İşe Alım Yönetim Sistemi: İpuçları ve Çözümlerle Kapsamlı Rehber

Bu makalede, İK çalışanlarının etkili bir işe alım programı için bu tür sistemlerin önemini anlamalarına yardımcı olmak amacıyla İşe Alım Yönetim Sistemini farklı açılardan değerlendireceğiz.

İçerik Tablosu

1. İşe Alım Yönetim Sistemi nedir?
2. İşe alım yönetim sistemi nasıl çalışır?
3. RMS’yi kimler kullanmalı?
4. Doğru işe alım yönetim aracı nasıl seçilir?
5. Excel’de İşe Alım Yönetim Sistemi
6. Sonuç

İşe alımın iş ilanı verme, aday bulma, eleme, mülakat ve ardından işe alım gibi birçok adımı vardır. Günümüzün dijital çağında, birçok işletme bu süreçleri iyileştirmek için teknolojiden yardım istiyor. Örneğin, VoIP teknolojisi küresel olarak adaylarla kesintisiz ve uygun maliyetli iletişimi kolaylaştırarak mülakatların ve takip görüşmelerinin verimliliğini artırıyor . Dolayısıyla, VoIP özellikleriyle donatılmış bir İşe Alım Yönetim Sistemi (RMS) bu durumda İK uzmanları ve işe alım görevlileri için hayat kurtarıcı olabilir.

Dolayısıyla, bir İşe Alım Yönetim Sistemi (RMS) bu durumda İK uzmanları ve işe alım görevlileri için bir cankurtarandır.

RMS’nin özelliklerine girmeden önce, bu makale size ne olduğu, nasıl çalıştığı, sunduğu avantajlar ve şirketiniz için en iyisini nasıl seçeceğiniz hakkında bilgi verecektir.

1. İşe Alım Yönetim Sistemi Nedir?

İşe Alım Yönetim Sistemi (RMS), işe alım sürecini otomatikleştirmeye ve yönetmeye yardımcı olan herhangi bir yazılımdır. Yani, temelde daha büyük İK bilgi sisteminin (HRIS) bir alt kümesidir. Açık pozisyonların reklamını yapmaktan, başvuruları toplamaya, incelemeye ve nihayetinde işe alım yapmaya kadar her şey bu sistemle çok daha kolay hale geliyor.

İşe alım yönetim sistemleri, başvuru sahiplerini takip etmekten çok daha fazlasını yapabilir. Kapsamına aşağıdakiler gibi bir dizi yetenek dahildir:

• İş İlanlarının Dağılımı
• Başvuru Takibi
• Aday Bulma
• İletişim
• Raporlama ve Veri Analitiği
• Uyumluluk

Temel olarak, İşe Alım Yönetim Sistemleri, sıradan ancak gerekli görevleri otomatikleştirerek İK ve işe alım uzmanlarının işlerinin adaylarla etkileşim kurma ve yetenek edinme stratejileri geliştirme gibi stratejik kısımlarına odaklanmalarını sağlar.

2. İşe alım yönetim sistemi nasıl çalışır?

Bir İşe Alım Yönetim Sistemi (RMS), işe alım sürecinin farklı bölümlerini tek bir uyumlu platforma entegre ederek tipik olarak emek yoğun ve hataya açık görevleri otomatikleştirir.

Bir RMS’nin işlevselliğini oluşturan bir dizi kritik adım vardır ve bunların hepsi işe alım ve başvuru izleme sürecinin çeşitli yönlerini iyileştirmek için vardır:

• İş Talebi: İlk adım, boş pozisyon için gereken görevleri, becerileri ve deneyimi belirten bir iş talebi hazırlamaktır.
• İşin İlan Edilmesi: Talebe yeşil ışık yakıldıktan sonra, RMS işi şirketin kariyer sitesi, iş panoları ve sosyal medya gibi farklı yerlerde yayınlayarak geniş bir kitleye ulaşmasını sağlayabilir.
• Kaynak bulma: RMS, iş ilanlarından başvuru almanın yanı sıra harici veri tabanlarından, profesyonel ağlardan ve önceki başvuranlardan aktif olarak aday arayabilir ve yetenek havuzunu artırabilir.
• Eleme: RMS, gelen tüm başvuruları tarar ve düzenler ve işe alım sürecinde ilerlerken her adayı takip eder.

• Mülakat Planlama: E-postaları, mülakat davetlerini ve takipleri otomatikleştiren sistem, adaylarla iletişim halinde kalmayı kolaylaştırır.
• Değerlendirme: Bu süreç video mülakatları, kişilik testleri ve beceri testlerini içerebilir.
• İş Teklifi: Bir aday seçildikten sonra, RMS teklif mektupları oluşturma ve gönderme yeteneğine sahiptir.

Son olarak, bunu işe alım süreci takip eder. Bazı RMS araçları işe alım adımlarını da içerebilir.

Ayrıca, İşe Alım Yönetim Sisteminin en önemli özelliklerinden biri de raporlama ve veri analitiğidir. Dolayısıyla, RMS işe alım süreci boyunca işe alım sürecinin verimliliğini analiz etmek için kullanılabilecek verileri toplar.

3. RMS’yi kimler kullanmalı?

Kesinlikle, İşe Alım Yönetim Sistemleri herhangi bir kuruluşun tüm işe alım sürecine yardımcı olmak için tasarlanmıştır. Bu nedenle, her ölçekten her şirketin bu araçlardan yararlanabilmesi için esnek ve uyarlanabilir bir şekilde inşa edilmelidirler.

Küçük ve orta ölçekli firmalarda (KOBİ’ler) insan kaynakları çoğunlukla sınırlıdır. Dolayısıyla, etkili bir RMS ile KOBİ’ler büyük bir İK departmanı olmadan da yetenekler için daha etkili bir şekilde rekabet edebilirler. Startup ‘lar da bu grupta yer alır. Hızlı büyümelerine ayak uydurabilmek için startup’ların işgücünü hızla ölçeklendirmesi gerekir. İşe alım sürecini otomatikleştirip merkezileştiren bir RMS, büyümelerini sürdürmek için ihtiyaç duydukları yetenekleri hızla bulup işe almalarını sağlayarak bu hızlı büyümeyi kolaylaştırabilir.

Ayrıca daha büyük kuruluşlarve şirketler çok sayıda başvuruyu yönetmek için bir RMS kullanır. Büyük şirketler, yapılandırılmış bir İK departmanına sahip olmanın yanı sıra, çok sayıda çalışan sirkülasyonuna ayak uydurmak için İşe Alım Yönetim Sistemlerini de kullanmaktadır.

RMS’lerin bir diğer önemli kullanıcı grubu da işe alım ajanslarıdır. Böylece, bu işe alım şirketleri işledikleri tüm adayları takip edebilir ve birden fazla müşteri için işe alım süreçlerini düzenleyebilir.

Ayrıca, eğitim sektöründeki kuruluşlar da bu sistemleri kullanabilir. RMS’ler okulların, üniversitelerin ve kolejlerin fakülte ve idari pozisyonlar için işe alım süreçlerini kolaylaştırmalarına yardımcı olarak nitelikli kişilerden başvuru alma olasılıklarını artırır.

Son olarak, yeni çalışanların işe alınması söz konusu olduğunda, kamu ve devlet kurumları genellikle açıklık ve uyumlulukla ilgili katı düzenlemelere uymak zorundadır. İşe alım sürecinde bir RMS kullanılarak tutarlılık, adalet ve mevzuata uygunluk sağlanabilir.

4. Doğru işe alım yönetim aracı nasıl seçilir?

Herhangi bir işe alım yönetim aracına yatırım yapmadan önce, öncelikle bu RMS’de aradığınız temel özellikleri tanımlamalısınız. Çünkü bu sistem şunları içerecektir:

• Büyük miktarda para
• Uygulama zamanı
• İşgücü
• Öğrenme Eğrisi

Dolayısıyla, herhangi bir sisteme karar verdiğinizde, onu kaldırıp başka bir sistem kurmak kolay değildir.

Bir İşe Alım Yönetim Sisteminin içerebileceği ve/veya içermesi gereken bazı temel özellikleri görelim:

1. Kullanım Kolaylığı: Sistemin kullanıcı arayüzü, adaylar, işe alım yöneticileri ve İK uzmanları dahil olmak üzere tüm kullanıcılar için kullanımı basit olmalıdır.
2. Entegrasyon Yetenekleri:RMS’nin diğer üçüncü taraf uygulamalarla ve bordro sistemleri ve HRIS dahil olmak üzere mevcut İK yazılımınızla entegreolabilmesiçok önemlidir. Ayrıca, iş panoları veya LinkedIn gibi sosyal medya kanalları ile entegrasyon, işe alım yönetimi araçları için bir artıdır.
3. Özelleştirme Seçenekleri: Her şirketin işe alım prosedürleri farklıdır. Bu nedenle, RMS’yi benzersiz gereksinimlerinize göre uyarlayabilmelisiniz.
4. Analitik ve Raporlama: Kaynak etkinliği, işe alım başına maliyet ve işe alım süresi gibi performans göstergelerini izlemek için, RMS kapsamlı raporlama ve analiz yetenekleri sağlamalıdır.
5. Ölçeklenebilirlik: RMS’niz işinizle birlikte genişleme kapasitesine sahip olmalıdır.
6. Destek ve Eğitim: RMS sağlayıcısının, ekibinizin sistemden en iyi şekilde yararlanmasına yardımcı olmak için sağlam eğitim ve müşteri destek kaynaklarına sahip olduğundan emin olun.

En İyi İşe Alım Yönetim Sistemine karar verirken yukarıdaki özellik ve kabiliyetlerin yanı sıra fiyatlandırma ve satıcı incelemelerini de değerlendirebilirsiniz.

5. Excel’de İşe Alım Yönetim Sistemi

Karmaşık İşe Alım Yönetim Sistemlerine büyük miktarda para, zaman ve çaba harcamak istemiyorsanız, işe alım monitörünüz için Excel’i kullanabilirsiniz.

Tüm işe alım süreçlerinizi baştan sona yönetmek için Excel’de bir İşe Alım İzleyicisi oluşturduk. Ayrıca, aşağıda görüldüğü gibi ayrıntılı bir analitik gösterge tablosu sağlar:

>> İşe Alım Takip Excel Şablonunu İndirin

Bu araçla ilgili en iyi şey Excel’de sağlanmış olmasıdır. Böylece, dosyayı renkleri, yazı tiplerini, grafik türlerini vb. değiştirmeyi de içerebilecek şekilde ihtiyaçlarınıza göre kolayca değiştir ebilirsiniz.

Ayrıca, bu araç için herhangi bir öğrenme eğrisine veya kuruluma ihtiyacınız olmayacak. Anında indirerek kullanmaya başlayabilirsiniz.

Örneğin, aşağıdaki görsellerde işe alım uzmanlarının değerlendirmelerinin renkli biçimlendirmelerle nasıl takip edileceği gösterilmektedir:

>> İşe Alım Takip Excel Şablonunu İndirin

Bu araç ile şunları yapabilirsiniz:

• Dosyayı ihtiyaçlarınıza göre uyarlayın
• Boş pozisyonlarınızı listeleyin
• Aday veritabanınızı oluşturun
• Açık pozisyonlarınızı takip edin
• Değerlendirmelerinizi kolaylaştırın
• Her bir işe alım uzmanının performansını izleyin

İşte nasıl çalıştığını görmek için kısa bir video:

Son olarak, tüm işe alım süreçlerinizi izlemek için Excel’i kullanabilirsiniz.

6. Sonuç

Özetle, dinamik bir çalışma ortamını yönetiyor veya bu ortamda çalışıyorsanız bir İşe Alım Yönetim Sistemine ihtiyacınız olacaktır. Gerçek yetenekleri şirketinize çekmek her zaman kolay değildir, bu nedenle tek seferlik bir çalışma yerine sürekli bir işe alım programı sağlamak için bir işe alım yönetim sistemi oluşturmalısınız.

Kuruluşlarınızın büyüklüğüne ve gereksinimlerine bağlı olarak, herhangi bir İşe Alım Yönetim Sisteminde ihtiyacınız olan temel özellikleri tanımlayabilir ve ardından sizin için en iyi çözüme karar verebilirsiniz. Bu karmaşık bir yazılım ya da etkili bir elektronik tablo şablonu olabilir.

İşe alım yönetim sistemleri oluşturma hakkındaki makalemizi beğeneceğinizi umuyoruz!

Önerilen Okumalar:

İK’da İşe Alım Nedir? Etkili Bir İşe Alım Süreci için Tanım ve İpuçları

Excel’de Organizasyon Şeması Nasıl Oluşturulur?

Yetenek Yönetimi Nedir? Tanım, Strateji, Süreç