İş Sistematizasyonu Nedir? Fırsatlar ve Riskler

Bu makalede sistematikleştirme veya iş süreçlerinin artıları ve eksileriyle birlikte düzenlenmesi ele alınacaktır. İş sistematizasyonundaki değiş tokuşları keşfetmeye çalışacağız.

Sistematikleştirme gerçekten göründüğü kadar önemli mi? İş sistematizasyonu ve otomasyonu nasıl bir değiş tokuş gerektirir? Artıları ve eksileri var mı? Aşağıdaki bölümlerde bu soruları yanıtlamaya çalışacağız.

İçerik Tablosu

1. Sistematikleştirmenin Avantaj ve Dezavantajları Nedir?
2. Sistematikleştirmenin Artı ve Eksilerine Örnekler
3. Sistematikleştirmenin Artıları
4. Sistematikleştirmenin Eksileri
5. Özet

1. Sistematikleştirmenin Avantaj ve Dezavantajları Nedir?

Sistematizasyon ödünleşimi, iş süreçlerimizi sistematik hale getirmenin getirdiği yükler veya maliyetler olarak tanımlanabilir. Bildiğiniz gibi şirketlerde sistematikleşme yönünde atılan adımlar bir şekilde kurumsal süreçlerdeki esnekliği azaltacaktır ve bu da sistematikleştirmenin artıları ve eksileri olacaktır.

Sistematikleştirme, daha hızlı ve daha otomatik süreçlere olanak tanıdığı için bugünlerde oldukça popüler bir kavram. Bu fikir SKU’ların kullanımını, ERP sistemlerini, süreçleri basitleştirmeyi, operasyonlarımızdaki adımları tanımlamayı, akış koşullarını kullanmayı, Gantt şemalarını kullanmayı ve daha birçok teknik ve yapısal gelişmeyi içerir. Ancak bunun da bir bedeli var.

Bu sistemleştirme prosedürleri şu anda herhangi bir işletmenin herhangi bir dezavantaj olmaksızın gerçekleştirmesi gereken eylemler olarak tasvir edilmektedir. Ancak buna karşılık gelen esneklik kaybından nadiren bahsedilmektedir. Eğer bu kadar kolay ve evrensel olarak gerekli bir adım olsaydı, her işletme bunu atardı. Öyleyse neden yapmıyorlar? Bu konu üzerinde daha fazla tartışmalıyız.

İşletmeler için esnekliği azaltmak stratejik bir seçimdir. Sistematikleştirmenin faydalarının daha az esnekliğin dezavantajlarını dengelemeyebileceği durumlar vardır. Bu durumlarda, olumsuz bir etki söz konusudur, bu nedenle bizim için en iyi hareket tarzı olmayabilir.

2. Sistematikleştirmenin Artı ve Eksilerine Örnekler

Bu avantaj ve dezavantajları açıklığa kavuşturmak için birkaç özel örneği inceleyelim.

Örnek 1: SKU’ları Kullanmanın Artıları ve Eksileri

Stok Tutma Birimleri veya SKU’lar, ürünlerimizin her birine bağlı özel kodlardır.

– Bu, Someka tarafından SKU Number Generator ‘dan örnek bir ekran görüntüsüdür –

Öte yandan, bir hizmet şirketiysek veya sadece birkaç ürünümüz varsa, tüm satış birimlerimize, ürünlerimize ve kategorilerimize bu tür benzersiz kodlar atamanın veya kapsamlı ve karmaşık benzersiz kodlar kullanmanın ne kadar mantıklı olduğunu düşünmeye değer. Bu, uyarlanabilirliğimizi biraz sınırlayacaktır.

Örnek 2: ERP Sistemlerinin kullanımındaki ödünleşimler

Oracle, SAP veya Salesforce gibi sofistike ERP sistemlerinin kullanılması da fırsat maliyetlerine bir başka örnektir. Bunlar kağıt üzerinde kulağa harika geliyor, ancak geçiş yapmak her zaman o kadar kolay değil. Örneğin, Excel şablonları işletmeler tarafından hala yaygın olarak kullanılmaktadır. Bunun nedeni, konfor alanlarının içinde olması ve yönetiminin daha kolay olmasıdır. Dolayısıyla çoğu işletme bir ERP veya CRM sistemine geçme yükünü almak yerine Excel dosyalarını kullanmayı tercih ediyor.

Günün sonunda şirketimiz insanlar tarafından yönetiliyor ve çalışanlarımızın alışkın olduğu süreçleri göz ardı edemeyiz. Eğer hepsi belli bir sisteme alışmış 10 kişilik bir ekipsek, büyük bir ERP entegrasyonuna girişmek maliyet ve zaman açısından faydalı olmayabilir. Bunun da göz önünde bulundurulması gerekir.

Aslında sistematikleştirme, yani süreçlerin organizasyonu, bu faktörler önemli olsa da birçok işletmeye bir dereceye kadar fayda sağlayacaktır. Yapay zeka ve teknolojinin mevcut durumu göz önüne alındığında, bir dereceye kadar sistematikleşmenin benimsenmesi neredeyse kaçınılmaz görünüyor.

Şimdi bu stratejinin avantajlarını ve dezavantajlarını daha ayrıntılı olarak inceleyelim.

3. Sistematikleştirmenin Artıları

Bu nedenle, daha standart ve düzenli prosedürler benimsemenin faydalarını beş maddede ele alacağız. Aşağıdaki tablo, sistematikleştirme ödünleşimleri açısından faydaları ve dezavantajları özetlemektedir.

Pro 1: Verimlilik ve Zaman Yönetimi İyileştirmeleri

Daha standart yöntemler benimsedikçe, program ve yazılım standardizasyonuna geçtikçe verimliliğimiz ve zaman yönetimimiz artacaktır.

Pro 2: Daha Düşük Hata Oranları ve Daha Kolay Kalite Kontrolleri

Süreçlerimizde daha fazla yazılım çözümü kullanırsak hata oranlarımız düşecektir.

Örneğin ERP sistemleri, hata olasılığını ve yanlış kalem referanslarını bir ölçüde sınırlamakla birlikte azaltarak hata eğilimini düşürür. Sonuç olarak süreçlerimiz daha fazla aşamadan hatasız geçiyor.

Pro 3: Daha Kolay Ölçme ve Değerlendirme

İşletmelerin faaliyetlerini önceki çeyreklerle, yıllarla veya hedeflerle karşılaştırarak değerlendirmeleri kritik önem taşır. Ancak yaptığımız karşılaştırmaların uygun olduğundan emin olmalıyız.

Standartlaştırılmış prosedürler, yaptığımız karşılaştırmaların doğru olmasını garanti eder ve kendimizi elmalarla portakalları karşılaştırırken bulabileceğimiz senaryolardan kaçınır, bu da herhangi bir iyileştirmenin analizini zorlaştırır. Bu, sistematikleştirmenin ek bir avantajıdır.

Pro 4: Yeni Personelin Daha Hızlı İşe Alınması ve Eğitilmesi

Şirketlerimizde ne kadar çok standartlaştırılmış süreç kullanırsak, işe alım süreci de yeni gelenler için o kadar spesifik ve standart hale gelir. Bu da manuel müdahalelere olan ihtiyacı azaltıyor ve yeni çalışanların eğitimi için harcanan zaman ve çabayı önemli ölçüde azaltıyor.

Pro 5: Daha Tutarlı ve Öngörülebilir Karar Verme Süreci

Şirketimizin standartlaştırılmış prosedürleri, daha tutarlı ve doğru tahminler yapmamızı sağlıyor. Bu da geleceği tahmin etmemizi kolaylaştırarak karar alma sürecini iyileştiriyor.

4. Sistematikleştirmenin Eksileri

Şimdi sistematikleştirme ve standartlaştırmanın dezavantajlarını ve dikkat edilmesi gereken hususları tartışalım.

Eksiler 1: Esneklik ve Uyarlanabilirlikte Azalma

Burada en önemli olumsuzluklardan birine değiniyoruz. Şirketinizde çok daha hızlı ilerleyebilecek süreçler, sistematikleşmenin dayattığı kurallar ve standartlaştırmalar nedeniyle yavaşlayabilir. Bu durum aşırı bürokrasiye bile yol açabilir. Bu nedenle, standardizasyon nedeniyle şirketinizin süreçlerinde yaşanabilecek yavaşlamayı göz önünde bulundurmalısınız.

Bu, sistematikleştirme ödünleşimlerinde en önemlileri arasındadır.

Örneğin, şirketinizde yeni bir sipariş girerken izlenmesi gereken belirli bir süreç vardır. Ürün kodunu ERP sisteminize girdiğinizi ve bir sipariş kaydı oluşturduğunuzu, ardından da bir satın alma siparişi oluşturduğunuzu varsayalım. Tipik olarak, hemen doldurulması gereken büyük bir telefon siparişi alabilirsiniz. Ancak, bunları sisteme girerken müşteriden beklemesini isterseniz veya hafta sonu olduğu için hafta içi bir güne kaydırırsanız satışı kaybetme riskiyle karşı karşıya kalırsınız. Bu tür durumlara hazır olmak çok önemlidir.

Ne gibi önlemler alabilirsiniz?

İşinizi standartlaştırma ve sistematik hale getirme sürecinde iki önemli faktöre çok dikkat edin:

• İşletmenize uygun sistemleştirme düzeyine karar verin

Aşırı sistematikleştirmekten kaçının. Yönetilebilir bir seviyeyle sınırlandırın.

Örneğin, portföyünüzde 100 ürün varsa, SKU numarası olarak aşırı karmaşık 10 haneli kodlar kullanmaktan kaçının. Ya da yalnızca 50 müşteriyi yönetiyorsanız aşırı karmaşık bir CRM aracı kurmaya çalışmaktan kaçının. Bunun yerine, esneklikten büyük ölçüde ödün vermeden metodik yöntemler seçin.

• Değişen durumlara uyum sağlamak için esnekliğe yer bırakın

Süreçleriniz ERP sisteminizde siparişleri sistematik hale getirmeyi gerektirse bile, bazen bunları manuel olarak da halledebilmelisiniz ve şirket süreçleriniz buna izin vermelidir. Bunu gözden kaçırmayın veya görmezden gelmeyin; böyle bir esneklik bazen gerekli olabilir.

Eksi 2: Yaratıcılık ve Yenilikçiliğin Sınırlandırılması

İşletmenizin zaman içinde değişmeyen standart bir prosedürü varsa ve bu tür ayarlamalara uyum sağlayacak şekilde sistematize edilmemişse, sisteminizdeki yenilikler engellenecektir.

Örneğin, mevcut müşteri kayıt prosedürünüzü veya sipariş takip sisteminizi göz önünde bulundurun. Bunların bazı eksiklikleri olabilir ve bunları bu şekilde tutma kararlılığınız, geliştirme fırsatlarını gözden kaçırmanıza neden olabilir. Bu geliştirmelere izin vermek avantajlıdır.

Bir eylem planı oluşturmak için şirketiniz içinde geliştirilebilecek sistemler tasarlamalısınız. Böyle bir sistem kurarken gelecekteki güncellemeleri, iyileştirmeleri ve gelişmeleri hesaba kattığınızdan emin olun. Dezavantajı, ilk başta çok fazla iş gerektirmesine rağmen, sonuçta sizi birçok yükten kurtarmasıdır.

Con 3: Herkese uyan tek tip çözümler karmaşık ve dinamik sorunlar için uygun değildir

Bazı süreçlerin doğasında karmaşıklık vardır ve zamanın belirli noktalarında emek yoğun manuel girdi gerektirebilir. Tüm bu karmaşık süreçleri sistematik hale getirmeye çalışmak çok zor ve zaman alıcı olabilir.

Sistematikleştirmeden ödün verilmesini önlemek için bazı süreçleri hariç tutmayı düşünebilirsiniz.

Eylem planınızda sisteminizin hangi yönlerinin kolayca sistematik hale getirilebileceğini ve hangilerinin insan müdahalesine ihtiyaç duyduğunu belirlemeniz çok önemlidir.

Eksi 4: İş Tatmini ve Çalışan Motivasyonunda Düşüş

Metodik yaklaşımlara güçlü bir vurgu yapılması, bazı kuruluşlarda çalışanların değerli bir katkı yapmadıkları hissine kapılmalarına neden olabilir.

Çalışanlar robot zihniyetine sahip olmamalıdır. Bu nedenle, çok sayıda standartlaştırılmış süreciniz varsa, personelin katılabileceği manuel iyileştirme alanlarına sahip olmak avantajlıdır.

Eksi 5: Pazar ve Müşteri Koşullarındaki Değişikliklere Yavaş Tepki

Harika bir sisteminiz olsa bile, hem pazar hem de iş planınız gelecekte değişecektir. Bu nedenle, eğer sistem bu değişimi karşılayacak kadar esnek değilse, sistemi baştan kurmanız gerekebilir ve bu da size çok fazla zaman ve emek kaybına neden olur.

Dolayısıyla, daha önce de belirtildiği gibi, sisteminizi tasarlarken hem mevcut koşulları hem de gelecekteki beklentileri dikkate almanız çok önemlidir.

5. Özet fo Sistematikleştirme Ödünleşimleri

Özetle, sistematikleştirme popüler bir konudur ve şiddetle tavsiye edilmektedir. Her ne kadar önemini kabul etsek de, sistematikleştirmenin ödünleri olduğunu da akılda tutmak çok önemlidir. Eğer kolay olsaydı, herkes bunu yapardı.

Sonuç olarak, kuruluşunuzda uygulayacağınız sistematikleştirme ve standartlaştırma düzeyini atlamak yerine buna karar verin. Bu nedenle, yukarıda belirtilen dezavantajları aklınızda bulundurun ve bunları göz önünde bulundurarak ihtiyaçlarınıza uygun eylem planları ile birlikte bir yapı oluşturun.

Önerilen Okumalar:

KPI’lara neden ihtiyacımız var? – KPI Gösterge Tabloları için En İyi Uygulamalar

Standart Çalışma Temelleri: İşletme Operasyonlarınızı Optimize Etme ve Yalın Üretim

Risk Değerlendirme Sürecine Genel Bakış: Önemi, Adımları ve Çerçevesi