Organizasyon Şeması Hazırlamak İsteyenlerin Sorması Gereken Sorular

“Örgütsel yapı” terimi akla geldiğinde, zihinlerde bir hayali şema belirir, üstte patronun ve altta çalışanların olduğu. Ancak, bir şirketin örgütsel yapısı, kime kimin emir verdiğinden daha fazlasını içerebilir. Bir örgütteki bireyler arasındaki tüm ilişkiler ve bağlantılar net bir şekilde çizilmelidir. Bu tür yapıları somutlaştırmak için bazı gerçek şemalar mevcuttur.

Org şemaları çoğunlukla şirketlerin iç yapısını tasvir etmek için kullanılır, ancak aynı zamanda bir proje veya iş birimi gibi herhangi bir örgütsel yapıya da uygulanabilir.

Bu şemalar farklı şekil ve türlerde gelebilir ve farklı ihtiyaçları karşılayabilir. Yedi farklı örgütsel yapı türü bulunmaktadır: hiyerarşik, yatay/düz, matris, işlevsel, ekip tabanlı ve ağ tabanlı.

Örgütsel şemalar hakkında en yaygın sorulara bir göz atalım.

Bir Örgütsel Şema Nasıl Oluşturulur?

Örgütsel şemalar, kullanım amacına bağlı olarak farklı şekillerde yapılandırılabilir. Bir örgütsel şema, genel performansı etkileyen bir faktör olduğundan, şirket özelliklerine dayalı olarak doğru bir şekilde yapılandırılmalıdır.

Örgütsel şema yapınızı belirlerken, şirketinizin ihtiyaçlarını göz önünde bulundurmanız gerekmektedir. Şirket iç yapısı öncelikle net bir şekilde anlaşılmalı ve pozisyonlar iyi tanımlanmalıdır. Sonra hangi tür örgütsel yapının kullanılacağını seçmek daha kolay olur.

Aşağıda listelenen temel unsurları düşünmelisiniz.

• Komuta Zinciri: Kimin kime komuta ettiğini belirleyen resmi bir yetki hiyerarşisidir. Her çalışan birden fazla yöneticiye değil, yalnızca tek bir yöneticiye rapor verir. Bu şekilde verimsizlikler ortadan kaldırılır.
• Kontrol Alanı: Her bir yöneticinin şirket içinde sorumlu olduğu çalışan sayısını belirler. Farklı işletmeler için farklılık gösterebilir. İşgücü büyüklüğü veya şirketin nasıl bölümlere ayrıldığı kontrol alanını etkileyebilir.
• Merkezileşme: C seviyesi yöneticilerin tüm kararları aldığı ve çalışanların onları izlediği bir çalışma tasarım türüdür. Merkezileşmemiş bir sistemde ise, tüm yönetim seviyeleri hedefler ve amaçlar konusunda giriş sağlayabilir.
• İş Uzmanlaşması: Çalışanlara görevlerinin açıklamasını verir. Bu unsur, çalışanların deneyimlerine ve becerilerine dayalı olarak yerine getirmeleri gereken belirli görevlere sahip olduğunu sağlar.
• Bölümlendirme: Örgütsel yapının şirketin fonksiyonlarını, ofislerini ve ekiplerini nasıl gruplandırdığıyla ilgilidir. Departman seviyesinde olması gerekmez, işletme ürün hatlarına veya müşteri ihtiyaçlarına göre gruplara ayrılabilir.
• Formelleşme: Şirketin prosedürleri, kültür unsurları, kurallar, yönergeler ve bunların şirket tarafından nasıl benimsendiği hakkında bilgi verir.

Bir Örgütsel Şema Nasıl Görünmelidir?

Tipik bir örgütsel şema bir piramite benzer ve üstten alta hiyerarşik sıralamayı temsil eder. C-seviye yöneticiler üstte yer alır, orta kademe altındadır ve personel seviyesindeki çalışanlar en altta yer alır. Ancak, org şemanızın nasıl göründüğü önemli olan şeydir. Önemli olan, organizasyon olarak ihtiyaçlarınızı ve beklentilerinizi karşılayan doğru yapıyı seçmektir. Hangi tür örgütsel şemanın ihtiyaçlarınıza en iyi uyduğuna karar verdikten sonra taslağınızı hazırlamaya başlayabilirsiniz.

İşte size şemanızı düzgün bir şekilde oluşturmanız için bazı ipuçları.

• Şemayı tek bir sayfaya sığdırın. Onu fazla büyütmeyin, izleyicinize net bir görünüm sunun ve aynı unvanı taşıyan tüm kişileri aynı kutuya yerleştirin ve yer tasarrufu yapın.

• Düzenli bir görünüme sahip olması için kutuları aynı boyutta oluşturun, ayrıca boşlukları eşit bir şekilde ayarlayın.

• Yardımcıları göstermek için kenar çubuğunu kullanın. Bu, asistanın rolünü vurgular ve insanların yöneticiye ulaşmak istediklerinde kiminle iletişime geçmeleri gerektiğini bilmesine yardımcı olur. Kutuya bilgi girdiğinizde önce iş unvanını, ardından kişinin adını yerleştirin. Çünkü örgütsel yapının tanımı pozisyonlara dayalıdır.

Doğru aracı kullanarak şemanızı kolayca oluşturabilirsiniz. Çalışan verilerini içe aktararak otomatik olarak şemanızı oluşturmanıza yardımcı olabilecek iyi programlar ve şablonlar bulunmaktadır.

Örgütsel Şemalar İçin Hangi Microsoft Office Programı En İyisidir?

Örgütsel şemalar popüler yazılım seçeneklerinde oluşturulabilir. Microsoft Office programları, org şemalarını oluşturmak için yaygın olarak kullanılır ve bu şemaları dilediğiniz zaman gözden geçirme olanağı sunar. Microsoft Office programları için özel olarak kullanılan farklı kullanım alanlarına sahip benzersiz org şema araçları da bulunmaktadır.
SmartArt Grafikleri, PowerPoint, Word veya Excel’e uygulanan bir org şema aracıdır. Microsoft Office belgesine eklemek için kullanılır.

Öte yandan, ayrı olarak satılan bir platform olan Visio bulunmaktadır. Ayrıca çevrimiçi bulabileceğiniz hazır org şema şablonları da mevcuttur. Bu şablonlar, bir şablon oluşturmak ve biçimlendirmek için fazla zamanı olmayan kullanıcılar için mükemmeldir.

PowerPoint:

PowerPoint genellikle bir sunum aracı olarak bilinir, ancak şemaları oluşturmanız gerektiğinde size çok şey sunabilir. Verilerinize göre örgütsel şemanızı geliştirebileceğiniz görsel olarak pratik bir ofis programıdır. Tek yapmanız gereken, SmartArt aracını kullanmak ve verilerinize göre örgütsel şemanızı tasarlamaktır.

Açık bir PowerPoint belgesinde İçe Aktar sekmesine gidin ve SmartArt‘ı tıklayın, ardından hiyerarşi grubunu ve şema şablonunu seçin, ardından şekilleri veya metinleri ekleyin. SmartArt, Araçlar Tasarım sekmesi ile renkler veya arka plan gibi özelleştirmeler yapmanıza olanak tanır. Yapıyı oluşturduktan sonra düzenlemeler yapabilir ve şemanızı yeniden düzenleyebilirsiniz.

Word:

Word ve PowerPoint işlevsel olarak oldukça benzerdir ve bu amaçla kullanıldığında işe yarar. Organizasyon şeması, bu iki Office programını düşündüğünüzde aklınıza gelen ilk şey olmasa da, Word da örgütsel şemalar oluşturmak için kullanılır. Burada da anahtar oyuncu yine SmartArt’tır. Aynı talimatları PowerPoint’te olduğu gibi takip edebilirsiniz.

İçe aktarma sekmesinde SmartArt‘ı tıklayın, hiyerarşi grubunuzu ve şablonunuzu seçin. Renkleri, yazı tiplerini veya boyutları ayarlamak isterseniz, SmartArt Araçlar Tasarım ve Biçim sekmelerini kullanın. Örgütsel şemanızı tek bir Word belgesinde kolayca oluşturabilirsiniz. Tıkla, ekle, gezin ve oluştur!

Visio:

Visio, çeşitli şemaları, örgütsel şemalar da dahil olmak üzere çizmenize olanak tanıyan görsel tabanlı bir araçtır. Küçük veya büyük örgütsel şemalar için 1000 şekle kadar çalışabilir. Sürükleyip bırakma işlevi ile kullanıcılar hızla şemadaki öğelerini ayarlayabilir ve özelleştirmeler yapabilirler.

Visio, veri bağlantılı org şemaları oluşturmanıza olanak tanır. Örgüt verilerinizi tabloya girdiğinizde, araç size veriye bağlı şekiller sağlar.

Excel:

Tüm Microsoft Office programları, org şemaları oluşturmak için benzer işlevlere ve özelliklere sahiptir, ancak kullanım kolaylığı nedeniyle Excel daha basit ve daha pratik bir seçenektir. Excel, PowerPoint ve Word gibi SmartArt aracına sahiptir. SmartArt’ı kullanabilir veya hazır şablonları tercih ederek zaman kazanabilirsiniz.
Hazır şablonlar, şemayı en kısa sürede çıkarmak isteyenler için çok faydalı olabilir. Excel, birçok kolaylıklar sunan hazır şablonlarla sorunsuz bir şekilde çalışabilir. Temelden başlayarak şekil ve kutuları sıfırdan yerleştirmek yerine yalnızca verilerinizi girmeniz gerekecektir. Excel, birçok nedenle diğer Office programlarına göre daha avantajlıdır.

• Excel, pazardaki diğer org şema araçlarına göre daha ekonomiktir.
• Şema üzerinde çalışma süresini en aza indirir, çünkü temel bilgisayar becerileri gerektirir.
• Excel, birçok kişi tarafından bilinir, bu da daha kullanıcı dostu hale getirir.
• Hem Mac hem de Windows ile çalışır.
• Kullanıcının verilerini her zaman güncellemesine ve boyut ve renk gibi özelleştirmelere olanak tanır.

Excel, mükemmel bir fiyat/performans oranına sahiptir. Excel ile örgütsel şemanızı oluşturun ve sonuçtan memnun kalacaksınız.

Excel’de Nasıl Bir Örgütsel Şema Oluşturabilirim?

Excel, en iyi şekilde örgütsel şemanızı geliştirmenize yardımcı olmak için burada. Excel kullanımı hakkında karmaşık ayrıntıları öğrenmenize gerek yoktur, çünkü oldukça tanıdık bir araçtır. Ayrıca hiçbir şey kurmanıza gerek yoktur, sadece bir Excel belgesi açın ve başlayın. İhtiyacınız olan şey iyi oluşturulmuş bir Excel şablonu ve verilerinizdir. Kullanıma hazır bir Excel şablonu, çalışan listenizi güzel bir şemaya dönüştürmenize yardımcı olur. Hangi tür örgütte bulunduğunuz veya hangi pozisyonunuz olduğu fark etmeksizin, bu aracı çok faydalı bulacaksınız.
Otomatik Örgütsel Şema Oluşturucu, fotoğraflı bir örgütsel şema hazırlamak için tasarlanmıştır. Net bir arayüze sahiptir, bu nedenle verilerinizi girmek ve sonucu hızla görmek oldukça kolaydır.

Şemanızı oluştururken dikkate almanız gereken bazı temel adımlar vardır. İşte bu sürecin ana hatları:

1. Öncelikle her çalışanınızın bilgilerini ve pozisyonlarını içeren bir veri tablosu oluşturmalısınız.
2. Sonra, verilerinizi Excel şablonuna eklemeniz gerekir. Şablon, bu verileri işleyerek şemanızı otomatik olarak oluşturacaktır.
3. Şemanızı kişiselleştirebilirsiniz. Fotoğraflar ekleyebilir, renkleri değiştirebilir ve şekilleri taşıyabilirsiniz.
4. En sonunda, şemanızı bir PowerPoint sunumuna veya Word belgesine kopyalayabilir veya çevrimdışı olarak saklayabilirsiniz.

Bu basit adımları izleyerek, hızlı ve etkili bir şekilde örgütsel şemanızı oluşturabilirsiniz.

Şablonlar ve otomasyon araçları, bu süreci çok daha kolay ve hızlı hale getirir.

Sonuç olarak, örgütsel şemalar, bir şirketin veya organizasyonun yapısını görselleştirmek ve çalışanların rollerini ve ilişkilerini anlamak için kullanılır. Bir örgütsel şema oluştururken, öncelikle organizasyonun ihtiyaçlarına ve yapısına dayalı olarak doğru tipi seçmelisiniz. Daha sonra, Microsoft Office programlarından birini kullanarak veya özel şema araçları ve şablonlarını kullanarak şemanızı oluşturabilirsiniz. Excel, özellikle otomatik şema oluşturucuları ile, hızlı ve etkili bir şekilde örgütsel şema oluşturmak için popüler bir seçenektir. Organizasyon şemaları, çalışanları ve yöneticileri daha iyi anlamanıza ve organizasyonunuzun daha iyi yönetilmesine yardımcı olabilir.

Unutmayın ki örgütsel şema oluştururken verilerinizin doğru ve güncel olduğundan emin olmalısınız. Ayrıca, örgütsel şemanızın kullanıcı dostu ve kolayca anlaşılır olmasına özen göstermelisiniz. Şemanın amacı, organizasyonun iç yapısını anlatmak olduğundan, açık ve net bir şekilde iletişim kurmak önemlidir. Organizasyon şemaları, organizasyonlarınızın daha iyi anlaşılmasına ve yönetilmesine yardımcı olan önemli bir araç olabilir.

Son olarak, kullanıcılar için en uygun olan programı veya aracı seçmek, organizasyonun özel gereksinimlerine ve kullanıcıların bilgi ve becerilerine bağlıdır. Microsoft Office programları genellikle örgütsel şema oluşturmak için yaygın bir tercih olurken, özel şema araçları ve şablonlar da kullanışlı olabilir. Excel, basit ve ekonomik bir seçenek sunar ve birçok kişi tarafından zaten bilinir. Organizasyon şemaları, organizasyonlarınızın daha iyi anlaşılmasına ve yönetilmesine yardımcı olan önemli bir araç olabilir.