7 Farklı Organizasyon Şeması Türleri ve Örnekleri

Organizasyon şemaları veya org şemaları, organizasyonların istihdam yapılarını gösteren diyagramlardır. Bu şemalar, çalışanların pozisyonları ve işlevlerine göre bir organizasyondaki iş akışını açık ve anlaşılır bir şekilde bildirir ve bunlar arasındaki bağlantıları gösterir. Farklı organizasyon şeması türleri ile farklı yapıları gösterebilirsiniz.

Ancak her türünün avantajları ve dezavantajları olduğundan, organizasyonun ihtiyaçlarını dikkate almalısınız.

İşte 7 en önemli organizasyon şeması türü ve Excel kullanarak bir tane oluşturmanın en kolay yolu.

Organizasyon Şeması Türleri:

Hiyerarşik Yapı

Hiyerarşik organizasyonel yapı, diğer modeller arasında en çok tercih edilenlerden biridir. Bu yapı, en üstteki kişinin en yüksek yetkiye sahip üye olduğu ve en altın düşük düzeydeki çalışanları temsil ettiği bir komuta zincirini gösterir.
Bu yapıda, her çalışanın bir denetleyicisi vardır.

Avantajlar

• Belirli kararlar ve görevler için kimin yetkili olduğunu çok kesin bir şekilde gösterir.
• Kariyer yolunun en üstten başlayarak gitmesini gösterir, bu da çalışanları kurumsal merdiveni tırmanmaya teşvik eder.
• Talimatlar üstten alta doğru doğrudan gider, net bir iletişim sağlar.

Dezavantajlar

• Böyle bir yapıda artan bürokrasi karar alma sürecini yavaşlatabilir.
• Düşük düzeydeki çalışanlar, üzerlerinde denetleyicileri olduğu için şirketin refahı konusunda daha az sorumlu hissedebilir.

Yatay/Düz Organizasyonel Yapı

Yatay veya düz organizasyonel yapı, hiyerarşi seviyelerinin en az olduğu organizasyonlar için uygundur. Genellikle orta yönetim olmaz ve yöneticiler doğrudan personele temas eder.
Bu yapı genellikle start-up’lar ve küçük işletmeler tarafından kullanılır ve şirket büyümeye başladığında artık kullanılamayabilir.

Avantajlar

• Yöneticiler ve çalışanlar daha yakın oldukları için yatay yapı, daha hızlı bir karar alma süreci sağlar ve her çalışanın katılımını garanti eder.
• Çalışanlara daha fazla sorumluluk verir.

Dezavantajlar

• Çalışanlar, uzmanlaşabilecekleri belirli pozisyonlara sahip olmayacaklardır.
• Çalışanların rapor verecek belirli denetleyicileri olmayacaktır.
• Büyük şirketlerin böyle bir yapıya uyum sağlaması zordur.

 Eğer küçük bir işletmenin sahibiyseniz ve süreçlerinizi daha verimli hale getirmek için hızlı çözümler arıyorsanız, proje ve üretkenlikle ilgili şablonlarımıza göz atmak isteyebilirsiniz!

Matris Organizasyonel Yapı

Matris organizasyon şemaları pozisyonlar arasındaki hiyerarşiyi gösterirken, aynı zamanda farklı projeleri yönetilen farklı projeler için kurulan geçici veya kalıcı çapraz işlevsel ekipleri gösterir.
Takım üyeleri birden fazla yöneticiye sahip olurlar, bu da birden fazla komuta zinciri oluşturur. Bu durum, bir ızgara veya matris şeklinde bir yapı ile gösterilir.

Avantajlar

• Matris yapısı, çalışanların uzmanlıklarına göre gruplandırılmasına ve projelerin gereksinimlerine göre kolayca seçilmesine izin verir.
• Çalışanlar farklı gruplara katıldıkça, farklı çalışma alanlarında yeteneklerini geliştirme fırsatı bulabilirler.

Dezavantajlar

• Bazı projeler geçici olduğundan, matris şemaları sürekli olarak güncellenmelidir.
• Birden fazla yöneticiye sahip olmak karışıklığa neden olabilir.

Fonksiyonel Organizasyonel Yapı

Fonksiyonel organizasyonel yapı, geleneksel hiyerarşik yapıya benzer. Ancak bir fonksiyonel yapıda, organizasyon, belirli operasyon alanları için çalışan küçük departmanlara ayrılmıştır.
Bu nedenle her birinin, daha yüksek bir pozisyonda olan yöneticilere departmanları hakkında rapor vermekle sorumlu olan yöneticileri vardır.

Avantajlar

• Bu tür bir yapı, çalışan gruplarının çalıştıkları alanın tüm çabalarını koymalarına ve bu alanı profesyonelleştirmelerine olanak tanır.
• Çalışanlar sabit sorumluluklara ve görevlere sahiptir.

Dezavantajlar

• Departmanlar arasındaki iletişim eksikliğine neden olabilir.
• Bir departmanın özgünlüğünün merkezi olma eğilimi, diğerlerinin başarısız olmasına neden olabilir.
• Bürokratik yapı, karar alma sürecini yavaşlatabilir.

Unutmayın ki, proje koordinasyonu gibi birçok kritik bileşeni vardır, bunlar arasında bütçe, program ve etkinlik gibi. Bu nedenle ekibin anahtar performans metriklerini ölçmek, her projede başarı elde etmek için önemlidir. Ekibinizin en yaygın 15 proje yönetimi için KPIsi içeren üç kategori içeren şablonunuza göz atın.

Bölümsel Organizasyonel Yapı

Bölümsel organizasyonel yapı genellikle daha büyük şirketler tarafından kullanılır. Bu yapıda, her organizasyonel işlev bir bölüm oluşturur ve kendi kaynaklarıyla bağımsız olarak çalışır.
Bölümler, şirketin ihtiyaçlarına göre pazar tabanlı, ürün tabanlı veya coğrafi tabanlı olarak oluşturulabilir.

Avantajlar

• Bölümlerin özerkliği daha esnek bir çalışma alanı sağlar.
• Bir bölümün başarısızlığı durumunda şirket için daha az risk sağlar.

Dezavantajlar

• Şirket içinde iletişim boşluğuna neden olabilir.
• Her bölüm ayrı bir şirket gibi işletildiğinden, daha büyük vergi yükümlülüklerine neden olabilir.

Takım Tabanlı Organizasyonel Yapı

Takım tabanlı yapı, geleneksel hiyerarşik yapıya karşı olan görece yeni bir yapıdır ve dünya genelinde yavaşça yükselmektedir.
Bu tür bir yapıda, çalışanlar görevlerini yerine getirmek için bir araya gelir ve ortak bir hedefi hizmet ettiği görevleri yerine getirirler.

Avantajlar

• Bazı statülerin kaldırılması, sorunları hızlı bir şekilde çözme ve karar alma süreçlerini güvence altına alır.
• Takımlarda çalışmak, daha yüksek verimlilik ve performans sağlar.

Dezavantajlar

• Bu tür yatay bir yapı, çalışanların en üstten geçerek belirli bir kariyer yolunu belirlemelerine izin vermez, bu da demotivasyona neden olabilir.
• Liderlik çok etkili olmalıdır, çünkü daha az yönetici bulunmaktadır.

Ağ Tabanlı Organizasyonel Yapı

Ağ tabanlı organizasyonel yapı çağdaş bir konfigürasyon biçimidir. Bu yapı, merkezi bir organizasyonun, ihtiyaçları için çeşitli türde dış organizasyonlarla çalışmasına izin verir.
Organizasyonlar arasındaki iletişim hiyerarşi yerine karşılıklı bağımlılık ve çıkar temelinde olur.

Avantajlar

• Bu yapı, çalışanlara oldukça eşit sorumluluk ve yetki verir, bu da onları cesaretlendirebilir.
• Ayrıca esnek ve bağımsız bir çalışma alanı sağlar.

Dezavantajlar

• Karmaşık yapı karışıklığa ve hatalara neden olabilir.
• Daha fazla yöneticiye sahip olma eğilimindedir.
• Ağ tabanlı yapı, gecikmelere ve sorunlara neden olabilecek dijital iletişime dayalıdır.

Bir Organizasyon Şeması Nasıl Oluşturulur?

Organizasyon Şemanızın Türünü Belirleyin:

Farklı organizasyon şeması türleri arasından size en uygun olanı seçmekle başlayın. En temel düzeyde, genel raporlama sürecini kolayca görebileceğiniz bir şey arıyor olabilirsiniz. Ancak bundan öte, düşünmeniz gereken ve organizasyon yapısına göre şema türünü belirlemek için birçok seçenek bulunmaktadır.
Bu nedenle, bir organizasyon şeması oluşturmadan önce yapılacak ilk şey, tüm organizasyon yapılarını görüntülemek ve organizasyonun yapısına göre şema türünü belirlemektir.

Taslağınızı Hazırlayın

Bir şema taslağını çizmek, taslağın ana hatlarını belirlemek için faydalı olacaktır. İstediğiniz herhangi bir yapıda organizasyonun üstünden altına kadar çalışanların fonksiyonlarını ve ilişkilerini tanımlayabilirsiniz.

En İyi Organizasyon Şeması Yazılımını Seçin:

Bir şirkette birçok çalışanın organizasyon şemalarını sunması gerekebilir. Bu, herhangi bir sorun ortaya çıkarsa kime rapor verileceğini anlamalarına ve rolleri ve sorumlulukları netleştirmelerine yardımcı olur.
Bu nedenle organizasyonunuzun şema boyutuna bağlı olarak, organizasyon şemanızı bir arada tutmanızı sağlayacak bazı ücretsiz / premium seçenekler bulunmaktadır.

PowerPoint / Word:

Şekilleri ayarlamak zaman alsa da, birçok insan hala Microsoft PowerPoint ve Word kullanmaktadır. Organizasyon şeması tasarımını hızlı bir şekilde başlamak için bir hızlı ön yapılmış şablonla başlayarak kolaylaştıran SmartArt aracını kullanır:

1. PowerPoint veya Word açın
2. Ekle‘ye tıklayın, ardından SmartArt‘ı seçin
3. Hiyerarşi‘yi seçin ve size en uygun olan grafik / görünümü seçin
4. Her kişinin adını (ve dahil etmek istediğiniz diğer verileri) yazın.
5. İhtiyaçlarınıza uyan şekilde özelleştirin (yazı tipi, renk, arka plan vb.)

Visio:

Microsoft Visio, profesyonel organizasyon şemaları oluşturmak için kullanabileceğiniz güçlü bir araçtır. Visio, çok çeşitli organizasyon şema şablonları ve özelleştirme seçenekleri sunar.
Visio’da organizasyon şeması oluşturmak için şu adımları izleyebilirsiniz:

1. Microsoft Visio’yu açın.
2. Organizasyon şemanızı oluşturmak için uygun bir şablon seçin.
3. Çalışanları ve pozisyonları eklemek için şekilleri sürükleyip bırakın.
4. İhtiyacınıza göre şekilleri düzenleyin ve bağlantılar ekleyin.
5. Metin, renk ve stil gibi öğeleri özelleştirin.
6. Organizasyon şemanızı kaydedin veya dışa aktarın.

Organizasyon Şeması Oluşturucu:

Özellikle büyük organizasyonlar için, organizasyon şemaları karmaşıklaşabilir ve güncellenmesi gerekebilir. Bu durumda, özel organizasyon şeması oluşturucu yazılımları kullanmak daha verimli olabilir.
Someka’nın Otomatik Organizasyonel Şema Oluşturucusu gibi yazılımlar, organizasyon şemasını otomatik olarak oluşturmanıza ve güncel tutmanıza yardımcı olabilir. Bu tür bir yazılım kullanarak, çalışanlarınızın verilerini girerek ve organizasyonunuzdaki değişiklikleri takip ederek kolayca organizasyon şemanızı güncel tutabilirsiniz.

Sonuç

Organizasyon şemaları, bir organizasyonun yapısını ve çalışanlarının rollerini anlamak için önemli bir araçtır. Bu yazıda size en popüler 7 farklı organizasyon şeması türleri hakkında bilgi vermeye çalıştık. Organizasyonunuzun ihtiyaçlarına ve büyüklüğüne bağlı olarak farklı organizasyonel yapılar ve şema türleri seçebilirsiniz. Organizasyon şeması oluşturmak için Microsoft Office uygulamaları veya özel yazılımlar gibi farklı araçları kullanabilirsiniz.
Unutmayın ki organizasyon şemaları, organizasyonunuzun yapılandırılmasını ve iletişimini daha iyi anlamanıza yardımcı olur, bu nedenle doğru şekilde oluşturulmaları ve güncel tutulmaları önemlidir.