Organizasyon Şemaları Günlük İş Hayatında Neden Önemlidir?

İnsanların birbirlerini ve görevlerini bilmediği bir organizasyon düşünün. Çalışanları arasında herhangi bir iletişim veya bağlantı olmayan bir kuruluşun etkili ve üretken olmasını bekleyebilir misiniz? Kesinlikle hayır. İşte bu nedenle “Kim Kimdir?” ve “Kim Ne Yapar?” sorularını yanıtlamak için organizasyon şemaları oluşturuyoruz.

Çoğunlukla “org şeması” olarak adlandırılan, nadiren organigram, organogram olarak adlandırılan organizasyon şeması, bir organizasyondaki insanlar arasındaki ilişkileri gösteren bir resimdir. Çok basit bir ifadeyle, organizasyon şemasının amacı, bir organizasyonda tam olarak nerede olduğunuza dair bir harita göstermektir. Buna bağlı olarak, konumunuz işlevinize ve kuruluşta aldığınız role bağlıdır. Dolayısıyla, kuruluş şemalarının kuruluş içindeki her bir bireyin rolünü ve işlevini tanımlamak için kullanıldığını söyleyebiliriz.

Bir organizasyon şemasına bakarak neler keşfedebileceğimize bakalım.

Hiyerarşiyi Anlamak

İlk olarak, organizasyonun yapısını, yani hiyerarşiyi, insanların ve işlevlerin organizasyonun hedeflerini karşılamak için düzenlenme şeklini anlayabiliriz. Bir departmanın diğeriyle veya şirket fonksiyonlarının diğerleriyle olan ilişkisini gösterir. Dolayısıyla, bir organizasyon şemasının, organizasyonel amaç ve hedeflerin gerçekleştirilmesine yönelik delegasyon, koordinasyon, denetim ve benzeri gibi organizasyon içindeki faaliyet akışının görselleştirilmesi olduğunu söyleyebiliriz.

Raporlama Hatları ve Karar Verme

İşletmeler genellikle İK verilerini Excel listelerinde tutar. Henüz bir tane yoksa, Someka Çalışan Veritabanı Google E-Tablolar şablonunu kontrol edebilirsiniz. Bu listeler kolay güncellemelere izin verir ve personel için tüm ilgili verileri tutar.

Organizasyon şemaları sadece üyeler arasındaki çalışma ilişkilerini netleştirmekle kalmaz, aynı zamanda yöneticiler ve çalışanları arasındaki raporlama hatlarını da gösterir. Böylece çalışanların doğrudan kime rapor vereceği ve çözülmesi gereken bir sorun olduğunda kiminle iletişime geçeceği netleştirilir. Ayrıca, organizasyon şemaları karar verme akışı hakkında net ve şeffaf bir fikir verir. Pratikte bu durum karar alma sürecinde efor kaybını önler.

Kaynak Tahsisi

Organizasyon şeması, çalışanlara terfi fırsatlarını göstermenin ve performanslarını artırmanın harika bir yoludur. Çalışanları organizasyonun üst kademelerine doğru ilerlemeye teşvik eder. Ayrıca kuruluş şemaları, kuruluş içinde kaynak tahsisinin doğru yapılıp yapılmadığına da işaret eder. Buna göre, çalışanın aşırı yüklü mü yoksa verimsiz mi olduğunu bulmak kolaylaşır.

Yukarıda belirtilen noktalara atıfta bulunarak, bir organizasyon şemasının organizasyon haritası ve çalışma ilişkilerinin görselleştirilmesinin birleşimi olduğunu iddia edebiliriz.

Excel’de Organizasyon Şeması Nasıl Oluşturulur?

MS Powerpoint, MS Word ve MS Excel’de bir kuruluş şeması oluşturmanın birçok yolu vardır. Buna ek olarak, kuruluş şeması oluşturmak için birçok yazılım bulunmaktadır. Sıfırdan bir kuruluş şeması oluşturmak yerine, işinizi kolaylaştıracak hazır kuruluş şeması şablonlarını kullanabilirsiniz:

Someka Excel Otomatik Organizasyon Şeması Oluşturucu

Ayrıca, bu şablon Mac kullanıcıları için Visio‘ya mükemmel bir alternatif olacaktır. Yani, Mac kullanıyorsanız, bu şablonla Visio kuruluş şeması diyagramları oluşturabilirsiniz. Mac için Visio alternatifleri hakkında daha fazla bilgi edinmek için lütfen makalemize göz atın. Mac için Google Sheets Org Şeması şablonunu da indirebilirsiniz.

Özetle, her kuruluşun bir organizasyon şemasına ihtiyacı vardır. Bazıları çok büyük olabilir, bazıları ise sadece birkaç kişi içerebilir. Ve bu şemaları oluşturmak ve sürdürmek özellikle İnsan Kaynakları departmanları için önemli bir iş yükü olabilir.