizi tam ve eksiksiz yapabilmek için bazı mikro analiz yöntemleri bulunuyor. Bu analiz yöntemlerini kullanarak GAP analizinizi daha ayrıntılı ve doğru bir şekilde hazırlayabilirsiniz.
SWOT Analizi
SWOT analizinin anlamı “Strength, Weaknesses, Opportunities ve Threat” olarak açılabilir. Türkçesi ise, güçlü, zayıf yönler ve fırsat tehditlerdir.
SWOT analizi yöntemi ile şirketin olumlu ve olumsuz yönlerini saptayıp aynı zamanda dış faktörlere bağlı olan fırsat ve tehditleri ortaya koyabilirsiniz. Yeni stratejilerinizi SWOT analizi ışığında daha efektif bir şekilde yaratabilirsiniz.
McKinsey 7S Analizi
McKinsey 7S analizinde 7 farklı kategori bulunmaktadır; strateji, yapısal durum, sistem, değerler, yetenekler, tarz ve kadronuzdur.
Bunlardan strateji, yapısal durum ve sistem 3lüsü kolay planlanan 3lüdür. Geri kalanlar ise zor planlanabilen 4lüdür. Bu analiz yöntemi ile şirketinizin durumunu daha iyi anlayabilir ve ona uygun hedefler koyabilirsiniz. Bu yolla hedefe giden adımlarınızı da daha net bir şekilde saptayabilirsiniz. McKinsey 7S analizi GAP analizi için çerçeve oluşturan bir yöntemdir.
Nadler-Tushman Modeli
Bu dinamik modele göre 4 temel element vardır. İş, insan, yapı ve kültür. 4 kategoride birbirini etkiler. Dinamik olmasının sebebi budur. Bir kategoride yaptığınız değişiklik sadece o kategoriyi değil aynı zamanda diğer kategorileri de değiştirir.
Girenler: Şirket kültürü, çalışma gücü ve kaynaklardır.
Süreç: Sistem, takım ve sürecin bütünü
Çıkanlar: Son ürün ve Servis
Balık Kılçığı Diyagramı
Bu bir sebep sonuç diyagramıdır. Burada sorunları kolayca tanımlayıp bunların alt sebeplerine inebilirsiniz. Balık kılçığı yöntemi ile sorunları adımlarına parçalarsınız. Bu kategoriler; çevre, makineler, kaynaklar, ölçümler, metotlar ve insanlardır.
Balık kılçığı yöntemi pazarlama 4S karması ile kullanarak daha efektif sonuçlar alabilirsiniz.
PEST/ PESTLE Analizi
PEST analizi SWOT analizinde yer alan dış faktör analizini daha derinlemesine yapmanızı sağlar. Bu yönteme göre 6 farklı dış faktör bulunur. Bu kategoriler; politika, ekonomik, sosyolojik, teknolojik, yasal ve çevreseldir.
Buna ek olarak PEST analizinin çok daha derin versiyonları da bulunmaktadır.
5S Denetim Puanlama Yöntemi
5S denetim puanlama yöntemi çoğunlukla endüstriyel üretim yapan şirketlerde efektif olarak kullanılır
Tasarladığımız 5S denetim puanlama sistemi Excel şablonu size bu analiz türünün kullanımını oldukça kolaylaştırmaktadır. Ayrıca online versiyonu olan 5S denetim puanlama sistemi Google Sheets şablonu da bulunmaktadır.
GAP Analizi Nasıl Yapılır? Hangi Online Araçlar Kullanılabilir?
GAP analizi yaparken size yardımcı olabilecek birçok farklı araç bulunuyor. Bu sayede GAP analizinde oluşturduğunuz fikirleri görselleştirebilir ve daha basit yollarla başkalarına aktarabilirsiniz.
Bu noktada ister online araçlar kullanabilir isterseniz Excel şablonların faydalanabilirsiniz.
UpBOARD: Upboard online GAP analizi yapmanızı sağlayan platformlardan biri. Burada oluşturacağınız analizlerinizi ve planlarınızı kolaylıkla görselleştirebilirsiniz. Buradaki şablonda dashboard, data giriş bölümü ve farklı tasarımlara ulaşabilirsiniz. Aynı zamanda oluşturduğunuz dosyalara bilgisayar veya telefondan inceleyebilirsiniz.
Cacoo: Online bir araç olan Cacoo. Bulut tabanlı yazılımı sayede çok kişi tarafından aynı anda kullanılabilir. Buraya girdiğiniz analizinizi kolaylıkla başkalarıyla paylaşabilir ve onlarla aynı anda bu dosyayı geliştirebilirsiniz. Birçok farklı diyagram çeşidi yoluyla görselleştirebilir ve daha sade bir anlatım tarzı yaratabilirsiniz.
Alignment.io: SWOT analizi yapmak için çok farklı web siteleri yer almakla beraber gerek kullanım kolaylığı gerekse onlarca değişik tablolar yoluyla SWOT analizinizi farklılaştırabilirsiniz.
iAuditor: Bir başka bulut tabanlı yazılım olan iAuditor, şablon oluşturma aracıdır. Gerek GAP analizi gerekse diğer analizleri yapmak için hazır onlarca şablon arasından seçerek hızla başlayabilir ve aynı zamanda aynı dosya üstünde çalışma arkadaşlarınızla beraber çalışabilirsiniz.
Excel: Tüm şirketlerin vazgeçilmezi Excel… Kullanımını öğrenmeye gerek duymadan tüm çalışanların kullanabilmesi, eğitim gerektirmemesi ve şablonlar yoluyla sonsuz seçeneğin var olduğu Excel her türlü analiz için kullanılabilecek en başarılı araçtır. Someka’nın Excel için özel hazırladığı şablonlar yoluyla GAP analizi veya farklı analizleri kolaylıkla yapabilir bu dosyayı başkalarına kolaylıkla aktarabilirsiniz.
Excel ile GAP Analizi Nasıl Yapılır?
Sizin için hazırladığımız yüzlerce şablon arasından işinize en çok yarayanı seçerek kendi analizini yapmaya başlayabilirsiniz. Kolaylıkla kendi şirket planınızı oluşturabilir ve bu planı istediğiniz gibi düzenleyebilirsiniz. Aynı zamanda tasarladığımız her şablonda olduğu gibi analiz şablonlarında da sarı talimat notları ile kolayca yönergeleri kavrayabilir ve derinlemesine analizini yapabilirsiniz.
Bir GAP analizi şablonunda bazı temel noktalar bulunmalıdır:
- 3 farklı sayfa bulunmalıdır; amaçlanan işlemler, güncel durum ve hedeflenen durumlardır.
- Güncel durum ile hedef arasındaki farkı saptama işlemleri olmalıdır.
- Geliştirmeler için ayrı bir bölüm bulunmalıdır.
- Geliştirmeler için yapılan planlar öncelik ve kolaylık sırasına göre sıralanabilir olmalıdır.
- Güncel durum ile hedef arasındaki fark tanımlamak için gerekli ürün tipi girişi bulunmalıdır. (Tane, kilo, litre vs.)
Bu bilgileri girebilir hale geldiğiniz zaten dinamik tablolar oluşturarak burada yer alan datayı tablolara aktarabilir ve görselleştirebilirsiniz.
Bu şablonun aynı zamanda Google Sheets versiyonu da mevcuttur.
GAP Analizi Nasıl Yapılır? Son Söz
Son olarak, GAP analizi, şirketlerini düzene sokmak ve istikrarlı yükseliş hedefleyen liderler içi vazgeçilmez bir araçtır. Ayrıca bu aracı Excel gibi iş dünyasının en bilinen uygulaması yoluyla yapabilmek de önemli bir olumlu özelliktir. Tüm şirket bilgisayarlarında zaten bulunan Excel için ne bir eğitim ne de yükleme işlemine gerek kalmaz ve hem Mac hem de Windows bilgisayarlarda rahatlıkla çalışır.
Doğru araçlarla donattığınız GAP analizinizi PDF yapabilir veya sunumlarınıza ekleyerek iş arkadaşlarınızla paylaşabilirsiniz.
İlgili Yazılar
